序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理實踐范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

【關鍵詞】醫(yī)院；電子檔案；管理

一、醫(yī)院實行電子檔案管理的重要意義

首先，醫(yī)院電子檔案能促進檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫(yī)院內部管理的一項重要工作，能夠有效促進醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。醫(yī)院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控，節(jié)省了大量的時間與精力，大大增強了原始檔案的應用程度。醫(yī)院各部門可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫(yī)院電子檔案能夠為珍貴的檔案原件提供保護，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供幫助。隨著醫(yī)改進程的不斷加快，醫(yī)院的改革與發(fā)展迫在眉睫。一個醫(yī)院的檔案記載了該醫(yī)院的發(fā)展歷程、各個階段的醫(yī)療水平以及醫(yī)院的運營情況，可以說是承載了該醫(yī)院文化資源。將醫(yī)院的檔案進行電子信息化處理，不僅能夠為檔案原件提供有效保護，還能夠避免因為過多借閱檔案原件而導致檔案遺失的風險。再次，醫(yī)院電子檔案為醫(yī)院進行內部數(shù)據(jù)分析提供可靠的資源。醫(yī)院在進行內部數(shù)據(jù)分析時，很難從紙質文件中獲取到有效、有準備的數(shù)據(jù)資源，但是通過電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立與使用，數(shù)據(jù)庫中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時間，從而能夠在很短的時間內生成臨床所需的數(shù)據(jù)分析結果，并制定出相應的診療方案，為醫(yī)院工作效率與服務質量的提高提供了便利，并有效降低了醫(yī)院運營的成本。最后，醫(yī)院電子檔案能夠為醫(yī)院提供個性化的診療服務。隨著醫(yī)改的不斷深入，個性化醫(yī)療已然成為了一個十分熱點的問題。電子檔案管理也是個性化服務中的一種，相關部門可以從醫(yī)院上報的相關數(shù)據(jù)進行篩選統(tǒng)計，以最快的速度做好可能發(fā)生的新疫情的預防工作。從而有助于國家醫(yī)療成本的降低，進一步提高國民的身體素質。

二、以科學合理的措施完善醫(yī)院電子檔案管理實踐

（一）完善檔案軟硬件設備，以提高電子檔案的安全性。醫(yī)院電子檔案管理工作離開了計算機設備，那電子檔案的優(yōu)勢就無從發(fā)揮。對此，醫(yī)院應該不斷加強電子檔案的軟硬件設備，將落后的計算機設備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設備。比如，以電子刻錄設施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強醫(yī)院電子檔案的時效性，確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時，醫(yī)院檔案管理部門應該建立起完備的檔案管理信息系統(tǒng)，從而以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡安全及時來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復讀性強、修改編輯不留痕跡、載體無法統(tǒng)一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關鍵信息十分容易被更改等等問題，可以通過建立身份加密驗證的保護措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現(xiàn)變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性，為醫(yī)院電子檔案的科學管理提供切實有效的技術幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實提高檔案管理人員的素質水平。為了促進醫(yī)院電子檔案管理工作的進一步發(fā)展，醫(yī)院領導應該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點出發(fā)，根據(jù)目前社會對醫(yī)院電子檔案信息的需求來制定相關的檔案制度來約束、管理電子檔案，從而確保醫(yī)院電子檔案管理工作更加規(guī)范。此外，作為醫(yī)院檔案管理人員，應該不斷提高自身的綜合素質，努力學習有關電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點的安全：1.嚴禁使用電子檔案管理的計算機設備訪問互聯(lián)網(wǎng)。2.嚴禁隨意在電子檔案管理的計算機設備上運行任何軟件。3.嚴禁使用U盤等移動設備移交檔案。4.嚴禁打開、運行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔。醫(yī)院在進行電子文件歸檔時，其歸檔的范圍可以參照紙質文件的歸檔范圍來開展，確定電子文件的類型，歸檔的電子檔案要及時做備份處理，避免電子檔案被刪除的風險。醫(yī)院還應該結合自身的工作實際，凡是在醫(yī)院一切活動中產(chǎn)生的具有價值的檔案都應該收集并及時做好歸檔處理。但是由于大多數(shù)醫(yī)院仍然在電子檔案的管理制度、技術與方法、管理與通信設備等等方面存在著各種各樣的問題，因此，要有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔的措施，實行紙質與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進行。

三、結語

醫(yī)院的檔案管理隨著科學信息技術的不斷進步與發(fā)展也隨之產(chǎn)生了很多新的變化。電子檔案是社會進步的產(chǎn)物，也是檔案管理一個嶄新的課題。醫(yī)院檔案管理工作人員應該不斷改進檔案管理的思想、方法、手段等等，不斷創(chuàng)新醫(yī)院電子檔案管理，為醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高奠定基礎。

【參考文獻】

[1]王晶選.對醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2014（08）：134-136.

篇(2)

Abstract:This article vocational school tradition's records management practice teaching existence's insufficiency embarks, unifies own teaching experience, from using the school archive office, the establishment file simulates the laboratory, to the extracurricular development establishment extracurricular records management practice base fully and so on three aspects, elaborated the records management practice teaching innovation way.

關鍵詞:創(chuàng)新 檔案管理 實踐教學

Key words:Innovation records management practice teaching

【中圖分類號】G712 【文獻標識碼】A【文章編號】1004-7069(2009)-09-0136-02

在國家大力發(fā)展職業(yè)教育的形勢下,以能力為本位,注重培養(yǎng)學生的實踐技能是中職學校實現(xiàn)其培養(yǎng)技能型人才目標的根本保證。作為中職學校教育工作者,在教學過程中,只有以著力培養(yǎng)學生的實踐能力為指導思想,才能確保教學培養(yǎng)目標的實現(xiàn)。檔案管理課程例如文書與檔案管理課、物業(yè)檔案管理課等作為文秘專業(yè)、物業(yè)專業(yè)等專業(yè)課程,在教學過程中,應如何創(chuàng)新實踐教學方法,加強實踐教學環(huán)節(jié),以更好地培養(yǎng)學生的操作能力?筆者結合自身的教學經(jīng)驗,分析了目前檔案管理實踐教學存在的不足,從充分利用學校檔案室、建立檔案模擬實驗室、向校外拓展建立校外實習基地等三方面,闡述了檔案管理實踐教學創(chuàng)新的途徑。

