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篇(1)

1、文書檔案管理的特點(diǎn)分析

文書檔案具有一些明顯的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下方面：首先，文書檔案管理的重點(diǎn)在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過(guò)程記載、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來(lái)，并分門別類地存放在擋案室中；其次，與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過(guò)程也是檔案的形成過(guò)程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)，檔案主要來(lái)自于文書；再次，文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實(shí)記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。

2、文書檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1文書工作與檔案工作銜接方面的問(wèn)題

文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實(shí)工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際工作中，文書和檔案實(shí)行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識(shí)淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過(guò)程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。

2.2文書檔案管理人員不足

一些單位缺乏專職檔案員，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負(fù)責(zé)辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料真?zhèn)尾环置?、收集合力不?qiáng)勁等方面的問(wèn)題。另外，一些檔案員對(duì)檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因?yàn)闄n案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對(duì)檔案工作缺乏能動(dòng)力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理

檔案工作在機(jī)關(guān)單位辦公室眾多職能當(dāng)中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡(jiǎn)單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時(shí)候能夠提供參考就行。

3、完善文書檔案管理的對(duì)策分析

3.1搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書人員要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。

3.2提高對(duì)文書檔案管理的重視

提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，轉(zhuǎn)變觀念，而且要提高檔案管理人員的素質(zhì)。不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，努力爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭(zhēng)使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點(diǎn)中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進(jìn)。在工作中變被動(dòng)提供有關(guān)檔案工作資料為主動(dòng)參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動(dòng)性與前瞻性。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發(fā)揮接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動(dòng)性，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

3.3做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)工作是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，因此，不僅要善于收集的本單位與上下級(jí)形成的有關(guān)紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的鮮活和生動(dòng)的，能揭示細(xì)節(jié)的檔案資料，用心整合檔案資源，對(duì)其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進(jìn)檔案信息功能的發(fā)揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設(shè)。要努力把握不同時(shí)期機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)任務(wù)，明確主題，找準(zhǔn)位置，自覺以服務(wù)大局來(lái)安排和考慮檔案工作，形成服務(wù)大局的強(qiáng)大合力。

篇(2)

【關(guān)鍵詞】文書檔案 管理 問(wèn)題 措施

文書檔案是在機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或者其他社會(huì)組織中，單位的行政活動(dòng)過(guò)程中形成的，具有一定價(jià)值的，需要妥善保存的文件，文書檔案管理是對(duì)一個(gè)單位的檔案管理水平進(jìn)行衡量的標(biāo)準(zhǔn)，如果文書檔案管理出現(xiàn)紕漏，會(huì)直接影響到單位的檔案的完整性和資料的質(zhì)量。一般文書檔案包括單位的黨委、紀(jì)檢、組織、工會(huì)、人事、辦公室等部門日常工作中形成的有保存意義的檔案，文書檔案管理工作是日常工作不可或缺的，應(yīng)該引起單位的足夠重視。

一、文書檔案管理的特征

（一）檔案的形成是由文書工作產(chǎn)生檔案的形成是與文書的工作密不可分的，文書的工作內(nèi)容是文件的收集、登記、催辦、轉(zhuǎn)運(yùn)、承辦、整理和立卷、歸檔工作。可見文書是檔案的來(lái)源，文書工作是檔案形成的過(guò)程，是檔案管理工作的前提，檔案的管理工作在此基礎(chǔ)上將文件資料進(jìn)一步收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研、整理、保管、檢索以及提供利用等。文書的質(zhì)量比如文件的格式、卷面的質(zhì)量、資料是否完整齊全對(duì)檔案的質(zhì)量好壞具有直接的影響，文書是否能夠收集完整并且按時(shí)歸檔直接影響到檔案管理工作是否做到位，文書部門負(fù)責(zé)將單位在領(lǐng)導(dǎo)或者日常的行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的資料進(jìn)行整理、立卷，將整理好的文件材料定期向檔案管理部門歸檔。

