序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理學(xué)論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

作為我國圖書情報(bào)科研和教育的重要陣地，南京大學(xué)信息管理學(xué)院歷史悠久。從1913年克乃文先生開設(shè)圖書館學(xué)專業(yè)教學(xué)已經(jīng)具有90多年的歷史，從1927年李小緣先生和劉國均先生創(chuàng)建圖書館學(xué)系也有84年的歷程。作為國內(nèi)圖書情報(bào)事業(yè)的開創(chuàng)者和推動(dòng)者之一，南京大學(xué)圖書情報(bào)和檔案管理學(xué)科一直秉承“誠樸雄偉，勵(lì)學(xué)敦行”的辦學(xué)理念，埋頭苦干，奮發(fā)圖強(qiáng)，推動(dòng)各項(xiàng)工作穩(wěn)步前進(jìn)，在學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面取得了豐碩的成果。

目前，南京大學(xué)信息管理學(xué)院擁有信息管理與信息系統(tǒng)、圖書館學(xué)、檔案學(xué)和編輯出版學(xué)4個(gè)本科專業(yè)，圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)、編輯出版學(xué)和信息資源管理5個(gè)碩士點(diǎn)和博士點(diǎn)，是國內(nèi)最早擁有圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)、編輯出版學(xué)和信息資源管理博士點(diǎn)教育的3所高校之一，擁有圖書館、情報(bào)與檔案管理一級學(xué)科博士授予權(quán)，并建有一級學(xué)科博士后流動(dòng)站。其中，情報(bào)學(xué)為國家二級重點(diǎn)學(xué)科（2003年），圖書館、情報(bào)與檔案管理是省一級重點(diǎn)學(xué)科（2007年）。2010年，新增圖書情報(bào)和出版學(xué)兩個(gè)專業(yè)碩士學(xué)位授予點(diǎn)，2011年順利完成二級學(xué)科博士點(diǎn)備案。2011年，南京大學(xué)信息管理學(xué)院正式加入國際iSchools組織，成為亞洲地區(qū)第三家加入該組織的教學(xué)機(jī)構(gòu)。

經(jīng)過多年的發(fā)展，師資隊(duì)伍規(guī)模和學(xué)歷結(jié)構(gòu)得到大幅發(fā)展，師資隊(duì)伍更加年輕化。從創(chuàng)系時(shí)的6名教師發(fā)展到教職員工56人，其中專職教師和研究人員45人。在師資隊(duì)伍中，教授22人，副教授15人，講師8人，博士生導(dǎo)師13人，各類領(lǐng)軍人才12人次?，F(xiàn)有在校學(xué)生1 171人，其中本科349人，研究生196人，夜大或成教學(xué)員464人，其他學(xué)員162人。2002年以來，累計(jì)承擔(dān)各類縱向項(xiàng)目89項(xiàng)，各類委托項(xiàng)目和橫向項(xiàng)目94項(xiàng)，累計(jì)科研經(jīng)費(fèi)2 700多萬元。其中，2004年以來承擔(dān)國家社科重大、教育部重大和重點(diǎn)招標(biāo)項(xiàng)目5項(xiàng)，重點(diǎn)項(xiàng)目4項(xiàng)。2002-2011年全系共發(fā)表學(xué)術(shù)論文1 880篇，專著48部，SCI、SSCI和A&HCI以及EI論文42篇，獲得各種獎(jiǎng)勵(lì)27人次，綜合實(shí)力和整體研究水平已經(jīng)進(jìn)入國內(nèi)先進(jìn)行列。

南京大學(xué)信息管理學(xué)院還建有國家信息資源管理南京研究基地、中國人文社會科學(xué)評價(jià)國家創(chuàng)新基地、國家新聞出版總署南京大學(xué)人才培養(yǎng)基地和國家保密局南京人才培訓(xùn)分基地等一批國內(nèi)有影響力的基地和平臺，建成了情報(bào)學(xué)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、信息分析和知識服務(wù)實(shí)驗(yàn)室、信息數(shù)字化集成實(shí)驗(yàn)室、競爭情報(bào)研究實(shí)驗(yàn)室、多媒體技術(shù)研究實(shí)驗(yàn)室以及南京大學(xué)信息技術(shù)研究所、南京大學(xué)信息產(chǎn)業(yè)研究所、出版科學(xué)研究所等8個(gè)研究所（室）；2008年7月以后又陸續(xù)組建了保密實(shí)驗(yàn)室、電子編輯工程實(shí)驗(yàn)室、檔案現(xiàn)代化與信息安全實(shí)驗(yàn)室、信息資源管理實(shí)驗(yàn)室和信息檢索教學(xué)實(shí)驗(yàn)室等5個(gè)研究機(jī)構(gòu)，與國家圖書館、中國科技信息研究所、中國出版集團(tuán)等戰(zhàn)略合作伙伴正籌建數(shù)字圖書館聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室和網(wǎng)絡(luò)出版實(shí)驗(yàn)室。

因此，南京大學(xué)信息管理學(xué)院是前輩先賢和教職員工多年辛苦耕耘、堅(jiān)持守候的結(jié)果，是南大信管人艱苦創(chuàng)業(yè)、勵(lì)學(xué)敦行的結(jié)果，也是學(xué)校和業(yè)內(nèi)同仁長期關(guān)心扶持的結(jié)果。在南京大學(xué)信息管理學(xué)院的成立慶典上，國務(wù)院學(xué)位委員會圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科評議組第一召集人、武漢大學(xué)信息資源研究中心主任馬費(fèi)成教授，中國社會科學(xué)院學(xué)部委員、國家社會科學(xué)基金圖書館、情報(bào)與文獻(xiàn)學(xué)評審組組長黃長著研究員，國務(wù)院學(xué)位委員會學(xué)科評議組成員、南京大學(xué)信息管理學(xué)院戰(zhàn)略合作伙伴、中國科學(xué)技術(shù)信息研究所所長賀德方研究員，以及武漢大學(xué)、北京大學(xué)、中國人民大學(xué)、中山大學(xué)、南開大學(xué)、華中師范大學(xué)、吉林大學(xué)等國內(nèi)兄弟高校院系負(fù)責(zé)人等都對學(xué)院的成立表示熱烈祝賀，并對學(xué)科建設(shè)和學(xué)院發(fā)展寄予厚望。南京大學(xué)信息管理學(xué)院的成立，是對南京大學(xué)圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科發(fā)展的肯定，但僅僅是“萬里走完了第一步”，是新起點(diǎn)、新號角。南京大學(xué)信息管理學(xué)院院長孫建軍教授代表學(xué)院表示還將進(jìn)一步深化學(xué)科發(fā)展，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，注重凝練，突出優(yōu)勢學(xué)科、優(yōu)勢方向的優(yōu)先發(fā)展地位，在圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科建設(shè)中有所作為；繼續(xù)以質(zhì)量建設(shè)和創(chuàng)新服務(wù)為抓手，深化國際合作，繼續(xù)推進(jìn)“知情意互融、教學(xué)研合一”的教學(xué)理念，積極培養(yǎng)社會需要的高級專門人才，服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展；與校內(nèi)外兄弟院系、企事業(yè)單位和科研機(jī)構(gòu)加強(qiáng)溝通、緊密合作，彼此促進(jìn)，抓住文化繁榮的時(shí)展契機(jī)，抓住交叉學(xué)科與新興學(xué)科的大好發(fā)展機(jī)遇，又好又快地推進(jìn)學(xué)科發(fā)展。

篇(2)

論文關(guān)鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理

一、檔案物理管理及邏輯管理的概念

物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對象，制造和使用實(shí)際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動(dòng)，比如消毒柜、計(jì)算機(jī)、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。

邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們在對外圍的認(rèn)識過程中，借助于概念化的東西，進(jìn)行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學(xué)的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認(rèn)識現(xiàn)實(shí)的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對對象或者為著手點(diǎn)，來進(jìn)行對檔案的管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理特點(diǎn)的區(qū)別比較

（一）管理對象

在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個(gè)部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。

在物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學(xué)》與《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》等。傳統(tǒng)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護(hù)方法、檔案文件損壞的生物因素及防護(hù)方法、檔案文件的修復(fù)技術(shù)、檔案文件的照相復(fù)制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學(xué)》則以“實(shí)體管理”為主要線索展開。

電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導(dǎo)地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來相當(dāng)長的一段時(shí)間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時(shí)期了。邏輯檔案管理時(shí)期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。

（二）勞動(dòng)特征

不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動(dòng)，它們都主要屬于腦力勞動(dòng)的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：

