序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案信息范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

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【關(guān)鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件

檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對計算機的應(yīng)用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。

1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求。

2 檔案信息電子化現(xiàn)狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 我國目前還沒有開發(fā)出一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形勢不統(tǒng)一，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規(guī)范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，并不能全面實施、進行標準化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術(shù)水平不能滿足于現(xiàn)代先進設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施

3.1 政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規(guī)范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

【參考文獻】

[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學(xué)術(shù)版，2006（05）.

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1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

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【關(guān)鍵詞】電子檔案；傳統(tǒng)檔案；互補共存

21世紀以來，我國的信息技術(shù)進入了迅速發(fā)展的階段，隨之而來的是電子信息技術(shù)在各個行業(yè)的廣泛運用，而在檔案管理方面，信息技術(shù)也帶來了相當(dāng)大的影響，并且催生了一種新的檔案保管方式——電子信息檔案。現(xiàn)今社會正處于一個從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子信息檔案過渡的中間階段，如何順利做好其銜接工作、實現(xiàn)紙質(zhì)檔案同電子檔案之間的互補共存顯得尤為重要。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案的異同

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案的相同點

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的載體是紙張，容易受到潮濕、高溫、有害氣體等外在因素的影響，嚴重影響紙張的保存質(zhì)量，使字跡模糊、紙張發(fā)霉等，容易導(dǎo)致資料或信息的丟失。而電子信息檔案多以硬盤或光盤、磁帶為載體，潮濕與高溫等同樣能造成載體出現(xiàn)各種程度的損壞，同樣會造成資料或信息的嚴重丟失。所以說無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是電子信息檔案，都應(yīng)該選擇一個非常合適的保管環(huán)境，保障資料的安全，同時也應(yīng)該用其它方式來做好資料的備份。

（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案兩者的差異

1.在載體方面兩者的差異

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是以各種紙張為載體，資料信息與其所在的實物紙張是沒有辦法分離的；電子信息檔案是以各種硬盤、光盤為載體，以數(shù)據(jù)的形式存儲，這種資料信息是可以隨時復(fù)制與轉(zhuǎn)存的。

2.在檔案保管方面兩者的差異

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對溫度與濕度要求較高，安全方面以防潮防火為重點，比如庫房墻壁采用防潮效果較好的建筑材料，用來記錄檔案的工具采用壽命比較長的紙張及不易揮發(fā)的墨水，同時做好日常的防火工作。電子檔案主要依托于計算機設(shè)備及電子技術(shù)存在，其保管工作除了在載體防潮、防盜、防靜電方面需要注意，還應(yīng)該對數(shù)據(jù)傳送過程進行嚴格地控制保管，如建立安全的服務(wù)器、設(shè)置安全權(quán)限、數(shù)據(jù)加密等，以免造成資料數(shù)據(jù)的流失。

二、傳統(tǒng)檔案與電子檔案互補共存的必然性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法替代及容易鑒定的這些特性，使檔案信息有更好的安全性與穩(wěn)定的性，同時極具法律效力，在各種機構(gòu)中都有著非常權(quán)威的地位，在這一點上，與電子檔案相比，有著非常大的優(yōu)勢，所以在發(fā)展電子檔案的同時也更應(yīng)該加強對紙質(zhì)檔案的管理水平。

電子檔案極易復(fù)制與傳輸?shù)倪@一特點，使電子檔案資料有更好的開放性，同時電子檔案極易篩選，相關(guān)工作從開始到結(jié)束的一系列過程都通過電腦來實現(xiàn)，使檔案管理人員的工作時間能夠得到一個更為合理地利用，在對信息的調(diào)用上，也擺脫了傳統(tǒng)地域上與時空上的限制，極大地提高了相關(guān)人員的效率。從這一點上看，電子信息檔案是檔案管理上的一個必然趨勢。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案各有各自的優(yōu)缺點，在實際的工作中，檔案管理人員需要揚長避短，將兩者進行合理地搭配，找到一個互補共存的檔案管理辦法，使檔案管理工作更加高效。

三、傳統(tǒng)檔案與電子檔案如何實現(xiàn)互補共存

（一）做好傳統(tǒng)檔案與信息檔案的轉(zhuǎn)化工作

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進行互相轉(zhuǎn)化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，從而提高檔案的簡單直觀性，使檔案達到不同的利用效果；同樣的，紙質(zhì)檔案也可以通過掃描或計算機輸入的方式，快速地轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統(tǒng)檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉(zhuǎn)化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個合適的臨界點。

（二）培養(yǎng)全面的檔案管理人才

傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發(fā)展方向下，也要求有一批緊跟時展步伐，專業(yè)的全面型的檔案管理人才?，F(xiàn)階段，我國檔案相關(guān)工作人員想要適應(yīng)檔案事業(yè)與信息技術(shù)的發(fā)展，就必須積極的學(xué)習(xí)新的知識結(jié)構(gòu)，引進學(xué)習(xí)消化新的信息技術(shù)。在熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理方法的同時，也能熟練掌握電腦知識及相關(guān)存儲設(shè)備的使用，具備全面的管理水平，擔(dān)負起將傳統(tǒng)檔案與電子檔案完美結(jié)合的重任。

