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篇(1)

關(guān)鍵詞：高校；辦公室主任；職業(yè)素養(yǎng)

中圖分類號：G715文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1005-1422（2013）11-0063-03

高校辦公室是高校的綜合辦事機構(gòu)，擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報、對外交流和后勤保障等重要工作，位置特殊、責(zé)任重大。高校辦公室既是落實工作的前哨，又是協(xié)調(diào)事務(wù)的中樞，還是提供服務(wù)的后院，理應(yīng)成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，在學(xué)校各單位、部門中發(fā)揮示范表率作用。高校辦公室主任是辦公室這一機構(gòu)的主要負(fù)責(zé)人，一名德才兼?zhèn)涞霓k公室主任，對于充分履行和發(fā)揮辦公室的職能作用，對于全面推進(jìn)學(xué)校各項決策部署的落實，具有不可替代的重要作用。

一、敢于擔(dān)當(dāng)，履職盡責(zé)

2013年是廣東省教育“創(chuàng)強爭先建高地”的開局之年，校辦主任要在準(zhǔn)確把握新形勢和新任務(wù)的基礎(chǔ)上，明確職責(zé)、敢于擔(dān)當(dāng)，理清思路、突出重點。

（一）講政治

辦公室是各高校的參謀部，是核心綜合部門，所從事的每一項工作都具有很強的政治性。校辦主任要始終把講政治放在工作的第一位，把講政治的要求貫穿于各項具體工作之中。一方面要吃透政策。辦公室承擔(dān)公文處理、信息傳遞、參知政務(wù)等工作，政策性極強，說話辦事必須嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，處理事務(wù)必須有根有據(jù)。因此，校辦主任首先要善于從政治上研判形勢、分析問題，全面把握有關(guān)方針政策，堅守工作政策底線，做到立場堅定、毫不動搖。另一方面要擺正位置。校辦工作離校領(lǐng)導(dǎo)近，受領(lǐng)導(dǎo)委托辦事的機會也較多，但校辦主任一定要自覺擺正位置，做到盡職不越位，辦事不越權(quán)。傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦事項時，要及時準(zhǔn)確，做到事事有回音；承辦緊急重要文件、處理突發(fā)事件時，要行動迅速，做到時時有反饋；迎送往來客人、接待來訪群眾時，要周到熱情，做到人人有回憶。

（二）講大局

圍繞中心、服務(wù)大局，任何時候都是校辦工作的主題。校辦主任只有時刻關(guān)心大局、認(rèn)真研究大局、準(zhǔn)確把握大局，才能圍繞大局創(chuàng)造性地開展工作，辦公室的工作才有方向、有意義、有章法。當(dāng)前和今后一個時期，廣東省教育改革發(fā)展的核心戰(zhàn)略和總抓手是“創(chuàng)強爭先建高地”，高校的主要任務(wù)是“以協(xié)同創(chuàng)新為引領(lǐng)，全面提高高等教育質(zhì)量”，主要措施是“高校創(chuàng)新強校工程”。因此，各個高校辦公室都應(yīng)圍繞這一中心工作出謀劃策、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、做好服務(wù)。只有這樣，才能確保學(xué)校的各項工作不偏離主線、不錯失機遇、不落后他人。

（三）講擔(dān)當(dāng)

在其位謀其政，司其職擔(dān)其責(zé)。校辦主任要做到守土有責(zé)、守土負(fù)責(zé)、守土盡責(zé)，就必須勇于擔(dān)當(dāng)。勇于擔(dān)當(dāng)最直接的表現(xiàn)就是要在困難、矛盾面前敢抓敢管、敢于碰硬，特別要敢于承擔(dān)難事、棘手的事、得罪人的事，善于處理各種復(fù)雜的矛盾。高等教育發(fā)展到今天，擴大和落實高校辦學(xué)自、深化高校管理體制改革、建立現(xiàn)代大學(xué)制度成為高等教育深化體制機制改革的核心內(nèi)容。面對這一“硬骨頭”，校辦主任要有敢于擔(dān)當(dāng)?shù)挠職夂椭腔?，有?fù)責(zé)任的精神，在推進(jìn)學(xué)校中心工作中充分發(fā)揮工作督辦的功能，堅決把領(lǐng)導(dǎo)班子的決策部署貫徹落實下去，為其他各單位和部門做好表率。

（四）講奉獻(xiàn)

講奉獻(xiàn)落到實處，就是要能做到任勞任怨。在學(xué)校工作中，我們經(jīng)?？梢钥吹揭恍┤丝梢宰龅饺蝿?，但要做到任怨卻不容易。作為校辦主任，如果做到了任勞不任怨，可以說他基本上就白勞了。默默無聞并不代表著無人知曉，如果能夠做到加班加點受了累不訴苦，辦事協(xié)調(diào)受了委屈不抱怨，這樣的校辦主任其實會在領(lǐng)導(dǎo)眼中顯現(xiàn)出踏實誠懇、值得信賴的身影，在干部群眾、老師同事心中樹立起可親可愛、值得尊敬的形象。

1高校辦公室主任職業(yè)素養(yǎng)研究

二、建章立制，把握規(guī)范

俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，規(guī)矩就是制度。只有建立起良好的工作制度，才能減輕工作負(fù)擔(dān)、提高工作效率，特別是可以幫助新進(jìn)入辦公室工作的同事快速入門，也可以避免因為少了某位同事就難以順利開展工作的尷尬局面。校辦主任要把建章立制擺在突出重要位置，充分發(fā)揮在制度建設(shè)中牽頭抓總、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用。

（一）講辦文

辦文無小事，公文中標(biāo)點的紕漏、字號的錯誤、格式的不規(guī)范都直接影響到公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，進(jìn)而反映出一個學(xué)?；騿挝坏木衩婷埠凸ぷ髯黠L(fēng)。校辦主任要通過督促落實辦文制度、規(guī)范發(fā)文程序、加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，切實提高辦公室的辦文質(zhì)量。

（二）講辦事

辦公室工作線長、面廣，如何做到忙而不亂，關(guān)鍵在于按程序辦事。不按程序辦事的不良后果具有潛伏性和隱蔽性，一時一事可能不會顯現(xiàn)，但真的等到出現(xiàn)問題時往往已經(jīng)釀成大的失誤。因此，校辦主任一定要從思想源頭上重視、從每件小事做起，帶領(lǐng)辦公室和各部門的同事養(yǎng)成按程序辦事、規(guī)范辦事的習(xí)慣。

（三）講辦會

2012年，中央和省“八項規(guī)定”出臺以來，對公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)提出了更為明確和嚴(yán)格的要求。校辦主任一定要認(rèn)真吃透文件精神，切實規(guī)范會務(wù)活動和接待行為，建立詳細(xì)的規(guī)章制度，防止鋪張浪費，防止大吃大喝，確保會務(wù)接待工作程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、改革創(chuàng)新，永葆激情

“常年馬拉松，天天百米跑”，在辦公室干久了難免覺得枯燥單調(diào)。如何調(diào)動辦公室同事們的積極性和創(chuàng)造性？如何在日復(fù)一日的重復(fù)勞動中找到新的興奮點？改革創(chuàng)新是致勝法寶。但脫離實際的改革創(chuàng)新，并不一定能發(fā)揮出好的效果。在此過程中，校辦主任要善于處理好三個關(guān)系。

（一）平凡和創(chuàng)新的關(guān)系

辦公室工作大多是一些普通、平凡、常規(guī)的事情，但要把每件事情都做得很好，其實很難。創(chuàng)新不一定非要有大動作、大改革，有時一個工作流程的優(yōu)化、一種工作方式的微調(diào)、一位工作同事的輪崗都可以收到很好的效果。因此，校辦主任要把握好改革創(chuàng)新的時機、尺度和節(jié)奏。

（二）繼承和創(chuàng)新的關(guān)系

辦公室工作講創(chuàng)新，主要是在繼承基礎(chǔ)上的創(chuàng)新。繼承是創(chuàng)新的前提，創(chuàng)新是在繼承過程中的超越，繼承和創(chuàng)新是辯證的統(tǒng)一。校辦主任要處理好這二者的關(guān)系，不能一講創(chuàng)新就忽視和撇開過去好的制度和做法，也不能一講繼承就墨守成規(guī)不求任何突破和革新。對于被實踐證明的好做法新經(jīng)驗，一定要延續(xù)和發(fā)揚；對于不適應(yīng)新形勢新任務(wù)的舊制度老條例，要不斷完善和改革。

（三）失誤和創(chuàng)新的關(guān)系

創(chuàng)新的目的是為了推動工作，如果因為工作創(chuàng)新造成了一定的失誤，對于其他部門也許無礙大局，但是辦公室必須竭力避免。因此，校辦主任在改革創(chuàng)新時，一定要注意選擇事項和范圍，要對改革創(chuàng)新的發(fā)展趨勢形成預(yù)判和利弊分析，要對可能出現(xiàn)的失誤失敗建立工作預(yù)案。同時，要能容忍、接受下屬出現(xiàn)的偶然工作失誤并且敢于承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

四、打造隊伍，形成合力

一支作風(fēng)硬、素質(zhì)高、能力強、形象好的干部隊伍是做好辦公室工作的基礎(chǔ)。辦公室的工作人員應(yīng)當(dāng)具有良好的精神狀態(tài)，具有較高的綜合素質(zhì)且充滿朝氣與活力。校辦主任要從以下三個方面付出努力，讓辦公室全體人員擰成一股繩，心往一塊想、勁往一處使。

（一）弘揚甘于奉獻(xiàn)的精神

校辦的主要工作是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生、服務(wù)基層，這種工作性質(zhì)要求每一個辦公室工作人員都必須具有強烈的奉獻(xiàn)精神。沒有無私奉獻(xiàn)、默默無聞、淡泊名利的思想，很難做好辦公室工作，也很難在這個崗位上成長成才，校辦主任必須在這個方面做出表率。

（二）營造團結(jié)向上的風(fēng)氣

辦公室應(yīng)該成為學(xué)校最具凝聚力和戰(zhàn)斗力的團隊。辦公室工作加班、補臺是常事，分工不分家是常態(tài)，所以營造團結(jié)和諧的氛圍對于做好辦公室工作至關(guān)重要。校辦主任要理解“懂團結(jié)是大智慧、會團結(jié)是真本事、講團結(jié)是高境界”的深刻內(nèi)涵，帶領(lǐng)辦公室全體同志像愛護自己的眼睛一樣倍加珍視團結(jié)。

（三）關(guān)心干部的成長成才

辦公室工作對于一位干部素質(zhì)和能力的歷練是其他崗位難以比擬的。從很多高校的實例可以看到，辦公室是一個人才輩出的地方。校辦主任要從政治上、工作上、生活上多關(guān)心辦公室的同事。在平時工作中要多壓擔(dān)子，多指出缺點和不足；在提拔干部時要多方推薦，多講優(yōu)點和長處，真正使校辦成為多出干部、快出干部、出好干部的搖籃和基地。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃茜.辦公室主任的關(guān)系處理技巧[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（4）.