一、目前中職校檔案管理實踐教學存在的不足

由于辦學規(guī)模的制約,教育理念的影響等,傳統(tǒng)的檔案管理實踐教學方法較為單一,涉及面較小。如學校開設專業(yè)較少,涉及開設檔案管理課程的專業(yè)不多,檔案管理實踐場所不能充分保證,檔案管理實踐教學的方法和途徑較為單一。同時,中職學校檔案室在教學中的作用就象檔案一樣容易被教師們忽略,教學工作對檔案的直接利用是少之又少,沒有真正發(fā)揮學校檔案對專業(yè)教學的作用,沒有充分發(fā)揮檔案室在檔案管理實踐教學中的作用。此外,傳統(tǒng)的檔案管理實踐教學多數(shù)沒有專門的實驗室,檔案管理教學主要側重于理論講授和課堂上的演示,學生沒能真正地實踐,在內容范圍上主要側重于檔案業(yè)務工作的實踐環(huán)節(jié)上,在方法上往往是停留在通過復印一些檔案資料,在課堂上向學生演示檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研、編目、提供利用等,課程理論授課結束后,綜合實習也只是參觀學校檔案室,了解有關檔案工作概況等,檔案管理實踐效果并不顯著,沒有能夠真正地加強和提高學生檔案管理的實踐技能。

二、中職校檔案管理實踐教學創(chuàng)新途徑

隨著國家不斷地大力發(fā)展職業(yè)教育,以及中職學校充分利用學校教育資源為專業(yè)教學服務的理念不斷深入人心,不斷創(chuàng)新實踐教學方法,拓寬實踐教學途徑,已經(jīng)成為一種必然。根據(jù)中職學校檔案管理課程本身有著與其他專業(yè)課程不同的特點,如教學內容繁雜、枯燥無味、實踐操作程序較死板固定缺乏靈活性等,本人結合自身檔案管理教學經(jīng)驗,認為檔案管理實踐教學創(chuàng)新的途徑,主要有以下三方面:

(一)充分利用中職學校檔案室,為學生提供實踐機會

中職學校檔案室是中職校檔案管理實踐教學的最基本、直接的場所,學生不用跨出校門,可以親身參與和體驗檔案管理部門檔案工作環(huán)節(jié),掌握檔案管理操作實務。同時,中職學校檔案室通過接納檔案管理課程實踐教學的學生進行實習,指導和幫助學生完成他們力所能及的檔案管理工作環(huán)節(jié),既能發(fā)揮學校檔案室為專業(yè)教學服務的作用,又可以減輕檔案管理工作人員的部分工作壓力,也能提高學生的實踐技能,從而實現(xiàn)雙贏。而中職學校檔案室可為學生提供全宗內檔案的分類、整理、保管、鑒定等實踐技能。利用檔案室作為檔案管理實踐教學的安排方法上,可以分為平時課余時間實踐、利用假期實踐和綜合實習等三種。

1.安排學生課余時間實踐。課余時間實踐是學生到檔案室進行檔案管理工作實踐最基本的方法。這種方法可以以小組(每組人數(shù)視班級人數(shù)情況而定,一般以2-4個為1小組為宜)為單位進行安排,時間在每天下午學生上完課的最后兩節(jié)進行,每一小組見習時間長短由人數(shù)多少而定。利用課余時間實踐的教學實踐方法,靈活機動,邊學邊實踐,使課堂內的理論知識及時地得到鞏固和驗證,同時在實踐中遇到的問題也可以及時地得到解決。

2.安排學生假期時間實踐。就是安排學生在假期時間到學校檔案進行實踐,在人數(shù)安排上可以因情況而具體定度。通過安排中職校學習檔案管理課程的學生假期到本校檔案室進行檔案管理工作實踐,可以使學生系統(tǒng)全面深入地學習掌握檔案管理技能。因為可以通過假期一段連續(xù)時間的實踐,讓學生較為全面了解檔案日常管理工作的具體每一個環(huán)節(jié),可以避免課余時間實踐中因時間短而只能了解其中的某一工作環(huán)節(jié)的缺陷,這對于提高檔案管理實踐技能、提高實踐教學實效有極大的促進作用。

3.進行綜合實習。授課結束后,集中一定的時間,到檔案室進行實踐。這種方法人員、時間相對集中,利用檔案工作人員及任課教師的集中輔導,實踐的針對性較強,實踐重點突出,能使理論知識與實踐操作的重點得到鞏固,同時使學生對該學期所學的檔案管理知識得到系統(tǒng)地理解和掌握。

(二)積極建立模擬檔案實驗室,保證檔案管理教學實踐正常開展

根據(jù)檔案管理工作的特點以及現(xiàn)在中職生的素質特點,檔案室不能為學生提供太多的實際操作機會,因為檔案是不可再生,歸檔文件不可能給學生作為“試驗品”,讓學生直接在真正的歸檔文件上操作,將操作錯誤永久地載入學校檔案,它只能讓學生感受真正的檔案管理工作大體的要求,要想給學生提供更多更好的實踐機會與平臺,建立模擬檔案實驗室,是最佳的選擇,因為模擬檔案實驗室可以讓學生做“試驗”,而不是將“錯誤”永久地載入學?！笆穬浴薄Ｒ虼?模擬檔案實驗室可以彌補檔案室在檔案管理實踐教學中的不足。

1.配備好檔案管理必要的設施。在房間等場地能保證的前提下,配備必備的檔案工作辦公用品,為學生實踐中的檔案收集、整理工作提供物質保證,此外,還盡可能配備檔案庫房內的必要設施,如:檔案柜、架或箱、空調機、抽濕機、溫濕度表等。

