序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案資料管理措施范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

【關(guān)鍵詞】工程檔案管理；收集整理；編制歸檔；應(yīng)對措施

1、加強(qiáng)政策宣傳

要做好工程檔案的管理工作,離不開各單位、各部門的支持和協(xié)作。我們在建筑工程檔案資料的收集過程中,注重運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)等手段,多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》等法律法規(guī),積極主動開展工作,使廣大工作人員真正認(rèn)識到做好工程檔案工作的重要意義。

2、完善工作機(jī)制

首先應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。堅(jiān)持工程項(xiàng)目建設(shè)與工程檔案管理兩手抓,健全管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目建設(shè)單位要將設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各參建單位都納入管理網(wǎng)絡(luò),建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案工作小組,以綜合檔案室為紐帶,開展工程檔案的監(jiān)督管理和具體業(yè)務(wù)工作。理順檔案管理機(jī)構(gòu)與各檔案生成單位和部門的關(guān)系,明確職責(zé)。一是部門職責(zé)。規(guī)定基建部門(工程項(xiàng)目部)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理、匯總、歸檔工作。

勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)各階段設(shè)計(jì)文件、竣工圖的移交歸檔工作。施工單位負(fù)責(zé)完成職責(zé)范圍或合同規(guī)定的工程文件和設(shè)備開箱文件的收集、整理、移交、歸檔工作;負(fù)責(zé)向設(shè)計(jì)單位提供竣工草圖及全部變更設(shè)計(jì)文件作為設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的依據(jù)。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理文件材料,向建設(shè)單位的移交歸檔;負(fù)責(zé)編制《設(shè)計(jì)變更匯總表》,審核施工單位的竣工文件、竣工圖等，并審核其完整、準(zhǔn)確性。二是專、兼職檔案員職責(zé)。兼職檔案員負(fù)責(zé)工程管理部門工程材料的收集、整理，定期移交檔案室;專職檔案員負(fù)責(zé)各部門、單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量把關(guān),負(fù)責(zé)檔案管理、資料編研、提供利用;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對檔案文件材料內(nèi)容的審核。

完善制度建設(shè)。建立健全工程檔案收集工作制度,將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細(xì)化到每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去。每項(xiàng)工作結(jié)束前都有一個(gè)收集整理和移交相關(guān)材料的程序,并將其列入工作質(zhì)量的考核,使工程檔案收集真正成為一項(xiàng)日常性工作,保證工程檔案工作有章可循,有法可依,達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)要求。

推進(jìn)信息化建設(shè)。一方面,加快做好歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理工作;另一方面,嚴(yán)格按照國家有關(guān)電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè),統(tǒng)一檔案信息的歸檔存儲格式,確保信息技術(shù)條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。

3、強(qiáng)化過程控制

前期介入。堅(jiān)持從檔案材料形成的“源頭”抓起,做到前端控制。工程項(xiàng)目立項(xiàng)后,建設(shè)單位檔案管理部門對項(xiàng)目管理部門進(jìn)行檔案交底,交底內(nèi)容為項(xiàng)目前期和竣工驗(yàn)收文件材料的收集、整理、歸檔的范圍及要求;工程項(xiàng)目開工后,建設(shè)單位項(xiàng)目管理和檔案管理部門對設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行檔案交底,檔案交底的內(nèi)容主要是建設(shè)過程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。各參建單位要以“建一流工程、創(chuàng)一流檔案”為目標(biāo),認(rèn)真分解檔案工作目標(biāo)任務(wù)。要根據(jù)規(guī)程規(guī)范要求,做好技術(shù)文件材料的形成、積累,并注重形成質(zhì)量,技術(shù)文件材料的形成與工程建設(shè)同時(shí)計(jì)劃、同時(shí)布置、同時(shí)檢查、同時(shí)考核,保證其真實(shí)可靠。

中期控制。工程開工后,檔案管理部門要加強(qiáng)現(xiàn)場的檢查和指導(dǎo)力度,全程參與,確保工程檔案各個(gè)管理環(huán)節(jié)始終受控在控。檔案管理部門要檢查項(xiàng)目管理部門和各參建單位的工程技術(shù)文件的收集、整理情況,對不符合歸檔要求的文件提出意見,督促整改完成,形成閉環(huán)。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上,檔案專職人員應(yīng)勤跑工地,跟蹤了解項(xiàng)目信息, 隨時(shí)檢查指導(dǎo)。

