序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子檔案；電子檔案管理

一般情況下，檔案管理的工作包括對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及提供利用的工作。隨著計算機技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子文件已經(jīng)漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質(zhì)公文、紙質(zhì)文獻等實體資料都在以逐電追風(fēng)的速度被電子公文、電子文獻等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創(chuàng)建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡單談?wù)剻n案管理的作用、電子檔案的要點以及電子檔案管理的優(yōu)勢。

一、檔案管理的作用

檔案管理的基本性質(zhì)是一項管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務(wù)性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產(chǎn)出物質(zhì)或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機構(gòu)或者檔案工作人員產(chǎn)生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的專業(yè)，所以檔案管理是管理性質(zhì)的工作。檔案管理系統(tǒng)并不是孤立的，而且它是所有社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項通過提供檔案信息來為社會實踐服務(wù)的工作，這是不同于其他工作的特點之一。在歷史的各個階段，在社會中，檔案管理工作都必須為文化、經(jīng)濟、政治服務(wù)，否則檔案管理就不會存在，也難以發(fā)展。檔案部門盡管會研究檔案、也會進行編著等活動，但是他的目的是為了更好地適應(yīng)社會的需要，并被社會所利用，是具有服務(wù)性的活動。在階級社會中，檔案管理工作會體現(xiàn)出一定的階級利益和階級關(guān)系，這被一定的統(tǒng)治階級掌握著，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)的方向集中表現(xiàn)了檔案管理工作的政治性質(zhì)。

二、電子檔案的要點

隨著計算機技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子檔案管理已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理的方式了。下面我們就來談?wù)剟?chuàng)建電子檔案管理的三大要點：一是要建立一個電子檔案首先就應(yīng)該先構(gòu)建一個公共的、獨立的、應(yīng)用性的檔案管理信息化平臺，以及支撐各類業(yè)務(wù)所需要涉及的，包括實體以及虛擬的檔案信息化管理，來實現(xiàn)實體檔案的信息化轉(zhuǎn)變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫等等。三是我們所創(chuàng)建的電子檔案一般是具有保存價值的歷史記錄或是作為法律依據(jù)的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀(jì)錄，并且電子檔案必須具有歷史再現(xiàn)性或者文件的原始記錄性。

三、電子檔案管理的優(yōu)勢

下面就讓我們具體談?wù)勲娮訖n案管理的幾大優(yōu)勢：第一，由于電子檔案管理是通過計算機的應(yīng)用來實行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計算機自動完成的，減少了人為錯誤的發(fā)生，且電子檔案并不會隨著時間的增長而發(fā)生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計算機，計算機并沒有感彩，只會遵照被設(shè)計的保密程序而運行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質(zhì)量管理工作能夠做得更好。傳統(tǒng)的檔案的質(zhì)量管理是要依靠人去做的，因此，必然會有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計算機被設(shè)計的自動化程序來進行運營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質(zhì)量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時效價值。

四、結(jié)語

綜上所述，電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。

【參考文獻】

[1]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.

[2]蔡國慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學(xué)刊,2014(03):113+138.

[3]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.

篇(2)

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;電子檔案;問題;對策

隨著電子信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

1、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

1.2醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識均不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。

1.3電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

1.4檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

1.5需要大量資金投入

醫(yī)院電子檔案的建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、縮微設(shè)備、打印機、復(fù)印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經(jīng)費投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

2、提高醫(yī)院電子檔案管理的對策

2.1建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。二個部門職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。

2.2制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。

2.3加強培訓(xùn)，提高認(rèn)識

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認(rèn)識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認(rèn)識及理解。

2.4加大檔案管理的投入

篇(3)

【關(guān)鍵詞】電子會計；檔案管理；措施；研究

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對各個企業(yè)和事業(yè)單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務(wù)人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會計管理體系不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。為此，各個企業(yè)和事業(yè)單位需要對傳統(tǒng)的會計管理體系進行不斷的改革和創(chuàng)新，此項工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務(wù)之一。

一、電子會計檔案的定義

會計檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時也是各個企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進行存儲的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行及時的記錄，是反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質(zhì)進行存儲、依賴計算機硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。

二、電子會計檔案管理現(xiàn)狀分析

第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認(rèn)識和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。

第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性?，F(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財務(wù)會計軟件系統(tǒng)進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結(jié)和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導(dǎo)致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。

第三，電子會計檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會計電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化沒有足夠的認(rèn)識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對管理人員進行培訓(xùn)，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進行管理，不能滿足社會發(fā)展對電子會計檔案管理的要求。

第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質(zhì)中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟損失。

三、提高電子會計檔案管理的措施

第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定的要求對企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會計報表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學(xué)的電子會計檔案保存管理機制，選擇質(zhì)量較好的磁盤介質(zhì)對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現(xiàn)有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經(jīng)過財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。