（三）對電子檔案運行過程科學(xué)控制

電子檔案的運行都是通過電子技術(shù)、計算機設(shè)備來實現(xiàn)的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復(fù)制的特點，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強相關(guān)工作人員的安全意識，加大所有相關(guān)計算機設(shè)備的安全管理力度，設(shè)立一套對電子檔案運行全過程的記錄監(jiān)管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉(zhuǎn)換，一直到存儲，都要對其進行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩(wěn)定與正常運行。

（四）現(xiàn)代檔案實行雙套制

想要達到傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存，必須有一個比較完善的檔案管理方案。傳統(tǒng)檔案與電子檔案在收集的方式、時間以及其保護、利用、儲存等方面都不相同；同時，傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間是可以互相轉(zhuǎn)換的，所以我們必須建立兩套相互聯(lián)系又互相獨立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運行、分別存儲，所以在管理時一定要使兩者之間可以聯(lián)系，要建立兩個方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據(jù)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的特點，我們可以實行保險又簡單的雙套制，可以相互聯(lián)系的兩套不同的管理制度。

四、結(jié)語

在社會發(fā)展中，傳統(tǒng)檔案向電子檔案過渡的中間階段，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍然是檔案管理中重要的組成部分，傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子檔案這兩者之間，仍然需要共同存在、共同發(fā)展。為此，相關(guān)的檔案管理工作人員必須做好傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子檔案的銜接工作，使兩者之間能夠達到一個最為合理的共存關(guān)系，這樣才能使檔案管理工作發(fā)揮出其應(yīng)用的效用。

參考文獻

[1]趙暉.城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理異同分析[J].城建檔案，2012（07）.

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關(guān)鍵詞：電子檔案；信息化管理；安全性；發(fā)展趨勢

現(xiàn)在的檔案管理處于傳統(tǒng)文件式和電子式平分天下的情況，在一些新的機構(gòu)或單位一般都采用電子檔案的管理，因為電子檔案有著快速直觀的特點，但是有些重要部門或者以前的機構(gòu)，為了保障檔案的安全性或者資料太難整理沒有實現(xiàn)電子化管理。電子化檔案管理是一個必然趨勢，電子化檔案有著諸多優(yōu)點，但是也有著缺點，然而這些缺點是今后可以解決的，最重要的觀念的改變。

1電子檔案是檔案發(fā)展的趨勢

電子化、信息化辦公為我們的工作的便捷性和工作速度有著很大的提升。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，定制類軟件誕生，辦公質(zhì)量和速度得到更多的提升。因此檔案的電子化和信息化也是發(fā)展的必然性。因為電子檔案有著以下的幾個優(yōu)點：第一，電子檔案對辦公的場地要求小，在儲存大量的檔案時不需要檔案室，不需要房屋和場地的要求，有足夠安裝電腦的位置即可。大大減少了場地成本。第二，電子檔案記錄信息和查找信息的速度快，相比較傳統(tǒng)及檔案室設(shè)計，電子檔案只需要簡單的操作幾下鼠標和鍵盤就要可以查找到相應(yīng)信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復(fù)制速度快，有些檔案要需要共享時，電子檔案可以快速完成資料復(fù)制，但是傳統(tǒng)檔案管理速度慢，而且會經(jīng)常出現(xiàn)錯誤。同時電子檔案的文字都是由計算機編輯，能夠很好的識別。但是有些傳統(tǒng)檔案有人書寫，內(nèi)容有時很難辨認。

2電子檔案存在的缺點

2.1電子文件的安全性和長期保存性問題

電子數(shù)據(jù)的保存憑借的是計算機存儲硬件或者互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國人心里有種“眼見為實”的觀念，對利用計算機數(shù)據(jù)存儲檔案，因為看不到數(shù)據(jù)的具體存在始終對檔案的安全性抱有疑問，電子檔案在長期保存中受到計算機硬件的影響，如果存儲的硬盤損壞。將代表所有文件都可無法找回，但是利用最近的云技術(shù)可以擺脫數(shù)據(jù)對硬件的依賴，但是另一個問題還是電子檔案的重要缺點，那就是安全性。電子檔案可能被黑客入侵然后文件損失，或者被非法復(fù)制，以及程序員的失誤操作造成文件不可修復(fù)性毀壞等問題，也是電子檔案的安全性的重要問題。但是所有方法都不是完美的，傳統(tǒng)文件檔案管理也可能面臨火災(zāi)，盜竊等問題。電子檔案的入侵相對較容易，抗干擾能力差，同時數(shù)據(jù)修復(fù)能力較低，但這些是逐漸能被修復(fù)和改善的。