后期檢查。重大建設(shè)項(xiàng)目可采取階段性歸檔。項(xiàng)目管理部門和各參建單位在階段性工作完成后,要按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)對本單位(部門)涉及到的項(xiàng)目文件進(jìn)行整理、立卷,編寫移交目錄清單。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)督查,歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),應(yīng)真實(shí)記錄和反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況,圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。檢查驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范要求的,堅(jiān)決退回整改。在檔案接收方面,要充分利用行政程序把關(guān),建立工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格報(bào)送移交制,保證工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,保證不出現(xiàn)擅自修改、偽造或事后補(bǔ)做的現(xiàn)象。參與工程建設(shè)的施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等單位應(yīng)在竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi),向項(xiàng)目管理部門移交。設(shè)計(jì)單位在調(diào)研、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、竣工圖編制等階段性工作完成后即歸檔,竣工圖歸檔時(shí)間不得超過竣工驗(yàn)收后兩個(gè)半月?？⒐を?yàn)收后兩個(gè)半月內(nèi)項(xiàng)目管理部門將項(xiàng)目的全部檔案向本單位檔案部門整體移交歸檔,在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí),還應(yīng)移交相應(yīng)的電子文件、工程重要活動的音像材料。歸檔范圍包括建設(shè)項(xiàng)目前期文件、招投標(biāo)文件、施工文件、監(jiān)理文件及竣工驗(yàn)收文件。項(xiàng)目管理和檔案管理部門對各參建單位提交的竣工資料進(jìn)行驗(yàn)收,保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。確認(rèn)符合歸檔條件后,辦理交接手續(xù)。

4、提高隊(duì)伍素質(zhì)

人是生產(chǎn)力發(fā)展的第一要素。因此，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案員隊(duì)伍建設(shè), 培養(yǎng)和造就一支具有廣博知識、精通業(yè)務(wù)和恪守職業(yè)道德的人才隊(duì)伍, 是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù),也是提高檔案管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越發(fā)展的關(guān)鍵。

“工欲善其事, 必先利其器”,學(xué)習(xí)能提高個(gè)人素質(zhì),提升我們的道德素養(yǎng)。隨著檔案工作涉及的面越來越廣,社會關(guān)注程度越來越高, 工作的要求也越來越嚴(yán),難度越來越大,對檔案員素質(zhì)要求也越來越高。就專、兼職檔案員而言, 必須要做到:

第一,加強(qiáng)檔案工作職業(yè)道德建設(shè),自覺樹立愛崗敬業(yè)、默默奉獻(xiàn)意識,從思想意識上真正熱愛檔案工作。

第二,加強(qiáng)工作作風(fēng)建設(shè),努力培養(yǎng)自身舍得吃苦、樂于為基層服務(wù)的意識,增強(qiáng)工作的責(zé)任感和使命感。

第三,一要主動學(xué)習(xí)黨的路線、方針政策,學(xué)習(xí)各級檔案工作的相關(guān)法律、法規(guī),學(xué)習(xí)系統(tǒng)內(nèi)外關(guān)于檔案工作的文件規(guī)定,做到規(guī)范管理,依法治檔。二要加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。通過檔案專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、組織外出參觀、學(xué)習(xí)交流,邀請專家舉辦講座和現(xiàn)場講解、開展檔案工作檢查評比等形式提高工程檔案人員的專業(yè)理論水平。

加強(qiáng)現(xiàn)代辦公設(shè)備的學(xué)習(xí),提高熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的技能水平,真正成為一崗多能、業(yè)務(wù)精湛的管理能手, 以適應(yīng)新時(shí)期新階段對檔案工作的要求。

篇(2)

關(guān)鍵詞：土地開發(fā)；檔案資料；管理

1土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料的意義

為了能更好的監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)程，能讓日后項(xiàng)目的管理更容易，就需要管理好土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料，因?yàn)檫@樣才能全面并及時(shí)的了解整個(gè)項(xiàng)目管理的過程和項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度情況，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)建設(shè)中的問題并進(jìn)行處理，還能提供一些項(xiàng)目建設(shè)管理的信息。土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料是非常重要的，主要從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)出來：(1)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程的資料信息等都包括在土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料當(dāng)中，日后接受各級部門審查等也都是要把這個(gè)作為依據(jù)的。(2)根據(jù)土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料可以整治項(xiàng)目建設(shè)中的不良行為。(3)要根據(jù)土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料對項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢測，日后出了問題也需要用到這些資料進(jìn)行追查。(4)在建設(shè)其他項(xiàng)目時(shí)也可以參考這些土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料。(5)土地開發(fā)整理項(xiàng)目管理規(guī)范化的要求土地開發(fā)整理的管理模式有了一定的轉(zhuǎn)變，國家也開始重視土地開發(fā)整理,只有不斷完善土地開發(fā)整理項(xiàng)目管理，才能讓國家投入的資金不浪費(fèi)，讓土地開發(fā)整理項(xiàng)目有好的效益，而在土地開發(fā)整理項(xiàng)目管理中，土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料是很重要的。整個(gè)項(xiàng)目管理活動的記錄都在土地開發(fā)整理項(xiàng)目的檔案中，這其中保存和積累著項(xiàng)目的工作成果和工作經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目中有些關(guān)鍵地方的施工記錄也在其中。由此看來，在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目檔案管理是必不可少的。