2.通過各種途徑收集各種模擬文件。首先,在征得學校領導同意的前提下,將中職學校檔案室已過了保管期限的各類文件移交給模擬檔案實驗室,為學生的實際整理等操作提供保證。其次,充分利用學校各部門在日常管理工作形成的臨時資料作為模擬文件,如教務部門每個學期用于記錄教師授課的記錄冊、學生管理部門用于記錄學生每節(jié)課的考勤表等這類紙質資料,相應的統(tǒng)計工作結束后基本無用,可將它們另加模擬標題后作為模擬文件,這樣既節(jié)約資源又能為學生實踐教學服務。再次,利用網(wǎng)絡資源,打印相關管理文件作為模擬文件等教學資料,為學生的檔案管理實踐操作提供物質條件。

3.由專人管理檔案管理模擬實驗室。為了能讓學生更好地進行檔案整理操作,安排專人管理檔案管理模擬實驗室,以便能更好地指導學生進行實踐操作。

(三)向校外拓展,與有關單位建立合作關系,建立學生檔案管理實訓基地

我國檔案內容豐富,種類繁多,各種檔案的管理方法、特點不一,為了彌補中職學校檔案室和檔案模擬管理實驗室檔案數(shù)量少、種類不齊全的缺陷,以及讓學生能夠了解各類型機關單位的檔案類型和管理,拓寬學生實踐范圍,豐富學生檔案管理知識,通過向校外拓展,與有關單位建立長期友好合作關系,建立學生檔案管理實習基地。

1.與檔案館等檔案管理專業(yè)部門建立合作關系,建立實習基地。檔案館等檔案管理部門保存的檔案數(shù)量多、種類齊全、整理規(guī)范,學生通過到檔案館等這些單位實習,可以掌握檔案全宗分類、檔案庫房的分庫、案卷的排架、規(guī)范化的檔案整理、規(guī)范化的檔案保管等檔案管理綜合技能,提高學生管理各種檔案的綜合技能。

2.與其他跟專業(yè)相關的單位建立合作關系,建立實踐基地?？筛鶕?jù)學生所學專業(yè)特點,如是文秘專業(yè)的檔案管理課程,可與本地的某些機關單位合作,在上半年帶學生到這些單位進行參觀實習,了解機關單位檔案管理工作內容,條件允許時,可安排學生到這些單位進行實踐,能幫助實習單位進行學生力所能及的檔案整理工作。如物業(yè)管理專業(yè)的物業(yè)檔案管理課程,可與某些物業(yè)公司的物業(yè)管理處進行參觀實習和日常的實習,使學生熟悉物業(yè)檔案管理工作技能,提高檔案管理能力。

另外,在安排學生到學校檔案室、模擬檔案實驗室以及校外實習基地進行檔案實踐時,注意與時俱進,創(chuàng)新培養(yǎng)學生利用現(xiàn)代化手段管理檔案的技能,從而使學生掌握新時期的檔案管理技能。

三、結束語

在教學過程中,不同教師對檔案管理實踐教學的方法各不相同,但是我們的目標是一致的,即著重培養(yǎng)學生的檔案管理操作技能,最終提高學生檔案管理的綜合能力。只要與時俱進、不斷創(chuàng)新檔案管理實踐教學的途徑,促使中職學校學生檔案管理實踐技能的提高,最終能實現(xiàn)中職學校的人才培養(yǎng)目標。

篇(3)

[關鍵詞]電子檔案管理；信息化建設；管理體系構建

為適應社會發(fā)展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現(xiàn)代化、電子化的管理方法保證其信息化、網(wǎng)絡化的實現(xiàn)；另一方面需要保證電子檔案在不同領域應用效益的提升，以順應時展的全新趨勢。

一、新時期電子檔案管理的重要意義

首先，傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡以及計算機技術進行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節(jié)省了財力、物力以及人力等方面的投資。

其次，電子檔案實現(xiàn)了資料由實物向信息轉化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務質量的全面提升。

最后，有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時期人們對于多媒體資源的需求，更加符合當今社會對于檔案利用多元化的特征。

二、新時期電子檔案管理的問題分析

首先，對電子檔案的認知與利用存在著三種誤區(qū)――習慣性地將紙質材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進行保管；過度依賴計算機，忽視對電子文件的備份與保存工作，導致常因設備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費資源的同時又使文檔管理回歸低效原點。

其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一，一些電子資源的儲存載體（磁盤、光盤等）外秒看起來保存完好，但是其內由于加密、軟件升級、硬件設施進化和編碼方式變化等原因，常出現(xiàn)信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術的不斷推陳出新，新編碼技術對舊編碼技術的不斷替代，電子計算機外部運行環(huán)境與內部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來越強勁。

最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點，導致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現(xiàn)。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質文件一樣的判斷標準來執(zhí)行。

三、新時期電子檔案管理的實踐應用

（一）強化信息化管理意識

在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案作為信息化發(fā)展進程中順勢而生的產(chǎn)物，人們對其仍存在認知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會各界必須改變原有的檔案管理意識和方法，以適應新時期信息化的發(fā)展需求。

首先，領導層面要致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心，通過構建相關管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進人們信息化管理意識的加強。

其次，檔案管理部門在思想意識層面要加大重視力度，不斷強化與電子檔案管理工作相關人員的思想觀念，使他們在意識到工作重要性的同時，能夠在對外層面上爭取到對檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進相關管理內容的高效進行。

最后，新時期所有行業(yè)的工作人員都應當注意不斷更新自身對于電子檔案管理事業(yè)的觀念，加大對電子檔案的開發(fā)利用的宣傳力度，提高不同領域人們對于電子檔案的認識和使用程度。

（二）完善信息化管理體系

新時期電子檔案的管理實踐與應用，需要各行業(yè)結合自身的業(yè)務特點，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實現(xiàn)合理、科學、高效與實際的目標的過程中不斷豐富與完善。同時該體系在制定的過程中，應當對有關對電子檔案管理的部分進行合理的細化，并采取必要手段提高相關業(yè)務流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來自網(wǎng)絡安全的防范，以保障各類電子檔案的完整性和安全性。

（三）加強信息化人才建設

加強信息化人才建設，需要注重對電子檔案管理人員素質（檔案管理水平等）的培養(yǎng)，以及對相關的工作人員進行業(yè)務（計算機業(yè)務水平等）的培訓。電子檔案管理工作者不僅需要掌握圖文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發(fā)等較為基本的計算機操作技術，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識別、權限控制等技術要求的設定。

綜上所述，新時期電子檔案管理工作具有非常強的復雜性。在保管方面，應當注意避免對計算機過度依賴，從而使電子檔案在進行計算機硬件更新或者出現(xiàn)儲存媒介損壞時，避免發(fā)生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過程中的安全性（避免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務必要小心謹慎，通過對電子檔案保管期限進行嚴密審核，來維護其真實和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應新時期科技以及社會發(fā)展的需求，為我國各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務。

參考文獻

[1]邢軍岐.淺談新時期電子檔案管理問題[J].電子技術與軟件工程，2014（09）.