2.2紙質(zhì)和電子檔案并存的問題

對于我國而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用時間較長，在居民心中一向有著“白紙黑字”的想法。因此，部分地區(qū)并未大規(guī)模的普及電子檔案，其紙質(zhì)檔案依然占有大部分的檔案工作內(nèi)容。此時，紙質(zhì)和電子檔案并存的問題，直接影響我國的電子檔案普及和信息化管理工作。從目前的情況來看，兩種檔案形式并存問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，紙質(zhì)檔案往往會因為對環(huán)境要求較高，因此在長久的保存后，字體會模糊、頁面會發(fā)黃，此時要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，部分機密檔案或者是及其重要的文件，必須通過紙質(zhì)檔案來保存；第三，電子檔案的工作并未得到所有人的信賴，出現(xiàn)問題的時候，并不能第一時間找到紙質(zhì)檔案來對比，由此在客觀上形成了檔案形式的沖突，社會輿論的壓力也在客觀上為電子檔案工作造成了不小的影響。

3電子檔案信息化管理方案

3.1更新電子檔案的管理方法

電子檔案有著比傳統(tǒng)檔案優(yōu)良的特性，但是也有著缺點，有著對于安全性上人們的擔(dān)憂。為了彌補電子檔案存在的缺點，就要改變電子檔案的管理方法。首先就是按照檔案的重要程度建立適合相應(yīng)的防火墻，同時對于極重要的檔案建立相應(yīng)的鏡像，把鏡像文件給公眾使用，同時主體文件保護安全性，就算黑客入侵了鏡像檔案系統(tǒng)，也不會造成什么影響，只要再復(fù)制一個新鏡像就可以把被篡改的數(shù)據(jù)替換。檔案管理的日常工作時，應(yīng)該做好相關(guān)人員的培養(yǎng)工作，減少失誤操作，同時做好相應(yīng)的備份。同時做好云設(shè)備的應(yīng)用，把檔案建立在云上，保護在硬件出現(xiàn)問題時，檔案的安全性。另外要對檔案進行經(jīng)常性的審查，排除病毒以及做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)整理。電子數(shù)據(jù)如果把安全性問題解決了就逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案的地位，做到檔案全部的電子化。

3.2采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理

電子檔案信息化管理表面上比較優(yōu)異，但在實際的操作中，并不一定會獲得理想的效果，其安全隱患和威脅較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應(yīng)積極采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理，即對原始文件開展大量的保護和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個方面出發(fā)。第一，電子檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行相應(yīng)的用戶確認工作。第二，電子檔案部門在開展信息化管理的過程中，必須和技術(shù)部門、法律部門等專業(yè)部門進行密切的配合，以此來保證信息化管理的標準化和自動化，減少各種不必要的矛盾和沖突。第三，由于原始電子文件的重要性，應(yīng)定期展開備份工作，保證所有的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲的過程中，應(yīng)設(shè)定一定的密保措施，防止出現(xiàn)惡性事件；同時，每一次的電子檔案更新，都不要覆蓋之前的資料，應(yīng)保證檔案在調(diào)取過程中，可以清晰的展現(xiàn)出每一次的更新時間、更新內(nèi)容。第五，由于電子文件的原始性非常重要，因此應(yīng)對其采用最新的技術(shù)來完成，并且要經(jīng)過多項測試，需確保每一個方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的開展，未來工作還會進一步提升。

4結(jié)論

在檔案的管理上懂得結(jié)合新的技術(shù)，把信息化融入其中。建立電子化檔案，在電子檔案的管理應(yīng)用中建立相應(yīng)的機制，認識到電子檔案的優(yōu)點和缺點。發(fā)揮電子檔案的優(yōu)點，對于缺點方面要結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)改善相應(yīng)的安全性上的問題。對于一些主要檔案管理可以采用兩種檔案管理模式共同進行方式，然后漸漸的電子檔案會占據(jù)檔案管理的主流地位。

參考文獻

[1]王思南.民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015(24).

[2]邵文紅.淺談電子檔案管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2015(24).

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高校檔案信息化的建立，自然與電子政務(wù)之間有著密切的聯(lián)系，電子政務(wù)的發(fā)展，需要檔案信息化的成立和發(fā)展提供一定的保障。因為電子政務(wù)的發(fā)展是需要大量數(shù)據(jù)信息的，檔案就是一個相當(dāng)龐大的數(shù)據(jù)和信息的資源庫，電子政務(wù)就是對于大量的信息進行整合和利用。所以說，如果沒有大量的數(shù)據(jù)維持，電子政務(wù)就寸步難行了，也就失去了本身存在的意義。而電子政務(wù)的融入，也讓檔案的建立和使用更加方便、快捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過電子政務(wù)變成電子版，在運用和查詢的時候都會很方便，也就加速了工作效率。

2電子政務(wù)加入高校學(xué)生檔案信息化的好處

2.1電子政務(wù)網(wǎng)能讓高校檔案信息查找更加快捷

當(dāng)今社會中，快速、省事、節(jié)約時間、合理管理是電子政務(wù)的相應(yīng)特征，電子政務(wù)融入檔案信息化以后，高校查找檔案就會更加方便，因此提高了高校的工作效率。并且，工作人員從其他網(wǎng)絡(luò)查詢信息也是完全可以的，這樣憑借自己的工作權(quán)限，既減輕了工作的任務(wù)和負擔(dān)，又提高了工作的效率。