[2]劉純斌.當(dāng)好黨委辦公室主任的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）.

篇(2)

關(guān)鍵詞：高校；辦公；行政；服務(wù)；文化；自動；科技

中圖分類號：G46文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-5312（2011）17-0230-01

高校辦公室工作是高校管理工作的重要組成部分之一，它有著自身的特點與規(guī)律。研究探討這些特點與規(guī)律，不僅對高校辦公室工作具有重要的理性思考價值，而且具有重要的實踐參考作用。

為此，筆者不揣淺薄，根據(jù)個人多年來高校辦公室的工作實踐，提出若干思考性見解，以作引玉之磚。

一、行政辦公與服務(wù)意識

高校辦公室工作，以行政辦公為中心。而行政辦公的實質(zhì)又是行政管理，即主要承辦行政性事務(wù)，例如文秘工作、聯(lián)絡(luò)工作等等。

從本質(zhì)屬性而言，高校辦公室本身就是一個服務(wù)性機構(gòu)，是院校行政領(lǐng)導(dǎo)班子的“參謀部”，辦公室主任就如同是“參謀長”，辦公室人員就是“作戰(zhàn)參謀”，無論是“參謀長”還是“作戰(zhàn)參謀”，都必須既為“行政長官”服務(wù)，又為全體“指戰(zhàn)員”――全校教職員工服務(wù)。

因此，高校辦公室工作首先就要貫徹“管理就是服務(wù)、服務(wù)就是管理”的思想方針，寓管理于服務(wù)，以服務(wù)促管理，在行政辦公中不斷強化服務(wù)意識。

一方面，要嚴(yán)格地進(jìn)行科學(xué)管理，通過分析研究，明確職責(zé)分工，制定工作標(biāo)準(zhǔn)，實行崗位責(zé)任制，有效地利用人力、物力、財力資源。

另一方面，要實行人性化管理，以服務(wù)意識為生命與靈魂。在人群關(guān)系、公共關(guān)系中做好協(xié)調(diào)工作，起到重要的情感橋梁與工作樞紐作用。

二、高校辦公與文化意識

我國的辦公室，指機關(guān)、學(xué)校、企業(yè)等單位內(nèi)辦理行政性事務(wù)的部門。

高校辦公室，作為高等學(xué)府內(nèi)辦理行政性事務(wù)的部門，理應(yīng)具有高校自身的特點――較高的文化含量與文化品位。

近年來，全球范圍內(nèi)興起一股“文化熱”，這乃是“知識經(jīng)濟”的21世紀(jì)時展的大趨勢。高校辦公室理應(yīng)率先垂范，使自己的工作強化文化意識，并富有文化底蘊。

所謂“文化”，是一個內(nèi)涵相當(dāng)豐富的大概念，廣義的“文化”，“指人類在社會實踐過程中所獲得的物質(zhì)、精神的生產(chǎn)能力和創(chuàng)造的物質(zhì)、精神財富的總和?！豹M義的“文化”，則指“精神生產(chǎn)能力和精神產(chǎn)品，包括一切社會意識形式：自然科學(xué)、技術(shù)科學(xué)、社會意識形態(tài)。有時又專指教育、科學(xué)、文學(xué)、藝術(shù)、衛(wèi)生、體育等方面的知識與設(shè)施。”（《辭?！房s印本）。文化是包括各種外顯或內(nèi)隱的行為方式，通過符號使人們傳承，構(gòu)成了人類群體的突出成就，其核心與實質(zhì)是經(jīng)過歷史選擇的價值體系。這正如19世紀(jì)英國著名人類學(xué)家泰勒對“文化”所下的定義：“所謂文明或文化乃是包括知識、信仰、藝術(shù)、道德、法律、習(xí)俗以及包括作為社會成員的個人而獲得的其他任何能力、習(xí)慣在內(nèi)的一種綜合體。”（《原始文化》）

因此，高校辦公室的每一位工作人員，都必須不斷強化自身的文化修養(yǎng)，從而使自己的工作帶有濃厚的文化品位與文化底蘊，以此凸顯高校辦公室的個性，張揚其與眾不同的文化品格。

三、自動辦公與科技意識

21世紀(jì)是一個高科技時代，電信、電腦、電視的“三電合一”，組成了現(xiàn)代化的“信息高速公路”。尤其是多媒體與國際互聯(lián)網(wǎng)，使現(xiàn)代化辦公成為自動化辦公，或謂“辦公室自動化”，即利用計算機和信息傳遞系統(tǒng)，獲得、傳遞、存儲、處理各種信息和資料的系統(tǒng)。旨在提高辦公室事務(wù)的處理能力。“它以處理機為核心，配有檢索、打字、傳真、復(fù)印等設(shè)備。主要有：辦公事務(wù)處理計算機，計算機控制的多電子筆組成的信函機，能看、能聽的圖像信息傳視系統(tǒng)，用于電視電話會議的音響設(shè)備控制系統(tǒng)，能遠(yuǎn)程傳送信息的自動傳真機，高功能的電傳打字機、電子文件處理機和自動分類復(fù)印機等。”（《辭?！房s印本）

篇(3)

關(guān)鍵詞： 高校二級學(xué)院辦公室 管理人員 工作現(xiàn)狀 原因分析 解決對策

辦公室是高校二級院系行政管理的中心，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、師生、部門的樞紐。隨著我國高校內(nèi)部管理體制不斷改革和深化，高校二級院系的內(nèi)部事務(wù)和對外聯(lián)系愈來愈多，二級學(xué)院辦公室的地位和作用日益凸顯。新形勢下，如何把握高校發(fā)展對二級院系辦公室管理人員的新要求，辦公室管理人員如何找準(zhǔn)自身角色定位，明確工作職能目標(biāo)，提升管理工作水平，促進(jìn)自我發(fā)展，已成為一個亟待解決的高校管理問題。本文通過對當(dāng)前高校二級院系辦公室管理人員工作現(xiàn)狀、原因的分析提出了相應(yīng)的解決對策。

一、高校二級院系辦公室管理人員工作現(xiàn)狀及原因分析

（一）管理的范圍廣、內(nèi)容多、任務(wù)繁重、工作人員壓力大。

作為二級院系的綜合管理部門，辦公室人員管理內(nèi)容涉及財務(wù)、資產(chǎn)、設(shè)備、人事、宣傳、科研、實驗室、制度建設(shè)、后勤保障等諸多工作，內(nèi)容多，范圍廣。從人員配備的情況來看，二級院系辦公室一般只配備一名管理人員，但從事的管理事務(wù)十分繁重，涉及的范圍十分廣泛，有的甚至相當(dāng)瑣碎，要求投入大量時間，花費許多精力。除了工作要面面俱到外，學(xué)校的人事政策、薪酬制度、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、人際關(guān)系、家庭因素、經(jīng)濟因素等也是辦公室管理人員的壓力來源。因此，這對于辦公室管理人員的綜合素質(zhì)包括業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)提出了極高的要求。

（二）人員素質(zhì)水平參差不齊，直接影響到辦公室工作的有效開展。

從現(xiàn)狀來看，高校二級院系辦公室管理人員的素質(zhì)水平參差不齊。由于入職的門檻比較低，很多高校二級辦公室人員都是在高校內(nèi)部的輔導(dǎo)員或者教學(xué)秘書中抽調(diào)或者選派到辦公室管理崗位，某些甚至是受聘的本校本科畢業(yè)生，人員的學(xué)歷大專、本科、碩研不等，人員的專業(yè)背景亦各不相同，而真正是管理專業(yè)背景的并不多見，人員的工作經(jīng)歷和管理水平更是差別巨大。這些都將直接影響到辦公室各項工作的高效有序開展。

（三）辦公室管理人員疲于事務(wù)性工作而疏離自身專業(yè)學(xué)習(xí)。

由于辦公室管理工作千頭萬緒，除了事務(wù)性工作不斷外還要隨時應(yīng)對各種突發(fā)性的事件，除了有效協(xié)調(diào)和處理部門之間、領(lǐng)導(dǎo)和教職工之間、行政人員和教師之間的意見分歧和工作矛盾外，還要做好組織、調(diào)查和研究工作，以為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供可靠的依據(jù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。因此，辦公室管理人員往往疲于各種各樣的、瑣碎的事務(wù)和處理各種復(fù)雜的關(guān)系之中，沒有時間和精力提升自身的業(yè)務(wù)水平和管理能力，而對于不是高校教育管理專業(yè)背景的人員更沒有完整的時間完成自己所在學(xué)科領(lǐng)域的教學(xué)、科研和學(xué)歷的提升。這往往造成教育資源的嚴(yán)重浪費，從事辦公室管理人員漸漸疏離和淡化所學(xué)專業(yè)。

（四）管理工作未得到領(lǐng)導(dǎo)和師生足夠的重視、管理人員容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

辦公室管理的工作的重要性未得到領(lǐng)導(dǎo)和老師的足夠重視，目前很多高校院系認(rèn)為辦公室管理人員的定位僅僅局限于學(xué)院的“管家”，認(rèn)為只是做好學(xué)院的后勤保障即可；某些學(xué)生甚至將辦公室人員當(dāng)成了物管人員；某些老師認(rèn)為管理人員做的都是沒有技術(shù)含量的工作，付出的勞動量遠(yuǎn)不如教師，這是導(dǎo)致二級院系在績效分配時的主要矛盾根源。對辦公室工作的不了解和錯誤的想法將影響到辦公室管理人員工作的情緒和動力。面對繁雜瑣碎的事務(wù)和人員自身的工作壓力，辦公室管理人員極易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，嚴(yán)重影響工作效率。

從已有的高校人事激勵機制和制度看，高校管理人員的職稱評聘、學(xué)歷提升、績效考核、薪酬福利等制度的建設(shè)均不完善。高校管理人員屬于教輔人員，在政策和制度的制定上未得到足夠重視，是一個極其容易被忽視的高校弱勢群體。