2土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理存在的問題

我國實(shí)施土地開發(fā)整理項(xiàng)目比較晚，很多方面的管理都不完善，存在著許多的問題，土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散籠統(tǒng)的文件并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理方面的問題也有很多，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)地方：(1)填寫的一些資料內(nèi)容不準(zhǔn)確。有許多原始資料在項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候不能及時(shí)填寫，從而造成了土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料內(nèi)容與施工事實(shí)情況不相符，進(jìn)而就導(dǎo)致了有些建筑材料沒有完整的合格證和質(zhì)保書等，最終就不能知道項(xiàng)目工程質(zhì)量的具體情況，達(dá)不到符合要求的項(xiàng)目工程資料檔案管理的質(zhì)量。(2)沒有完善的檔案資料管理制度。許多企業(yè)都沒有完善的項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，甚至有的企業(yè)就沒有建立這個(gè)制度。在項(xiàng)目工程建設(shè)過程中不在乎檔案資料的管理工作，只偏重于質(zhì)量等方面的問題。(3)檔案資料管理不規(guī)范。在施工過程中，檔案資料的格式各式各樣、內(nèi)容不符合要求，不容易裝訂，這都是由于施工單位和相關(guān)部門沒有統(tǒng)一檔案資料的格式而造成的。資料的內(nèi)容方面，有的資料是因?yàn)闄n案員在編輯的時(shí)候不了解施工的進(jìn)度和相關(guān)情況，導(dǎo)致了編輯的資料和事實(shí)情況不一樣，還有的是因?yàn)椴磺宄┕さ牟僮鬟^程在填寫表格的時(shí)候造成了多填、漏填的現(xiàn)象。還有的資料中有錯(cuò)別字，內(nèi)容敘述的沒有邏輯關(guān)系，有的資料沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章等，資料中出現(xiàn)的這些問題都會在很大程度上影響后期竣工資料的編制。(4)沒有專門的人負(fù)責(zé)管理檔案。目前，很少有企業(yè)設(shè)立了專門管理項(xiàng)目檔案資料的職位并由專門的人員進(jìn)行管理，大部分的項(xiàng)目檔案資料管理人員都不是專職人員，都只是身兼多職的人，這些人員都沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)，不了解檔案業(yè)務(wù)，而且他們平時(shí)還有原本的職務(wù)工作要做，就沒有了時(shí)間去深入的學(xué)習(xí)了解該如何進(jìn)行檔案管理，這樣他們就很難管理好。資料越來越多，他們又沒有辦法跟上節(jié)奏整理，漸漸地需要整理的資料越堆越多，也就越來越難整理，再加上取閱檔案資料時(shí)不進(jìn)行手續(xù)登記，最終就導(dǎo)致了檔案的丟失。所以，項(xiàng)目檔案資料一定要有專門的人進(jìn)行管理，而且管理人員一定要有相關(guān)的專業(yè)知識。

3項(xiàng)目檔案資料管理建議

結(jié)合上述項(xiàng)目檔案資料管理中存在的問題來看，想要土地開發(fā)工程建設(shè)有快的進(jìn)度，就一定要重視項(xiàng)目檔案資料管理。具體措施如下：

3.1增強(qiáng)項(xiàng)目檔案資料管理的意識

在土地開發(fā)整理項(xiàng)目中，有很多重要的圖表、文字、影像、圖片等資料可以為其他的土地開發(fā)項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)等。所以，加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案資料管理的意識是很有必要的，這樣就能夠讓那些檔案資料完整的保存下來了，而且還能對檔案進(jìn)行妥善的管理，從而避免發(fā)生資料丟失的情況。所以，一定要讓檔案資料管理人員有充分的項(xiàng)目檔案資料管理的意識，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識，認(rèn)真對待工作。

3.2制定項(xiàng)目檔案資料管理制度

在建設(shè)性工程當(dāng)中，土地開發(fā)項(xiàng)目是具有很大規(guī)模的，而在土地開發(fā)項(xiàng)目中，最重要的就是有完善的檔案管理制度。把項(xiàng)目檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的分類整理，并進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃是完善檔案管理制度的基礎(chǔ)。在整個(gè)土地開發(fā)項(xiàng)目中，有許多方面的需要都要與其他企業(yè)進(jìn)行交易等，交易過程中就會有許多的報(bào)告、文件等，要把這些資料進(jìn)行劃分歸類，進(jìn)而再統(tǒng)一的進(jìn)行存檔，這樣在日后查詢資料時(shí)就會更方便。

3.3加強(qiáng)管理人員的技能學(xué)習(xí)