（二）文書檔案的管理重點(diǎn)是完整的收集文件、妥善的保存資料文書管理的對(duì)象是已經(jīng)發(fā)生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助載體進(jìn)行記錄、分類、整理、存放。文書檔案的管理工作主要是要保證文件的完整、安全，重點(diǎn)是收集、編目編冊(cè)、管理、保存、利用等過(guò)程。

二、文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案的收集不夠及時(shí)。文書檔案的管理是從收集各部門的重要文件開始的，但是由于各種原因，有些部門未能及時(shí)的將文件交給檔案管理員，這就造成了檔案的收集工作的難度。這種狀況是由于各部門的配合工作沒有做好，時(shí)常使檔案管理員不能按時(shí)完成工作，不得不常常催要，但是有些文件個(gè)別部門確實(shí)工作需要，所以導(dǎo)致檔案管理人員只得妥協(xié)，等時(shí)間久了一方面管理員容易忘記收集這些資料。

（二）文書工作與檔案管理工作配合不當(dāng)。文書工作和檔案管理工作是密不可分、相輔相成的，文書工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，從文件的收集、整理、保存、歸檔、借閱上來(lái)講，檔案管理工作是文書工作的延伸。但是由于文書工作和檔案管理工作是分屬不同的部門的，造成了工作上的配合不當(dāng)，文書工作人員沒有歸檔的意識(shí)，而檔案管理員也不了解文書的工作內(nèi)容，兩部門之間缺少溝通和協(xié)調(diào)，使工作的銜接出現(xiàn)脫節(jié)。

（三）文書檔案的保存方法不恰當(dāng)。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，辦公設(shè)備也在不斷的提高，辦公的自動(dòng)化水平越來(lái)越高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展很大程度上提高了文書檔案管理的效率，但是新型的文件材料與傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件檔案的收集、保存、歸檔、利用存在著區(qū)別，也給檔案的統(tǒng)一管理帶來(lái)了不便，因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)的文件材料沒有電子版的備份，而存在計(jì)算機(jī)或是光盤中的文件資料沒有打印出來(lái)進(jìn)行整理和保存，這就使檔案的保存不完整、不條理、不統(tǒng)一，給今后檔案的調(diào)用、查找?guī)?lái)了麻煩。

（四）文書檔案管理人員的素質(zhì)有所欠缺。文書檔案的管理工作主要是通過(guò)工作人員的人力完成，因此人員的素質(zhì)直接影響著管理工作，一些單位的文書檔案管理人員沒有受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，在檔案的分類、立卷等方面缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能，即使具備一定相關(guān)技能的人員也沒有進(jìn)行后續(xù)的教育和培訓(xùn)，接受新的檔案管理知識(shí)和方法，特別是現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，給檔案的管理帶來(lái)了一次革命，管理人員應(yīng)該認(rèn)清未來(lái)行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，掌握好新的專業(yè)知識(shí)，才能不被時(shí)代淘汰。

三、提高文書檔案管理工作水平的對(duì)策

（一）建立有效的工作程序和管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。無(wú)規(guī)矩不成方圓，文書檔案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。為了避免途中會(huì)再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時(shí)，要詳細(xì)的說(shuō)明，使其簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。在操作過(guò)程中，不管任何人員、任何領(lǐng)導(dǎo)等員工都要嚴(yán)格按照規(guī)范制度來(lái)執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無(wú)效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時(shí)，要仔細(xì)閱查，文件的文體格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)之后，再進(jìn)行下一個(gè)流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復(fù)核，以免文件發(fā)生問(wèn)題。

（二）搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。檔案都是建立在文件的基礎(chǔ)上的，而且，文件質(zhì)量決定著檔案管理的質(zhì)量。所以，沒有優(yōu)質(zhì)量的文件管理，就沒有高質(zhì)量的檔案管理。在執(zhí)行文書管理的工作人員，一定要具備著較強(qiáng)的檔案意識(shí)，對(duì)于工作中需要的文書材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執(zhí)行文件處理工作時(shí)，還要時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作，進(jìn)一步完善文書和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書的工作人員一定要對(duì)文件材料的質(zhì)量有著絕對(duì)的保證。比如：文書紙張的大小、書寫的格式、文體格式等要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復(fù)制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對(duì)文件材料進(jìn)行批閱、譽(yù)印、修改、起草等。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實(shí)做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強(qiáng)化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機(jī)制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上切實(shí)提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]文歸賢.文書檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（16）