二、應(yīng)對策略

（一）二級院系辦公室管理人員要認(rèn)準(zhǔn)自身的職業(yè)角色定位。

首先，辦公室管理人員要牢固樹立服務(wù)觀念，辦公室所開展的一切管理工作均是為學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)、教職工和學(xué)生開展服務(wù)，服務(wù)是辦公室管理人員工作的宗旨，也是辦公室工作的核心。其次，辦公室管理人員是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，辦公室管理人員在工作中要善于收集可靠有用的信息，通過綜合分析和判斷為領(lǐng)導(dǎo)提供有建設(shè)性的意見。再次，辦公室管理人員要善于協(xié)調(diào)處理各種矛盾和關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)和教職工排憂解難。只有認(rèn)準(zhǔn)了自身的角色定位，辦公室主任才能明確辦公室管理的職能目標(biāo)，圍繞學(xué)院的核心工作，以大局為重，有針對性地為領(lǐng)導(dǎo)和師生開展服務(wù)。

（二）完善激勵機制和制度建設(shè)，增強管理人員工作原動力。

就現(xiàn)行高校針對管理崗位職員的職稱評聘、崗位晉級、學(xué)歷提升、績效考核、薪酬福利等政策和制度的制定情況看，由于受到高校崗位職數(shù)的限制，高校不得不在人員的在崗年限和工齡等非智力因素方面設(shè)置較高的條件，這使得絕大多數(shù)處在管理崗位的辦公室管理人員在崗位晉級、提高收入水平上處于相當(dāng)被動的地位，某些高校甚至限制管理人員參與職稱評聘，辦公室管理人員無法同教師崗位的教職工一樣通過職稱的評聘提高自身的社會地位和收入水平。這極大地挫傷了管理人員工作的積極性，削弱了辦公室管理人員的工作熱情和動力。因此，高校和有關(guān)教育管理部門亟須改革和完善高校管理人員的有關(guān)政策和制度的制定，以人為本，為管理人員的進(jìn)修、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、晉升提供更多的有效途徑，在關(guān)注教師的職業(yè)生涯規(guī)劃同時應(yīng)關(guān)注高校管理人員的職業(yè)生涯規(guī)劃，為管理人員的職業(yè)生涯發(fā)展創(chuàng)造更好的條件，從而消除管理人員的職業(yè)倦怠感，增強管理人員的工作原動力，推動高校各項事業(yè)的和諧發(fā)展。

（三）加強管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高辦公室管理水平。

1.為了適應(yīng)高校辦公室管理工作的需要，辦公室管理人員必須具備一定的思想政治水平。辦公室主任更加要求做到政治可靠、作風(fēng)正派、認(rèn)真負(fù)責(zé)、任勞任怨。辦公室管理人員必須不斷提高自身政策認(rèn)知水平，防止出現(xiàn)原則性錯誤。

2.高校有關(guān)部門應(yīng)努力創(chuàng)造條件給辦公室管理人員提供相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握各項事務(wù)的特點和處理辦法，遇到問題做到忙而不亂。

3.辦公室管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)修養(yǎng)，特別是現(xiàn)代化辦公信息處理、組織協(xié)調(diào)、輔助參謀和突發(fā)事件的應(yīng)變能力等。在平時工作中不僅要積累經(jīng)常涉及的文秘、財務(wù)、管理、制度及檔案方面的知識，而且應(yīng)自主學(xué)習(xí)并掌握高校管理管理研究的理論和規(guī)律，并完成相關(guān)的科研工作。

4.辦公室管理人員要加強身心鍛煉，只有具備強健的體魄和樂觀積極的心理，才能從容應(yīng)對工作壓力和各種挑戰(zhàn)。

（四）加強與部門、領(lǐng)導(dǎo)和師生之間的交流，化解矛盾。

管理人員自身應(yīng)加強與部門、領(lǐng)導(dǎo)和師生之間的溝通交流，想方設(shè)法地努力提高服務(wù)質(zhì)量，達(dá)到讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、教師滿意、學(xué)生滿意、職能部門滿意四個職能目標(biāo)，這樣才能獲得領(lǐng)導(dǎo)、師生和職能部門的理解和信任，減少不必要的矛盾和誤會，才能真正做好辦公室管理工作。

三、結(jié)語

隨著高校改革的不斷深化，高校二級辦公室管理人員要解決目前工作和發(fā)展面臨的困境，需要自身、學(xué)校管理者和教育主管部門的多方努力。管理人員要明確角色定位，在切實為師生做好服務(wù)工作的同時加強自身綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的提升，為職業(yè)后續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)；學(xué)校管理者和教育主管部門要對高校辦公室管理機制體制、管理崗位晉級辦法、管理考核辦法等環(huán)節(jié)進(jìn)行深入思考和探索，提高辦公室管理人員工作水平和工作積極性，從而更好地為高校的事業(yè)發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]李亮.高校辦公室管理人員工作壓力及應(yīng)對策略探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2010（22）.

[2]陳琳.關(guān)于高校辦公室管理問題及對策探討[J].管理學(xué)研究，2013（06）.

篇(4)

【關(guān)鍵詞】開放大學(xué)；辦公自動化；行政管理；知識管理；

一、問題概述

在電大向開放大學(xué)轉(zhuǎn)型的這一歷史時期，對學(xué)校行政工作進(jìn)行信息化管理，進(jìn)一步推進(jìn)辦公自動化建設(shè)，建設(shè)符合行政管理部門發(fā)展要求的辦公自動化系統(tǒng)，促進(jìn)校務(wù)公開，實現(xiàn)信息的自由傳輸和互通共享，提高信息查詢效率，提高行政管理部門的信息處理能力和工作效率。對于建設(shè)信息時代的開放大學(xué)有著重要的現(xiàn)實意義和實際的應(yīng)用意義。但從目前行政部門的使用情況來看，學(xué)校的無紙化辦公實施不完全，辦公成本高，各部門信息共享度不高，形成信息孤島，不利于信息的傳遞和交流。技術(shù)和管理方面的復(fù)合型人才缺乏，辦公自動化的進(jìn)程難以推進(jìn)，技術(shù)人員對行政辦公的業(yè)務(wù)、流程和管理缺乏了解，無法把握行政管理工作的規(guī)律。缺少對全局和整體的角度進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計，缺乏對學(xué)校的軟硬件資源、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、管理體制和支持的建設(shè)的全面考慮，沒有建立高效便捷的管理模式。

二、國內(nèi)外現(xiàn)狀

目前國內(nèi)高校的辦公模式主要有三種：傳統(tǒng)辦公方式；使用基本辦公自動化，但仍以傳統(tǒng)模式為主；主要使用辦公自動化，并且實現(xiàn)全部無紙化。其中大多數(shù)高校采用第二種模式：傳統(tǒng)辦公方式與辦公自動化并存。由于電子簽名的真實性和安全性等問題，無紙化辦公難以被廣泛推廣和運用。

在國內(nèi)高校中，清華大學(xué)的辦公自動化一直是走在全國的前列。早在1998年，清華大學(xué)的辦公自動化系統(tǒng)就投入使用，用戶范圍覆蓋校機關(guān)各部處、全校各院系的行政管理部門和辦公室，學(xué)校的通知、公告、簡報和文件都在校園網(wǎng)上傳遞和。同時逐步建立了校領(lǐng)導(dǎo)主管的CIO（信息主管）體系，從基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用兩個方面對學(xué)校的信息化進(jìn)程進(jìn)行規(guī)劃和建設(shè)，并由校長辦公室主任和黨委辦公室主任協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)通過信息資源單位（圖書館、計算機中心、網(wǎng)絡(luò)中心）向全校各部門傳輸和共享信息。

國外高校辦公自動化開展較早，經(jīng)歷了單機設(shè)備、局域網(wǎng)和一體化階段，從以數(shù)據(jù)為核心轉(zhuǎn)變到信息為核心，進(jìn)而到目前以知識管理為核心。其中美國高校于上個世紀(jì)80年代就引入了CIO（信息主管）制度，有力地推動了美國高校的教育信息化建設(shè)，知識管理的觀念得到了極大的發(fā)展和認(rèn)可。

三、開放大學(xué)辦公自動化的可行性研究

針對電大行政管理部門日常辦公的需要和存在問題，研究了在電大向開大轉(zhuǎn)型這一歷史戰(zhàn)略期的背景下，充分運用計算機網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)逐步實現(xiàn)電大系統(tǒng)的辦公管理信息化和數(shù)字化，解決原有的低效辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾，規(guī)范各項工作和事務(wù)的管理等問題。同時對辦公自動化應(yīng)用和建設(shè)中遇到的問題進(jìn)行了分析和研究。

（一）學(xué)?，F(xiàn)已具備數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)開發(fā)技術(shù)，已配置大容量硬盤和高性能處理器，加上運行良好的校園網(wǎng)為支撐，為系統(tǒng)的開發(fā)和運行提供了較為良好的硬件環(huán)境。

（二）從基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用兩個方面對系統(tǒng)的開發(fā)進(jìn)行規(guī)劃和建設(shè)，積極宣傳系統(tǒng)的優(yōu)點和好處，爭取校領(lǐng)導(dǎo)的爭取和重視，通過自上而下行政的力量來推動系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)。

（三）可以走自主開發(fā)和引入IT公司優(yōu)勢技術(shù)相結(jié)合的道路，依托學(xué)校的教學(xué)資源與技術(shù)中心的研發(fā)團隊的技術(shù)支持，從學(xué)校自身的需求和特點出發(fā)來設(shè)計和開發(fā)系統(tǒng)的。這種方式有效避免了實踐與開發(fā)脫節(jié)，滿足了學(xué)校行政管理的實際需求，同時可以根據(jù)需求的變動對系統(tǒng)進(jìn)行增減和修改。

（四）根據(jù)系統(tǒng)產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和資金的保障，建設(shè)符合行政管理部門發(fā)展要求的辦公自動化系統(tǒng)，促進(jìn)校務(wù)公開，實現(xiàn)信息的自由傳輸和互通共享，提高信息查詢效率，同時也提高了行政管理部門的信息處理能力和工作效率。避免了數(shù)據(jù)的冗余和信息的重復(fù)，提升了辦公無紙化的節(jié)能水平。

四、開放大學(xué)辦公自動化建設(shè)的對策

（一）健全相關(guān)的辦公自動化管理制度。在系統(tǒng)的使用過程中，必將產(chǎn)生大量的電子文件，對這些文件的使用、存儲和刪除等操作必須進(jìn)行規(guī)范化管理，確保電子文件的合法性和安全性。

（二）培養(yǎng)具有技術(shù)背景和管理經(jīng)驗的復(fù)合型管理人才。辦公自動化涉及的知識領(lǐng)域比較廣，既要懂得行政部門的工作流程，具備一定的協(xié)調(diào)能力，還有具有相當(dāng)?shù)募夹g(shù)背景，解決使用過程中出現(xiàn)的各種技術(shù)問題。