2.2電子政務(wù)網(wǎng)讓高校檔案信息化更加便捷和現(xiàn)代化

電子政務(wù)網(wǎng)還有一個特點，就是能讓高校學(xué)生的檔案更加接近現(xiàn)代化的管理模式。檔案的現(xiàn)代化管理，能讓工作人員的工作效率更高、更加方便，節(jié)省時間。改變了原本乏味無聊的工作流程，幫助工作人員擺脫一成不變的工作內(nèi)容，提高自己的工作效率，也讓高校的檔案管理更加完善、更加現(xiàn)代化，最后實現(xiàn)一體化的檔案管理。

2.3讓高校的電子檔案能夠更加方便操作和查詢

檔案的嚴格監(jiān)控，讓檔案的流向更加嚴謹，是電子政務(wù)的另一個特征。原本的檔案管理是完全手工記錄的，很消耗工作人員的時間和精力，還很容易出現(xiàn)錯誤，很不方便。如今的檔案信息化，可以讓傳統(tǒng)手工記錄的借還問題得到解決，而且電子政務(wù)還有自動催促還回的功能，讓借檔案的人員盡快及時地把檔案歸還。

2.4提高了研究服務(wù)的效率

電子政務(wù)的融入，使得高校檔案的使用和研究都更加便捷，這也是電子政務(wù)融入高校檔案信息化的一個特征。高校檔案信息化，能讓工作人員更加高效率地查找到想要尋找的檔案，查詢和使用都更加方便。除此之外，高校檔案的信息化能更加方便工作人員的思路開發(fā)和創(chuàng)新，也能讓工作人員在第一時間了解最新的檔案動態(tài)。

3高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)過程中存在的不足

3.1高校的學(xué)生信息量較多

高校的學(xué)生數(shù)量是比較大的，人數(shù)很多，情況也比較復(fù)雜。還有就是，電子政務(wù)畢竟是剛剛?cè)谌敫咝W(xué)生檔案信息化管理的初級階段，很多的數(shù)據(jù)信息還沒有形成系統(tǒng)化，處理起來還是很有難度的。除此之外，現(xiàn)在高校的檔案初步信息化是不完整的，還是有很多的問題存在。無論如何，現(xiàn)在的電子政務(wù)檔案信息化，和我們之前傳統(tǒng)的檔案整理是不一樣的，電子版高校檔案包含的內(nèi)容是比較廣泛的，無論是在文字信息，還是數(shù)字上面，都有很大的量，管理也是比較有難度的。

3.2電子政務(wù)融入高校檔案信息化是有風(fēng)險性存在的

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，政府部門的管理也從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)換成電子管理的形式，這里面就必然存在著一定的安全隱患。雖然現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展得比較好，但正是因為這樣的快速發(fā)展，導(dǎo)致現(xiàn)在電子政務(wù)融入高校學(xué)生檔案管理信息化存在風(fēng)險性，主要對于檔案管理的保密性是存在隱患的，這是現(xiàn)在高校檔案信息化首先要解決的重大問題。

3.3高校學(xué)生檔案電子版轉(zhuǎn)換的效力還沒完全得到法律的認可

在我國，人員流動性是非常大的，所以在檔案變動這一環(huán)節(jié)也是比較頻繁的，而現(xiàn)在我們要建立的電子版的檔案，可變性還是比較強的，所以在法律效力上就降低了很多。特別是電子版的檔案，少了法律依據(jù)的公章，就遠遠比不上我們最傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的法律效率高。也正是因為這樣，現(xiàn)在在我國電子版檔案和紙質(zhì)版的檔案是同時在運用，這樣浪費了很多不必要的資源。所以，我國應(yīng)該及時地完善電子檔案的法律效力。

3.4適應(yīng)高校檔案信息化管理的專業(yè)性人才還較為缺乏

高校檔案想要電子信息化，必備的就是相應(yīng)的人才。在高校檔案電子化的進程中，很多問題都是需要專業(yè)性的人才來解決。但是，由于長期手寫檔案的工作，讓現(xiàn)在很多的檔案工作人員都不具備高超的技術(shù)性，對于電子版的簡歷建設(shè)不夠?qū)I(yè)，所以現(xiàn)在很缺乏這方面的專業(yè)性人才，人才的缺乏會影響高校檔案電子版推進的進程。

4在電子政務(wù)融入檔案信息化中需要加強的措施

4.1加快電子檔案建設(shè)步伐

現(xiàn)在，我們在推進高校檔案信息化的過程中，很重要的任務(wù)就是讓電子化檔案的建設(shè)速度、質(zhì)量都能達到理想狀態(tài)，同時讓高校檔案電子化的法律效力得到增強。對于國家推進的檔案電子化來說，現(xiàn)在各個地方性的檔案想要進入信息化管理階段是比較困難的，阻力仍然是比較大的。