篇(3)

1.文書工作與檔案工作銜接不好

文書工作與檔案工作既聯(lián)系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個(gè)完整的管理體系，而在實(shí)際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節(jié)，文書人員缺乏檔案意識(shí)，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號(hào)不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>

2.檔案員的素質(zhì)不高，需加強(qiáng)培訓(xùn)

一些單位的檔案人員，沒有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質(zhì)有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識(shí)陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理是時(shí)展的趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案員技能培訓(xùn)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作勢(shì)在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因?yàn)榈寐毮懿块T的配合，難以做好檔案工作，導(dǎo)致重要的文件資料散失。

3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高

從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過(guò)程中卻困難重重，有些部門不愿把需要?dú)w檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強(qiáng)責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動(dòng)心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長(zhǎng)久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。

二、提高文書檔案管理水平的措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書檔案工作，采取多種活動(dòng)形式，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點(diǎn)，從而大量投入檔案管理的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，使得文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息技術(shù)的發(fā)展普及，對(duì)檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，開展新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，具有技術(shù)型、管理型和復(fù)合型的素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。

2.規(guī)范銜接文書工作和檔案工作

文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實(shí)做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)，例如，嚴(yán)謹(jǐn)使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時(shí)，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的講話、外出開會(huì)的記錄等帳外資料，及時(shí)收集處理，確保文件材料的完整。

3.辦公自動(dòng)化管理文書檔案

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力需要提高，信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，朝著管理型、技術(shù)型的復(fù)合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，不斷增加現(xiàn)代化設(shè)施投入，檔案人員熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機(jī)制，隨時(shí)代的變化，檔案人員素質(zhì)需要不斷提高，建立檔案人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制。加大檔案區(qū)域間、部門間的合作力度，擴(kuò)大交際面，交流成功的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代通訊高科技手段，發(fā)展創(chuàng)新思維。

4.加強(qiáng)部門合作，做好收集工作

檔案管理人員要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來(lái)發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開展文書檔案工作。

5.完善管理機(jī)制

辦理公文按照規(guī)章制度，盡可能的細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)定，簡(jiǎn)潔明了，可操作性強(qiáng)，文書檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規(guī)范，在印刷以后再一次的復(fù)核，然后發(fā)送給工作人員，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要的填寫發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。

三、總結(jié)

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一、做好文書工作是提高檔案工作質(zhì)量的前提

文件材料的收集是檔案工作的起點(diǎn)，收集工作的好壞是衡量檔案工作質(zhì)量高低的一個(gè)重要因素，并直接影響檔案工作的全過(guò)程，要做好檔案工作就必須首先做好文件材料的收集工作，使歸檔的材料達(dá)到完整、齊全、系統(tǒng)，如想達(dá)到這一要求，就必須加強(qiáng)對(duì)文書處理程序的管理。

文件材料的歸檔范圍從橫向可分為自制文件和外來(lái)文件兩部分。單位自制文件是歸檔重點(diǎn)，這部分文件較好控制，一般來(lái)說(shuō)，每年歸檔都會(huì)較齊全。而在收文處理程序中應(yīng)值得注意的是：一是對(duì)開會(huì)帶回或上級(jí)機(jī)關(guān)主管部門發(fā)到業(yè)務(wù)部門的文件要先到文書處理人員那里登記，然后分送，以保證上級(jí)文件不散失在個(gè)人手中。二是傳閱的文件要及時(shí)收回，要建立領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件登記本，使文件承辦有主，監(jiān)督文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，提高辦事效率，對(duì)處理完畢的文件，在收文簿上注明，并歸入檔案，避免丟失，這是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，必須做好。三是把好文件校?duì)質(zhì)量關(guān)，文件材料一旦歸檔要使進(jìn)入檔案室的材料確鑿無(wú)誤，就必須加強(qiáng)文件材料校對(duì)工作。如果進(jìn)入檔案室的材料有誤，就容易造成一誤百誤，因此，加強(qiáng)文件材料的校對(duì)質(zhì)量，是一件十分重要的工作。四是把好非正式公文處理關(guān)。在各單位機(jī)關(guān)除了正式文件，還有許多非正式文件。如單位與單位、單位與個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議等，文書人員應(yīng)鑒定這些材料，凡涉及有保存價(jià)值的，在加蓋印章的同時(shí)，還應(yīng)注意留存歸檔。