整理、規(guī)范項(xiàng)目檔案資料是需要非常認(rèn)真嚴(yán)格的，所以具備專業(yè)的知識技能和認(rèn)真的工作態(tài)度是對土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理人員的硬性要求。牢記土地開發(fā)整理的政策法規(guī)，了解項(xiàng)目工程中需要的所有的資料，能認(rèn)真準(zhǔn)確的把檔案資料進(jìn)行分類整理等，能完好的保存完整的資料，這些都是這些管理人員需要具備的知識技能。

3.4建立專人負(fù)責(zé)制度

管理人員需要具有一定的專業(yè)知識技能，管理過程中必須要遵守政策,土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料的管理工作是很復(fù)雜的，而且時(shí)間長,項(xiàng)目資料的內(nèi)容也很復(fù)雜,因此想要能夠保證這個(gè)工作有效率的進(jìn)行，就一定要讓專門的人對其進(jìn)行有效的管理，而且還要讓這些人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等，提高他們相關(guān)的管理知識和技能，進(jìn)而更好的保證檔案管理的進(jìn)行。

4結(jié)束語

篇(3)

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；有效管理

在我國經(jīng)濟(jì)水平不斷發(fā)展的背景下，建筑業(yè)作為一個(gè)潛力比較大的行業(yè)，已經(jīng)得到了不斷的發(fā)展。我國的建筑行業(yè)發(fā)展水平逐漸上升，同時(shí)不可避免的有問題的產(chǎn)生。建筑工程的檔案資料的重要性已經(jīng)得到了廣泛的認(rèn)可，建筑檔案資料本身的內(nèi)容比較廣泛，對檔案資料的有效管理是具有比較大的重要性的，必須要深入探討有效的管理措施。

1 建筑工程檔案資料管理的內(nèi)涵分析

建筑工程的檔案資料主要是指建筑工程的項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到驗(yàn)收結(jié)束整個(gè)過程中，所產(chǎn)生的過程資料。建筑檔案資料具有真實(shí)性的特點(diǎn)，同時(shí)還具有單一獨(dú)立性以及實(shí)用性。為了確保檔案資料的完整、安全以及準(zhǔn)確，必須要做好檔案資料的管理工作。建筑工程檔案資料一般應(yīng)該進(jìn)行驗(yàn)收。

建筑工程檔案資料所包含的內(nèi)容包括建筑工程的各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及內(nèi)容比較廣泛，一般可以分為三個(gè)方面，一種是綜合性文件，主要包括計(jì)劃書、上級批準(zhǔn)文件以及政府要求拆遷等相關(guān)文件，同時(shí)還包括工程相關(guān)合同，以及審計(jì)內(nèi)容等；還有一種屬于工程施工文件資料，主要包括竣工生產(chǎn)的報(bào)告以及立項(xiàng)報(bào)告，圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、變更等過程中產(chǎn)生的生成性報(bào)告等，同時(shí)還包括例會內(nèi)容、事故處理等資料。第三種工程檔案資料是屬于竣工圖?？⒐D不僅僅包括工程竣工后的圖紙，同時(shí)還包括建筑工程的平面布置圖、接線圖等。

2 建筑工程檔案資料管理中存在的問題

建筑工程具有比較大的復(fù)雜性，所產(chǎn)生的檔案資料比較繁多，其檔案資料管理中主要存在以下幾點(diǎn)問題：

（一）檔案管理模式比較混亂，缺乏統(tǒng)一有效的管理

在建筑工程的檔案資料管理工作中，涉及到的管理機(jī)構(gòu)比較多，不少機(jī)構(gòu)形成了專門的檔案處理室，一些機(jī)構(gòu)則并未建設(shè)，因此，在具體的建筑工程施工過程中，檔案資料的管理模式比較混亂。不少機(jī)構(gòu)的檔案管理工作并未單獨(dú)列出來，而是交給業(yè)務(wù)部人員來完成，不利于檔案資料的有效整理以及具體應(yīng)用。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)水平較低，未形成較深入的認(rèn)識

在建筑工程檔案資料的管理過程中，不少檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平比較低下，并未認(rèn)識到檔案資料管理的重要性，在工作態(tài)度上不認(rèn)真?，F(xiàn)代信息社會，信息成為一種財(cái)富，檔案資料的管理工作的重要性逐漸凸顯，而現(xiàn)有的檔案資料管理人員的素質(zhì)水平達(dá)不到時(shí)展的要求。

（三）檔案資料有缺失現(xiàn)象，未及時(shí)進(jìn)行歸檔管理

由于建筑工程項(xiàng)目的工期一般比較長，在相關(guān)檔案資料的管理中，存在部分資料丟失的情況。當(dāng)檔案資料沒有進(jìn)行及時(shí)歸檔時(shí)，資料可能會丟失，進(jìn)而影響到檔案資料的歸檔工作。