4.2減少高校檔案電子化的網(wǎng)絡(luò)隱患

現(xiàn)在高校檔案電子化還是存在很大安全隱患的，這也是困擾全球的一個巨大的難題。雖然說現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展比較迅速，對于人們來說是一件好事，但是在網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的同時，安全隱患也就出現(xiàn)了，這對于檔案信息安全形成了很大的威脅。檔案畢竟是個人信息的一種體現(xiàn)，是需要加以保護的，否則無論對于個人，還是對于社會都將是很大的損失。所以，在想要推進檔案信息化的同時，就一定要加強網(wǎng)絡(luò)的安全性。

4.3加強高校檔案信息化的數(shù)據(jù)化

高校檔案含有大量的數(shù)字信息，所以在建設(shè)的過程中，怎么樣進行數(shù)字化的建設(shè)也是很重要的一個問題，這主要包含了兩個板塊，一是當(dāng)前所擁有的高校檔案的數(shù)據(jù)整理，二是所儲存的高校檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。加強檔案信息化的數(shù)據(jù)性，可以幫助我們更準確地整合信息，減少不必要的麻煩。

4.4加強檔案電子化的人才技能

在檔案信息化的過程中，人才是必不可少的，只有擁有專業(yè)性的高質(zhì)量的人才，才能更加快速地進行高校檔案電子化的建設(shè)。但是，我國目前的情況就是檔案電子化的人才還是比較缺乏的，這個問題也是目前的當(dāng)務(wù)之急。可以通過以下幾點來解決好這個問題：①對于現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行專業(yè)化培訓(xùn)、進行課程的講解，讓現(xiàn)有的檔案管理人員更多地學(xué)習(xí)檔案管理的知識，和專業(yè)化的電子版檔案管理的操作技能，讓現(xiàn)有的檔案管理者更加快速地進入到電子版管理檔案的狀態(tài)中，提高工作的效率；②從外部招聘專業(yè)的檔案信息化的人才；③可以定期邀請一些專業(yè)人士，來公司給工作人員進行專業(yè)知識的講解和培訓(xùn)，讓工作人員接收到最新的知識；④可以隨時讓工作人員進行知識培訓(xùn)交流活動，打造一個良好的學(xué)習(xí)氣氛。

5高校檔案信息化需要注意的一些問題

5.1明確高校檔案電子化未來的發(fā)展方向

高校檔案電子化一定是未來的發(fā)展方向，檔案電子化是提高工作效率和質(zhì)量的最佳的選擇。但是，高校檔案電子化一定要遵循相應(yīng)的法律法規(guī)，讓高校檔案電子化更加有法可依。還有，高校檔案電子化一定要根據(jù)時代的變化而變化，不能一成不變，要不定時地進行調(diào)整，工作人員要認識到電子檔案發(fā)展的必要性和重要性。

5.2高校電子版檔案與傳統(tǒng)檔案同時保存

由于現(xiàn)在高校電子版檔案的法律效力還不是非常的明確，因此電子版檔案還存在一些安全隱患，安全性還是比較差的，所以應(yīng)該使用電子版檔案和紙質(zhì)的檔案一起保存的方式。不管怎么樣，現(xiàn)在我們正在從紙質(zhì)檔案到電子版檔案的過渡階段，所以紙質(zhì)的和電子版檔案一起保存還是比較穩(wěn)妥的方法。在電子版檔案和紙質(zhì)檔案同時保存的情況下，還需要注意：①相應(yīng)的部門工作人員應(yīng)該及時地進行檔案的移交，把各個部門的檔案進行分類保存，清晰明了。在形成電子版檔案的同時，還需定期把紙質(zhì)的檔案交給檔案室進行保管，防止檔案的丟失或者被人篡改；②對于檔案的保存時間也是需要嚴格規(guī)定的，檔案是有相應(yīng)的保管期限的，工作人員要保證這些電子版檔案是沒有安全隱患的，然后將電子版的檔案進行妥善保管，并且在一定時期以后要對這些電子版的檔案進行編制，以方便日后的查詢和使用；③檔案室還有備份檔案的職責(zé)，其中的一份是可以對外的，其他的就需要嚴格地保存起來。

6結(jié)語

篇(6)

關(guān)鍵詞：電子商務(wù) 檔案 影響

隨著的電子商務(wù)的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)的交易模式，給企業(yè)提供了更大的業(yè)務(wù)平臺，同時也對企業(yè)檔案管理方面提出了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案作為企業(yè)知識的沉淀，記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等活動，是企業(yè)發(fā)展中寶貴的信息資源。因此研究電子商務(wù)對企業(yè)檔案信息管理的影響尤為必要。

一、電子商務(wù)對企業(yè)檔案管理的影響

電子商務(wù)給企業(yè)帶來了經(jīng)營戰(zhàn)略、組織管理、信息共享及文化沖突等方面的變化，它不僅是一種技術(shù)革命，更是一種通過技術(shù)的輔助、引導(dǎo)、支持來實現(xiàn)前所未有的頻繁的商務(wù)經(jīng)濟往來，是商務(wù)活動本身發(fā)生的根本性革命。