由于管理對象是實(shí)際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動(dòng)外，管理人員也不得不進(jìn)行一些與體力勞動(dòng)有關(guān)的活動(dòng)。也正是因?yàn)樘幱谶@樣的時(shí)代，以及人們思維方式的固化，使這時(shí)期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動(dòng)部門，而忽略了在腦力勞動(dòng)在管理活動(dòng)中的支配地位，甚至想當(dāng)然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學(xué)的發(fā)展，人類思想的進(jìn)步，我們應(yīng)該認(rèn)識到，這樣的想法是錯(cuò)誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學(xué)化的管理，傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)的發(fā)展，就是最好的佐證。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動(dòng)在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認(rèn)可。由于管理對象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時(shí)代，人們在檔案管理活動(dòng)中的腦力勞動(dòng)，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的程序勞動(dòng)，是一種高級的腦力勞動(dòng)，是人類腦力勞動(dòng)的發(fā)展與延伸。

（三）方法特征

在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機(jī)等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣?dòng)化的計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計(jì)算機(jī)→檔案。

（四）思維特征

物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點(diǎn)，邏輯管理具有抽象思維的思維特點(diǎn)。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內(nèi)涵及時(shí)間問題。

在物理管理中，人們在管理過程當(dāng)中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。

在物理管理時(shí)代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導(dǎo)地位的管理時(shí)期，人們在想到某些信息內(nèi)容時(shí)，不會像在物理管理中那樣第一時(shí)間聯(lián)想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。

（五）哲學(xué)特征

檔案物理管理針對的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對的是一個(gè)由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學(xué)對傳統(tǒng)實(shí)態(tài)檔案管理哲學(xué)的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現(xiàn)實(shí)物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。

三、結(jié)束語

在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個(gè)基本方面，或稱為矛盾的兩個(gè)方面。矛盾的這兩個(gè)方面誰具有主導(dǎo)地位，誰就規(guī)定了檔案管理工作的時(shí)代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為物理管理時(shí)代；而當(dāng)檔案信息在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為邏輯管理時(shí)代。

在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨(dú)立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當(dāng)時(shí)物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位，決定了人類社會的檔案管理首先經(jīng)歷了一個(gè)漫長的物理管理時(shí)代。

參考文獻(xiàn)

[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）

篇(3)

[關(guān)鍵詞] 就業(yè)分析;需求評價(jià);指標(biāo)體系;體系優(yōu)化

[中圖分類號] G40 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A 文章編號：1671-0037（2015）08-46-6

Optimation Strategy on Archival Majors’Cultivation System Driven by Employment Analysis and Skill Needs Assessment

Yang Jiayi

（Zhengzhou Institute of Aeronautical Industry Management， Zhengzhou， 450015）

Abstract：As the core constitution of National Strategic Resources， Archives faithfully recorded and servedas the reference in the course of technology and economic construction in China. Therefore， personnel staffs ofarchival majors should be the main training objects of the nation. With archival majors inZhengzhou Institute of Aeronautical industry Management as the research objects， employment data from 2008 to 2015 are collectedand analyzed to investigate the causes of change. Moreover， index system of business demand level involving basic skills， professional skills and expanded skills of archival science isconstructed according to businessneeds. According to employment and demand indicators， existing professional training system is examined andoptimized in order to cultivate more new talents of Archival majors to satisfy the needs.

Keywords：employment analysis; needs assessment; index system; system optimization

檔案專業(yè)是一個(gè)小眾專業(yè)，目前全國只有三十多所學(xué)校開設(shè)，但檔案在我國科技與經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中，起著忠實(shí)記錄、參考借鑒的作用，是國家戰(zhàn)略資源的核心構(gòu)成，檔案專業(yè)應(yīng)該成為國家重視的專業(yè)，從事檔案專業(yè)的人員，應(yīng)該是國家重點(diǎn)培養(yǎng)的對象。論文以鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)為研究對象，分析該專業(yè)從2008年到2015年的就業(yè)數(shù)據(jù)，研究轉(zhuǎn)變原因，并根據(jù)企業(yè)技能需求，構(gòu)建涉及檔案基礎(chǔ)技能、專業(yè)技能和拓展技能的企業(yè)需求層次分析指標(biāo)體系。根據(jù)就業(yè)與需求指標(biāo)，審視現(xiàn)有專業(yè)培養(yǎng)體系，進(jìn)行優(yōu)化，從而培養(yǎng)更適用需求的檔案專業(yè)新人才。

1 檔案專業(yè)就業(yè)數(shù)據(jù)分析

鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案專業(yè)成立較早，是河南省僅有的兩個(gè)檔案專業(yè)之一，年招生四百人左右，（含建筑工程檔案管理方向和專升本），其就業(yè)數(shù)據(jù)具有代表性。

通過調(diào)研，該專業(yè)從2008年到2015年的就業(yè)情況發(fā)現(xiàn)，其主要的就業(yè)方向?yàn)閱挝晦k公室8.25%，企業(yè)檔案管理部門12.875%，各航空集團(tuán)、研究所等事業(yè)單位的檔案管理部門18.875%，考取研究生12.625%，檔案服務(wù)的各公司15.5%，考取公務(wù)員2.25%，其他非檔案管理崗位29.625%。該專業(yè)2008年到2015年，就業(yè)方向情況變化如圖1和表1所示，而各就業(yè)方向，從2008年到2015年的變化，如圖2所示。

圖1中，橫軸為年度，縱軸為比例，各柱體為就業(yè)方向?？梢钥闯觯?008年，就業(yè)去向最多的是事業(yè)單位的檔案部門和企業(yè)檔案部門，但是，這兩個(gè)就業(yè)方向的比例逐年下降，2009年非檔案崗位的比例超過事業(yè)單位檔案部門，2014年，考取研究生的比例也超過了事業(yè)單位檔案部門，自2014年，從事非檔案崗位和考取研究生的比例成為最高的就業(yè)方向。

圖2中，橫軸為各就業(yè)方向，縱軸為比例，各柱體為2008-2015年度信息。其中，在各單位辦公室工作、各企業(yè)檔案部門和檔案服務(wù)公司就業(yè)的比例略有下降，但變化不是很大;在事業(yè)單位檔案部門下降比較多，接近10%?？既」珓?wù)員的比例，本來人數(shù)就不太多，現(xiàn)在變化也不大，但也在下降;考取研究生和在非檔案崗位工作的比例逐年增加，增加比例接近一倍。

2 就業(yè)方向變化剖析

根據(jù)上述數(shù)據(jù)，分析就業(yè)去向變化的主要原因有如下3個(gè)方面：

2.1 就業(yè)政策拓寬就業(yè)領(lǐng)域

檔案專業(yè)的學(xué)生，2010年左右，就業(yè)集中于事業(yè)單位、國企的檔案部門，大約在2010年以后就業(yè)方向比較分散，表明市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律同樣適應(yīng)于專業(yè)針對性較強(qiáng)的檔案專業(yè)，專業(yè)對口觀念有所淡化，多向就業(yè)，多向選擇的就業(yè)政策，拓寬了檔案專業(yè)學(xué)生的就業(yè)領(lǐng)域，這一點(diǎn)可以從圖2中，非檔案崗位的就業(yè)比例逐年增加中獲知。而且，自2011年開始，鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院信息科學(xué)學(xué)院，與工業(yè)和信息人才交流中心，聯(lián)合舉辦信息技術(shù)培訓(xùn)，每年都有5名檔案專業(yè)的學(xué)生參與，最后從事信息系統(tǒng)開發(fā)工作，占培訓(xùn)人數(shù)的58.14%。雖然該校此專業(yè)招生為文理兼收，但主要以文科為主，但經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，也可以從事純粹的理工科的工作。

2.2 檔案崗位特點(diǎn)與擴(kuò)招加大了對口就業(yè)難度

與其他行業(yè)相比，檔案崗位具有穩(wěn)定性、長期性等特點(diǎn)，不管是事業(yè)單位還是企業(yè)，與檔案管理相關(guān)的崗位較少，如鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，專職管理全校檔案的檔案科只有兩人，專職負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的教師1人，兼職管理教師檔案的1人。職工工作最短的16年，最長的30多年，自作者進(jìn)入該單位工作到現(xiàn)在沒有新職工增加。但是，檔案招生人數(shù)每年卻在增加，比如鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院的檔案專業(yè)，以往一屆學(xué)生只有檔案專業(yè)2個(gè)班級80人和專升本1個(gè)班30人左右，但這幾年來，不但增加了一個(gè)新的方向――建筑工程檔案管理方向，而且檔案學(xué)專升本的人數(shù)劇增，2015屆檔案相關(guān)畢業(yè)生達(dá)到300余人，人數(shù)增加了三倍。鄭州大學(xué)的檔案學(xué)本科專業(yè)，2012級錄取30人，后轉(zhuǎn)專業(yè)2人，剩余28人，2013級錄取35人，2014級錄取40人，人數(shù)在三年內(nèi)增加了三分之一。因此，檔案崗位特點(diǎn)與近幾年的檔案專業(yè)人數(shù)增多，加大了對口就業(yè)難度。