（三）建立完善系統(tǒng)的培訓(xùn)制度，辦公自動化系統(tǒng)用戶涉及面廣，要實現(xiàn)對總校和分校的領(lǐng)導(dǎo)、教職工、技術(shù)人員和管理人員各種層次和類型的全員培訓(xùn)。要對不同的用戶做好培訓(xùn)工作，針對校領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)針對其分管的工作來進(jìn)行單獨培訓(xùn)；對部門或者分校的培訓(xùn)，要先做好部門信息管理員的培訓(xùn)，然后由他們?nèi)ソM織本部門的培訓(xùn)。對于技術(shù)人員，則要從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全性和穩(wěn)定性入手，確保技術(shù)人員解決實際問題的能力和素質(zhì)。針對每類用戶的不同需求分別編寫使用說明書。

五、開放大學(xué)辦公自動化發(fā)展趨勢

（一）高校辦公自動化是必然的趨勢，它是為了滿足日益增長的行政管理需求而出現(xiàn)的，能夠使信息決策更加準(zhǔn)確而又具有高效率，并隨著新技術(shù)的進(jìn)步而不斷更新。

（二）隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，移動辦公將為高校信息化提供新的思路和解決方案。它能使領(lǐng)導(dǎo)和教職工不受空間的限制，隨時隨地處理工作事務(wù)，在突發(fā)性、應(yīng)急性事件的處理上有其重要的意義。

（三）知識管理是指對對知識進(jìn)行積累、共享、交流、創(chuàng)新和反饋的一個循環(huán)反復(fù)的過程。它將會滲透到高校辦公自動化建設(shè)的方方面面中去。高校中有大批學(xué)者和專家，對他們的學(xué)識、想法和觀點等進(jìn)行有效的集成和管理，將會產(chǎn)生巨大的效益，提升整個學(xué)校的創(chuàng)新能力。

六、結(jié)束語

綜上所述，在組建開放大學(xué)的進(jìn)程中推動學(xué)校信息化建設(shè)，是一項基礎(chǔ)性、系統(tǒng)性的工作，將會對教職工的思維、管理、制度等方面經(jīng)歷一次深層次的全面的轉(zhuǎn)變，將提高學(xué)校行政部門的工作效率，為校領(lǐng)導(dǎo)提供及時準(zhǔn)確的信息服務(wù)和決策。對于建設(shè)信息時代新型的開放大學(xué)有著重要的現(xiàn)實意義和實際的應(yīng)用價值。

參考文獻(xiàn)；

[1]盧建紅.高校辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用發(fā)展及制約因素探討[J].文教資料，2006，（13） 。

[2]常玉.淺議高校辦公自動化[J].甘肅農(nóng)業(yè)，2005，（7） 。

[3]姜爾嵐，吳成國.高校辦公自動化研究與探討[J].重慶交通學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版） ，2004，（4） 。

篇(5)

關(guān)鍵詞：院長辦公室接待

高職院校院長辦公室接待是指院長辦公室人員對來自上級、平級和其他相關(guān)組織的來賓進(jìn)行接洽與招待，是一種有著公共關(guān)系職能的具體活動。接待工作的成功與否，直接反映出一個學(xué)校的工作作風(fēng)和外在形象，也直接體現(xiàn)了院長辦公室人員本身的素質(zhì)、能力和形象。

1 接待工作的意義

1.1 可以使學(xué)校獲得信息 院長辦公室人員在日常接待中，會接觸到各類人士，獲得通過別的途徑難以獲得的信息。例如，接待上級領(lǐng)導(dǎo)或其他管理部門人員時，可以獲得有關(guān)社會、政策、管理等方面的信息，可以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策；接待兄弟院校參觀考察，在為客人介紹經(jīng)驗的同時，也可以聽到一些對自身有益的經(jīng)驗和教訓(xùn)，可以促進(jìn)和完善本校的工作。

1.2 可以改善學(xué)校外部環(huán)境 得體的接待可以使學(xué)校與外界彼此之間建立信任，獲得友誼，化解矛盾，消除誤會；可以創(chuàng)造出和諧坦誠的合作氣氛，樹立良好的學(xué)校形象，爭取更廣泛的理解和支持，從而使學(xué)校處在一個融洽、積極、健康的社會關(guān)系之中，創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境。

1.3 可以使學(xué)校擴大對外影響 從某種意義上講，院長辦公室人員素質(zhì)的優(yōu)劣，反映出一個學(xué)校的精神面貌；正確的公關(guān)禮儀，代表著一個學(xué)校的群體形象，直接影響到來賓對學(xué)校的評價。熱情、禮貌、耐心、細(xì)致的接待能使人有賓至如歸的感覺，從而留下美好的印象。來賓則由此觀察到學(xué)校認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，因而在無形之中也就提高了學(xué)校知名度，擴大了學(xué)校的影響力。

1.4 可以成為聯(lián)系合作的橋梁 隨著我國高職教育的蓬勃發(fā)展，學(xué)校與各級行政機關(guān)、企事業(yè)單位、行業(yè)組織及院校之間的聯(lián)系日益頻繁。各種評估、創(chuàng)建、檢查、驗收、校企合作、參觀、訪問、學(xué)術(shù)交流等接待已成為學(xué)校的日常事務(wù)，院長辦公室則在其中起到了穿針引線、牽線搭橋的作用。

2 接待工作的原則

2.1 熱情誠懇 熱情誠懇的態(tài)度是人際交往成功的起點，也是待客之道的首要之點。熱情、友好的言談舉止，會使來賓產(chǎn)生一種溫暖、愉悅的感覺。因此，對于來訪者，無論是來自上級機關(guān)，還是平級、下級單位，也無論其身份、職位、資歷如何，都應(yīng)誠懇熱情，不卑不亢，落落大方，平等相待。

2.2 講究禮儀 學(xué)校和院長辦公室能否給來賓留下良好的印象，除了看學(xué)校本身的建設(shè)和發(fā)展水平外，院長辦公室人員素質(zhì)也是一個很重要的因素。因此在接待過程中，接待人員要注重接待禮儀，符合禮儀要求，操作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，舉止莊重大方，言談熱情文明，注意把握分寸和尺度。對來賓提出的任何問題或要求，都要作出熱情、禮貌的回應(yīng)。

2.3 細(xì)致周到 接待工作的內(nèi)容往往具體而瑣碎，常常涉及到學(xué)校許多部門和人員。這就要求院長辦公室人員在接待工作中要開動腦筋，考慮周全，準(zhǔn)備充分，把工作做到面面俱到、細(xì)致入微、有條不紊、善始善終，即工作要有章法，環(huán)環(huán)相扣，一絲不茍地辦好每一件事。

2.4 按章辦事 高職院校應(yīng)參照《黨政機關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》，結(jié)合本校實際情況，制定具體而又有操作性的規(guī)章制度，使接待工作有章可循、有法可依。此外，還要加強監(jiān)督，使接待工作公開化、透明化，防止在接待過程中滋生腐敗行為，維護好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及院長辦公室的良好形象。

2.5 厲行節(jié)約 接待工作從某種意義上講是一項消費活動，院長辦公室人員要嚴(yán)格遵守學(xué)校有關(guān)規(guī)章制度，在接待活動中要注重勤儉節(jié)約。同時，針對不同的接待對象執(zhí)行不同的接待標(biāo)準(zhǔn)。在餐飲、住宿方面，要精打細(xì)算，不大手大腳，不相互攀比。提倡用地方特色菜肴招待客人，既讓客人了解當(dāng)?shù)氐娘嬍澄幕?，又要體現(xiàn)節(jié)約之精神，力爭少花錢多辦事，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和來賓都滿意。

3 接待工作的流程

高職院校院長辦公室接待主要包括上級領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作，人才培養(yǎng)工作水平評估，國家示范（骨干）性高等職業(yè)院校創(chuàng)建、驗收，同類院校參觀交流，舉辦各類會議等。下面，以接待同類院校來訪為例，簡述接待工作的基本流程。

3.1 準(zhǔn)備階段

3.1.1 接到來訪函或來訪電話后，及時登記，送院長辦公室主任簽閱，再呈相關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)審閱。

3.1.2 主動與對方聯(lián)系，核實來訪時間、來訪目的、來賓姓名和職務(wù)、是否需要安排住宿等。

3.1.3 制訂接待方案，確定接待規(guī)格。包括：①來賓姓名和職務(wù)；②參觀交流的主要內(nèi)容；③本校陪同人員姓名和職務(wù)；④日程安排；⑤雙方聯(lián)系人姓名和電話號碼等。

3.1.4 根據(jù)來賓要求預(yù)定住宿賓館。

3.1.5 搜集有關(guān)背景資料，為院領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言材料。

3.1.6 準(zhǔn)備具有本校元素或地方特色的小禮品、紀(jì)念品。

3.2 實施階段

3.2.1 布置會議室。做好會議室衛(wèi)生保潔工作和茶水供應(yīng)；會議桌上放置主、客雙方人員的座位卡、接待方案、學(xué)校簡介、稿紙、鉛筆等；檢查會議室音響、筆記本電腦、投影機、空調(diào)機等設(shè)備能否正常使用。

3.2.2 在學(xué)校大門口或辦公樓門前準(zhǔn)備好LED歡迎屏或放置歡迎標(biāo)語牌；通知來賓擬要參觀的單位做好相關(guān)接待準(zhǔn)備；通知宣傳部門做好宣傳報道工作等。

3.2.3 與對方聯(lián)系人聯(lián)系，隨時了解其行程方位，并知其正確的行車路線，重要來賓需到高速路口、機場、車站、碼頭迎候。

3.2.4 來賓到達(dá)前，及時通知本校領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員到辦公樓前迎接。

3.2.5 參觀交流結(jié)束后，引導(dǎo)來賓入住賓館（也可在來賓到達(dá)時安排入住）。

3.2.6 做好宴請的安排工作，告知來賓和陪同人員宴請時間和地點；按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定確定宴請標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好酒水；重要來賓需準(zhǔn)備好席卡。

3.2.7 來賓結(jié)束來訪返程時，安排相關(guān)人員送行。

3.3 總結(jié)階段 接待活動結(jié)束后，院長辦公室要對整個活動進(jìn)行認(rèn)真全面的回顧，反思哪些方面客人比較滿意，哪些方面還存在改進(jìn)的空間，做好接待工作總結(jié)并會同相關(guān)資料一并存檔。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚林.如何做好高校辦公室接待工作.秘書2009.9：25.

[2]楊春惠.關(guān)于構(gòu)建高校辦公室接待工作新機制的思考[J].泉州師范學(xué)院學(xué)報.2011(01).