3 建筑工程項(xiàng)目檔案資料有效管理方法

（―）完善建筑工程項(xiàng)目管理制度，統(tǒng)一管理模式

在建筑工程項(xiàng)目過程中，建設(shè)比較完善的建筑工程檔案資料管理制度，按照國家的政策法規(guī)將檔案資料的管理模式進(jìn)行統(tǒng)一，對檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行明確。建筑工程檔案資料管理，必須要通過對責(zé)任的明確，保證檔案資料的真實(shí)性，進(jìn)而為建筑單位的合法權(quán)益提供必要的保障。

（二）提高檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)用多種培訓(xùn)方式

在建筑工程的檔案資料管理工作中，檔案資料管理人員是工作的核心，檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接影響到檔案資料管理水平。通過應(yīng)用有效的培訓(xùn)手段，促進(jìn)檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提高，可以有效提高檔案資料管理工作的質(zhì)量。建筑企業(yè)應(yīng)該積極開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，通過聘請專業(yè)講師，提高培訓(xùn)效果，全面促進(jìn)檔案資料管理人員的素質(zhì)水平，同時(shí)不斷提高檔案資料的真實(shí)性，促進(jìn)歸檔工作的順利進(jìn)行。

（三）積極應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的信息化

在信息時(shí)代，建筑工程檔案資料的管理工作需要積極引進(jìn)高新技術(shù)，不斷促進(jìn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化。建筑工程企業(yè)應(yīng)該積極引入信息技術(shù)，促進(jìn)檔案資料管理的水平，通過檔案資料錄入系統(tǒng)的建設(shè)，不斷促進(jìn)檔案資料管理效率的提高，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對建筑工程項(xiàng)目資料信息的完整以及真實(shí)錄入，有助于展開嚴(yán)格控制。

（四）加強(qiáng)竣工驗(yàn)收檔案資料的質(zhì)量，促進(jìn)資料的實(shí)效性的提高

建筑工程的檔案資料在實(shí)際的工程驗(yàn)收中具有重要的應(yīng)用作用，是一種必要憑證。建筑工程的檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范，全面審核建筑工程檔案資料，并做好竣工檔案的驗(yàn)收工作，進(jìn)而提高建筑工程檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性。

4 結(jié)束語

建筑工程檔案資料管理在建筑工程中具有重要的應(yīng)用意義，建筑工程企業(yè)應(yīng)該積極應(yīng)用多種有效策略，促進(jìn)檔案資料管理水平的提高。通過提高對檔案資料管理的認(rèn)識，采用多種有效培訓(xùn)方式，以及積極運(yùn)用信息技術(shù)等有效方法，促進(jìn)建筑工程檔案資料的管理效率以及質(zhì)量的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]宋守君.工程檔案信息化管理系統(tǒng)的功能與對策研究――以山東建筑大學(xué)為例[J].山東建筑大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，29（12）：364-367；373.

篇(4)

He Hanqing

Guangxi tianhe construction Co., LTD

摘要：本文認(rèn)真深入分析了建筑工程資料在收集與整理過程中遇到的主要問題及原因，并提出了增強(qiáng)工程資料管理意識，加強(qiáng)工程資料收集整理，健全工程資料管理機(jī)制，提高建筑工程資料質(zhì)量等對策措施，以期促進(jìn)建筑工程檔案管理工作不斷全面深入開展。

關(guān)鍵詞：建筑工程；資料收集與整理；存在問題；對策

Abstract: this paper analyses the architecture engineering earnest thorough data collecting and processing in encountered in the process of the main problems and causes, and put forward the enhancement project material management consciousness, strengthen engineering data collection, sound engineering material management system and improve the construction material quality countermeasures, such as the measures to improve the construction project file management ongoing comprehensive thorough development.

Keywords: building engineering; Data collection and processing; Existing problems; countermeasures

中圖分類號：TU761文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

在建筑工程項(xiàng)目管理過程中，資料管理作為其中最為重要而關(guān)鍵的內(nèi)容與環(huán)節(jié)之一，起著極為重要的意義與作用。建筑工程的資料，從一定程度上可以體現(xiàn)了建筑工程的管理能力與水平，而且又可以全面地反映建筑工程在實(shí)施過程中的具體情況。但是，在建筑工程實(shí)際施工過程中，往往出現(xiàn)了一系列突出困難與問題，在一定程度上影響了建筑工程的竣工驗(yàn)收、工程造價(jià)核算以及有關(guān)檔案資料的收集、整理與歸檔等。筆者認(rèn)真結(jié)合自身的實(shí)際，深入分析了建筑工程資料在收集與整理過程中遇到的主要問題及原因，并提出了行之有效的對策措施，以期不斷深入推進(jìn)建筑工程檔案管理工作。