二、把好文書工作的審核關(guān)，保證歸檔文件質(zhì)量的提高

文件的審核是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是保證文件質(zhì)量的重要一環(huán)。多年來(lái)我們一直堅(jiān)持機(jī)關(guān)公文的審核制度，即：機(jī)關(guān)部門擬寫的文件，先由部門負(fù)責(zé)人核稿簽字后交辦公室審核再送主管領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)簽后交董事長(zhǎng)簽發(fā)，然后由辦公室登記編號(hào)，打印。審核人員負(fù)責(zé)把好文件的政策關(guān)、格式關(guān)、文字關(guān)。辦公室應(yīng)規(guī)定不符合政策的內(nèi)容與標(biāo)題的文稿不打?。晃淖至什?、文面混亂的不打??；用紅藍(lán)圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)、紅墨水起草或修改的文稿不打??；不經(jīng)辦公室審核簽字的不予打印。在審核過(guò)程中，對(duì)于文件格式、文字語(yǔ)言不正確的耐心給予改正。如“請(qǐng)示”“報(bào)告”是否混用，標(biāo)題文種是否正確，主送、抄送機(jī)關(guān)名稱是否標(biāo)準(zhǔn)，落款和成文日期書寫是否正確，文字表達(dá)是否順通精練，經(jīng)過(guò)常年堅(jiān)持不懈的嚴(yán)格把關(guān)，文件歸檔的合格率達(dá)到98%以上，防止了不規(guī)范文件和使用不符合歸檔要求的筆墨書寫的文件流入檔案，提高了檔案案卷質(zhì)量。

三、健全和落實(shí)規(guī)章制度，使文書處理工作有章可循

篇(5)

1 文書檔案管理的特點(diǎn)

1.1 文書檔案管理的重要性

文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。

1.2 文書檔案載體多樣，內(nèi)容豐富

作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對(duì)單位工作的各方面一種有效的反應(yīng)以及真實(shí)記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書等以及上級(jí)部門所下發(fā)的各類文件。檔案的內(nèi)容十分豐富，主要體現(xiàn)在科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。

1.3 文檔工作一體化

文書檔案應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，二者相輔相成，文書檔案主要來(lái)源于文件工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案工作。

2 當(dāng)前文書檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 文書檔案管理制度不規(guī)范

當(dāng)前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒有及時(shí)將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對(duì)文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，檔案管理的制度不完善，職責(zé)分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢(shì)，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會(huì)為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。

2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問(wèn)題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來(lái)，在大多數(shù)單位當(dāng)中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說(shuō)這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書人員對(duì)于檔案的意識(shí)較為單薄以及檔案人員對(duì)于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。

2.3 檔案人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心

在文書檔案的管理過(guò)程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無(wú)編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無(wú)法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問(wèn)題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施

辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個(gè)辦公室的業(yè)務(wù)效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復(fù)雜，我們應(yīng)該從規(guī)范體制、充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。

3.1 完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書檔案管理水平

文書檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

3.2 建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理

在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來(lái)，從根本上實(shí)現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

篇(6)

一、文檔一體化管理的重要性

眾所周知，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有機(jī)地結(jié)為一體，才能實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。由于文檔一體化有共同之特點(diǎn)，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無(wú)論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，他們的源頭、戶頭都是一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，做到即輸進(jìn)庫(kù)。基于二者之間的關(guān)系，開展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個(gè)有序的整體，為檔案工作與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)。通過(guò)文檔一體化管理完全可以統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項(xiàng)目使著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等(見下圖)。這就為檔案部門今后管理不再重復(fù)進(jìn)行著錄奠定了基礎(chǔ)。