2.3 企業(yè)檔案管理工作專業(yè)意識不強(qiáng)

據(jù)調(diào)查，目前只有中大型的國企和事業(yè)單位，在招聘檔案管理人員時(shí)，才有限的考慮檔案專業(yè)的學(xué)生，比例非常低。而且，近幾年來，招聘的檔案專業(yè)的學(xué)生，不但要負(fù)責(zé)檔案管理工作，還要從事文員、行政管理、圖書室（館）的管理工作[5]。據(jù)了解，中航工業(yè)鄭州某公司2015年招聘的兩名檔案專業(yè)學(xué)生，還要進(jìn)行和企業(yè)主要業(yè)務(wù)相關(guān)的技能培訓(xùn)。這對檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生來說，雖然是一個(gè)有利的現(xiàn)象，但大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員，多數(shù)由其他人員兼任，比如文秘專業(yè)。隨著數(shù)字檔案管理等新技術(shù)的發(fā)展，雖然對這些非檔案專業(yè)人員提出了更大的挑戰(zhàn)，但通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)等，基本上能滿足簡單的管理要求，因此，并沒有專門為此去招聘檔案專業(yè)學(xué)生，這就造成檔案管理工作中，檔案專業(yè)的人員比例很低，而檔案專業(yè)的學(xué)生，專門從事檔案管理工作的人員比例也很低，這反映了在目前絕大多數(shù)企業(yè)中，檔案管理工作專業(yè)意識不強(qiáng)。

2.4 提高學(xué)歷、改變專業(yè)方向成為緩解就業(yè)壓力的新途徑

在圖2中，考取研究生的比例增加了一倍多，從7.3%增加到17%。而在對該校此專業(yè)大三學(xué)生的調(diào)研中，發(fā)現(xiàn)有接近二分之一的學(xué)生在準(zhǔn)備考研，了解其考研動(dòng)機(jī)和方向，居然有不少學(xué)生認(rèn)為目前所學(xué)知識不夠，希望通過提高學(xué)歷來提高就業(yè)能力，希望通過改變學(xué)習(xí)方向，來改變知識結(jié)構(gòu)，從而能更好地就業(yè)，說明提高學(xué)歷、改變專業(yè)方向的目的主要是緩解就業(yè)壓力。

3.技能需求層次指標(biāo)體系構(gòu)建

3.1 技能需求架構(gòu)

企業(yè)對檔案專業(yè)的技能需求比較多，但主要包括基礎(chǔ)技能架構(gòu)、專業(yè)技能架構(gòu)、發(fā)展能力架構(gòu)三個(gè)方面，因?yàn)闄n案工作比較煩瑣，且需要耐得“寂寞”，因此，需要增加工作情商技能架構(gòu)。

基礎(chǔ)技能架構(gòu)應(yīng)該是所有專業(yè)都應(yīng)該具有的，也就是綜合素質(zhì)，包括溝通技能、組織技能、學(xué)習(xí)技能等，對于檔案專業(yè)來說，更包括文書寫作技能。專業(yè)技能架構(gòu)主要是企業(yè)、單位對大學(xué)生在完成具體檔案業(yè)務(wù)方面的技能需求，這也是培養(yǎng)體系優(yōu)化的重點(diǎn)方向，而且隨著環(huán)境的變化不斷改進(jìn)。發(fā)展技能架構(gòu)則考慮大學(xué)生工作后的發(fā)展，是迅速提高業(yè)務(wù)能力、職務(wù)職稱的關(guān)鍵，包括創(chuàng)新技能、職稱規(guī)劃技能等。工作情商技能架構(gòu)主要包括思想品德、個(gè)人修養(yǎng)、工作作風(fēng)、協(xié)作意識等。

3.2 技能需求層次分析指標(biāo)體系

根據(jù)企業(yè)技能需求架構(gòu)，在遵循評價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建原則的情況下，最終確定一個(gè)具有1個(gè)一級指標(biāo)、4個(gè)二級指標(biāo)和25個(gè)三級指標(biāo)的技能需求層次指標(biāo)體系，如表2所示。

3.3 基于評價(jià)體系的分方向技能需求

專業(yè)技能需求是專業(yè)培養(yǎng)的重點(diǎn)，根據(jù)上述指標(biāo)體系，通過到單位人力資源進(jìn)行實(shí)地調(diào)研、對已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生進(jìn)行問卷和電話跟蹤、訪談高校從事就業(yè)管理工作人員等方式，獲得各就業(yè)方向的專業(yè)技能需求如下：

3.3.1 單位辦公室

檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生，應(yīng)聘到各單位，從事辦公室管理工作，其實(shí)主要是辦公室文員的崗位，因?yàn)槠髽I(yè)認(rèn)為檔案學(xué)的同學(xué)，具備了辦公室工作的基本素養(yǎng)和技能需求，且不少企業(yè)并沒有為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)配備秘書，因此辦公室文員也經(jīng)常需要寫一些公文。該崗位與檔案相關(guān)的工作職責(zé)和技能需求包括四個(gè)方面：一是單位文件的起草撰寫、文件收發(fā)、資料整理、文檔的歸類、印章的使用和保管等行政工作;二是添購辦公設(shè)備、辦公用品的計(jì)劃編制和申購手續(xù)工作，辦公設(shè)備、辦公用品的發(fā)放使用的管理;三是企業(yè)員工的入職、請假、調(diào)動(dòng)、辭職手續(xù)，全面負(fù)責(zé)員工考勤工作;四是企業(yè)員工人事檔案材料的建立、完善。

3.3.2 企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理工作

此方面的工作技能需求，符合學(xué)校的培養(yǎng)方案，尤其是鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院此專業(yè)學(xué)生的培養(yǎng)方向主要為科技檔案管理，這也是雖然就業(yè)比例降低，但依然是主要的就業(yè)方向。在此方向，除了傳統(tǒng)的文件材料的收集、整理、歸檔工作和檔案的收集、整理、鑒定、登記、統(tǒng)計(jì)、檢索等基礎(chǔ)工作之外，現(xiàn)在還要求具備檔案安全的保障能力、檔案數(shù)字化與信息化工作等新的業(yè)務(wù)技能[2]。

3.3.3 公務(wù)員和事業(yè)單位

近幾年來，各級別政府、事業(yè)單位招收檔案專業(yè)的公務(wù)員和職工的比例略有下降，但檔案專業(yè)的學(xué)生，可以考取與專業(yè)相關(guān)的其他崗位，準(zhǔn)備公務(wù)員和事業(yè)單位考試的學(xué)生比例，僅次于考取研究生的同學(xué)。檔案專業(yè)的學(xué)生，除了考取各級政府和政府職能單位、檔案局館的檔案管理人員之外，還可以考取上述單位文職人員。這些學(xué)生，除了本專業(yè)的理論知識之外，還需要掌握《憲法》、《檔案法》、《保密法》、《信息法》等涉及自身工作的法律條文，甚至包括公務(wù)禮儀、國際政治、軍事、經(jīng)濟(jì)形勢等課程。考取事業(yè)單位的學(xué)生，還要熟知文書學(xué)、秘書學(xué)等相關(guān)課程[3]。

3.3.4 檔案服務(wù)公司

檔案服務(wù)公司是這幾年新興的從事各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案整理業(yè)務(wù)的公司，具體工作主要包括8個(gè)方面：①文件與檔案管理技術(shù)咨詢、交流;②文秘與檔案人員實(shí)用技術(shù)傳授服務(wù);③檔案館、室信息化、智能化建設(shè);④工程文件編制與檔案整理;⑤檔案工作達(dá)標(biāo)升級業(yè)務(wù)指導(dǎo);⑥各種文件與檔案數(shù)字化技術(shù)服務(wù);⑦文檔管理軟件開發(fā)與技術(shù)支持;⑧文檔用品與設(shè)備銷售等。這些企業(yè)招聘的學(xué)生，除了檔案相關(guān)技術(shù)外，還注重學(xué)生的打字速度，要求工作仔細(xì)認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)周到，但因?yàn)榇蠖鄶?shù)工作主要是檔案數(shù)字化，所以待遇不高，且需要經(jīng)常長期出差，因?yàn)槿藛T流動(dòng)性比較大。

考取研究生和從事非檔案崗位的學(xué)生，則根據(jù)學(xué)位方向和崗位的具體技術(shù)要求，有不同的自我學(xué)習(xí)和培訓(xùn)內(nèi)容。但經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在這些非檔案崗位中，只有極少部分學(xué)生從事有技術(shù)含量的工作，其他人員主要集中在人事專員、銷售代表、客服專員、各級助理等方面。