1 建筑工程資料收集與整理存在的問題及原因

1．1重視力度不夠

早在2002年，我國就頒發(fā)實(shí)施了《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》等法規(guī)條例，其目的和宗旨就是進(jìn)一步增強(qiáng)建筑工程施工單位對檔案資料收集、整理及管理。但是，由于我國很多建筑工程施工單位的重視力度不夠，一些檔案資料管理人員的思想意識較為淡薄，加之施工企業(yè)的能力水平不盡一致，必然導(dǎo)致了整個(gè)建筑工程在竣工以后，其檔案資料也不盡健全完整。這樣一來，必然造成了建筑工程的有關(guān)檔案資料不能及時(shí)報(bào)送，也不能很好地反映整個(gè)建筑工程的建設(shè)情況。此外，一些建筑工程施工單位只注重工程建設(shè)進(jìn)度以及資金管理，往往忽視了建筑工程的檔案資料及管理。

1．2管理不夠完善

管理不夠完善，是建筑工程資料收集與整理存在的主要問題。由于一些建筑工程施工單位沒有建立健全工程檔案資料管理體系，必然引起管理不夠完善的現(xiàn)象。此外，有的把建筑工程的檔案資料編制、管理等工作完全交給了檔案管理專業(yè)部門，而檔案管理專業(yè)部門往往對建筑工程的施工情況不夠了解，而是根據(jù)施工單位提供的資料編寫檔案資料。這樣，必然導(dǎo)致了建筑工程的檔案資料不夠完整。另外，也往往出現(xiàn)虛假數(shù)據(jù)等不良現(xiàn)象，也可能造成建筑工程的檔案資料與施工事實(shí)不盡一致，更不能準(zhǔn)確、真實(shí)、全面地反映整個(gè)建筑工程的建設(shè)情況。

1．3資料缺失嚴(yán)重

資料缺失嚴(yán)重，是建筑工程資料收集與整理不容忽視的問題之一。這主要是由于一些建筑工程施工單位只重視工程建設(shè)進(jìn)度，而輕視其檔案管理導(dǎo)致的。因此，在建筑工程施工過程中，建筑工程施工單位不僅要高度重視工程施工建設(shè)的進(jìn)度，而且也要把相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力都投入到工程建設(shè)的檔案資料管理中。努力實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造良好經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，也注重工程建設(shè)有關(guān)資料料的收集、整理與歸檔等工作。

1．4管理機(jī)制不全

施工單位檔案機(jī)制不夠健全，是建筑工程資料收集與整理面臨的突出問題。由于體制機(jī)制不夠健全完善，就使得了建筑工程資料的收集與整理難以保證與工程施工建設(shè)同步進(jìn)行，也可能造成了有關(guān)建筑檔案資料嚴(yán)重缺失，也在一定程度上影響制約了建筑施工檔案資料管理工作的深入有序推進(jìn)，更為嚴(yán)重的是也必然影響了建筑工程的施工建設(shè)及進(jìn)度。

2 加強(qiáng)建筑工程資料收集與整理的對策探討

2．1增強(qiáng)工程資料管理意識

提高工程資料管理意識，是加強(qiáng)建筑工程資料收集與整理的關(guān)鍵所在。因此，我們必須切實(shí)加強(qiáng)工程檔案資料的有關(guān)知識及法律法規(guī)體系建設(shè)，并通過開展不同形式的宣傳活動，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胍庾R，逐步規(guī)范其行為，不斷提高建筑工程管理人員的檔案資料意識。一般情況下，在建筑工程施工以前，施工單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)加大檔案資料管理法規(guī)知識宣傳力度，通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)、集中教育等有效方式，積極宣傳建筑工程檔案資料管理的意義與價(jià)值，使其落到實(shí)處。此外，也要組織建筑施工單位有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識，不斷提高他們的工程資料管理思想及意識，為提高建筑工程的質(zhì)量夯實(shí)基礎(chǔ)。

2．2加強(qiáng)工程資料收集整理

在建筑工程具體施工過程中，要切實(shí)加強(qiáng)工程資料的收集與整理，也要加強(qiáng)有關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，使他們了解掌握建筑工程檔案資料的收集、整理和管理工作，在明確自己職能職責(zé)的基礎(chǔ)上，不斷提高自身工作的責(zé)任感、緊迫感和使命感。此外，也要積極對建筑工程管理技術(shù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其了解掌握建筑工程資料的有關(guān)規(guī)定及要求，努力培養(yǎng)造就他們收集整理資料的良好習(xí)慣。

2．3健全工程資料管理機(jī)制

健全工程檔案資料管理機(jī)制，是不斷完善建筑工程檔案管理工作的有效途徑。對此，我們必須積極健全建筑工程檔案管理體系，以檔案資料管理為中心，建立健全相關(guān)體制機(jī)制，把建筑工程檔案資料管理的具體責(zé)任落到實(shí)處，層層負(fù)責(zé)，具體落實(shí)，共同做好建筑工程檔案資料管理，不斷規(guī)范建筑工程檔案資料收集與整理的行為。