第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認(rèn)識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現(xiàn)自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因為其具有不穩(wěn)定性的特點導(dǎo)致會計檔案信息可能會發(fā)生一些改變；其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會計檔案管理中時，信息會出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現(xiàn)的問題進行分析，采取相應(yīng)的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。

第三，對電子會計檔案的內(nèi)容進行明確。對電子會計檔案的內(nèi)容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤中存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會計數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用和定點開發(fā)軟件相結(jié)合會計軟件的整套開發(fā)文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準(zhǔn)確性，除此之外，我國相關(guān)法律規(guī)定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴(yán)格的把關(guān)，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準(zhǔn)確。

第四，配備專業(yè)管理人員，增強電子會計檔案風(fēng)險意識。電子會計檔案具有一定的動態(tài)性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險，所以必須要引進和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會計電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強化電子會計檔案風(fēng)險管理意識，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對電子會計檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應(yīng)該對數(shù)據(jù)材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質(zhì)量進行檢查，保證其質(zhì)量不會出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數(shù)據(jù)進行整理和分類，并且需要明確標(biāo)明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會計檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時在第一時間發(fā)出提示。

四、結(jié)束語

上述文章對電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。

參考文獻：

[1]財政部、國家檔案局有關(guān)負(fù)責(zé)人就《會計檔案管理辦法》修訂答記者問[J].財務(wù)與會計，2016（1）：8-10.

[2]王慶東.傳統(tǒng)會計檔案與電算化會計檔案的比較研究[J].蘭臺世界，2014（2）：60-61.

[3]胡薇.轉(zhuǎn)型發(fā)展視角下地方高校會計檔案的開發(fā)利用研究[J].山西檔案，2015（3）：79-81.

[4]李穎.ERP環(huán)境下會計檔案信息資源管理探析[J].山西檔案，2014（6）：60-62.

篇(4)

關(guān)鍵詞： 電子檔案 管理難點對策

一.電子檔案的特點

電子文件是指能被計算機系統(tǒng)識別、處理、按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上, 并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。電子文件按一定手續(xù)歸檔后便形成電子檔案, 它具有如下特征：①與計算機軟、硬件等設(shè)備關(guān)系密不可分；

②與紙質(zhì)檔案相比概念上有本質(zhì)的區(qū)別；③更高要求的保管條件。

電子檔案材料的多樣性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性,儲存方式的互換性,容易造成信息缺損。當(dāng)前,電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。光盤是利用激光進行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、價值性,企業(yè)才能從中獲得更為完善的服務(wù)。

二． 電子檔案的歸檔要求

計算機特點之一是修改方便,這一特點卻是檔案部門的大敵,檔案是不允許修改的,即使有錯,作為真實的歷史記錄也是不能修改的。為了防止修改,檔案管理軟件中可將電子檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài),這樣用戶只能從計算機上讀取檔案信息,而不能作任何修改。如果要用光盤,一般應(yīng)該采用一次寫人多次讀出光盤即WORM光盤,這樣用戶只能讀取信息,不可以做任何修改,這種不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子檔案。

在電子文件的歸檔過程中, 應(yīng)注意登記電子文件的容量及形成時間, 特別是形成時間不但要登記年、月、日還要登記時、分,因為文件只要修改其存儲容量、時間, 則和原來的文件是不一致的,這樣檔案人員就能注意到文件在復(fù)制、打開過程中是否被有意或無意的修改,如果發(fā)現(xiàn)文件被修改,應(yīng)及時尋找原因, 防止類似情況再次發(fā)生,并盡可能恢復(fù)原電子檔案的本來面貌。

對歸檔的電子文件應(yīng)注意是否被加密和壓縮,當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件被加密時,應(yīng)及時和文件形成者取得聯(lián)系,給予解密。對壓縮的文件,由于壓縮工具眾多,一人一個方法,不利于檔案的提供利用,建議對所有壓縮的文件全部解壓后再存儲在光盤上, 這樣對電子檔案的保管、日后維護、提供利用等都是有利的。

歸檔拷貝的份數(shù),一般為二套,分別存放在不同的地方,如果某些電子檔案利用率特別高,可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長期保存過程中可能會出現(xiàn)讀寫錯誤,但同時同一文件同一位置出錯的可能性是很小的,這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)在也只有二十年的時間,檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案,在經(jīng)濟能力允許的情況下,可適當(dāng)考慮轉(zhuǎn)存到縮微膠片等其它更能耐久存儲的載體上。