篇(6)

關(guān)鍵詞： 現(xiàn)代高校 研究機構(gòu) 管理機制 人員配備

高校研究機構(gòu)是高校自主設(shè)立的科研機構(gòu)，是高校教師從事科研的主要陣地，也是高校學(xué)科發(fā)展、教學(xué)體系完善、行政機構(gòu)健全的重要組成。其主要功能是凝聚科研骨干，塑造領(lǐng)軍人物，突出學(xué)校主要研究方向，形成優(yōu)勢、特色，承擔(dān)重大科研任務(wù)，培養(yǎng)高級專門人才。由于研究機構(gòu)功能、人員構(gòu)成、行政等級、規(guī)模不同，各研究機構(gòu)設(shè)立的目的、層次和級別也千差萬別，冠名也不盡相同，一般有“研究所”、“研究院”、“研究中心”之稱。

隨著國家教育和科技體制改革的深入，國家中長期教育規(guī)劃的出臺，尤其是國家倡導(dǎo)科技興國戰(zhàn)略，重視高?？蒲袡C構(gòu)建設(shè)和成果轉(zhuǎn)化，高等院校研究機構(gòu)越來越顯示出它的生機和活力，日益在社會經(jīng)濟發(fā)展、科技發(fā)展、學(xué)校學(xué)科建設(shè)中發(fā)揮出重要作用，有力地推動了社會的進(jìn)步。時展、社會需求和國內(nèi)大學(xué)的現(xiàn)代轉(zhuǎn)型，使得科研機構(gòu)如雨后春筍般出現(xiàn)，隨之而來的問題是，如何健全科研機構(gòu)的管理機制，在更大程度上發(fā)揮科研機構(gòu)在科研中的核心優(yōu)勢，在學(xué)?？蒲兄械囊I(lǐng)作用？如何使科研機構(gòu)與現(xiàn)代大學(xué)相適應(yīng)？如何理順科研機構(gòu)，包括獨立的科研機構(gòu)和非獨立性、與教學(xué)單位平行甚至交叉的科研機構(gòu)與學(xué)校、學(xué)院、教師之間的關(guān)系？要想解決這些問題，牽涉到國家政策、學(xué)校行政制度、硬件軟件配備、未來發(fā)展計劃等。其中首要條件是明晰現(xiàn)代社會背景下高校研究機構(gòu)的功能，管理機制上的獨特性，以及研究機構(gòu)辦公室對人員配備的要求。

以浙江師范大學(xué)為例，浙江師范大學(xué)是一所教學(xué)、科研一體化的綜合型大學(xué)，其綜合實力位于浙江省前列，全國綜合高校百強。近幾年學(xué)校對科研極為重視，經(jīng)費投入逐年加大，科研實力蒸蒸日上，研究成果對社會影響日益擴大，研究機構(gòu)也日益增多和成熟。就目前來看，全校共有校級研究機構(gòu)（研究院、研究所、研究中心）近80個，如規(guī)模相對龐大的研究院有3個：教科院、兒童研究院、非洲研究院；研究所有30個；研究中心有44個。部分研究院（所）師資水平、科研實力、設(shè)備條件居于全省、全國領(lǐng)先地位。在這些研究機構(gòu)中，一部分是獨立建制的，一部分是院所一體化。大部分研究機構(gòu)都設(shè)立有獨立的院所辦公室，有專業(yè)的辦公室人員（辦公室主任和秘書）負(fù)責(zé)該研究機構(gòu)的日常事物。

通過對眾多研究機構(gòu)辦公室功能、管理機制與人員配備現(xiàn)狀的研究，以及對國內(nèi)其他高?？蒲袡C構(gòu)的比較分析，我對這三個方面的問題進(jìn)行了系統(tǒng)的闡釋與歸納，并提出了新的觀點。

一、現(xiàn)代高校研究機構(gòu)辦公室功能

（一）服務(wù)、管理功能。

服務(wù)是高校研究機構(gòu)的基本功能，也是高校行政辦公室的基本職能，與行政辦公室不同的是，高校研究機構(gòu)辦公室要以機構(gòu)中的領(lǐng)導(dǎo)、科研人員為主要對象，將研究機構(gòu)作為服務(wù)平臺，通過自身努力，做好后勤保障，力求科研人員從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來，從而全身心地致力于科學(xué)研究。為減少不必要的事物干擾，確?？蒲腥藛T專心研究，辦公室理應(yīng)擔(dān)當(dāng)起將科研器具、材料采購，社會成果轉(zhuǎn)化，經(jīng)費支出匯總，日常報銷等工作，解除科研人員的后顧之憂。同時，辦公室又要加強與學(xué)校行政部門、院系之間和與社會之間的聯(lián)系，做好科技成果的轉(zhuǎn)化與服務(wù)工作。

所謂管理功能，也就是說高校研究機構(gòu)辦公室及歸屬于本所或本中心領(lǐng)導(dǎo)管理，也歸屬于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)管理，同時要行使自我管理權(quán)限，管理研究機構(gòu)的日常事務(wù)、各個分研究中心。更為重要的是，辦公室要具有理順上下各級機構(gòu)的管理權(quán)限和關(guān)系的能力。

總體來看，研究機構(gòu)的辦公室與學(xué)校、學(xué)院各級行政辦公室雖然都是以服務(wù)為核心，但在具體職能、業(yè)務(wù)上還是有著顯著區(qū)別，研究機構(gòu)辦公室及其工作人員是以服務(wù)院所之內(nèi)的科研工作者（一般是教師）為核心，是聯(lián)系科研機構(gòu)與學(xué)校行政部門、同級科研單位、學(xué)院各個機構(gòu)、國內(nèi)外科研機構(gòu)或?qū)W術(shù)專家及本院師生的紐帶和橋梁，也是科研機構(gòu)能夠順利運行的有力保障。

（二）政務(wù)處理功能。

高校研究機構(gòu)雖然同屬于高校辦公室系列，具備一般辦公室的日常政務(wù)處理功能，但由于其主要目的是以科研為核心的，因此，研究機構(gòu)的日常行政事務(wù)處理就淡化了行政性，多了專業(yè)性和繁雜性。如獨立建制研究機構(gòu)的日常政務(wù)包括國內(nèi)、國際間的學(xué)術(shù)交流活動，科研人員往來接待，科研成果的社會轉(zhuǎn)化，各類基金的申報、通知、整理，科研經(jīng)費的管理、分配，等等。作為相對獨立的機構(gòu)，以所長或中心主任為中心的辦公室集財權(quán)、人權(quán)、行政權(quán)力為一體，而且當(dāng)前各種費用、票證名目繁多，為不讓科研人員過分操心，專心搞科研，辦公室人員必須一肩挑。實行院所一體化或一套班子兩個名稱的研究機構(gòu)的日常政務(wù)還包括排課、教學(xué)資源安排、處理上課教師與學(xué)生之間的事務(wù)等。

（三）組織與協(xié)調(diào)功能。

研究機構(gòu)辦公室主要任務(wù)是針對科研方面進(jìn)行組織與協(xié)調(diào)。為確?？蒲腥蝿?wù)的完成，在人員梯隊組織配備上協(xié)助所長做好工作?！耙粋€好漢三個幫”，在課題負(fù)責(zé)人明確后，調(diào)兵遣將，在人力上給予保證，包括校外引進(jìn)、校內(nèi)、所內(nèi)調(diào)動，與校內(nèi)外的橫向、縱向聯(lián)系，等等。當(dāng)前尤其要著重進(jìn)行科研人員的勞動優(yōu)化組合，揚長避短，發(fā)揮課題組成員的整體效能。

當(dāng)今學(xué)科分工日益精細(xì)，同一課題需要多方協(xié)作方能攻堅成功。在協(xié)同作戰(zhàn)中，不免出現(xiàn)同總體目標(biāo)相矛盾摩擦情況，這樣協(xié)調(diào)工作就顯得特別重要，必須使局部目標(biāo)服從總體目標(biāo)。這種協(xié)調(diào)包括：工作關(guān)系、人際關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系等。因此，組織與協(xié)調(diào)能力直接決定著研究機構(gòu)的和諧運行與發(fā)展。

（四）規(guī)劃與反饋功能。

科研機構(gòu)的規(guī)劃功能包括課題組或研究機構(gòu)的年度發(fā)展規(guī)劃、近期和長遠(yuǎn)規(guī)劃，組織申報課題、已立項課題的年度檢查、年度經(jīng)費分配預(yù)算、圍繞科研開發(fā)而進(jìn)行的人才引進(jìn)規(guī)劃、科研成員國內(nèi)外進(jìn)修訪學(xué)計劃、科研團隊或研究機構(gòu)與國內(nèi)、國際間的學(xué)術(shù)交流、年度會議或承辦重要學(xué)術(shù)會議的籌劃等。

作為科研管理的辦事機構(gòu)，在為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)過程中，要及時做好信息反饋工作。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)決策實施過程中遇到阻力時，辦公室要立即調(diào)查研究，并及時向決策者反映，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時疏導(dǎo)溝通渠道，溝通內(nèi)外，保證整個機構(gòu)的團結(jié)、和諧，充分地發(fā)揮團隊的作用。

二、當(dāng)前高校研究機構(gòu)辦公室現(xiàn)存問題

（一）人事制度與觀念局限導(dǎo)致人員配備嚴(yán)重不足。

由于研究機構(gòu)非行政單位，也非教學(xué)單位，以致學(xué)校在觀念上普遍重視點在于設(shè)立研究機構(gòu)，做好科研，出成績見效益，但對于研究機構(gòu)的日常運轉(zhuǎn)、管理機制缺乏明確的規(guī)定，管理隨意、寬松，甚至根本不把研究機構(gòu)當(dāng)成一個實體單位配備相應(yīng)的辦公室，沒有專職的管理人員，大多數(shù)情況下高校研究機構(gòu)辦公室人員要么是所長或中心主任一肩挑，要么是院所合一，研究機構(gòu)沒有專職人員，而是由教學(xué)單位的行政人員兼職。因此，面對繁雜的研究機構(gòu)事務(wù)，人員配備嚴(yán)重不足，影響了研究機構(gòu)的健康運行。