2．4提高建筑工程資料質(zhì)量

在建筑工程施工開始以前，有關(guān)必須盡快熟悉檔案管理方面的知識及法律法規(guī)，在了解掌握建筑工程有關(guān)情況的基礎(chǔ)上，逐步規(guī)范建筑工程資料的收集與整理，不斷提高建筑工程資料的質(zhì)量，盡量保證建筑工程資料的管理有序，查閱方便。在建筑工程施工計(jì)劃以后，檔案管理人員要積極把各個(gè)時(shí)期的檢查驗(yàn)收計(jì)劃納入建筑工程施工計(jì)劃中，盡量從質(zhì)量、效率等方面扎實(shí)做好建筑工程資料管理的基礎(chǔ)工作，從源頭上確保建筑工程資料收集與整理的質(zhì)量與效率。

結(jié)束語

綜上所述，做好建筑工程施工檔案資料的收集與整理，對于整個(gè)工程建設(shè)而言，具有積極的意義與作用。因此，我們必須進(jìn)一步增強(qiáng)檔案資料管理意識，努力健全完善建筑工程檔案資料管理體系，確保檔案資料與工程施工建設(shè)同步進(jìn)行，在真實(shí)全面反映建筑工程實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，不斷促進(jìn)建筑工程施工深入開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陸總兵、 劉小亮、陸艷輝，建筑工程資料收集與整理中存在的主要問題與對策[J]，中國科技信息，2008（02）。

篇(5)

一、當(dāng)前高職院校檔案資料管理工作的現(xiàn)狀

目前高職院校的學(xué)院檔案室應(yīng)該成為評估資料主要的“資源庫”，但事實(shí)上檔案室所提供的資料卻占不到整個(gè)評估資料的二十分之一。原因在于：學(xué)院的檔案管理與實(shí)際需要?dú)w檔保存的資料存在“兩張皮”現(xiàn)象。一方面檔案室雖然制定實(shí)施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對各系（部）、處室實(shí)際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監(jiān)控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據(jù)新的高職教育發(fā)展需要采取及時(shí)修訂和完善的問題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對有些應(yīng)該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理，時(shí)間一長，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒有這樣的資料，也因?yàn)闆]有嚴(yán)格的登記制度而查無實(shí)據(jù)，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無”的似是而非的判斷。由于沒有明確的責(zé)任人，也就沒有一個(gè)人為此而負(fù)責(zé)任，最后只有不了了之。

二、建立高職院校院系二級檔案資料管理模式

高職院校的學(xué)院檔案室是檔案管理的一級單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級單位，各系（部）因?yàn)楣ぷ餍枰跅l件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級檔案室要根據(jù)教高『2006116號文件（《關(guān)于全面開展高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估的通知》）和教高[2008]5號文件（教育部關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作水平評估方案》的通知）有關(guān)規(guī)定，對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進(jìn)行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見和建議基礎(chǔ)上，形成學(xué)院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子審定后正式實(shí)施。各系（部）、處室要在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)W院檔案室如數(shù)上交檔案，學(xué)院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴(yán)格履行檔案逐份交接手續(xù)。各系（部）、處室根據(jù)實(shí)際工作需要，在學(xué)院檔案室專業(yè)人員指導(dǎo)下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級檔案），建立相應(yīng)的管理制度。各系（部）、處室二級檔案單獨(dú)編號。各系（部）、處室要將每年的二級檔案實(shí)際目錄索引上繳學(xué)院檔案室備案，學(xué)院檔案室要履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。二級檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級檔案以3年為周期，各系部按照學(xué)生學(xué)制為周期），各系（部）、處室二級檔案保管不超過一個(gè)周期，周期滿后3個(gè)月內(nèi)整體移交學(xué)院檔案室，學(xué)院檔案室嚴(yán)格履行交接手續(xù)，并對二級檔案進(jìn)行“專區(qū)”管理。各系（部）、處室要設(shè)專兼職檔案管理員，學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)對專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和日常工作指導(dǎo)。實(shí)施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各系（部）、處室的工作職責(zé)，細(xì)化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實(shí)發(fā)揮檔案資料對教學(xué)和管理工作的資政、借鑒作用。

三、加強(qiáng)高職院校系級教學(xué)檔案資料管理，促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步發(fā)展