[2]何所懼.新時期電子檔案管理存在的問題及應對措施[J].辦公室業(yè)務，2014（01）.

篇(4)

經(jīng)過多年的實踐，在我們的工作中仍然存在著一定的不足，影響著檔案管理工作的整體效率和質量。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）圖書館檔案管理人員素質參差不齊

圖書館檔案能夠真實再現(xiàn)各項工作的歷史面貌，有效保障單位的持續(xù)發(fā)展，為圖書館從事各項活動提供各種文字、圖表及聲像等有價值的參考資料。隨著信息化時代的到來，圖書館的檔案管理工作也由過去的紙質檔案變?yōu)殡娮訖n案和紙質檔案綜合保存的狀態(tài)。而目前從事檔案管理工作的人員在專業(yè)素質、理論水平以及專業(yè)技術方面表現(xiàn)參差不齊。有些檔案管理人員不熟悉電子檔案管理操作流程，有些檔案管理人員存在知識老化、學歷偏低以及檔案管理水平跟不上時展等問題，這就使得這些檔案管理人員很難適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）為檔案入庫而程序化作業(yè)

長期以來的工作中，人們習慣將文件與檔案相分離，文件生成與流通都沒有完全被納入到檔案管理中，僅僅是將已退出流通的文檔，依照傳統(tǒng)工作習慣，按多個步驟進行收集整理后入庫保存，最終檔案在長年累月的保管中它的查閱功能慢慢的被灰塵所掩蓋。還有些圖書館的檔案管理不是為了將來方便查閱，而是為了應付上級檢查，將美觀整齊作為歸檔要求。雖然我們圖書館在初期信息化和數(shù)字化的影響下，已經(jīng)形成了紙質和電子雙檔案模式，電子檔案發(fā)展迅速，但紙質檔案還存在著利用率低的不良情況，有的檔案甚至在歸檔后就沒有在被查閱過，其作用和意義也將會隨時間的推移而喪失。

（三）圖書館檔案“重藏輕用”日益邊緣化

檔案工作長期存在的問題是重收集輕利用，以及消極的接收檔案，檔案服務的主動性嚴重不足。在圖書館檔案紙質管理上，我們應該知道，檔案的收集和保存需要耗費巨大的人力、物力和財力，結果是，它們巨大的存量卻無法為圖書館帶來相應的幫助，尤其是大海撈針式的檢索方式根本無法在急需時解決燃眉之急。電子檔案在系統(tǒng)構建上，存在的問題是技術不完善、人員管理體系不健全。整合檔案資源，同時提供最符合需求的檔案資源服務才是檔案管理的責任，也才能實現(xiàn)為圖書館管理和發(fā)展規(guī)劃諫言獻策的愿望，所以在今后的工作中要解決檔案的日益邊緣化問題。

二、圖書館檔案實施知識管理的必要性

科技的進步推動了知識經(jīng)濟的快速發(fā)展和信息化的迅速普及，各行各業(yè)都在努力融入到知識經(jīng)濟大潮中。因此，新時期的圖書館檔案管理必將成為知識管理，并且全部的工作環(huán)節(jié)都將成為知識管理的必要程序。面對新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有積極去迎合知識經(jīng)濟的發(fā)展主動為知識經(jīng)濟發(fā)展服務，才可以推動圖書館檔案工作地快速發(fā)展，才能發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟時代所應有的作用。首先圖書館檔案實施知識管理是自身的要求。檔案知識作為經(jīng)過規(guī)范化處理的顯性知識，同時也是一種知識資源。因此它的管理就應該從知識資源管理的方向去認識、去推動。其次圖書館檔案實施知識管理是現(xiàn)實的要求，因為作為一種知識資源，檔案不能單純地被看做是一種信息，也就不能按信息管理的規(guī)律去管理，具體來說就是通過全體參與，改變傳統(tǒng)的收集方式，通過支持實際工作，解決檔案分類不切實際和不能實時應用的問題。最后圖書館檔案實施知識管理是提升圖書館競爭力的要求。檔案管理的本意是要促進圖書館工作更有效益，因此到了知識經(jīng)濟時代，思想得到了解放，檔案管理走向知識管理，從而提升了檔案管理水平和效率，為圖書館提高競爭力夯實基礎。

三、圖書館實施檔案知識資源管理的條件

只有在充足的基本條件支持和保證下，才可以保證檔案知識管理的順利進行。所以，圖書館在實施檔案知識管理建設中要考慮以下幾個方面因素：

（一）網(wǎng)絡基礎設施條件

一定程度的網(wǎng)絡基礎設施是實現(xiàn)信息化的基礎。比如通過網(wǎng)站，可以向群眾提供各種數(shù)字信息服務，這些服務可以打破時空限制，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。而一個網(wǎng)站的建設需要考慮城名申請、網(wǎng)站規(guī)劃和設計、網(wǎng)站推廣、服務器、數(shù)據(jù)庫開發(fā)等多個方面。所以網(wǎng)絡基礎設施條件關系著檔案知識管理在網(wǎng)絡上能否有效傳播。

（二）資金條件

圖書館檔案部門進行檔案知識資源管理的經(jīng)濟實力，是檔案知識資源管理過程中的物質決定要素。所以，檔案知識資源管理作為一項復雜的系統(tǒng)工程，從實現(xiàn)信息知識資源管理到實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理和運用，每一個環(huán)節(jié)都要投入大量的資金?？傊?，資金的充足與否是檔案知識管理能否順利開展的關鍵因素。