（二）研究機構(gòu)性質(zhì)導(dǎo)致研究所日常事務(wù)繁雜，工作量大，現(xiàn)有管理模式難以兼顧。

高校研究機構(gòu)是以科研為核心的，通過成果轉(zhuǎn)化聯(lián)系學(xué)校與社會，并服務(wù)于學(xué)校與社會，同時又兼顧一部分教學(xué)任務(wù)或者通過成果轉(zhuǎn)化服務(wù)于教學(xué)。因此，科研機構(gòu)的這一特殊性質(zhì)決定了其所設(shè)辦公室的管理內(nèi)容和人員素質(zhì)要求也不同于一般的高校行政機構(gòu)。辦公室人員所面對的首先是服務(wù)好研究機構(gòu)的科研人員，盡可能為科研人員分擔(dān)日?，嵤碌墓芾砉δ?，以便科研人員更好地、全身心地投身科學(xué)研究。同時，辦公室還要廣泛與國內(nèi)外其他科研機構(gòu)聯(lián)系，匯總各種信息，以便為本單位的領(lǐng)導(dǎo)、研究人員提供全方位的科研信息、學(xué)術(shù)信息、交流信息；辦公室管理人員要協(xié)調(diào)好學(xué)校行政部門、學(xué)院教學(xué)單位與研究機構(gòu)之間的關(guān)系；做好科研成果的社會轉(zhuǎn)化工作，等等。面對如此繁雜而廣泛的事務(wù)，現(xiàn)有的人員配備與管理模式顯然是捉襟見肘。

（三）管理人員缺乏基本能力，難以應(yīng)付相對專業(yè)的管理事務(wù)。

由于研究機構(gòu)的專業(yè)性，不同研究機構(gòu)有著不同的學(xué)科特色，這就要求辦公室管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)、工作能力。由于辦公室人員嚴(yán)重短缺，管理事務(wù)繁雜，這就迫使辦公室管理人員不斷進(jìn)行不同事務(wù)、不同專業(yè)的管理，繁瑣事務(wù)很容易使辦公室管理人員產(chǎn)生職業(yè)厭倦或倦怠，而職業(yè)倦怠又會使管理人員的生理、心理和行為等處于不良狀態(tài)，并在工作上呈現(xiàn)出一些消極行為，影響工作質(zhì)量。具體表現(xiàn)為：注意力無法集中、思維效率降低、理解能力和創(chuàng)新能力下降，同時情緒上容易沖動，焦躁不安，無故遷怒他人，甚至對工作產(chǎn)生厭倦感，工作熱情降低。久而久之，工作缺乏主觀能動性，服務(wù)意識淡薄。

三、現(xiàn)代高校研究機構(gòu)辦公室人員配備要求

如何配備合適的辦公室人員？或者說研究機構(gòu)的辦公室管理者應(yīng)具備何種基本條件？首先，要明確一點，即現(xiàn)代高校研究機構(gòu)辦公室的任務(wù)與職責(zé)是什么？高校研究機構(gòu)的建制模式有獨立建制型、院所（中心）合一型、基地掛靠型、校企合作型等，其所轄辦公室與教學(xué)單位辦公室、學(xué)校行政辦公室有著明顯區(qū)別。具體來說，研究機構(gòu)辦公室是高校研究機構(gòu)在其內(nèi)部所設(shè)立的一個綜合辦事機構(gòu)，是集綜合性、協(xié)調(diào)性和服務(wù)性于一體的多功能部門，在管理系統(tǒng)中處于溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐位置，承擔(dān)著“管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的重要職責(zé)。因此，高校研究機構(gòu)辦公室的工作職責(zé)和作用是：服務(wù)、組織、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)。以此為出發(fā)點，研究機構(gòu)辦公室人員應(yīng)具備以下五個基本條件。

（一）服務(wù)意識。

辦公室工作人員要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)和科研人員的工作助手、信息助手、生活助手、服務(wù)助手，做好調(diào)查研究工作，做好日常服務(wù)工作，做好信息搜集整理、分類工作，多研究國家有關(guān)教育方面的政策、法令、制度、上級文件等，在領(lǐng)導(dǎo)決策時，及時提供政策、法令方面的參謀咨詢意見。為領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排好一個時期的工作布局；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排、組織科研會議，學(xué)術(shù)論壇與交流，院所之間的交流等工作；協(xié)助做好研究機構(gòu)相關(guān)人員的出行差旅、日常報銷等服務(wù)工作。代替領(lǐng)導(dǎo)接待方方面面的領(lǐng)導(dǎo)、客人和辦事人員，減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)和壓力。當(dāng)然，辦公室工作人員要少一點私心，堅持廉正之心，敢于負(fù)責(zé)，勇于承擔(dān)責(zé)任，對于不該辦的事情，必須堅決回絕。

（二）政治素養(yǎng)、學(xué)科專業(yè)素養(yǎng)。

高校研究機構(gòu)是以科研為核心的，日常管理事務(wù)都是圍繞科研而進(jìn)行，因此，辦公室管理人員首先要具有政治素養(yǎng)和本學(xué)科的專業(yè)素養(yǎng)。所謂政治素養(yǎng)是要求管理人員從科學(xué)出發(fā)，準(zhǔn)確把握大局，講政治方向和政治立場，能正確理解并準(zhǔn)確把握黨的政策、領(lǐng)導(dǎo)的意圖和上級的指示精神，在大是大非和突發(fā)性事件上頭腦清醒，立場堅定。只有具備較高的政治素質(zhì)，才能發(fā)揮好溝通協(xié)調(diào)作用。只有具備學(xué)科的專業(yè)基礎(chǔ)知識才有資格擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，有目的地服務(wù)好科研人員日常需求，才能夠合理、準(zhǔn)確地處理日常的科研事物、對外的科研聯(lián)系、對社會的科研成果服務(wù)與轉(zhuǎn)化，等等。

（三）較強的人際溝通能力和組織能力。

高校研究機構(gòu)辦公室既是反映學(xué)校工作狀況、科研進(jìn)展和精神文明的窗口，又是與外界廣泛接觸的中樞。辦公室工作人員必須具備較強的社會交際能力，儀表端莊、舉止文雅，待客禮貌、不卑不亢，真誠、自信、熱情、沉著、謙和、豁達(dá)。辦公室人員如果不能熟練地運用人際溝通的技巧，就難以收到理想的工作效果。只有具備較強的處理人際關(guān)系的技能，才能正確處理全局利益和局部利益的關(guān)系，有效聯(lián)通內(nèi)外、上下，使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與科研人員之間、師生之間在思想上、行動上協(xié)調(diào)一致，團結(jié)向上，把各項管理工作搞好。

（四）掌握現(xiàn)代傳媒手段，樹立正確理念，提升服務(wù)意識水平。

研究機構(gòu)辦公室人員除了具備語言文字表達(dá)能力，熟練掌握各種公文的格式及其寫作要求之外，還要熟練掌握現(xiàn)代傳媒手段。當(dāng)前整個社會辦公自動化已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，尤其是高校研究機構(gòu)，本身走在科研的前列，并時刻與國際接軌，因此，管理人員應(yīng)掌握現(xiàn)代傳媒，熟悉辦公自動化，并善于運用現(xiàn)代傳媒加強與國內(nèi)、國際科研機構(gòu)之間的溝通與交流。

當(dāng)然，研究機構(gòu)辦公室工作不能簡單停留在完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù)上，要善于從繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來，自覺培養(yǎng)超前服務(wù)的意識。管理人員首先應(yīng)提高分析問題和解決問題的能力，善于從工作中發(fā)現(xiàn)問題，并對其產(chǎn)生的原因、可能造成的后果做出合理的預(yù)判，提出解決問題的途徑；其次，具有淡泊名利、任勞任怨的奉獻(xiàn)精神，凡是自己能辦的事情就盡量去辦，盡力而為，而且一定要積極主動地去做，主動給自己加擔(dān)子，不管是大事小事，都要高效、圓滿地完成好，杜絕草率、輕率，注重工作實效；再次，學(xué)會從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，認(rèn)真領(lǐng)會研究機構(gòu)發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)目標(biāo)，準(zhǔn)確把握工作重點，充分發(fā)揮主觀能動性，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定切實可行的政策，確保各項工作的正常開展，真正發(fā)揮參謀和助手的作用；最后，擺脫傳統(tǒng)行政工作觀念的束縛，進(jìn)一步強化服務(wù)意識，樹立良好的服務(wù)形象。

（五）良好的品質(zhì)與學(xué)習(xí)意識。

研究機構(gòu)辦公室工作事無巨細(xì)，千頭萬緒。人品、人格是科研團隊長期共事的基礎(chǔ)，辦公室工作人員必須做到正確對待自己、同志、組織，做到大事講原則，小事講風(fēng)格，難事不推，好事不搶，榮譽不爭；做到公道正派，誠懇待人，嚴(yán)于律己，寬以待人。

要樹立不斷學(xué)習(xí)的意識，無論是輔助決策、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)事務(wù)、督促檢查、處理信息、組織會務(wù)，還是處理文書、管理印信、接待來賓，都要學(xué)習(xí)相應(yīng)的專業(yè)知識，掌握崗位業(yè)務(wù)。只有不斷學(xué)習(xí)，才能敏銳發(fā)現(xiàn)問題、合理分析問題、正確解決問題。尤其當(dāng)前信息瞬息萬變，科研機構(gòu)突飛猛進(jìn)，辦公室人員不與時俱進(jìn)，很難發(fā)揮研究機構(gòu)的引領(lǐng)作用。

參考文獻(xiàn)：

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篇(7)

【關(guān)鍵詞】高校院系辦公室和諧工作

當(dāng)和諧理念成為當(dāng)今眾多高校建設(shè)與發(fā)展的指導(dǎo)思想與價值目標(biāo),以管理和諧促進(jìn)高校教學(xué)、科研與人才培養(yǎng)的和諧發(fā)展,就有了十分重要的基礎(chǔ)意義。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)兩級管理運行機制,使得承擔(dān)上通下達(dá)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)任務(wù)的院系辦公室的管理工作成為諧成高校和諧管理的邏輯起點。如何賦予二級學(xué)院權(quán)力,形成制度化管理模式,更好地發(fā)揮二級學(xué)院在教育、科研及社會服務(wù)中的積極作用,是我國目前高校改革、發(fā)展中的重要問題。