4 檔案專業(yè)培養(yǎng)方向剖析

4.1 檔案就業(yè)市場逐漸廣闊需要全面人才

近幾年來，國家和各單位對檔案的重視程度越來越高，不但要求高級別大規(guī)模的企業(yè)應(yīng)該擁有更加完善的檔案館、室，而且要求政府部門也加強(qiáng)檔案力量，發(fā)揮檔案作用。除了傳統(tǒng)的編史修志之類的工作外，認(rèn)為在民生政事決策、科學(xué)發(fā)展觀建設(shè)等方面，也可以發(fā)揮其重要的憑證和參考作用。2008年5月1日起開始實(shí)施的《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規(guī)定“各級人民政府應(yīng)當(dāng)在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利”、“行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向國家檔案館、公共圖書館提供主動(dòng)公開的政府信息”。這些要求需要檔案人員除了具備傳統(tǒng)的檔案技能外，還需要掌握信息收集、分析和挖掘能力。

4.2 檔案管理技術(shù)日新月異需要新技能

檔案信息化和數(shù)字化的普及，不僅僅包括傳統(tǒng)檔案的二次加工，還包括檔案建立伊始的數(shù)字化;數(shù)字檔案整個(gè)生命周期的管理和安全要求，需要具備信息管理、安全管理知識的檔案人員，甚至還需要具備硬件技術(shù)、軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù);從檔案的多媒體展示到新媒體展示和全媒體展示，又需要檔案人員具備較強(qiáng)的數(shù)字檔案使用技術(shù)[4]。上述技術(shù)不但對檔案管理人員提出技術(shù)挑戰(zhàn)，對檔案專業(yè)的培養(yǎng)方案、培養(yǎng)環(huán)境也提出了更高的挑戰(zhàn)和要求。

4.3 檔案服務(wù)功能提高需要

現(xiàn)如今，檔案除了傳統(tǒng)的參考和憑證作用之外，在服務(wù)社會、服務(wù)民生方面，也開始發(fā)揮積極的作用。有價(jià)值檔案的整理;民生檔案的有償或免費(fèi)提供;社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案、城鄉(xiāng)居民最低生活保障檔案、農(nóng)村五保戶供養(yǎng)檔案、民事訴訟檔案、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記檔案、集體林權(quán)制度改革檔案等群眾關(guān)切的檔案服務(wù)等工作，內(nèi)容多且雜亂;檔案主動(dòng)服務(wù)、上門服務(wù)、全面服務(wù)等理念的提出等等，都體現(xiàn)出檔案工作的社會化服務(wù)功能越來越強(qiáng)，分工越來越細(xì)，所提供的服務(wù)越來越專業(yè)，這就要求檔案人員不但“術(shù)業(yè)有專攻”，而且還要具備較強(qiáng)的組織能力、社交能力和工作熱情[5]。

5 檔案專業(yè)培養(yǎng)體系優(yōu)化

根據(jù)上述研究，提出就業(yè)分析與企業(yè)需求評價(jià)驅(qū)動(dòng)檔案專業(yè)培養(yǎng)體系優(yōu)化策略

5.1 就業(yè)需求驅(qū)動(dòng)的培養(yǎng)體系優(yōu)化

除了傳統(tǒng)的檔案學(xué)相關(guān)課程之外，應(yīng)該建設(shè)少部分符合就業(yè)需求的課程，直接面向就業(yè)單位，減少就業(yè)單位在招聘之后的繼續(xù)培訓(xùn)時(shí)間，提高畢業(yè)生的實(shí)際“上手”能力。根據(jù)往年就業(yè)方向和就業(yè)前景與趨勢分析，應(yīng)該設(shè)置三個(gè)新的課程模塊：

5.1.1 辦公自動(dòng)化模塊

此部分在原有課程體系中，僅包括大一時(shí)設(shè)置的48個(gè)課時(shí)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，而且學(xué)習(xí)內(nèi)容比較多，考試也為理論考試，學(xué)生難以提高，而且不少高校和專家甚至認(rèn)為，目前的電腦普及率比較高，這方面的知識學(xué)生早已經(jīng)自學(xué)了，從每年指導(dǎo)畢業(yè)生論文中可以看出，其實(shí)此方面的能力，各個(gè)專業(yè)的學(xué)生都比較差。

5.1.2 電子商務(wù)模塊

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和雙創(chuàng)的提出，不少檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生，將電子商務(wù)作為創(chuàng)業(yè)的方向，這不但是畢業(yè)之后的選擇趨勢，不少在校生也在課余兼職。但主要因?yàn)檫x擇方向不清晰，跟風(fēng)隨大流的思想占據(jù)主流，所以失敗較多。

5.1.3 社交能力培養(yǎng)模塊

不管是從事檔案管理工作還是文員行政工作，現(xiàn)在的檔案管理都提倡“走出去”、主動(dòng)服務(wù)，這就要求檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的溝通能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力，這不僅需要學(xué)生自己在學(xué)校里參加社團(tuán)當(dāng)班干部培養(yǎng)，更需要專業(yè)的課程體系進(jìn)行指導(dǎo)，增加針對性。

5.2 技術(shù)發(fā)展驅(qū)動(dòng)的培養(yǎng)體系優(yōu)化

檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的主流工作，在現(xiàn)代檔案管理的收集、傳輸、加工、存儲、維護(hù)和使用的所有階段，都充分需要技術(shù)支撐。這需要增加三個(gè)方面的課程模塊：

5.2.1 數(shù)字檔案加工課程

數(shù)字檔案的加工，不僅包括簡單的掃描處理，還包括對加工內(nèi)容偏斜度、清晰度、失真度等的質(zhì)量處理，對影響內(nèi)容的雜質(zhì)進(jìn)行去污處理，對藍(lán)圖的消藍(lán)處理，對大幅檔案的拼接處理，對影像、動(dòng)畫檔案的采編，對實(shí)物檔案的智能3D處理等。

5.2.2 數(shù)字檔案安全管理課程

安全管理涉及加工的安全、存儲的安全和使用的安全。主要需要學(xué)習(xí)備份技術(shù)、加密技術(shù)、確認(rèn)技術(shù)、訪問控制技術(shù)等相關(guān)課程。

5.2.3 數(shù)字檔案使用技術(shù)

如今，數(shù)字檔案的使用，不僅包括在電腦上閱讀，還包括在專門的檔案閱讀器上使用，展示的形式，除了平面展示，還包括以多媒體、全媒體等技術(shù)支撐的立體展示。

篇(4)

一、科技檔案管理的作用

1、科技檔案的管理有利于促進(jìn)科研工作的發(fā)展。

信息與知識是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素，科技檔案是科研知識資源的存儲載體，它詳細(xì)記載了科研活動(dòng)的全過程和具體成果。詳實(shí)的記錄又為以后的科技人員提供可信的依據(jù)。從這個(gè)意義上，完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科技檔案對科學(xué)研究是必不可少的。

2、有利于促進(jìn)科研管理的決策。

科技檔案具有依據(jù)憑證的功能，它直接反映了科研活動(dòng)的原貌與進(jìn)步，是提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科技檔案，可以為科研管理部門的決策提供重要憑證和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，促進(jìn)科研工作的持續(xù)發(fā)展。

3、有利于促進(jìn)科研成果的利用和推廣。

科技檔案工作的管理，不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔的再利用，以實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。有效地管理好科技檔案，既可完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的記錄科研活動(dòng)的全過程，更為重要的是為進(jìn)一步的項(xiàng)目開發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源，從而實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、科技檔案管理中存在的問題

科技檔案不僅具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，又有載體多、內(nèi)容多、范圍廣等方面的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對科技檔案的管理提出了更高的要求。但人們由于對科技檔案的重要性認(rèn)識不夠、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到快速發(fā)展，但科技檔案管理工作中卻存在著種種弊端，嚴(yán)重影響了科技檔案的質(zhì)量和開發(fā)利用。

1、檔案意識薄弱，科技檔案管理的重要性認(rèn)識不足。

多數(shù)單位和部門把精力集中于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高科研創(chuàng)新能力上，卻忽視了檔案工作的發(fā)展，檔案意識薄弱，沒意識到檔案工作在科研發(fā)展中的作用。首先受傳統(tǒng)觀念的影響，部分科研人員沒意識到自己是科技檔案的主體，只重視科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)，以及科研成果的發(fā)表、獲獎(jiǎng)，認(rèn)為歸檔是檔案人員的事，與己無關(guān)；或認(rèn)為在科研活動(dòng)中形成的材料是個(gè)人資源，是否歸檔無關(guān)緊要；還有的是擔(dān)心交到檔案部門后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部門重視的是項(xiàng)目的申報(bào)、評比，追求的是項(xiàng)目數(shù)量、經(jīng)費(fèi)的增加，只要科研材料不會影響到項(xiàng)目的申報(bào)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)即可，并不對科技檔案的歸檔提出具體的規(guī)定和要求，從而使科技人員只片面強(qiáng)調(diào)科學(xué)研究的重要性，卻對科技檔案工作的投入不夠、重視不足。