二、文檔一體化管理的必要性

近幾年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化程度的提高，出現(xiàn)了大量各種形式的信息文件，紙質(zhì)文件逐步被電子文件所替代，紙制檔案逐步向電子檔案過(guò)渡，這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。文件作為人們進(jìn)行信息交流和貯存的一種工具，有其相對(duì)穩(wěn)定的物質(zhì)載體。文件包含有信息、意識(shí)、知識(shí)內(nèi)容的一種物質(zhì)形態(tài)，它與其他物質(zhì)一樣是運(yùn)動(dòng)的。文件從其形成后的運(yùn)轉(zhuǎn)，承辦和現(xiàn)行、半現(xiàn)行直到轉(zhuǎn)為檔案后的管理和利用，經(jīng)歷了一個(gè)完整的過(guò)程，檔案管理理論界稱之為文件的生命階段或文件周期，它將文件形成和存在過(guò)程劃分為四個(gè)階段，即制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段、永久保存階段。通常后兩個(gè)階段的文件即是檔案。企業(yè)單位檔案室主要保存第三個(gè)階段的文件，其特點(diǎn)是：1文件形成部門剛剛使用完畢，留待以后繼續(xù)存查和利用，所以說(shuō)在一段時(shí)間內(nèi)，仍離不開這些文件，具有檔案的第一價(jià)值；2保密性較強(qiáng)，處于封閉狀態(tài)；3文件對(duì)形成單位依附性大；4有相當(dāng)部門文件只有一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值；5具有永久保存價(jià)值的文件，一般必須通過(guò)這一階段的保存和利用。

三、文檔一體化管理的可行性

為適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的需要，機(jī)構(gòu)整合，就意味著管理體系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、利益保障體系，并盡快使各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。“文檔一體化管理”工作模式隨著新機(jī)構(gòu)的成立而開始了，原文書管理和檔案管理這兩個(gè)程序綜合為一人管理。打破了以往文書工作和檔案工作使用兩套人馬的工作模式，文件的收發(fā)、登記、傳閱、收集、整理、分類、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)均由文檔管理專職統(tǒng)一跟蹤管理，中間過(guò)程量大而雜，要真正做到有條不紊可真不容易。為了防止文書管理和檔案管理脫節(jié)，充分發(fā)揮“文檔一體化”管理的職能，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，通過(guò)競(jìng)聘考核聘用了經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合素質(zhì)高的文檔管理專職來(lái)?yè)?dān)任此項(xiàng)工作。文檔管理專職上崗后，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)文書管理與檔案管理的特點(diǎn)，從企業(yè)自身特點(diǎn)出發(fā)，制訂有效的工作方法，制訂出文書、檔案管理的各種管理制度、辦法，充分利用這些規(guī)章制度、文件辦理程序來(lái)制定管理框架，規(guī)范檔案管理，明確管理職責(zé)；同時(shí)充分地利用現(xiàn)代化管理手段，利用電子文件收發(fā)處理，對(duì)歸檔文件進(jìn)行著錄管理，使文書處理和檔案管理這兩個(gè)工作流程很好地整合起來(lái)完成。文檔管理專職對(duì)文件的收發(fā)、公文處理、文件歸檔等過(guò)程清清楚楚，利用文書與檔案共同的著錄信息，既減少交叉登記、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，更不會(huì)再像以往那樣出現(xiàn)“兩個(gè)和尚挑水喝”甚至于“三個(gè)和尚沒水喝”尷尬現(xiàn)象，大大提高了企業(yè)的辦公效率。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在辦公自動(dòng)化的條件下，實(shí)行文檔一體化管理體制的好處有三：一是提高效率，信息共享；二是規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是科學(xué)合理利用人力、物力等寶貴資源，減少浪費(fèi)。