一、高校二級學(xué)院管理及其發(fā)展趨勢

1、高校二級學(xué)院內(nèi)部組織功能

(1)學(xué)院層面。高校實行學(xué)院制后,學(xué)院是承上啟下的機構(gòu),對外向?qū)W校負(fù)責(zé),對內(nèi)管理下屬的系、所、辦、中心。因此,學(xué)院成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下的一級行政管理實體,“各個學(xué)院構(gòu)成了大學(xué)內(nèi)的一個個管理中心”。運用帕森斯的組織機構(gòu)層次理論分析,學(xué)院就是中間層的“管理系統(tǒng)”,其主要功能是“協(xié)調(diào)組織和任務(wù)環(huán)境之間的關(guān)系”。在此,二級學(xué)院的任務(wù)環(huán)境主要是指控制組織內(nèi)部事務(wù)的系統(tǒng),這個系統(tǒng)包含學(xué)院層面的學(xué)院黨政聯(lián)席會議、院黨委、院行政班子、院辦、教授委員會、學(xué)術(shù)委員會、教學(xué)指導(dǎo)委員會,以及學(xué)院下屬的系、所、辦、中心和對外服務(wù)機構(gòu)等。學(xué)院層次的核心管理任務(wù)是協(xié)調(diào)學(xué)院層面各部門的工作活動和平衡屬下各系、所之間的相關(guān)任務(wù),根據(jù)規(guī)劃指導(dǎo)系、所、中心的資源配置,協(xié)調(diào)開展教學(xué)科研、學(xué)科建設(shè)與人才培養(yǎng)工作。以上管理活動的目的是確保學(xué)院層面成為一個完整的工作體,達(dá)成組織的目標(biāo)。

(2)系、所層面。系、研究所和中心是隸屬于學(xué)院的基層學(xué)術(shù)單位,由教授、副教授、講師、助教、教輔人員等組成,是“某一學(xué)科組織教學(xué)與研究的實施機構(gòu)”。系、所和中心是大學(xué)教學(xué)科研和人才培養(yǎng)的主要環(huán)節(jié),是學(xué)校的活力之源,它們運轉(zhuǎn)的質(zhì)量關(guān)系學(xué)?？傮w的教學(xué)質(zhì)量、科研水平,直接影響學(xué)院及學(xué)校的人才培養(yǎng)質(zhì)量。系、所層面可以歸入上述帕森斯劃分的“技術(shù)體系”。“技術(shù)體系”的主要任務(wù)在于處理組織的實際“產(chǎn)品”,如實驗室的科學(xué)家、教室的老師等。

2、二級學(xué)院的辦學(xué)自

(1)學(xué)科建設(shè)及科研管理權(quán)。即學(xué)院有權(quán)以學(xué)科建設(shè)為龍頭,統(tǒng)籌全院的科研與科技開發(fā),根據(jù)優(yōu)勢學(xué)科、特色學(xué)科組建起一級學(xué)科或?qū)W科大類下的跨系、跨專業(yè)研究機構(gòu),具體抓好科研開發(fā)、成果鑒定、社會服務(wù)等工作,推進(jìn)“產(chǎn)學(xué)研一體化”,加速科技成果轉(zhuǎn)化同時,加強學(xué)院內(nèi)的聯(lián)系,創(chuàng)造各種機會和條件,增進(jìn)不同學(xué)科領(lǐng)域之間的交往,促進(jìn)多學(xué)科的聯(lián)合與交叉,推動相關(guān)學(xué)科的優(yōu)化組合與融合,培育學(xué)科新的增長點,促進(jìn)特色學(xué)科和優(yōu)勢學(xué)科的建設(shè)與發(fā)展。

(2)教學(xué)管理權(quán)。即有權(quán)統(tǒng)一組織和協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部教學(xué)管理、人才培養(yǎng)等方面的工作,包括教學(xué)計劃管理、教學(xué)過程管理、教學(xué)質(zhì)量管理等權(quán)力,學(xué)院有權(quán)統(tǒng)一負(fù)責(zé)全院課程的調(diào)整和設(shè)置,有權(quán)根據(jù)社會的需要設(shè)置招生的種類、專業(yè)和規(guī)模,有權(quán)與各行業(yè)、各部門開展聯(lián)合辦學(xué)與交流合作,及經(jīng)學(xué)校授權(quán)后,可直接與國內(nèi)外高?；蚱髽I(yè)集團開展學(xué)術(shù)交流和國際化教育等。

此外,學(xué)院還應(yīng)有學(xué)生管理權(quán),即學(xué)院可根據(jù)學(xué)校授權(quán)對學(xué)生進(jìn)行獎懲、考評和處分等,管理學(xué)生的日常學(xué)習(xí)和生活學(xué)院辦學(xué)自的落實,有利于大學(xué)學(xué)術(shù)事業(yè)的發(fā)展遵循教育發(fā)展和科學(xué)發(fā)展的規(guī)律,增強學(xué)院的活力和社會適應(yīng)性,從而提高大學(xué)管理的效率和質(zhì)量。學(xué)院可成立由學(xué)科帶頭人組成的院學(xué)術(shù)委員會,負(fù)責(zé)學(xué)術(shù)事務(wù)管理,并建立院行政與院學(xué)術(shù)委員會相互協(xié)調(diào)、分權(quán)治院的管理機制,充分重視學(xué)術(shù)委員會在專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計劃、課程內(nèi)容及學(xué)科建設(shè)等方面的決策作用。

3、二級學(xué)院管理模式的發(fā)展趨勢

從世界教育發(fā)展角度看,放權(quán)的二級學(xué)院管理模式是發(fā)展趨勢。目前世界上教育比較先進(jìn)的國家,學(xué)校的職能機構(gòu)都非常少,法國大學(xué)主要有三個職能機構(gòu)組成:行政委員會、科學(xué)委員會、教學(xué)與大學(xué)生活委員會,美國、日本等國校級職能部門都在十個以下。這樣一來很多日常事務(wù)都由學(xué)院進(jìn)行管理,并且一些學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、人才招聘、職稱評定等都由二級學(xué)院完成,而學(xué)校在這些管理中僅起到協(xié)調(diào)和監(jiān)督的作用。

二、校園管理方面的不和諧問題

1、校園管理

首先是辦學(xué)缺乏科學(xué)決策,許多高校在發(fā)展過程中,不尊重教育規(guī)律,在涉及學(xué)校的發(fā)展和規(guī)劃等方面不能做到理論聯(lián)系實際,存在著盲目追求發(fā)展目標(biāo)的現(xiàn)象,忽視客觀條件的約束,發(fā)展目標(biāo)定位過高。其次是民主作風(fēng)不深入,密切聯(lián)系群眾不夠,教師隊伍除了整體素質(zhì)不能完全適應(yīng)外,教師的數(shù)量也急需增加,很多教師是超負(fù)荷上崗,不利于教師的身心健康和教學(xué)質(zhì)量的保證。再次是體制改革滯后,經(jīng)費投入跟不上規(guī)模發(fā)展,有些學(xué)生甚至抱怨大學(xué)校園的學(xué)習(xí)條件還趕不上高中校園,影響了教學(xué)的正常開展;最后是高校校園腐敗潛滋暗長,校園腐敗的表現(xiàn)形式多種多樣,它們與構(gòu)建社會主義和諧社會、和諧校園的要求格格不入,如不采取有效措施加以規(guī)范和整治,必將危及科教興國的大局以及先進(jìn)文化的生成與傳播。

2、學(xué)術(shù)風(fēng)氣

首先,學(xué)術(shù)風(fēng)氣在市場經(jīng)濟的沖擊中有下降趨勢,學(xué)術(shù)抄襲、學(xué)術(shù)敷衍、教學(xué)敷衍以及濫編書、濫出書等現(xiàn)象己經(jīng)到了積重難返的地步。其次,“官本位”意識對高校學(xué)術(shù)風(fēng)氣形成不斷的侵蝕,普遍缺乏一種對科學(xué)與學(xué)術(shù)的敬畏之心和虔誠之心,取而代之的是對“行政權(quán)威”羨慕,而在一個崇尚“官本位”和樹立“行政權(quán)威”的大學(xué)里,不可能出現(xiàn)良好的師風(fēng)和學(xué)風(fēng)。最后,學(xué)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)重缺位,評獎本身也可納入這一自然過程,但問題是許多評獎活動必要的人力和經(jīng)費投入的代價太大,以致根本無法操作,僅憑印象、雜志級別、出版社級別、是否是名校、甚至人情因素等非學(xué)術(shù)因素來定奪,在一定程度上引起了學(xué)術(shù)的混亂局面。

3、思想道德建設(shè)

首先是誠信體系受到很大的威脅,近年來,大學(xué)生誠信觀淡漠,誠信行為缺失,其境況令人擔(dān)憂,己成為大學(xué)校園中不和諧的雜音,為和諧校園建設(shè)設(shè)置了巨大的障礙。主要表現(xiàn)在學(xué)生學(xué)習(xí)行為中的誠信缺失、學(xué)生經(jīng)濟行為中的誠信缺失等幾個方面。

三、高校院系辦公室職能及其工作現(xiàn)狀

1、院系辦公室職能

(1)服務(wù)職能。服務(wù)是辦公室工作的主要職能,應(yīng)遵循構(gòu)建和諧院系中的整體性原則,即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教師服務(wù)、為教學(xué)、科研服務(wù)。院系辦公室是院系領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)院進(jìn)行教學(xué)、科研、行政管理的管理機構(gòu),是教師處理日常事務(wù)的辦事機構(gòu)。院系辦公室的日常性事務(wù)包括:組織會議、處理信息、內(nèi)部協(xié)調(diào)、公關(guān)接待和信息等和人事、行政、教務(wù)、科研、財務(wù)等方面的日常管理工作。

(2)協(xié)調(diào)職能。協(xié)調(diào)是辦公室工作最能夠體現(xiàn)動態(tài)性原則的一項重要職能。在實際工作中,院系與學(xué)校其它各部門之間、領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與教師之間以及教師與教師之間會不斷的產(chǎn)生不同的矛盾與問題。辦公室作為管理系統(tǒng)的中樞,必須通過有力的措施協(xié)調(diào)各種動態(tài)性的關(guān)系,解決組織中部門與部門、個人與部門、個人與個人之間的矛盾,加強管理過程中各要素、各環(huán)節(jié)間的相互配合,消除各種不和諧現(xiàn)象,從而使系統(tǒng)內(nèi)各部分的活動協(xié)同一致,保證整個院系工作的順利開展。

(3)管理職能。院系辦公室是行政管理的辦公機構(gòu),承擔(dān)著主要的基層管理職能,要遵循不斷優(yōu)化的院子。包括各種信息的傳遞與交流、經(jīng)費管理、辦公用品及辦公設(shè)備的采購、執(zhí)行人事考勤制度、日常維修的協(xié)調(diào)工作、以及院系領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的事務(wù)性工作等,要在工作中不斷完善、優(yōu)化與創(chuàng)新。

2、工作特殊性

(1)工作涉及面大。院系是相對獨立的教學(xué)和科研單位,辦公室要面向院系的黨政領(lǐng)導(dǎo)、全體師生、院系的黨團組織、學(xué)校的各職能部門。在高校不斷深化改革與事業(yè)不斷發(fā)展的形勢下,院系逐步成為相對獨立的教學(xué)和科研單位,一般由院系領(lǐng)導(dǎo)層、教研室、科研所和學(xué)生工作組等基層組織構(gòu)成,院系辦公室工作已逐步拓展到學(xué)校機關(guān)和黨政各職能部門等各個領(lǐng)域。