2、歸檔材料質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性較差。

科技檔案的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的首要條件。一套完整齊全的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括：科研準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、審批文件、論證材料、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書和相關(guān)協(xié)議等文件材料；研究試驗(yàn)階段的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料等文件材料；總結(jié)驗(yàn)收鑒定階段的工作總結(jié)、技術(shù)報(bào)告、論文專著、驗(yàn)收鑒定意見等材料；還有部分課題申請報(bào)獎(jiǎng)的成果材料、申請報(bào)獎(jiǎng)的審批材料、獲獎(jiǎng)材料、推廣應(yīng)用的效益證明等。然而在實(shí)際歸檔中，其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多，科研記錄少；文字材料多，光盤、照片實(shí)物少；復(fù)印件多，原件少等問題。

3、檔案制度缺失，歸檔工作職責(zé)不明確。

科技檔案管理過程中，科研管理部門、檔案管理員、項(xiàng)目科技人員之間的職責(zé)不明確，科研管理部門對項(xiàng)目文件形成和積累的管理把關(guān)不嚴(yán)；科技人員配合性差；檔案管理員是別人交什么就收什么。

4、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性較差。

長期以來，因一些單位和部門對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，對檔案管理各方面投入的力度不夠，業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。多數(shù)檔案管理人員都是身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理部門的教育與培訓(xùn)，以至于業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性不強(qiáng)。對科技檔案歸檔內(nèi)容不明確，歸檔范圍把握不準(zhǔn)，基本上處于你交多少我管多少的情況；再加上他們還要承擔(dān)其他工作，投入到檔案管理上的時(shí)間有限，以至于影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。

三、加強(qiáng)科技檔案管理的對策

針對當(dāng)前科技檔案管理中存在的問題，我們必須采取一系列的措施加強(qiáng)科技檔案的管理，充分發(fā)揮科技檔案的作用。

1、增強(qiáng)檔案意識，提高科技人員歸檔工作的主動(dòng)性。

檔案意識是人們對檔案工作的認(rèn)識及思想觀念。首先要讓科技人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動(dòng)承擔(dān)起科技檔案歸檔的職責(zé)；其次，檔案管理部門要積極開發(fā)科技檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科技人員的利用提供方便，使他們逐步意識到科技檔案的作用，主動(dòng)支持和配合科技檔案歸檔工作。

2、完善管理制度，促進(jìn)科技檔案工作的規(guī)范化。

建立《科技檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》等規(guī)章制度，制度應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開始到結(jié)題過程中材料的管理，明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式，如：項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有章可循，從而使科技檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。

3、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，強(qiáng)化工作服務(wù)能力。

篇(5)

關(guān)鍵詞：土地檔案管理;問題;解決措施

中圖分類號： F301.2;G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085

1檔案以紙質(zhì)存儲，不便查閱

在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區(qū)仍然以紙質(zhì)材料為主，電子檔案使用沒有得到普及。紙質(zhì)檔案管理中會遇到很多問題，比如年久出現(xiàn)文字的褪色、模糊，紙質(zhì)檔案資料少頁丟失，查閱后不歸還現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。電子檔案不存在這些缺點(diǎn)，查閱方便的同時(shí)也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲存電腦、優(yōu)盤等為主，電腦容易中毒，而優(yōu)盤容易丟失，所以也要加強(qiáng)對電子檔案的管理。

2 檔案利用率低，達(dá)不到最大利用率

檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對檔案資源主要用于提供近幾年領(lǐng)導(dǎo)決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規(guī)章制度的“范本”，及上級部門頒布的法律、法規(guī)及司法解釋等單一供給，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結(jié)出一套行之有效的開發(fā)利用方法。特別是未能發(fā)揮檔案本身的文獻(xiàn)庫效應(yīng)，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規(guī)模地實(shí)現(xiàn)時(shí)效性、綜合性的特征。

3檔案管理人員專業(yè)水平不足

有些地區(qū)檔案管理員一直是被忽略的職務(wù)，認(rèn)為檔案管理工作簡單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識是錯(cuò)誤的，土地檔案管理是土地資源規(guī)劃中不可或缺的部分，具有重要的價(jià)值和意義。所以要改變這種不重視的態(tài)度，加強(qiáng)檔案管理，提高管理人員的專業(yè)水平，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值和社會效益。

4 對檔案的重視程度不夠

檔案所發(fā)揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現(xiàn)象在多個(gè)地區(qū)均有存在。對檔案管理工作的不重視說明對檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價(jià)值和其所發(fā)揮的作用。對檔案管理工作的輕視，致使相關(guān)人員的工作積極性不高，得過且過，否定了自我的工作價(jià)值。這是工作中的一種惡性循環(huán)，沒有工作熱情，糊弄了事，最終會導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)、資料不完整、丟失嚴(yán)重，對于后期的使用和查閱造成相當(dāng)大的影響。

5 檔案管理人員管理意識薄弱

土地檔案管理人員在檔案管理上認(rèn)識比較模糊。有些地區(qū)沒有將土地檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識，所以在檔案管理上不知如何進(jìn)行檔案管理。另外，在實(shí)際工作中對檔案管理的重視程度不夠。一些地區(qū)沒有意識到檔案在信息化時(shí)代的重要作用和實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為土地檔案管理只是對已經(jīng)發(fā)生材料的收集和整理，在此過程中需要投入人力、財(cái)力和物力，但是還出不了成績，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。

6土地檔案管理力量相對薄弱

土地檔案管理不被重視，導(dǎo)致從業(yè)人員流失嚴(yán)重。甚至有些地區(qū)采用兼職人員肩負(fù)檔案管理工作，而且人員變動(dòng)頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，導(dǎo)致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問題百出，不利于檔案發(fā)揮其最大作用和價(jià)值。有些檔案管理人員只會立卷歸檔，對于檔案的全宗號、目錄號、類別號以及保管期限等混淆不清。

7檔案門類不夠豐富

有的地區(qū)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及有關(guān)資料的收集，影響了土地檔案的系統(tǒng)性和完整性。

檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷檔現(xiàn)象;部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

重保管輕利用。一些地區(qū)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為該地區(qū)的土地資源規(guī)劃和利用提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

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篇(6)

遠(yuǎn)程教育是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上的新型教育模式，整個(gè)教學(xué)過程離不開網(wǎng)絡(luò)，都采用遠(yuǎn)程網(wǎng)上教學(xué)形式，因此，檔案管理一改以往紙質(zhì)檔案統(tǒng)領(lǐng)天下的局面，更多地采用電子檔案．歸檔形式從過去的物理歸檔，轉(zhuǎn)變成邏輯歸檔，即在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。遠(yuǎn)程教育具有獨(dú)特的招生、教學(xué)、管理、實(shí)踐、評估環(huán)節(jié)，檔案管理在不同環(huán)節(jié)也會存在著不同的特點(diǎn)與要求。遠(yuǎn)程教育作為新生事物，從產(chǎn)生、發(fā)展到完善有一個(gè)過程，遠(yuǎn)程教育檔案實(shí)行配套管理是遠(yuǎn)程教育發(fā)展成熟的一種表現(xiàn)。

一、關(guān)于招生檔案的管理

1．新生報(bào)名。遠(yuǎn)程教育發(fā)揮自身的獨(dú)特優(yōu)勢，從新生入學(xué)招生就采用網(wǎng)上報(bào)名。首先，招生人員登錄招生信息網(wǎng)免費(fèi)注冊、輸入用戶名和密碼、填寫報(bào)名信息、檢查報(bào)名信息、確認(rèn)提交、自動(dòng)生成報(bào)名號、打印報(bào)名表、網(wǎng)上支付報(bào)名費(fèi)，形成基本信息表。每個(gè)注冊的用戶名，只能填報(bào)一次，考生可以修改一些基本信息，但不允許修改招生單位、報(bào)名點(diǎn)和考試方式等關(guān)鍵信息。為了彌補(bǔ)不能修改關(guān)鍵信息，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或用戶名密碼遺失，可重新注冊一個(gè)用戶名，并重新填報(bào)報(bào)名信息，生成新的報(bào)名號，網(wǎng)上報(bào)名成功后，系統(tǒng)會返給考生一個(gè)9位數(shù)的報(bào)名號，表明網(wǎng)上報(bào)名成功。