電子檔案的保管和維護措施

電子檔案的保存,首先要求具備一個適合電子檔案載體保存的環(huán)境。電子檔案載體的保存環(huán)境,一般是指脫機存儲而言,應(yīng)而要達到有關(guān)要求如歸檔光盤應(yīng)直立排放,嚴(yán)防變形,不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處,不得彎曲、擠壓、摔打盤片,防止盤片沾染灰塵和污垢,避免陽光直接照射溫度控制在17～20℃,相對濕度35%～45%遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場,對需長期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫房中,有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中,防磁柜平時盡量少開啟,防磁柜的鑰匙應(yīng)有專人負(fù)責(zé)。良好的保存環(huán)境,不

僅可以延緩載體的自身老化,而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。

電子檔案載體,特別是磁性載體,極易受到保存環(huán)境的影響,即使在良好環(huán)境下,也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯誤的現(xiàn)象,這是由于載體在長期保存過程中材質(zhì)老化及磁記錄的自然衰減所致,所以對保存的電子檔案,應(yīng)每隔一年抽樣機讀檢驗一次。光盤的拷貝轉(zhuǎn)存應(yīng)根據(jù)光盤的保管情況、光盤驅(qū)動器的發(fā)展和兼容情況、計算機操作系統(tǒng)變化情況、硬件環(huán)境的變化情況而定,當(dāng)上述四個條件任何一個發(fā)生較大變化時,應(yīng)考慮有必要進行轉(zhuǎn)存,轉(zhuǎn)存時特別要注意選擇最新型號的光盤、驅(qū)動器、計算機操作系統(tǒng)和硬件環(huán)境,這樣下次轉(zhuǎn)存的時間間隔可長一些,同時原光盤至少應(yīng)保存一個轉(zhuǎn)存周期,以防萬一。

四．實現(xiàn)檔案電子化的途徑

(1) 檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是經(jīng)過電子技術(shù)處理而記錄在新的介質(zhì)上的一種方式, 進而形成了新的文件和檔案, 稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性, 使人們獲得與處理檔案信息的方式發(fā)生深刻的變革,檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷,可使檔案信息實現(xiàn)資源共享化,更大限度的滿足企業(yè)對檔案信息利用的需求。實現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化打下了基礎(chǔ),檔案信息數(shù)字化是實現(xiàn)檔案電子化的有效途徑。

(2) 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息電子化形成電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別在于記錄方式的數(shù)字化,當(dāng)使用電子技術(shù)和設(shè)備將信息記錄在光盤或磁性載體之上形成電子文件或電子檔案,其信息就不能脫離這種生成環(huán)境和設(shè)備單獨存在,電子檔案信息具有非人工識讀性和系統(tǒng)依賴性。電子技術(shù)及設(shè)備的不斷進步,使電子檔案形成的環(huán)境出現(xiàn)較大的差異,這種差異造成電子檔案信息經(jīng)過一段時間后,存取性受到限制,舊的硬件及軟件已經(jīng)被新的硬件及軟件所取代,舊的硬件及軟件環(huán)境生成的檔案信息在新的環(huán)境下不能被正確識別并存取。這就要求電子檔案信息實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,實現(xiàn)電子檔案信息存儲結(jié)構(gòu)及格式的標(biāo)準(zhǔn)化,形成通用的存儲標(biāo)準(zhǔn),使之在各種不同的環(huán)境下都能被準(zhǔn)確識別、讀取、存儲。因此, 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是檔案電子化持續(xù)、長久發(fā)展的唯一途徑。

(3) 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化就是要實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件的集成,形成可查詢多種平臺的檔案信息管理系統(tǒng),使之支持多種操作系統(tǒng),具有統(tǒng)一的用戶界面,統(tǒng)一的文本格式,統(tǒng)一的查詢方法,用戶科直接得到所需要的檔案信息。企業(yè)科技人員通過網(wǎng)絡(luò)進入檔案網(wǎng)站,經(jīng)相關(guān)手續(xù)取得許可授權(quán),進入網(wǎng)站檢索相關(guān)信息,閱讀或下載所需檔案信息,以滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求。

篇(5)

隨著計算機的普及和電子信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，我們已經(jīng)進入了一個全新信息交換的時代。作為收集信息的檔案部門，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)歷史潮流，對檔案進行數(shù)字化改革，既實現(xiàn)檔案電子化。電子檔案是具有查考利用價值并應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件，是電子文件的轉(zhuǎn)化物，具有電子文件的所有技術(shù)特性，因此，在管理上它與傳統(tǒng)檔案有著很大的區(qū)別。

1 電子文件的定義及特點

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

與紙質(zhì)文件比較電子文件有以下幾個特點：

1.1 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代化設(shè)備才能閱讀利用；

1.2 電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

1.3 電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

1.4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等的要求很高。

2 電子文件的鑒定與歸檔

電子文件在歸檔之前，要進行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作 查考利用價值或藝術(shù)保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內(nèi)刪除。