(2)工作內(nèi)容復(fù)雜。從教務(wù)管理、教學(xué)管理到對外聯(lián)絡(luò)、后勤管理等,大量的協(xié)調(diào)和督查事務(wù)。在現(xiàn)行的高校管理體制中,學(xué)校行政機關(guān)與二級學(xué)院的工作聯(lián)系是通過院系辦公室開展起來的,主要包括每天事務(wù)的安排,一些重要和重大事情的布置、催辦與落實,各種信息的上傳下達(dá),與外部各方的聯(lián)系溝通以及人事、行政、教務(wù)、科研、財務(wù)等方面的日常管理工作等等?？梢哉f,院系辦公室承擔(dān)的工作任務(wù)千頭萬緒,瑣碎繁雜,且許多院系辦公室在規(guī)范化建設(shè)上還比較欠缺,工作無序、隨意性的現(xiàn)象并不少見。

(3)工作要求高。院系高校辦公室是高校的基層組織機構(gòu),發(fā)揮著承上啟下,協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。工作必須主動思考,具有前瞻性,成員間既要獨立完成工作又必須相互配合。高校院系辦公室是高?；鶎咏M織的日常事務(wù)具體管理和辦事的綜合性機構(gòu),發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。另外,辦公室的主要服務(wù)對象――教師,往往帶有一種“清高”思想,以教學(xué)、科研為核心,上課來下課走,缺少對學(xué)校、學(xué)院、系部、教研室等建設(shè)與發(fā)展的關(guān)注,對學(xué)校事務(wù)的參與度也不高,這與從事協(xié)調(diào)工作、管理工作的辦公室行政人員產(chǎn)生了一種觀念上的沖突。因此,由于兩類不同崗位人員的工作性質(zhì)、工作觀念的差異,辦公室工作的開展具有一定的難度。尤其對于教師數(shù)量較多的院系,由此帶來的矛盾多、是非也多,眾口難調(diào)。

(4)工作受重視較少。現(xiàn)實中,高校二級學(xué)院行政人員大部分不是行政專業(yè)出身,平時大量的事務(wù)性工作使得他們不得不放棄所學(xué)的專業(yè),而從事行政崗位又很難升到高級職稱,不受重視或缺少關(guān)愛。尤其是他們具備了一定的組織、協(xié)調(diào)及處理事務(wù)能力之后,渴望得到更好的發(fā)展空間。

四、院系辦公室和諧工作探討

1、職能的重要性

(1)院系和諧發(fā)展的表現(xiàn)。院系和諧發(fā)展是構(gòu)建和諧校園的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)。主要表現(xiàn)為:組織結(jié)構(gòu)要素的和諧、教育環(huán)境的和諧、人際關(guān)系的和諧、群體組織關(guān)系的和諧、學(xué)院與社會之間的和諧、規(guī)模結(jié)構(gòu)質(zhì)量效益之間的和諧等等。院系和諧發(fā)展基本要求是教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、行政管理、黨務(wù)工作、工會工作、學(xué)生工作的各個方面有機結(jié)合,工作上相互配合、相互支持、相互促進(jìn)、協(xié)調(diào)一致;制度上相互配套、相互補充、完整統(tǒng)一;人力資源配備上合理優(yōu)化;教育資源占用上人人共享,機會均等;人際關(guān)系上,相互尊重、民主平等、和諧融洽?；灸繕?biāo)是實現(xiàn)人與人、人與制度、人與資源、人與文化之間的和諧,以達(dá)到全面、協(xié)調(diào)、持續(xù)、高效發(fā)展之目的。

(2)院系和諧的基礎(chǔ)。高校院系辦公室是在院長領(lǐng)導(dǎo)下,為全院教學(xué)、科研、后勤等服務(wù)的綜合管理機構(gòu),是院系領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)校有關(guān)職能部門命令的基層執(zhí)行者,也是聯(lián)絡(luò)校內(nèi)外以及全院師生員工的樞紐,院系的許多管理工作必須通過辦公室主任來組織和實施。因此,和諧的院系辦公室工作室是營造院系和諧的基礎(chǔ)。

2、和諧工作探討

(1)和諧管理。院系辦公室要根據(jù)學(xué)院工作內(nèi)容及特點對原有的各項常規(guī)工作的規(guī)章制度不斷進(jìn)行修訂和完善。首先保證辦公室工作的規(guī)章制度與規(guī)范要圍繞院系主體工作目標(biāo)的實現(xiàn)來建立。在不違反國家法律和學(xué)校有關(guān)規(guī)定與規(guī)范的前提下辦公室工作的各項工作制度都必須以有利于院系整體工作目標(biāo)順利實施的原則。要通過規(guī)定崗位職責(zé),實行目標(biāo)管理,形成分工合理、職責(zé)明確的運轉(zhuǎn)機制,用規(guī)章制度和崗位職責(zé)引導(dǎo)各項工作在規(guī)范的軌道上流暢運轉(zhuǎn),既可大大提高辦公室的整體運行效率,也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現(xiàn)象。院系辦公室管理任務(wù)繁雜,必須建立一套科學(xué)的管理方式和工作手段,科學(xué)分工,使辦公室組織內(nèi)部的融合力大大提高,形成一個高效運轉(zhuǎn)的系統(tǒng)。

(2)和諧觀念。變被動的“辦事”為主動的“參謀”,提高輔助決策水平,辦公室工作不能只停留在辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù),還必須在學(xué)院的發(fā)展、建設(shè)、管理等方面進(jìn)行思考,變被動為主動,主動為領(lǐng)導(dǎo)出思路、想辦法,當(dāng)好參謀和助手。辦公室人員經(jīng)常與各個層次、各個部門的人員相互聯(lián)系、溝通,信息更靈敏,思路更加開闊,更有利于創(chuàng)新思維的涌現(xiàn)。辦公室人員要充分利用這個優(yōu)點,發(fā)揮主觀能動性,有意識的廣泛收集校內(nèi)外各種動態(tài)信息,吸收他們先進(jìn)的工作思路及做法,及時提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。并結(jié)合實際,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定切實可行的方案,使各項工作得以順利開展。此外,承擔(dān)參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)及管理的院系辦公室,其服務(wù)對象是教師,在知識密集、人才薈萃之地承擔(dān)繁雜的服務(wù)工作,辦公室主任及辦公室工作人員應(yīng)不斷提高自己的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及心理素質(zhì)等。

(3)和諧關(guān)系。學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)在配備人員時,應(yīng)持慎重態(tài)度,崗位的設(shè)置要合理,既不能出現(xiàn)一人多崗,又不能人員超編,人員上崗要通過競聘方式產(chǎn)生。辦公室要吸收具有專業(yè)知識水平和管理經(jīng)驗的人才,實現(xiàn)人盡其才,才盡其用,逐步建立科學(xué)、完善的用人機制。院系辦公室是一個整體,是一個團隊組織,不同的成員個體組成了這個整體。個體自身的和諧發(fā)展以及成員之間的和諧關(guān)系是和諧理念實施的現(xiàn)實基礎(chǔ)。

(4)人文關(guān)懷。有些學(xué)校不允許行政管理崗位人員通過自己努力轉(zhuǎn)換為教師崗或科研崗,這是一種人力資源的浪費,也扼殺了高校行政管理崗位人員的上進(jìn)心,約束了高校行政管理人員的職業(yè)發(fā)展。這會導(dǎo)致學(xué)校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。學(xué)校和學(xué)院應(yīng)加強對行政人員的人文關(guān)懷,加強行政人員的業(yè)務(wù)水平,提供培訓(xùn)、指導(dǎo)等機會;對行政人員的工作成績要充分肯定;對行政人員的成才定向給與指導(dǎo);對有深造意向和能力的行政人員,鼓勵其向高學(xué)歷和高職稱沖刺。讓辦公室等行政人員覺得在高校從事管理工作并不是低人一等,有來自周圍的社會認(rèn)同感。有了這一系列的人文關(guān)懷,承擔(dān)繁雜事務(wù)性工作的辦公室人員就會覺得“前途有盼頭,工作有勁頭”,而且能極大限度地挖掘行政人員的潛力,提高高校行政管理人員的知識水平和管理水平。

3、和諧管理目標(biāo)

(1)提高管理效能。和諧的多元性、包容性決定了高校院系管理的復(fù)雜程度和運行難度。辦公室處于諸多矛盾焦點和政務(wù)、事務(wù)中心,許多麻煩事、得罪人的事都難以回避。辦公室成員要善于化解矛盾,避免沖突,既各司其職又互相包容,通力合作,提高管理效能。

(2)過程合一。院系辦公室管理重在過程。管理的過程就是各個成員將學(xué)校各個職能部門的戰(zhàn)略意圖、規(guī)章制度內(nèi)化為師生員工自覺行動的過程,這個內(nèi)化的環(huán)境應(yīng)是和諧的。管理的過程要體現(xiàn)人性化,對教師而言,切忌用命令主義的簡單方式,對來訪的學(xué)生則應(yīng)誠懇相待,主動為他們服務(wù)。

(3)提升管理品位。管理與品位的結(jié)合,代表著管理的質(zhì)量和水平?；诤椭C管理,個體發(fā)展的和諧是不夠的,更要求年輕的教育管理干部發(fā)展要個人目標(biāo)與院系的管理目標(biāo)相一致,最終實現(xiàn)與社會發(fā)展相和諧,與時展相和諧。工作中要妥善處理高校院系管理中的各種復(fù)雜關(guān)系,調(diào)整心態(tài),為教師和學(xué)生的全面發(fā)展搭建寬廣的平臺。

總之,在院系辦公室中,倡導(dǎo)和諧理念強調(diào)就是辦公室管理者身體和心理的和諧,精神和身體的和諧,也就是人格的統(tǒng)一和諧。人格的和諧是人自身發(fā)展的動力,是每一個人所追求的終極目標(biāo);辦公室管理者之間的人際關(guān)系的和諧,再到整個院系組織的和諧,是一個循序漸近的過程,后一個的和諧有賴于前一個層次的和諧。院系辦公室管理者不斷地拓展管理能力,和諧地發(fā)展自身,為所服務(wù)的對象―教師和學(xué)生建設(shè)一個和諧的環(huán)境,創(chuàng)造一個有利于學(xué)術(shù)和個性自由發(fā)展的平臺,完成時代賦予高?；鶎庸芾碚叩墓鈽s使命。

(注:本文得到北京物資學(xué)院工商管理創(chuàng)新基地項目資助,項目編號:WYJD200904。)

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