如重新填報(bào)則可能生成多份基本信息表，這些都儲存于招生系統(tǒng)中，隨時(shí)可供檢索查詢，系統(tǒng)生成的正式報(bào)名表才是招生的最終檔案，一份為書面形式交給考生，另一份為電子版，并作為錄取新生的重要依據(jù)，并作存檔與網(wǎng)上查詢用。正式報(bào)名表反映招生錄取的結(jié)果，與報(bào)名登記表、身份證、學(xué)歷證書、錄取通知書，作為完整的招生檔案保存。例如：奧鵬遠(yuǎn)程教育中心將報(bào)名資料移交教學(xué)管理部門，對于委托奧鵬遠(yuǎn)程教育中心管理學(xué)生學(xué)籍檔案的合作高校，教學(xué)管理部門須對該校學(xué)生入學(xué)檔案資料進(jìn)行歸檔保管，對于未委托奧鵬遠(yuǎn)程教育中心管理學(xué)生學(xué)籍檔案的合作高校，教學(xué)管理部門須及時(shí)將學(xué)生的入學(xué)檔案資料以安全方式傳送至有關(guān)合作高校。非學(xué)歷教育學(xué)生與學(xué)歷教育學(xué)生的入學(xué)檔案資料一起存放，收集、審核、存檔、管理方法相同。非學(xué)歷教育學(xué)生轉(zhuǎn)入學(xué)歷教育后，其所有報(bào)名資料須按學(xué)歷教育的入學(xué)要求進(jìn)行提交，并重新對其入學(xué)檔案進(jìn)行存檔和管理。

2．新生錄取。由于現(xiàn)代通訊工具越來越發(fā)達(dá)，新生錄取后可以通過電子郵件、手機(jī)群發(fā)短信及時(shí)通知考生，這種形式方便查詢，應(yīng)用靈活，但不利于長久保存。因此，招生檔案雙套制管理，招生過程采用電子檔案，招生結(jié)束后將考生的紙質(zhì)人事檔案調(diào)入錄取院校，兩者均可作為新生入學(xué)后組織教學(xué)、實(shí)施管理的重要依據(jù)。新生入學(xué)高校登記表反映生源所在地，是新生的主要檔案。這一階段，檔案兩種形式取長補(bǔ)短，電子檔案應(yīng)用靈活，紙質(zhì)檔案有利于長久保存。

二、關(guān)于遠(yuǎn)程教育教學(xué)過程的檔案管理

遠(yuǎn)程教育教學(xué)過程也有著自己的特點(diǎn)，教學(xué)過程檔案內(nèi)容具體，行政文件較多，以書面為主，較傳統(tǒng)。而教學(xué)過程檔案有非實(shí)時(shí)性的網(wǎng)上答疑電子記錄，實(shí)時(shí)性的值機(jī)答疑電子記錄，網(wǎng)絡(luò)課件，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的作業(yè)系統(tǒng)，畢業(yè)論文，畢業(yè)設(shè)計(jì)。電大開放教育以電子郵件提交作業(yè)，進(jìn)行BBS網(wǎng)上討論，網(wǎng)上答疑記錄，教學(xué)資源共享，以上采用邏輯歸檔。另外，教學(xué)記錄本，小組活動(dòng)記錄，形成性考核以書面形式存在，作為教學(xué)過程檔案的補(bǔ)充。

在教學(xué)過程中牽涉到許多具體問題的處理，各個(gè)環(huán)節(jié)都有針對性的處理方式和規(guī)則。教師檔案信息的公開，考慮到對教師的影響一般內(nèi)部交流，不作公開討論。教學(xué)文件以書面為主，為方便起見可在網(wǎng)上同步掛出供查閱，這是教學(xué)質(zhì)量的保證。督導(dǎo)檔案兩種形式并存，既以書面形式發(fā)放至各部門，又掛于網(wǎng)上便于公開監(jiān)督。學(xué)生學(xué)習(xí)的檔案既以書面形式發(fā)至學(xué)生手中，又公布于網(wǎng)上便于學(xué)生隨時(shí)隨地地查詢。

1．第一種典型的教學(xué)模式為：教材自學(xué)＋課件學(xué)習(xí)+網(wǎng)上導(dǎo)學(xué)+網(wǎng)上答疑討論+課程作業(yè)+模擬試題測試+學(xué)習(xí)中心導(dǎo)學(xué)輔導(dǎo)＋集中考試+畢業(yè)論文。采用完全學(xué)分制，學(xué)分積累，彈性學(xué)習(xí)期限，以學(xué)員為中心，個(gè)性教學(xué)與班級教學(xué)相結(jié)合，輔以必要的面授輔導(dǎo)，學(xué)生可自主掌握學(xué)習(xí)時(shí)間和學(xué)習(xí)地點(diǎn)，學(xué)員可在方便的時(shí)間任何地點(diǎn)通過互聯(lián)網(wǎng)或當(dāng)?shù)貙W(xué)習(xí)中心訪問遠(yuǎn)程教育中心的學(xué)習(xí)平臺。

為了適應(yīng)遠(yuǎn)程教育的特點(diǎn)，必須有學(xué)習(xí)平臺強(qiáng)大的理論支持。除了參考文獻(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)鏈接提供了廣闊的學(xué)習(xí)平臺，開展開放的信息交流，學(xué)習(xí)平臺在設(shè)計(jì)上充分考慮了該課程具有開放性的特點(diǎn)，具有信息交流功能和學(xué)習(xí)交流功能。在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了眾多的用戶角色，校外的用戶可以通過游客的身份對本系統(tǒng)進(jìn)行訪問，可以看到本校學(xué)生的作業(yè)設(shè)計(jì)和課程成果，同時(shí)可以對這些設(shè)計(jì)和成果進(jìn)行評論，當(dāng)然也可以進(jìn)行相關(guān)問題的討論，而這些言論是不做任何限制的，通過整合平臺，學(xué)生可以協(xié)作共享地學(xué)習(xí)和交流。

良好的管理與支撐平臺，不僅能為學(xué)校開展學(xué)習(xí)提供完善的技術(shù)支持，還為學(xué)習(xí)過程評價(jià)提供了實(shí)在的依據(jù)，保障整個(gè)學(xué)習(xí)有條不紊、共享協(xié)作、持續(xù)性地向前發(fā)展。以浙江大學(xué)遠(yuǎn)程教育學(xué)院匯海遠(yuǎn)程教育管理平臺為例，分招生管理、教務(wù)管理、學(xué)生管理、教學(xué)管理、考務(wù)管理幾個(gè)模塊，不僅有一流教師的教學(xué)課件，網(wǎng)上實(shí)時(shí)答疑，平臺提交作業(yè)，BBS網(wǎng)上討論，畢業(yè)論文平臺、畢業(yè)設(shè)計(jì)平臺、提供網(wǎng)絡(luò)課件，同時(shí)具有管理和查詢的功能，學(xué)籍、成績、評優(yōu)、處分情況均可查閱，新生入學(xué)、在校學(xué)習(xí)狀態(tài)(在學(xué)、休學(xué)、退學(xué))和表現(xiàn)、畢業(yè)情況一目了然，系統(tǒng)中包含了新生登記表、每年小結(jié)、學(xué)生管理、優(yōu)秀學(xué)員評比表、考試管理、畢業(yè)成績單、畢業(yè)登記表(含往屆生管理)、短信平臺發(fā)通知。這些信息都以電子檔案和書面檔案兩種形式存在，電子檔案有利于查詢和邏輯歸檔，書面檔案作為日后學(xué)生人事檔案的材料，畢業(yè)后轉(zhuǎn)離學(xué)校。

2．第二種教學(xué)模式：由于遠(yuǎn)程教育天網(wǎng)(衛(wèi)星網(wǎng))、地網(wǎng)(互聯(lián)網(wǎng))同步實(shí)時(shí)教學(xué)、網(wǎng)上點(diǎn)播，點(diǎn)播具有更強(qiáng)的選擇性和針對性，學(xué)生可根據(jù)標(biāo)題或分類，來選擇所需要的課程。教學(xué)資料本身就是很好的教學(xué)檔案，教學(xué)資料分為書面教材、書面測試以及以現(xiàn)代技術(shù)做保證的網(wǎng)頁、課件、網(wǎng)上實(shí)時(shí)答疑。兩種形式都是為保證教學(xué)服務(wù)的，書面形式為傳統(tǒng)形式，網(wǎng)上的資料隨時(shí)隨地可以查閱，網(wǎng)上電子檔案實(shí)行的是邏輯歸檔。