1. 企業(yè)檔案載體形式發(fā)生了變化。隨著電子計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是在企業(yè)的電子商務(wù)活動中，電子郵件、電子簽名、電子合同等文件格式大量產(chǎn)生，企業(yè)在管理、生產(chǎn)和科技活動中會形成越來越多的存儲在軟盤、光盤、計算機的硬磁盤上的電子文件。電子文件具有非人工識讀性、信息存儲的高密度性、信息與載體之間的可分離性、多種信息媒體的集成性及系統(tǒng)的依賴性等特點。對企業(yè)來說，如何保存好這些電子文件是新時期檔案工作所要解決的實際問題。

2. 企業(yè)檔案工作方式和管理手段發(fā)生了變化。電子商務(wù)活動中電子信息技術(shù)的大量應(yīng)用，不但使人類社會改變了管理方式，更重要的是人類的許多文化觀念也隨之改變。在電子環(huán)境下，任何東西都不是明顯可見的，電子文件的各項特征變得復(fù)雜，要求檔案工作者和文件管理者要有能力確定電子文件的真實性、可靠性和完整性。在信息時代，所有的組織機構(gòu)為了能夠及時、準確地獲取所需的文件、檔案信息，都無一例外地利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來滿足組織對信息的需求。作為檔案工作者來說，更需要掌握計算機技術(shù)，用自動化、系統(tǒng)化的管理手段，快速、準確地為組織提供文件、檔案信息，為科學(xué)決策服務(wù)。

3. 企業(yè)檔案管理流程發(fā)生了變化。由于企業(yè)檔案載體形式的變化，帶來了企業(yè)檔案工作方式的轉(zhuǎn)變，同樣在整個檔案的管理流程中，電子文件在管理的時間、內(nèi)容和順序上都發(fā)生了相應(yīng)的變化，促使企業(yè)檔案管理必須實現(xiàn)企業(yè)電子檔案前端控制和全程管理方法。

①管理時間上的變化。電子文件由于易更改、易刪除的特點決定了其管理時間需提前到電子文件的形成階段，只有這樣才能防止電子文件在形成之后不會因為硬件損壞或人為修改而造成的丟失。

②管理內(nèi)容上的變化。由于電子文件是在電子環(huán)境中生成的，其對計算機的軟件、硬件都有很強的依賴性，因此電子文件在歸檔時要求與之相配套的生成軟件或管理系統(tǒng)一同保存；對文件的鑒定來說，電子文件鑒定時要求對其技術(shù)狀況做出判斷，這些都是傳統(tǒng)鑒定工作所沒有的。

③管理順序上的變化。由于電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作需要在文件的形成階段就進行，因此可以說電子文件的管理流程貫穿于整個電子文件的生命全過程中。這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理程序是不同的，紙質(zhì)檔案管理是有一定先后順序的，比如先鑒定、后歸檔、再著錄等。

二、電子商務(wù)環(huán)境下加快企業(yè)檔案信息化體系建設(shè)

1. 建立并豐富企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

可以依托企業(yè)網(wǎng)站建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，收集反映本企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中的基本數(shù)據(jù)、歷史記錄等資料，及時歸檔整理形成豐富的檔案信息資源。此外，還應(yīng)廣泛收集行業(yè)內(nèi)部信息資料，隨時了解并溝通同行業(yè)檔案工作動態(tài)，取得與自己相關(guān)聯(lián)的信息，實現(xiàn)檔案資源共享，為企業(yè)各部門的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、決策提供信息服務(wù)。

首先，企業(yè)檔案部門應(yīng)該對檔案信息資源數(shù)據(jù)采集和整合方式進行改進，對文字、聲音、圖像等信息進行數(shù)字化處理；加強信息收集著錄與交流，建立豐富的網(wǎng)絡(luò)信息庫，及時、有效地整合檔案信息，進行檔案開發(fā)。

其次，電子商務(wù)企業(yè)隨時隨地都能接收到大量信息，企業(yè)檔案部門應(yīng)努力建設(shè)有自身特色的信息資源數(shù)據(jù)庫，運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將需要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，通過對數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)整理、分析和挖掘，為企業(yè)及客戶提供有用的信息。

2. 加強對電子檔案的管理

企業(yè)檔案工作人員通過在網(wǎng)頁上下載和上傳來完成電子文件，這些電子文件中具有重要保存價值的檔案信息在電子檔案數(shù)據(jù)中心服務(wù)器上進行物理歸檔，轉(zhuǎn)化為電子檔案，并有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案歸檔保存，實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙套制，以確保檔案信息的安全。電子檔案的載體與以往紙質(zhì)檔案不同，因此，保管的要求也不相同。它使用的存儲介質(zhì)是較高容量的新材料載體，如磁盤和光盤等；電子檔案數(shù)據(jù)庫房要防塵，并保持清潔、通風(fēng)，檔案工作人員也要定期對存儲介質(zhì)進行檢查，以防計算機等設(shè)備感染病毒。