電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

鑒定后需要歸檔的電子文件均應(yīng)編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續(xù)。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網(wǎng)絡(luò)中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是通過四通打字機的文件軟盤或未聯(lián)網(wǎng)的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號，以便于雙方查驗。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件在移交前應(yīng)通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通知網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權(quán)向檔案部門移交。網(wǎng)絡(luò)中的電子文件歸檔也應(yīng)打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應(yīng)拷貝出軟盤備份。交接雙方按照規(guī)定辦理手續(xù)并在交接目錄上簽名，以示負(fù)責(zé)。

3 電子檔案的管理

3.1 電子文件對檔案管理工作的影響

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

3.2 檔案管理人員應(yīng)采取的對策

3.2.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

3.2.2 解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因此它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。

3.2.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

篇(6)

（一）缺少完善的管理體系

如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來看，高?，F(xiàn)在還未跟上網(wǎng)絡(luò)信息化時代的腳步，還未創(chuàng)建一個有效完整的電子信息管理的體系。雖然高?，F(xiàn)在逐步建立了檔案管理體系，同時也對檔案進行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對電子檔案這個新事物來說，某些高校還沒有做好充分的準(zhǔn)備。

（二）?w檔存有分散性

高校的電子檔案有的存在檔案管理部門，有的存在某一個系或者某一個院里，散落在各個部門中，這體現(xiàn)出歸檔的分散性。也大大體現(xiàn)了學(xué)校對電子文檔的歸檔太過隨意了。同時，由于設(shè)備不齊全導(dǎo)致各個部門不能更好保存好電子文檔的完整性。

（三）電子文檔丟失現(xiàn)象

信息化時代，也很容易出現(xiàn)電子文檔丟失。由于在高校中，有的電子文檔是由各個部門匯總而成的。但是，恰恰因為各個部門都各行其是，才致使電子文件丟失或重復(fù)存儲，雖然很多高校不斷提高了辦公信息化，加強了辦公軟件在教學(xué)和工作中的應(yīng)用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設(shè)備不健全，所以導(dǎo)致了很多文檔的丟失，以及不能及時歸檔。

二、加強高校檔案中電子檔案的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)

隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）強化規(guī)范操作流程，完善管理機構(gòu)

首先應(yīng)注意采用適合本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并規(guī)范操作流程，減少操作失誤與風(fēng)險。運用手工方式已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展，加強電子信息管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機構(gòu)，從電子歸檔到電子檔案保管過程都應(yīng)嚴(yán)格按照制度規(guī)定進行操作，以提高電子檔案的質(zhì)量。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬電子檔案管理功能

檔案管理人員應(yīng)該盡力挖掘檔案館藏資源，重視處理、加工等過程，充分運用信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤技術(shù)，堅持檔案管理便捷、快速、個性化，真正實現(xiàn)電子檔案資源安全性共享。其次，合理妥善保存電子檔案信息，可以儲存在光盤里，實現(xiàn)計算機技術(shù)具體操作，檔案管理人員堅持“以人為本”的服務(wù)準(zhǔn)則。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)在線高效服務(wù)體系，提供在線咨詢服務(wù)，更好地服務(wù)于電子檔案管理。

（四）為電子檔案創(chuàng)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

高校在進行電子檔案管理的過程中，必須嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。高校應(yīng)該安排專業(yè)人員進行管理，定期對硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)進行升級，保證信息安全。相關(guān)工作人員還應(yīng)該定期對檔案信息進行整合和備份，防止在今后的工作中由于文件丟失給工作帶來損失。高校在進行網(wǎng)絡(luò)安全維護的工作中，可以通過建立身份驗證、網(wǎng)絡(luò)防火墻、病毒預(yù)防和數(shù)字簽名等，對查詢和復(fù)制檔案信息的人員進行身份驗證，嚴(yán)格防止有人惡意拷貝文件。

（五）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度

隨著電子檔案在高校檔案管理中應(yīng)用的發(fā)展趨勢，在信息技術(shù)時代，加大科技經(jīng)費投入顯得尤為必要。只有這樣，高校檔案管理才能有序地進行。如何通過資金投入促進電子檔案管理的發(fā)展？我們主要可以采取以下辦法：作為一所大學(xué)，我們必須加大對現(xiàn)代設(shè)備的投資。例如，使用計算機檢索更方便，檔案數(shù)據(jù)可以通過縮微膠片、掃描技術(shù)等有效地加以保護。只有運用現(xiàn)代高科技手段，才能有效地提高電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用效率，從而有效地克服過去檔案工作的落后。因此，增加現(xiàn)代化設(shè)備是十分必要的，同時也能使整個高校檔案管理工作朝著更加現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。

篇(7)

關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理

中圖分類號： G276 文獻標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01

電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內(nèi)容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質(zhì)文件內(nèi)容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關(guān)信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點：

一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發(fā)展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應(yīng)的分類號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。

（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規(guī)范公文制作和控制程序。

（5）加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理。