（三）人才條件

圖書館檔案知識資源管理本質上就是一個新知識和新技術開發(fā)利用的過程，所以人才問題在檔案知識資源管理中至關重要。原因是在建設過程中，需要多領域的高層次專業(yè)人才，比如系統(tǒng)分析與設計專家、系統(tǒng)管理與維護專家等，所以，人才問題同樣關系著檔案知識管理的效率。

四、圖書館檔案知識資源管理方案實施

（一）檔案知識資源管理組織建設圖書館檔案知識管理首先需要一個完整、系統(tǒng)的組織結構，以此來推進與保障知識資源管理的順利進行。一方面就是設置知識資源管理部，主要負責檔案知識資源庫管理系統(tǒng)的日常運行和維護，還要設置知識應用規(guī)劃部，負責跟蹤圖書館的業(yè)務工作、事務工作的變化，以及知識資源內容建設。另一方面就是構建知識資源管理團隊，專業(yè)人員團隊負責網(wǎng)上對知識資源做收集、整理，聘請業(yè)內專家對專業(yè)團隊的工作進行審查和判斷。

（二）檔案知識資源管理制度建設

為了圖書館檔案知識管理的系統(tǒng)、組織和過程在法理上固化，同時也為了有效激發(fā)圖書館員工的積極性和誘導檔案管理人員高效的服務，就必須要在圖書館原有的檔案管理制度基礎上建立檔案知識資源管理制度體系。該體系應包括以下幾個方面：檔案知識資源安全訪問權限制度、檔案知識資源收集整理制度以及檔案知識資源管理組織制度等。

（三）構建檔案知識資源管理應用系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括以下幾個部分：（1）應用功能系統(tǒng)，它主要包括檔案知識資源庫，以及電子檔案庫到檔案知識資源庫轉換處理系統(tǒng)，它們的主要功能是知識訂閱、信息搜索、知識提供、在線考試、知識積累等。（2）資源庫委托收集、整理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括非定形知識資源庫，資源庫的歷史知識到電子檔案庫的轉換系統(tǒng)以及領導決策工作經(jīng)驗和成果積累的系統(tǒng)等，主要功能是收集檔案資源、審查檔案信息、規(guī)范檔案文件和業(yè)務考核等。（3）知識資源庫管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)設計包括了業(yè)務事務協(xié)作流程管理系統(tǒng)和它的子系統(tǒng)等，主要功能是將關聯(lián)的知識進行分類，制定檔案模板，對關聯(lián)知識提供鏈接等。

（四）強化隊伍建設

篇(5)

關鍵詞：企業(yè); 文件; 檔案; 管理; 創(chuàng)新? 黨的十五屆四中全會、五中全會及十六大都提出，要加快國民經(jīng)濟和社會的信息化建設，以信息化帶動工業(yè)化，促進社會生產(chǎn)力實現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針。2002年，中央發(fā)出大力加強企業(yè)管理信息化建設的要求，并提出具體工作目標，旨在推動企業(yè)管理信息化建設的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力。在企業(yè)大力實施信息化建設的大背景下，文件與檔案管理實踐迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。?

1工作平臺創(chuàng)新

信息化時代，企業(yè)為提高自身在國際上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設步伐。在建或已投入運行的、承擔企業(yè)職能和業(yè)務活動的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構各項職能的業(yè)務活動。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來源中心。

以辦公自動化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與應用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫功能強大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺：

a) 快捷通信。通過電子郵件系統(tǒng)，建立機構內部通信，信息交流快捷流暢，并與Internet 郵件互通。

b) 協(xié)同辦公。將機構傳統(tǒng)的垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的、可操作的“扁平式”管理，提高機構各級領導或部門協(xié)同工作的效率。

c) 公文流轉。機構內、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，實現(xiàn)無紙化辦公。

d) 信息服務。系統(tǒng)地利用機構積累的信息資源，為機構提供改進創(chuàng)新能力和快速響應能力的手段，以提高生產(chǎn)效率。

更重要的是，信息系統(tǒng)的建立為機構業(yè)務活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。?

2流程創(chuàng)新?

2.1文檔一體化流程概述

在紙質文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業(yè)務活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成”?［1］的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標經(jīng)過技術和業(yè)務的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺”［1］。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業(yè)務流程。這就意味著在形成業(yè)務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務流程的要求，或把業(yè)務流程要求嵌入文件流程，以實現(xiàn)以下目標：

a) 減少流程的中間環(huán)節(jié)；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳轉、分流工作流程；

d) 建立循環(huán)工作流程；

e) 建立交叉、條件等工作流程。

在信息系統(tǒng)中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環(huán)節(jié)視為流程中的一個節(jié)點，對任一工作任務項，可以任一節(jié)點為起點，以輻射、閉環(huán)、分支等形式，同時發(fā)送給多個對象進行處理。流程重組的目的是提高流程中任務處理的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務工作效率，實現(xiàn)協(xié)同辦公的目標，改善文件工作質量。

筆者所在的企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、電力工程技術報告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、電力工程領域的業(yè)務流程和文檔一體化工作流程同時嵌入信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了業(yè)務工作流的文件從生成、流轉到歸檔全過程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標。另外，企業(yè)的其他主營業(yè)務流，在建立信息系統(tǒng)過程中，紛紛到檔案部門咨詢信息數(shù)據(jù)管理方面的要求，并采納檔案部門的建議和意見，在系統(tǒng)設計階段，即將有關文件檔案管理、電子文件管理的要求納入系統(tǒng)流程之中。?

2.2文檔一體化流程的創(chuàng)新點

信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個將系統(tǒng)、協(xié)調和前端控制的思想貫穿于設計、運行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下內容體現(xiàn)創(chuàng)新點。?

2.2.1文件管理階段

a) 面向普通用戶、業(yè)務管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務項的工作流程及操作平臺。

b) 形成文件質量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質量。在請示與批復、收文與轉發(fā)文之間，處理同一項目或任務時產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關聯(lián)關系。

c) 形成文件流轉監(jiān)控機制。通過對文件督辦、催辦的監(jiān)控，對文件的辦理狀態(tài)進行跟蹤和監(jiān)控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉至下個節(jié)點。

d) 形成文件歸檔機制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項目或任務，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。

2.2.2檔案管理階段

a) 建立現(xiàn)代信息服務理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

b) 建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現(xiàn)的重點是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數(shù)據(jù)進行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準確的要求。

c) 建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3管理創(chuàng)新

信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。?