學(xué)習(xí)為主，學(xué)生在教材自學(xué)和多媒體課程(光盤版或網(wǎng)絡(luò)版)自學(xué)的基礎(chǔ)上，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上答疑、討論、做作業(yè)、課程輔導(dǎo)等，同時(shí)輔之以部分集中輔導(dǎo)的教學(xué)模式。最后參加在當(dāng)?shù)丶羞M(jìn)行的課程考試?；蚶眯l(wèi)星網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段組織教學(xué)。采用網(wǎng)上課件教學(xué)、課堂視頻實(shí)時(shí)教學(xué)、發(fā)放教材及光盤等形式進(jìn)行學(xué)習(xí)，并提供網(wǎng)上作業(yè)、網(wǎng)上答疑、網(wǎng)上討論，學(xué)生平時(shí)可到當(dāng)?shù)匦Ｍ鈱W(xué)習(xí)中心集中收看定期播放的課堂視頻實(shí)時(shí)課件，也可直接訪問學(xué)院網(wǎng)站，點(diǎn)播教學(xué)課件自學(xué)，獲取有關(guān)學(xué)習(xí)資料。這些教學(xué)過程資料 以電子形式存在，方便查閱和網(wǎng)上邏輯歸檔。

3．第三種典型的教學(xué)模式為：主要采用互聯(lián)網(wǎng)及分散式教學(xué)模式，學(xué)生在家、在工作單位、在任何時(shí)間，都可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行業(yè)余學(xué)習(xí)。主要教學(xué)環(huán)節(jié)和形式如下：“網(wǎng)上導(dǎo)學(xué)”教師在網(wǎng)絡(luò)課堂的交流園地中導(dǎo)學(xué)資料，包括開篇導(dǎo)學(xué)、階段導(dǎo)學(xué)、日常輔導(dǎo)和考前輔導(dǎo)等?！白灾鲗W(xué)習(xí)”包括紙質(zhì)材料和多媒體課程自學(xué)。多媒體課程一般包括網(wǎng)絡(luò)版和光盤版兩種形式，分別用于在上網(wǎng)或不上網(wǎng)條件下的課程學(xué)習(xí)，主要內(nèi)容由課程大綱、教師講解、相關(guān)案例、背景資料、例題分析、綜合練習(xí)等學(xué)習(xí)欄目和書簽、小字典、筆記本等學(xué)習(xí)工具組成。“網(wǎng)上答疑”通過常見問題庫、教師信箱、交流園地、值機(jī)答疑等方式進(jìn)行?！熬W(wǎng)上討論”通過網(wǎng)絡(luò)教室中的交流園地(BBS)，在師生之間和同學(xué)之間進(jìn)行?！罢n程作業(yè)”作業(yè)以題庫形式管理，分階段設(shè)置，學(xué)生隨機(jī)抽取，網(wǎng)上提交作業(yè)?！罢n程考試”根據(jù)課程的不同特點(diǎn)采用不同的考核形式，主要有：閉卷考試、開卷考試、網(wǎng)上提交論文等，其中閉卷及開卷考試在本地教學(xué)服務(wù)中心集中進(jìn)行?！皩W(xué)術(shù)講座”根據(jù)教學(xué)需要定期組織巡回教學(xué)活動(dòng)或網(wǎng)上實(shí)時(shí)學(xué)術(shù)講座?！爱厴I(yè)論文”本科層次學(xué)生在完成課程學(xué)習(xí)后需進(jìn)行畢業(yè)論文寫作，通過網(wǎng)絡(luò)與指導(dǎo)教師交流，完成論文提交。

網(wǎng)上的教學(xué)資料采用電子檔案，可供學(xué)生隨時(shí)隨地在網(wǎng)上查詢，網(wǎng)上電子檔案實(shí)行邏輯歸檔，有利于再次利用。

三、遠(yuǎn)程教育管理過程的檔案管理

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間各個(gè)方面真實(shí)記錄，是學(xué)生畢業(yè)后用人單位對學(xué)生在籍學(xué)習(xí)情況了解的可靠依據(jù)。一般基本情況材料包括：高中階段學(xué)生檔案，入學(xué)登記表(學(xué)籍表)，體檢表，學(xué)籍卡分手工和電腦兩種，在校學(xué)習(xí)成績總表，畢業(yè)生成績單，學(xué)生行為綜合考評表，獎(jiǎng)懲材料，每年小結(jié)，優(yōu)秀學(xué)員評比表，畢業(yè)成績單，畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位證明，畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文業(yè)務(wù)總結(jié)，入團(tuán)志愿書，黨建材料。在籍學(xué)生檔案由學(xué)生管理部門統(tǒng)一保管，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)至學(xué)生工作單位或?qū)W生戶口所在地的人才交流市場，申請自費(fèi)出國學(xué)生檔案在辦理離校手續(xù)時(shí)，必須將本人檔案轉(zhuǎn)出學(xué)校，并出示檔案接收依據(jù)。

由于遠(yuǎn)程教育的異地性，教育管理呈松散型，既有相對集中又有分散管理，管理工作同樣要制定一系列規(guī)范。教學(xué)管理檔案有：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)實(shí)施計(jì)劃、課程免修、獎(jiǎng)勵(lì)學(xué)分、轉(zhuǎn)專業(yè)轉(zhuǎn)教學(xué)中心的各類申請材料。學(xué)籍管理實(shí)行以完全選課制、彈性學(xué)習(xí)期限制和預(yù)約考試制為核心的學(xué)分制管理。學(xué)生可根據(jù)自身情況、結(jié)合教學(xué)計(jì)劃及考試計(jì)劃，自主選課，靈活安排學(xué)習(xí)時(shí)間。有的院校每年舉行四次課程考試，實(shí)行考試預(yù)約制度，學(xué)生可根據(jù)自身情況、選擇參加任何一次考試。每門課程，最多可參加三次考試。在學(xué)習(xí)期限內(nèi)，按教學(xué)計(jì)劃修滿規(guī)定學(xué)分，即可畢業(yè)。(群發(fā)短信)學(xué)分制，在松散管理中，網(wǎng)上管理突顯遠(yuǎn)距離的特點(diǎn)，這一階段，電子檔案占主導(dǎo)地位，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，并備以書面檔案做補(bǔ)充依據(jù)。學(xué)生學(xué)習(xí)的檔案既以書面形式發(fā)至學(xué)生手中，又公布于網(wǎng)上便于學(xué)生隨時(shí)隨地地學(xué)習(xí)―以上電子檔案采用邏輯歸檔。

四、遠(yuǎn)程教育實(shí)踐環(huán)節(jié)的檔案管理

學(xué)生通過課堂學(xué)習(xí)，目的是把學(xué)到的知識應(yīng)用于社會實(shí)踐，因此，遠(yuǎn)程教育的實(shí)踐環(huán)節(jié)是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)踐環(huán)節(jié)起著承上啟下的作用，為適應(yīng)社會的需要，學(xué)校制定出實(shí)踐環(huán)節(jié)教學(xué)工作的意見，如實(shí)驗(yàn)教師授課規(guī)則等。遠(yuǎn)程教育實(shí)踐環(huán)節(jié)應(yīng)該理論和實(shí)踐并進(jìn)，文經(jīng)類課程社會實(shí)踐調(diào)查資料和報(bào)告，理工類課程原始數(shù)據(jù)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)成績單、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)考核成績、實(shí)驗(yàn)情況記錄單、實(shí)綱、實(shí)習(xí)手冊，都是實(shí)踐環(huán)節(jié)的檔案。這一階段基本是紙質(zhì)書面檔案，書面檔案采用物理歸檔，作為學(xué)籍檔案的重要組成部分，列入成績單。

篇(7)

【關(guān)鍵詞】文檔管理;一體化

隨著新時(shí)期信息工作和檔案工作的發(fā)展，檔案學(xué)術(shù)界提出了新的檔案管理理論文檔管理一體化。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。這一問題首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業(yè)教育改革座談會上，是一種較為科學(xué)的管理理論，它的出現(xiàn)為檔案管理學(xué)理論注入了新的內(nèi)容。

一、實(shí)施文檔管理一體化的必然性和可行性

（一）實(shí)行文檔管理一體化有其深刻的理論依據(jù)，即文件生命周期理論。從文件生命周期理論來看，文件是檔案的前身，是同一事物的不同發(fā)展階段，是一個(gè)統(tǒng)一的連續(xù)體，在其信息內(nèi)容、物質(zhì)形態(tài)、基本屬性等方面是完全同一的，實(shí)施文檔管理一體化是文書、檔案工作的發(fā)展趨勢。

（二）實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化是信息時(shí)代檔案工作的全新的管理方式，是適應(yīng)電子文檔、電子檔案管理發(fā)展的必然要求。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，都可以用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等，這些都屬于電子文檔。具有檔案保存價(jià)值的電子文檔，必須要?dú)w檔保護(hù)。電子文檔歸檔后即形成電子檔案。電子檔案的管理要求實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化?？v觀目前國內(nèi)外關(guān)于電子文檔管理的研究，無一不把文檔管理一體的思想融入到電子文檔研究項(xiàng)目中，因?yàn)殡娮游臋n本身的特點(diǎn)決定了電子文檔需要進(jìn)行前端控制和全程管理，而這兩種思想又是實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化所必不可少的。所以在信息社會里，必須打破文件和檔案工作的分隔狀況進(jìn)行一體化管理，這樣才能體現(xiàn)出檔案管理工作者的獨(dú)特作用，也才能給后代留下完整的有價(jià)值的真實(shí)歷史記錄。