目前企業(yè)文檔一體化管理仍處于一種初期階段，還有很多地方仍需要我們不斷地完善、規(guī)范。作為企業(yè)文檔專職管理人員，要做的工作還很多，關(guān)鍵是不斷地提高自身的修養(yǎng)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步，對(duì)信息化管理要求越來(lái)越高，這項(xiàng)工作對(duì)我們來(lái)說(shuō)，任重而道遠(yuǎn)。

篇(7)

論文摘要：本文從我國(guó)檔案事業(yè)起源、產(chǎn)生到不斷進(jìn)步，從檔案材料種類，行政組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，管理制度完善，管理人員調(diào)遷，檔案庫(kù)建設(shè)，檔案利用編史修志成果等方面，回顧了我國(guó)自商代至明清主要朝代檔案事業(yè)發(fā)展的足跡。

隨著人類遠(yuǎn)古歷史流傳，人類歷經(jīng)如燧人氏鉆木取火，伏羲氏結(jié)網(wǎng)捕魚，神農(nóng)氏種植五谷等傳說(shuō)；歷經(jīng)結(jié)繩記事、刻契記事、圖畫記事等的原始記事；歷經(jīng)語(yǔ)言記錄符號(hào)——文字的產(chǎn)生；歷經(jīng)國(guó)家、階級(jí)、文明的產(chǎn)生；檔案最終成為人類語(yǔ)言及活動(dòng)的記錄。

據(jù)《說(shuō)文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊(cè)的統(tǒng)領(lǐng)者，是王命大政的決策、記載、下達(dá)及掌管者。即“史官”是當(dāng)時(shí)神權(quán)的代言人和文化的壟斷者，同時(shí)他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國(guó)現(xiàn)存最早、較系統(tǒng)的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無(wú)僅有的材料獨(dú)特、數(shù)量繁多、年代久遠(yuǎn)的檔案，同時(shí)亦是中國(guó)古老文明的鮮明佐證。

到了西周時(shí)期，我國(guó)檔案工作比商朝有了進(jìn)一步發(fā)展?！疤峰肌币源笫窞槭?，及其下屬官員組成的官署機(jī)構(gòu)，主要掌管起草文書、記載史事、保管國(guó)家典籍、策命諸侯卿大夫及其他事務(wù)。當(dāng)時(shí)除了有專門的檔案機(jī)構(gòu)，還有了比較細(xì)化的掌管王朝內(nèi)外檔案的組織人員，即大史、小史、內(nèi)史、御史和外史。此外西周的史官記注制度是我國(guó)古代歷史記載方面領(lǐng)先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國(guó)歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。

歷史演進(jìn)到春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，代表當(dāng)時(shí)階級(jí)勢(shì)力的文書檔案無(wú)論從內(nèi)容到形式都有了較大發(fā)展。其中包括專門檔案、日常政務(wù)文書及民用契券，主要種類有刑書、計(jì)書、上書、盟書、璽書、遺書、符、節(jié)、檄文、券等。另外，文書檔案工作逐漸由傳統(tǒng)史官任內(nèi)分離出來(lái)，被一批專門掌管文書檔案的官員所代替。這表明了社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，由奴隸社會(huì)向封建社會(huì)轉(zhuǎn)化，同時(shí)也是職官分工的歷史進(jìn)步。

秦朝，在其他諸侯列國(guó)的先進(jìn)文化影響下，其文書檔案管理工作得以迅速發(fā)展完善。至秦文公以后達(dá)到歷史較高水平。而且秦的文書檔案制度的制定是在全國(guó)統(tǒng)一文字的基礎(chǔ)上得以實(shí)施。并且其文書檔案工作緊密圍繞鞏固發(fā)展專制的封建皇權(quán)，從而大大促進(jìn)了古代文書檔案工作的進(jìn)程。