3.1信息管理

通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。

流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務的流轉、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負責流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。

在信息時代，文件信息管理除文件內容之外，更多的是梳理、提煉出機構文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的文件信息實施統(tǒng)一管理。例如：在機構發(fā)文流程中，預先設置相對固定的發(fā)文格式，但隨著機構管理的變化，文件格式也要不斷調整，并且有增加、刪節(jié)等變更的需求，具有動態(tài)變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內容從產(chǎn)生到脫離流程的全過程管理，是針對發(fā)文的痕跡保留、文號等信息的管理；對收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。

3.2信息工作人員管理

信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍”［2］，是非常現(xiàn)實和必要的。具體做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明確職責，各盡其責；

b) 策劃并提供應急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應急反應；

c) 經(jīng)常對相關人員進行安全教育和宣傳；

d) 經(jīng)常開展業(yè)務培訓，提高人員綜合素質，盡量避免誤操作等安全隱患；

e) 建立嚴格的權限管理機制；

f) 規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗模型，加強人員的管理。

對管理職責的劃分，應從多方面考慮：

a) 面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉、查詢的通道。

b) 面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。

c) 面向檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務手段。

d) 面向系統(tǒng)管理人員，建立流程跟蹤、流程監(jiān)控、流程日志機制，提供操作平臺；提供機構、人員、權限、流程節(jié)點、流向及變更的設置手段。

4制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應用過程中，能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業(yè)務管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務規(guī)范、技術規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)的應用各階段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《辦公自動化系統(tǒng)?（OAK）?應用及運行維護管理規(guī)定》。內容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責分工；信息系統(tǒng)的身份確認、用戶權限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。

b) 《電子公文管理辦法》。內容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。

c) 《OAK系統(tǒng)電子文件管理細則》。主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數(shù)據(jù)格式的內容。

d) 《文書檔案歸檔文件整理細則》。對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系統(tǒng)運行維護管理辦法》。

f) 《信息系統(tǒng)運行安全管理辦法》。

g) 《信息應用系統(tǒng)業(yè)務培訓管理辦法和程序》。針對信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設立。

5服務創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統(tǒng)檔案利用服務相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應用，形成了質優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務。

在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統(tǒng)，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業(yè)務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領導和業(yè)務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

業(yè)務部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。

6結束語

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。? 參考文獻

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  關鍵詞：   城建檔案 ， 新模式 ，    管理探索

Abstract: with the city information construction and e-government promotion, the traditional mode of the municipal files management brings great impact. Based on practice, members of the file management in the practical work in how widely application and development, puts forward new ideas.

Keywords: members of the file, the new model, management exploration

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

   新形勢下，城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化，城市信息化建設和電子政務的不斷推進，逐步改變著我們的工作方式，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，為城建檔案工作進一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。

一、城建檔案館管理的現(xiàn)狀及原因

城建檔案館管理，早期只能對館藏檔案進行目錄管理并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后層面上，不適應信息化建設的發(fā)展及社會對其新的需求。主要體現(xiàn)在：

1、城建檔案館管理受到的沖擊。

20世紀90年代以來，全球范圍內掀起了新一輪的信息化浪潮，“數(shù)字地球”、“數(shù)字城市”在城市規(guī)劃管理建設過程中廣泛應用，隨著新型載體文件-電子文件的出現(xiàn)，整個社會信息流通的基礎結構發(fā)生了變化。電子文件的產(chǎn)生，標志著人類記錄信息、傳達信息、存留信息的方式發(fā)生了革命。這場革命是紙張產(chǎn)生以來，是近現(xiàn)代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，將直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念。

2、城建檔案館管理面臨著的挑戰(zhàn)

 隨著政府管理機構信息化建設的發(fā)展，電子政務系統(tǒng)逐步成為機關公文處理的平臺，成為政務信息化建設的一個重要內容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務的建設者、以及實際工作者共同關注。

    也就是說檔案理論也沖破傳統(tǒng)的檔案學的束縛，從傳統(tǒng)檔案管理的“一元理論”，轉變?yōu)闄n案實體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，到將城市建設記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些新生檔案學理論，為城建檔案館管理提出的新的要求。

3、城建檔案管理急需觀念更新

 電子文件不會在一朝一夕替代紙質檔案，二者的將。因為城建檔案涉及行業(yè)眾多，信息技術手段應用水平參差不齊，而紙質已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)載體，深深扎根與人類社會，同時具有穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢，不會輕易退出歷史舞臺。而電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性，面對實體檔案、電子檔案并存，社會需求多樣化的現(xiàn)狀，城建檔案館迫切需要新的管理模式。

二、  城建檔案館管理的新模式

新的管理模式應是一種以檔案實體、及其相關信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現(xiàn)代高新技術，實現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)、利用，對檔案實體達到有效保護的一種管理方式。

城建檔案館新的管理模式將采用現(xiàn)代高新技術和數(shù)碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配置，積極營建城建檔案資源共享的策略與環(huán)境，加快促進城建檔案服務機制的創(chuàng)新，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設服務。通過管理手段自動化，提高工作效率，簡化工作程序；通過管理內容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)對檔案信息資源的最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護；通過服務網(wǎng)絡化，適應市場需求，實現(xiàn)資源共享。

三、  城建檔案館管理探索與實踐

    1、以法規(guī)、標準為依據(jù)，針對不同類別的城建檔案實體、信息的接收，實行多種方法的前端控制。新管理模式的實施也必須從源頭作起，確立實體與信息共同接收進館原則。 以標準的形式，將建筑工程、市政工程、地下管線工程、及相關照片、錄像檔案的信息著錄工作納入建設單位歸檔整編要求之中。