（三）實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化有充分的現(xiàn)實(shí)依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)證明。長期以來，文檔分家的現(xiàn)象給文檔工作帶來了不必要的麻煩和浪費(fèi)，使文檔工作者難以成就歷史所賦予的使命。與此同時(shí)，我國的檔案工作者，除了專業(yè)的檔案館工作人員以外，其它單位的檔案工作者同時(shí)也是文件管理者，隨著新時(shí)期的發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)了不同程度的文檔管理一體化，而國外也有很多實(shí)行文檔管理一體化的成功案例，給我們檔案工作者實(shí)行文檔管理一體化提供了借鑒和經(jīng)驗(yàn)。

（四）在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，使文檔管理一體化成為可能。文件從開始生成起，經(jīng)過文件流轉(zhuǎn)、處理完畢后，就可以歸檔進(jìn)入檔案信息管理自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行利用，文件及時(shí)轉(zhuǎn)化為檔案，使文件工作和檔案工作有機(jī)地結(jié)合起來。

二、實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化的必要條件

（一）實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化，要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是文檔管理一體化的基礎(chǔ)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，則無法進(jìn)行一體化管理，在制定標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)：第一，應(yīng)考慮文書、檔案的國家標(biāo)準(zhǔn)。第二，結(jié)合文書、檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，形成文檔一體化管理的規(guī)范體系。例如，在對文檔管理一體化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，既要參照《國家公文格式》，又要參照《檔案著錄規(guī)則》，使文書、檔案的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一到一個(gè)體系里來，特別是電子文檔的運(yùn)作、管理必須建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的體系，而且其嚴(yán)格程度和對系統(tǒng)性的要求，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

（二）實(shí)行文檔管理一體化，必須改變原有檔案管理的思維模式，探索更加適合計(jì)算機(jī)管理的現(xiàn)代化文檔管理模式。在文檔管理一體化進(jìn)程中，將會遇到許多問題，從而影響文檔管理一體化的方向、速度、模式等。而計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)技術(shù)的發(fā)展對其推動(dòng)作用是超級大的，不可忽視的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的介入，給文檔工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也對傳統(tǒng)的手工管理模式提出了挑戰(zhàn)，使得文檔工作管理模式的改革與創(chuàng)新成為一種必然。

（三）實(shí)行文檔管理一體化，要求文檔人員提高和調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為文檔管理一體化進(jìn)程中不可缺少的重要手段，文檔管理一體化軟件的開發(fā)也需要文檔人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。文檔人員要做好電子文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)，既要懂得計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)技術(shù)，也需要結(jié)合最新的檔案管理學(xué)理論、原則和檔案管理方法與技術(shù)，才能為加快實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化建設(shè)提供充足的技術(shù)支持。

三、要加快文檔管理一體化，應(yīng)做好以下幾面的工作

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高意識。加快文檔管理一體化建設(shè)，要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使檔案信息化有個(gè)正確的引路人。作為檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，必須要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和提高。努力把檔案信息化建設(shè)作為業(yè)務(wù)建設(shè)的一個(gè)首要工作，不斷完善和加強(qiáng)檔案信息平臺，提高管理水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（二）積極支持投入，提升軟、硬件配置。要舍得投入財(cái)力，配置軟、硬件要從長遠(yuǎn)的發(fā)展考慮，適當(dāng)提高配置能級，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)展的步伐。同時(shí)，作為檔案部門，也要積極爭取多方支持，創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)化管理，加快文檔管理一體化建設(shè)的發(fā)展。

（三）充分發(fā)揮檔案人員的作用。一般單位在文檔軟件的開發(fā)程中，往往疏忽檔案人員在開發(fā)過程中的作用。由于軟件開發(fā)人員對檔案管理的深層次認(rèn)識不足，僅憑自己有限的了解和“設(shè)想”編制軟件，不能開發(fā)出高質(zhì)量的文檔信息系統(tǒng)，只能慨嘆“英雄無用武之地”。因此，檔案人員應(yīng)主動(dòng)參與文檔信息化軟件的開發(fā)工作。協(xié)同辦公平臺（簡稱OA）作為企業(yè)信息化建設(shè)覆蓋面最廣的重點(diǎn)項(xiàng)目，是公司的信息結(jié)構(gòu)化、流程規(guī)范化、決策科學(xué)化、信息標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)平臺。協(xié)同辦公平臺力求打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島，從而有效提高員工辦公效率和工作質(zhì)量。項(xiàng)目的實(shí)施是讓公司所有的利用者在同一個(gè)平臺上實(shí)現(xiàn)信息資源共享，構(gòu)筑公司協(xié)同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海藥材“加強(qiáng)管控，提高效率”的具體措施。從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管控轉(zhuǎn)型邁了一大步。自2011年上海市藥材有限公司實(shí)行OA系統(tǒng)以來，公司上下深刻體會到了信息化管理帶來的效益。公司開發(fā)了內(nèi)部管理：部門管理、崗位管理、員工管理、檔案管理、培訓(xùn)管理、獎(jiǎng)懲記錄、人事合同;還開發(fā)了客戶管理，即客戶信息、全部客戶、商信息、聯(lián)系人信息、采購信息、項(xiàng)目跟單記錄、合同管理、售后服務(wù)等。

1.無紙化辦公，改變時(shí)空觀念，提高工作效率。網(wǎng)上協(xié)同辦公管理系統(tǒng)徹底打破時(shí)間和地點(diǎn)的限制，縮短了相關(guān)人員的審核、簽字等待時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了短信提醒服務(wù)。2.無紙化審批和管理節(jié)約了資源。在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的資源共享與數(shù)據(jù)交換，不但提高了工作效率、降低了溝通成本、減少了修改和校對的差錯(cuò)，而且大大地節(jié)約了紙張成本。3.統(tǒng)一平臺，方便管理，達(dá)到了政務(wù)公開、信息透明，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地均可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱相關(guān)資料。也為歸檔等一系列管理工作提供數(shù)據(jù)輸入、處理平臺。檔案室也抓住公司OA系統(tǒng)管理的機(jī)遇，提出了“按件歸檔，及時(shí)歸案”的新的管理理念。由公司檔案室直接參與文檔管理一體化管理軟件的設(shè)計(jì)、歸案等全過程的監(jiān)控流程，真正做到文檔一體化管理。文件管理包括收文、批文、文件閱示、文件流轉(zhuǎn)、辦文、行文、發(fā)文、文件歸檔、查閱、統(tǒng)計(jì)等，并能自動(dòng)跟蹤記錄流程全過程。檔案管理包括檔案分類、檔案編號、檔案借閱、檔案匯總、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)等功能。通過該系統(tǒng)，檔案室對流轉(zhuǎn)完畢的文件做到及時(shí)自動(dòng)歸案生成檔案號包，做好檔案鑒定，確定公開或不公開、歸檔、暫保存或不歸檔，為借閱者提供直接在線網(wǎng)上查閱等檔案信息服務(wù)，并記錄了全部的操作過程。隨著公司OA系統(tǒng)不斷向深度、廣度推進(jìn)，檔案室也積極與電腦室掛鉤，將檔案管理OA系統(tǒng)向公司各基層單位推廣，使公司所屬各單位檔案工作有統(tǒng)一的文檔管理一體化體系，從而保證了檔案管理水平邁向更高、更新的臺階，以適應(yīng)公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

（四）重視調(diào)研，做好文檔信息需求分析工作。文檔信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期投資，立足于公司工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此在編制規(guī)劃、方案前，必須作充分調(diào)研，明確文檔信息化的需求，需求分析越充分，開發(fā)工作就越順利，也越有使用價(jià)值。

四、在實(shí)施文檔一體化過程中，應(yīng)把握住以下幾個(gè)環(huán)節(jié)

（一）運(yùn)用全新管理理念和管理模式，有效管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子信息資源。采用全程管理模式，把檔案管理中的各種需求諸如分類、組合、鑒定等可以在電子文檔生成之際和運(yùn)轉(zhuǎn)過程中便設(shè)計(jì)在系統(tǒng)中。檔案工作提前介入到文件工作之中進(jìn)行前端監(jiān)督，保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確;從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制;數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率;能使檔案人員真正享受到自動(dòng)化管理給檔案工作帶來的高效和便利。

（二）維護(hù)電子文檔的真實(shí)性、可靠性、憑證性，對文件形成和流轉(zhuǎn)過程實(shí)行全程跟蹤和記錄，保留電子文檔原始記錄痕跡。要充分利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，保證文件的真實(shí)性、憑證性和合法性。