兩漢時(shí)期的檔案和檔案工作，隨著中國(guó)封建社會(huì)的發(fā)展得到進(jìn)步。這一時(shí)期的公務(wù)文書的種類和用途增加許多，在文書處理方面，逐步形成了從中央到地方一整套文書工作制度，保證了文書檔案的順利傳遞，有利維護(hù)了封建國(guó)家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。兩漢時(shí)期，當(dāng)時(shí)政權(quán)重視加強(qiáng)檔案文化典籍的收集、累積和利用，促進(jìn)了這一時(shí)期文化的高度發(fā)展和繁榮。

魏晉南北朝時(shí)期，中國(guó)又進(jìn)入動(dòng)蕩戰(zhàn)亂時(shí)代。在中央，檔案工作形成中書、門下、尚書三省分治的中樞系統(tǒng)，建立了中央文書檔案的工作系統(tǒng)。同時(shí)隨著各國(guó)文書檔案工作系統(tǒng)的建立和加強(qiáng)，各國(guó)文書檔案工作人員日益增加，先后設(shè)置有尚書、都令史、令史、書令史……官吏多達(dá)五六十種，名目之多創(chuàng)歷史之最。但這一時(shí)期各國(guó)皆重視檔案典籍的收藏與營(yíng)養(yǎng)汲取。然而由于長(zhǎng)期的社會(huì)動(dòng)亂，大量的檔案典籍又造成很大破壞。令人欣慰的是，這一時(shí)期隨著我國(guó)四大發(fā)明之一造紙技術(shù)的發(fā)展，以及筆、墨等書寫材料的改進(jìn)，不僅促進(jìn)了我國(guó)書法和文具制造工藝的提升，而且為文書檔案工作的發(fā)展提供了良好的物質(zhì)技術(shù)條件，因而檔案工作得到了進(jìn)一步提高和發(fā)展。

隨著歷史的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)進(jìn)入空前繁榮的唐代。唐代的檔案工作中，確立了文書檔案“中書出令、門下審議、尚書執(zhí)行”的三省分權(quán)運(yùn)行體制。三省分權(quán)制度，保證了文書運(yùn)行的認(rèn)真準(zhǔn)確、避免了任何一方的獨(dú)權(quán)，有效維護(hù)了國(guó)家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。至隋唐，文檔官吏進(jìn)一步專職化，由于當(dāng)時(shí)科舉制度的誕生，選官用吏兩相分離，最終形成等級(jí)森嚴(yán)的官吏制度。而作為文書檔案人員的“令吏”，地位低微而又不易升遷。隨著國(guó)家機(jī)構(gòu)的不斷完善，文書檔案的管理制度和律令亦比前代更加系統(tǒng)完備。對(duì)檔案的收集歸檔，整理鑒定，銷毀利用等方面都做了明文規(guī)定。貞觀三年（公元629年），唐太宗組史館，設(shè)館官修史書，他深明“以史為鑒”；“以古為鏡，可以知興替”的道理，因而通過(guò)修史編制來(lái)加強(qiáng)鞏固政治統(tǒng)治。并且這種設(shè)置史館的官修史書制度，一直延伸到清朝民國(guó)。唐代征集檔案史書編纂的成就主要體現(xiàn)在，二十四史中的《晉書》、《梁書》、《陳書》、《北齊書》、《周書》、《隋書》、《南史》及《北史》，皆成書于唐的史館。