3. 了解企業(yè)需求，拓展服務(wù)內(nèi)容

企業(yè)檔案工作人員不僅要做好檔案信息資源的收集保管，還需要更多的了解企業(yè)需求，拓展服務(wù)領(lǐng)域。一方面，從相關(guān)網(wǎng)絡(luò)上獲取有效信息，提供企業(yè)產(chǎn)、供、銷、技術(shù)、資金、政策等信息，建立起一套適合本企業(yè)的科學(xué)、高效的企業(yè)檔案信息資源管理體系，為企業(yè)發(fā)展提供主動的全方位的服務(wù)。另一方面，通過企業(yè)門戶網(wǎng)站，結(jié)合營銷手段，把最能展現(xiàn)企業(yè)自身優(yōu)勢和良好形象的信息資源于網(wǎng)上，吸引客戶。

4. 借助企業(yè)信息部門的技術(shù)力量，做好相關(guān)標準的制訂

檔案信息化建設(shè)要與企業(yè)信息建設(shè)同步進行，檔案部門應(yīng)通過吸收和借鑒國際國內(nèi)成功的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)經(jīng)驗，從而盡快制定出符合本企業(yè)電子文件管理的規(guī)范制度標準，如電子檔案存儲格式、代碼標準、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等。相關(guān)標準的制訂是在新的網(wǎng)絡(luò)時代中，這是促使企業(yè)檔案信息建設(shè)制度更規(guī)范、共享性更強、成功利用率更高的保證。

5. 培養(yǎng)高素質(zhì)、多技能的檔案信息管理人才

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要一支專業(yè)技術(shù)素質(zhì)較高的隊伍， 因此，應(yīng)加大檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)力度，有針對性進行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別加強計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)、人工智能和基本技能等知識的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)把理論與實際工作有機結(jié)合，提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能，從而能更熟練地為企業(yè)電子商務(wù)活動提供信息服務(wù)。

三、結(jié)論

進入電子商務(wù)時代，企業(yè)檔案信息資源在企業(yè)的發(fā)展中將日益占據(jù)主導(dǎo)地位，企業(yè)檔案管理應(yīng)跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，并在先進的管理理念和模式的指導(dǎo)下，對企業(yè)檔案管理工作進行根本性的變革，提高檔案管理水平，只有這樣才能合理開發(fā)利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源效用的最大化，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，提高企業(yè)效益。

參考文獻

篇(7)

關(guān)鍵詞 信息時代；電子檔案；技術(shù)革新

中圖分類號 TP39 文獻標識碼A 文章編號 1674—6708（2012）76—0216—02

電子檔案是指由計算機保存的信息資料，電子檔案的載體是計算機。電子檔案的是隨著科技不斷發(fā)展，進步而產(chǎn)生的。在當(dāng)今時代，這樣一個信息化時代，以往的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足企業(yè)或者相關(guān)部門單位的需求，電子檔案代替紙質(zhì)檔案成為檔案管理的主要手段，是時代進步發(fā)展的必然結(jié)果。電子檔案相比紙質(zhì)檔案，不僅節(jié)省了大量的紙張資源，而且，電子檔案方便，簡單的特點極大地提高了檔案儲存管理的效率和時間，電子檔案具有操作簡單，方便的特點，它避免了紙質(zhì)檔案儲存麻煩的問題，而且，紙質(zhì)檔案的保存期相比電子檔案來說就比較短了，紙張不容易接受長時間的儲存。電子檔案一旦建立，除非人為刪除，否則，沒有遇到突發(fā)事件的情況下，能夠無限期地保存下去。當(dāng)今社會不僅是信息化時代，也是強求節(jié)能，節(jié)約資源的時代，電子檔案是檔案管理的一個突破，并且，在未來社會的發(fā)展，必將完全代替紙質(zhì)檔案。

1 電子檔案在企業(yè)，公司中的運用

企業(yè)或者公司一定會涉及到相關(guān)檔案的建立，管理。企業(yè)或公司中，各種辦公檔案或者人力資源檔案等等都離不開檔案儲存。企業(yè)是講求利益最大化的，企業(yè)在選擇檔案管理方式上，就會盡量避免不必要的開支，另外，企業(yè)的檔案要滿足企業(yè)隨時可能要查閱的需求，因此，電子檔案便是最佳選擇。大部分的企業(yè)不會選擇采用紙質(zhì)檔案，首先因為紙質(zhì)檔案不便于馬上找到需要的檔案信息，另外，紙質(zhì)檔案如果涉及到一些公司機密，那么它的保存也就面臨一些特殊要求。電子檔案特有的優(yōu)點很好地解決了這點問題，電子檔案易保存易查找也容易建立，這樣的檔案管理方式受到了大多數(shù)企業(yè)或公司的青睞，企業(yè)或者公司在電子檔案上的運用面相當(dāng)?shù)膹V泛，特別是在現(xiàn)在這樣一個信息化時代，企業(yè)或公司的運營也離不開互聯(lián)網(wǎng)計算機，很多時候與客戶或者部門員工的交流都會透過互聯(lián)網(wǎng)來聯(lián)系，那么一旦要用到相關(guān)檔案資料，采用了電子檔案的企業(yè)就能及時通過互聯(lián)網(wǎng)來傳送相關(guān)資料，這樣一來，明顯提高了企業(yè)的辦事效率。企業(yè)或者公司采用電子檔案是企業(yè)發(fā)展的需求，電子檔案獨特的有點很好地在企業(yè)公司的日常工作中起到很大的幫助。一般來說，企業(yè)或者公司都是離不開電子檔案的，這是企業(yè)更好地發(fā)展的必要手段。倘若采用古板的紙質(zhì)檔案，那么企業(yè)或公司的工作就一定會受到一些阻力。電子檔案在企業(yè)中的運用是必要的，這也是企業(yè)明智的選擇。就目前的發(fā)展趨勢，電子檔案在企業(yè)運用面還將大大提升，電子檔案是信息時展的產(chǎn)物，是企業(yè)或公司必然的選擇。