    實行電子文件檔案一體化，建立遠程電子文件歸檔系統(tǒng)，一是城市規(guī)劃、建設等管理部門形成的管理類檔案，二是新建工程檔案。我館根據(jù)不同類別城建檔案形成、管理的不同特點，采用兩種不同的前端控制手段。利用城建檔案館行政隸屬的優(yōu)勢，對城建管理類檔案采用提前介入，參與開發(fā)的手段，進行文件、信息前端控制。同時在辦公自動化管理的基礎上，利用業(yè)務管理和檔案管理有序連接，減少傳統(tǒng)檔案整理、錄入環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了電子文件從登記、立卷到歸檔、著錄的一體化管理，實現(xiàn)了檔案的自動生成。加強了對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導，保證了歸檔電子文件完整、有效、真實。保證了檔案從源頭的規(guī)范，節(jié)余約了人力物力，提高了管理水平。為實現(xiàn)文件、檔案、信息一體化管理邁出堅實的一步。

   實現(xiàn)信息管理的提前介入，這既促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可靠、完整的文件和檔案。

2、城市檔案管理信息處理的多元化采用提取原始信息，加工特色信息、編研專題信息的多元化處理方式，打破了傳統(tǒng)的分離式三級著錄方式，以建筑工程項目為主線，采用層次著錄法，保持工程項目、單項工程、案卷、文件之間的內在聯(lián)系，在檢索查詢時通過工程名稱、案卷、查詢到文件級，并可直觀地看到掃描后的文件和圖紙原貌，全面準確揭示了檔案的原始信息。

    再可根據(jù)城建檔案的特性，通過建立特色檔案數(shù)據(jù)庫，建立各類檔案的關聯(lián)，實現(xiàn)跨庫查詢的方式對特色檔案、利用率高的檔案進行信息加工，對檔案信息的深度開發(fā)利用，多項專題編研成果，為城市規(guī)劃、建設提供了超前服務。實現(xiàn)檔案信息處理的多元化。

3、城建檔案開放服務方式的多元化

  城建檔案開放力度的加大，到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關信息的方式，檔案館不在是簡單的實體保管員，而應成為概念、知識的提供者。一是要優(yōu)化傳統(tǒng)的服務方式，檔案館將從文獻資料的收藏者和提供者，轉變?yōu)樾畔a(chǎn)品的生產(chǎn)者、開發(fā)者和提供者；二是要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，要利用城建聲像檔案的優(yōu)勢，從內容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務。三是要延續(xù)面對面的服務方式的同時，利用網(wǎng)絡環(huán)境為我們提供的得天獨厚的良好機遇，館藏信息資源的廣泛共享，更加快速、深入、低成本地完成檔案信息服務于社會的職能，不斷提高服務質量。

四、城建檔案館管理模式觀念更新

“市場經(jīng)濟社會下，任何行業(yè)的發(fā)展必須從自身肩負的社會使命出發(fā)，只有從思想上正確認識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導思想，實現(xiàn)觀念的轉變，才能適應新形勢下的城建檔案管理模式。

篇(7)

【關鍵詞】疾控機構 檔案管理 實踐 體會

中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：A 文章編號：1005-0515（2012）3-017-02

CDC records management practices in the new situation and to explore

Qiyu Ping Qi Xiaoxiao

(Zhoukou City, Henan Province Center for Disease Control, Zhoukou 466000)

【Abstract】Objective To investigate the stage in the disease control agency problems in records management, records management to improve efficiency. Methods improve the system, improve the quality of relevant staff. The Results make up for the course of disease control agency records management loopholes, so that file management more efficient and reasonable. Conclusion is correct to treat the disease control agency records management loopholes, from the internal mechanism and external system level two-pronged approach to improve China's disease control agency jointly file management.

【Key words】CDC file management practice experience

隨著我國疾病控制機構工作強度的加大，對檔案管理工作的要求也進一步提高。特別是近年來公共衛(wèi)生實踐的頻繁發(fā)生，更是使我國疾病控制機構在某些方面顯的捉襟見肘，難以保證效率的提高。其中，疾病控制機構的檔案管理工作作為疾病控制機構提高工作效率的重要環(huán)節(jié)，也在實踐中暴露出許多問題。因此，如何使檔案管理工作制度化、規(guī)范化，不斷適應新形勢下的要求就顯得至關重要。

1 疾控管理機構檔案管理及其特點

1.1 疾控管理機構檔案管理。疾病控制機構檔案是指疾病控制機構在建設和發(fā)展過程中所從事的疾病預防、公共衛(wèi)生檢測、重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件、科研、基建、人力資源等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄[1]疾控機構檔案管理則是使上述工作協(xié)調、有序、高效的進行，主要包括人事管理、黨務安排、實驗及儀器設備報告、傳染與非傳染疾病的預防計劃等等?？梢哉f，疾病管理機構檔案管理工作繁瑣而細致，覆蓋諸多領域。就目前而言，我國的疾病控制機構檔案管理已經(jīng)基本實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案相結合的檔案管理制度。

1.2 疾控管理機構檔案管理特點。疾病控制機構檔案管理有著行業(yè)自身特殊之處，其方位涵蓋了公共醫(yī)療衛(wèi)生各個方面的的信息，是我國疾病控制工作高效運行的強有力信息保障。隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展、科技水平的不斷提高，我國的疾病控制機構檔案管理工作，從之前單一的紙質檔案發(fā)展到紙質與電子檔案相結合的管理模式。這一改變是一把雙刃劍，既是機遇也是挑戰(zhàn)，其既可以使我國疾病控制機構檔案管理工作高效運作，從而達到一個前所未有的水平，也可以是檔案管理帶來很多意想不到的弊端與問題。

2 疾病控制機構檔案管理工作現(xiàn)狀分析

2.1 工作人員素質參差不齊，檔案管理水平高低懸殊。檔案管理，特別是重要公共機構的檔案管理都要求統(tǒng)一管理，而且也出臺了相應的配套措施。但是，實踐中卻仍然存在有悖這一原則的現(xiàn)象。原因就在于，檔案最初形成是在各個部門，各個部門的工作人員辦事手法不一，工作程序也千差萬別，這就使得檔案收集整理遇到很大的麻煩。再加上檔案管理工作人員水平層次不齊，使得檔案管理工作出現(xiàn)諸多混亂的局面，無法實現(xiàn)預先設想的統(tǒng)一管理。疾控管理機構檔案管理也難逃這一現(xiàn)象，在實踐中也或多或少的呈現(xiàn)出這一特點。