宋代的文書檔案種類，除一般政務(wù)文書外，其專門檔案有“賦役檔案”、“律法檔案”和“例”。宋朝檔案目前基本無(wú)存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽墮落，一切政事“以例從事”，“例”即所謂檔案，因而掌管檔案的官吏無(wú)疑成為處理政事中不可或缺的人員。因此宋代文書檔案人員，盡管職位不高，但在各級(jí)政權(quán)機(jī)關(guān)中的作用卻比唐朝重要。宋代的檔案工作機(jī)構(gòu)中，有“事中”，“中書舍人”，“翰林學(xué)士”“司諫”，“錄事”，“主事”，“令史”，“書令史”等檔案官員。宋代的文書工作制度日益完善，以法律的形式加以約束，文書和檔案工作也有了初步分工，兩方面的工作都有了較大發(fā)展。另外宋朝建立了專門用于保管皇帝的詔令、譜系、典籍、詩(shī)文等檔案的帝王檔案庫(kù)。兩宋時(shí)期共建了十一座皇帝檔案典籍庫(kù)，分別收藏各朝皇帝的檔案。這也是檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展的一個(gè)標(biāo)志，一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn)。宋朝代表檔案保管工作發(fā)展水平的另一個(gè)重要標(biāo)志，是架閣庫(kù)的普遍設(shè)置。架閣庫(kù)不僅是檔案保管裝具的變革，也是宋代各級(jí)政權(quán)機(jī)關(guān)保存文書檔案的專職機(jī)構(gòu)，同時(shí)也創(chuàng)立了一整套檔案管理制度。它開創(chuàng)了廣泛意義上普遍保存文書檔案的途徑，是中國(guó)檔案史上的重大變革，也是現(xiàn)代機(jī)關(guān)檔案室的基本雛形。這一時(shí)期編史修志的重要成就，是歷史上著名的司馬光編纂的《資治通鑒》和鄭樵編著的《通志》。

明代的文書工作制度日趨健全。檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置也由分散趨于統(tǒng)一進(jìn)一步發(fā)展。明朝建立的屬中國(guó)檔案史上規(guī)?？涨暗膶ｉT檔案庫(kù)--后湖黃冊(cè)庫(kù)，用于保管全國(guó)賦役檔案。它具有專門工作人員、獨(dú)立管理經(jīng)費(fèi)和嚴(yán)格的管理制度。檔案保管數(shù)量繁多，庫(kù)房存儲(chǔ)面積巨大，為十六世紀(jì)早期世界所罕見。另一皇家檔案庫(kù)的代表--皇史，全部為磚石結(jié)構(gòu)，堅(jiān)固耐用，恒溫恒濕，有利于檔案的永久保護(hù)。是當(dāng)時(shí)我國(guó)勞動(dòng)人民高超建筑水平和智慧的結(jié)晶。

清朝的檔案，絕大部分為政府官文，數(shù)量愈加浩繁，名稱種類復(fù)雜。其檔案管理制度有了進(jìn)一步發(fā)展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文種、問(wèn)題分類的整理制度；編目登記制度；檔案匯抄制度；檔案清理修繕制度等，至此檔案工作的整個(gè)過(guò)程得到完善和提高。

處于半封建半殖民地的近代中國(guó)，國(guó)敗民衰，傷痕累累，歷史檔案文物失竊頻頻。從殷商甲骨、兩漢竹簡(jiǎn)到唐代佛像經(jīng)卷；從敦煌莫高窟到圓明園；從斯坦因到八國(guó)聯(lián)軍；從到帝國(guó)列強(qiáng)發(fā)動(dòng)的歷次……然而政治的動(dòng)亂，列強(qiáng)的蹂躪，終究不能阻斷中華民族文化事業(yè)的進(jìn)程與發(fā)展，一些文化教育團(tuán)體的涌現(xiàn)崛起，故宮歷史博物館文獻(xiàn)館，中央研究院歷史語(yǔ)言研究所，社會(huì)科學(xué)院研究所，清華大學(xué)歷史系，北京大學(xué)“明清史料整理會(huì)”等，他們憑著對(duì)歷史、對(duì)民族、對(duì)子孫高度負(fù)責(zé)的精神，對(duì)明清歷史檔案進(jìn)行了含辛茹苦的收集、整理、鑒定、研究，不僅有效保護(hù)了國(guó)家歷史文化精髓，同時(shí)有利促進(jìn)了中國(guó)檔案學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展與提高。

回顧國(guó)家檔案事業(yè)史發(fā)展歷程，從原始記事到檔案起源，從國(guó)家、階級(jí)、社會(huì)的產(chǎn)生，到檔案的形成、發(fā)展，它伴隨著人類歷史的發(fā)展而發(fā)展，隨著人類文化的進(jìn)步而進(jìn)步。在當(dāng)今全球高度信息化背景下，我們將推進(jìn)國(guó)家檔案事業(yè)信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理進(jìn)程的步伐，不斷促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)