2 電子檔案在圖書館中的運用

圖書館是一個龐大的信息管理中樞，這樣一個龐大的信息管理中心，不可能依靠紙質(zhì)檔案來建立檔案，這樣一來，不僅會影響學(xué)校相關(guān)部門的辦事效率，而且容易造成資料混亂，同時，這也會給圖書館的管理員的工作造成很大的工作壓力。圖書館這樣一個龐大的數(shù)據(jù)中心，勢必要依靠電子檔案的管理來完成檔案管理工作。電子檔案可以透過很多方式來實現(xiàn)，譬如通過計算機上的一些軟件或者表格等，也可以通過光盤、磁盤、錄像帶等等方式來實現(xiàn)，總的來說，電子檔案的形式是多種多樣的，電子檔案在圖書館中的運用已經(jīng)愈來愈普及，幾乎大大小小的圖書館都會用到電子檔案來管理相關(guān)檔案。圖書館每天要滿足大量師生的信息查閱或者圖書借閱等需求，建立有效的電子圖書書目檔案供師生們查詢相關(guān)書目才能滿足大量師生的需求，圖書館不可避免的都要建立自己的書目檔案管理，這樣一來，才能方便圖書館管理員的工作，對圖書的清點工作以及更新更換等工作也有很大幫助。一些大型的圖書館更是有必要發(fā)展電子檔案，離開了電子檔案，借書者檔案管理就出現(xiàn)了問題，圖書館每天要迎接那么多人的借書需求，借書者的檔案建立一定要高效方便。電子檔案就可以很好地解決這個難題，電子檔案建立檔案方面，只需要通過計算機簡單的資料登記就能做好圖書跟蹤記錄，這樣就確保了圖書館借書還書的方便進行。另外，電子檔案在圖書館中的運用還會涉及到一些書籍的更新，更換以及采購。對書目進行電子檔案的統(tǒng)一管理，就能方便查詢到相關(guān)書目的數(shù)量情況，這樣一來，就能方便相關(guān)部門的圖書采購工作順利地進行?？偟膩碚f，電子檔案在圖書館中的運用范圍廣泛，運用起來也方便。圖書館是很難脫離電子檔案而存在的。

3 要抓住電子檔案的優(yōu)點，全面推進電子檔案的運用工作

總結(jié)來說，電子檔案不僅有方便儲存，方便查詢以及環(huán)保等等的優(yōu)點，那么在信息化時代全面發(fā)展的當(dāng)代，電子檔案的推廣，普及運用工作就應(yīng)該大力的進展下去。首先，針對相關(guān)部門現(xiàn)有檔案庫方面，要不斷地完善電子檔案這項技術(shù)，采取更加有效的方式，通過技術(shù)創(chuàng)新，就電子檔案的方式進行必要的突破，提高電子檔案庫的質(zhì)量。另外，各資料庫的資源溝通，也要進行必要的改善，將各大數(shù)據(jù)庫資源有效地共享，從而提高資源的利用率。另外，也要做好規(guī)劃管理工作。電子檔案的建立標準要明確，要符合檔案標準，電子檔案雖然是優(yōu)化檔案管理工作，但是電子檔案也在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，做得更好，把檔案管理工作進行的更加完整。電子檔案常常涉及到一些檔案管理軟件的運用，針對檔案管理軟件，要進行必要的技術(shù)革新，要科學(xué)地開發(fā)更多的軟件來輔助電子檔案的建立工作，高效快捷的軟件是電子檔案順利發(fā)展的關(guān)鍵，做好軟件的研發(fā)，創(chuàng)新工作至關(guān)重要。這方面可以通過行業(yè)交流，技術(shù)創(chuàng)新等等方式來完善。既然電子檔案的優(yōu)勢這么多，那么做好電子檔案的推廣普及工作也顯得尤為重要，電子檔案不一定要完全代替紙質(zhì)檔案，還是要根絕時代的需求來尋求更好的發(fā)展。

參考文獻

[1]郭彤.淺談電子檔案的應(yīng)用和管理[J].信息與電腦（理論版），2011（3）.