2.2 檔案管理機制存在弊端，出現(xiàn)問題難以責任到人。百密難免有一疏，任何工作都不能保證純粹的正確和合理。疾控管理機構檔案管理工作的復雜性與繁瑣性也決定了必須有一種責任機制來減少工作失誤的現(xiàn)象出現(xiàn)，避免在工作出現(xiàn)問題時相互推諉，消極補正。實踐中，檔案內容泄漏、檔案遺失的現(xiàn)象屢見不鮮。其原因不僅僅在于工作人員的疏忽與失誤，在外部制度層面也存在很多問題。因此，如何完善檔案管理的責任制度對于減少工作失誤，加強檔案管理安全來說有著至關重要的作用。

2.3 疾控管理機構檔案管理作用單一，難以實現(xiàn)檔案制度應有功效。檔案管理在于合理利用檔案，疾控管理機構檔案管理也不例外?，F(xiàn)階段，我國的檔案管理工作存在諸多漏洞，使得我國的檔案存在不完整性。檔案記錄與收集的間斷使得檔案的實效性大大下降，很多檔案歸檔后也僅僅起到“裝飾作用”，很難實現(xiàn)最大效能的檔案利用。

3 疾控管理機構檔案管理的補正

3.1 完善疾控管理機構檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理的最大效能。疾病預防控制業(yè)務檔案實行分級管理是在檔案工作領導小組或單位檔案部門的統(tǒng)一領導下將業(yè)務工作中的形成的技術檔案實行分級管理分別由單位及業(yè)務檔案生成部門兩級管理[2]。也即，疾控管理機構檔案室與疾控管理機構各個部門形成的兩級管理模式。如此一來，可以很大程度上避免疾控機構各個部門與檔案管理機構在檔案形成與收集過程中形成的不一致現(xiàn)象。除此之外，完善疾控管理機構檔案管理體系也會一定程度上提高相關工作人員的素質，從制度層面提高其工作效率與工作技能。

3.2 提高相關工作人員的工作質量和檔案文書處理水平。檔案的收集與整理事關檔案日后的利用效能與效果，控管理機構檔案管理更能體現(xiàn)出這一點。因此，不僅僅要形成統(tǒng)一的工作程序，使工作制度化、規(guī)范化，更需要提高相關工作人員的工作素質。工作人員的素質提高，既可以使工作技能實現(xiàn)飛躍，提高檔案管理的工作效率，也可以從側面完善檔案管理體系。這一點，對于實現(xiàn)疾病控制檔案的利用有著舉足輕重的作用。

3.3 實行“以我為主”的檔案收集管理原則。檔案管理工作的首要任務是檔案的收集與整理，這也是檔案管理工作中最重要的環(huán)節(jié)[3]?！耙晕覟橹鳌钡臋n案收集管理原則要求在實際工作中首先確立歸檔范圍嚴格控制外來文件的歸檔將本單位在工作中形成的文件按其重要程度歸檔，及時準確地再現(xiàn)單位工作情況[4]。此舉不僅可以有效的解決檔案收集整理過程中的繁瑣問題，也可以最大程度實現(xiàn)檔案的合理管理與有效利用。

4 疾控管理機構檔案管理的探討

4.1 正確認識疾控管理機構檔案管理中存在的漏洞才是提高工作效率的第一步，更是檔案管理制度不斷完善的基礎之所在。在這一階段，不僅相關部門領導要引起重視，各個部門的工作人員亦應當如此[5]。在疾控管理機構檔案管理工作中，軟件與硬件共同完善、雙管齊下才是治理之本，完善之基。

4.2 加強人才培養(yǎng)，不斷為疾控管理機構檔案管理工作輸入新鮮血液，同樣是提高工作效率的重要保證。疾病控制機構檔案管理人員的業(yè)務素質高低往往決定著檔案管理工作的成敗，也是檔案利用效能的重要保障。因此，各級疾控機構在加強檔案工作人員的責任性、創(chuàng)造性的同時，必須注重復合型檔案人才[6]的培養(yǎng)。這種人才不僅嫻熟的掌握專業(yè)技術知識，也對計算機只是等相關領域有這相當?shù)牧私猓挥羞@樣才能保證檔案管理的全面合理收集。

4.3 全面高效的利用檔案才是檔案制度的最終目的。不能全面的利用檔案，不僅是對資源的浪費，更是使得相關工作變的毫無價值[7]。疾控管理機構檔案管理工作人員不僅應當實現(xiàn)對檔案的精心整理與保存，更應當結合相關知識實現(xiàn)檔案的多次利用，系統(tǒng)、科學、全面的利用檔案資源，充分實現(xiàn)檔案制度的價值[8]。

5 結語

疾控管理機構檔案管理對我國的疾病預防管理作用有著舉足輕重的作用，我們應當正確認識其存在的不足，努力完善我國的檔案管理制度，最大限度的發(fā)揮疾控機構檔案的作用，實現(xiàn)其應有的價值，更好的實現(xiàn)和諧社會的要求。

參考文獻

[1] 王紅霓,應錫鈞.新形勢下疾控機構檔案管理的實踐與體會[J].醫(yī)院管理,2011(6).

[2] 劉展軼.疾病預防控制機構檔案管理思考[J].信息情報,2007(9).

[3] 陳峰.在新的疾控體制下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院如何做好防病工作[J].安徽預防醫(yī)學雜志,2006(6).

[4] 李宏,王立宏.淺談如何加強疾病預防控制機構的檔案管理[J].黑龍江史志，2010(19).

[5] 徐傳素,李翠蘭.建設衛(wèi)生文化是提高疾病控制工作能力的需要[J].職業(yè)與健康,2005(7).

[6] 劉開軍,程學志.創(chuàng)新站務公開機制促進疾病控制工作全面發(fā)展[J].中國公共衛(wèi)生管理,2007(6).