教學(xué)檔案資料是反映和評估教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，對教學(xué)檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級教學(xué)檔案資料，是指教學(xué)管理人員、教師、學(xué)生在系教學(xué)活動中直接形成的具備對日后全系教學(xué)工作有查考和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃，年度教學(xué)工作計(jì)劃與總結(jié)、教學(xué)研究計(jì)劃與總結(jié)，授課計(jì)劃、教案、試卷及其分析報(bào)告，講課課件、講課錄像、教學(xué)錄音、電教片，學(xué)生學(xué)籍情況、作業(yè)、學(xué)生成績報(bào)告單、實(shí)習(xí)（實(shí)驗(yàn)）報(bào)告、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)，教學(xué)管理制度、教學(xué)任務(wù)安排、教師培訓(xùn)進(jìn)修材料，教師課表等。這些檔案資料真實(shí)地記載著高校各系教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果等，是衡量一個(gè)系教學(xué)水平的重要標(biāo)志之一，是制訂各類教學(xué)計(jì)劃、修改教學(xué)大綱、計(jì)算教學(xué)工作量、考核單位、個(gè)人教學(xué)水平的重要依據(jù)。高職院校系級教學(xué)檔案資料管理作為一個(gè)系統(tǒng)的工作，是高職院校教學(xué)管理的重要內(nèi)容之一，對于加強(qiáng)系（部）教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)，深化教學(xué)改革，規(guī)范教學(xué)管理和實(shí)施素質(zhì)教育以及推進(jìn)教育現(xiàn)代化等方面起著積極的作用。

加強(qiáng)高職院校系級教學(xué)檔案資料管理是高職院校檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步發(fā)展的有力舉措。近幾年來，高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生對系級教學(xué)檔案資料管理重要性的認(rèn)識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設(shè)措施，提高了系級教學(xué)檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學(xué)檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。要解決這類問題，必須充分認(rèn)清以下兩個(gè)問題。

第一，充分認(rèn)清現(xiàn)代電子教學(xué)檔案資料在促進(jìn)整個(gè)教學(xué)工作中有著比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料更多的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復(fù)原狀，因而建設(shè)和管理上需要較大的資金、設(shè)施、技術(shù)、人力支持，建設(shè)和管理成本較高。另外，由于紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的數(shù)量多，體積大，建設(shè)、管理、查詢起來也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，它一產(chǎn)生便受到社會各界的歡迎。教學(xué)檔案資料的開發(fā)利用逐步向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)將成為一種必然的發(fā)展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當(dāng)于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是信息壓縮技術(shù)水平的不斷提高，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的速度繼續(xù)增加，這使得任何一個(gè)系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實(shí)驗(yàn)室等單位的教學(xué)檔案資料全部存入。如果對教學(xué)視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數(shù)個(gè)大容量的移動硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲就可解決問題。電子教學(xué)檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料低廉，再裝上教學(xué)檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學(xué)檔案資料就成為一件十分簡便和快捷的事情，其查詢效率會比傳統(tǒng)方法大幅提高，這就為系級教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學(xué)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時(shí)，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料。

第二，充分認(rèn)清實(shí)現(xiàn)系級教學(xué)檔案資料供全系師生網(wǎng)絡(luò)查詢對促進(jìn)教學(xué)上臺階具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。高職院校系級教學(xué)檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開（少數(shù)不宜公開的在研項(xiàng)目和專利技術(shù)除外），其建設(shè)和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學(xué)的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學(xué)”提供服務(wù)。第二種目的是最主要的，也是系級教學(xué)檔案資料理應(yīng)經(jīng)常發(fā)揮的功能。這就決定了系級教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理必須設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能，為全系師生服務(wù)，為全系教學(xué)上臺階服務(wù)。紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進(jìn)行。廣大師生在日常教學(xué)生活中希望隨時(shí)隨地獲得本系的教學(xué)檔案資料，師生如果查詢紙質(zhì)檔案資料必須事先專門預(yù)約檔案資料管理員，屆時(shí)打開檔案資料室，才能進(jìn)行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實(shí)現(xiàn)跨校區(qū)，乃至跨地域、國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，就可以進(jìn)入系里全日服務(wù)的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠(yuǎn)都只是一個(gè)“副本”，不會引起檔案資料的損壞，而紙質(zhì)檔案資料在借閱或復(fù)制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學(xué)檔案資料和查詢系統(tǒng)，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛?cè)雽W(xué)的新生可以隨時(shí)獲取針對性最強(qiáng)，而在別的地方很難得到的教學(xué)檔案資料。這種便利而有針對性的教學(xué)檔案對搞好本系的“教”和“學(xué)”無疑是一個(gè)強(qiáng)勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學(xué)檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數(shù)人查詢，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)全系師生網(wǎng)上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會有力地推動教學(xué)上的借鑒和交流，極大地提高教學(xué)實(shí)效。

四、結(jié)束語

隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對其管理模式的要求也更加細(xì)化和規(guī)范化。本文從當(dāng)前的實(shí)際情況出發(fā)對高職院校院系二級檔案管理工作進(jìn)行了深入的探討。若要建立起一套切實(shí)可行的管理模式和制度，還需要做大量細(xì)致的工作，還需要在實(shí)際工作中按照具體情況做出必要的調(diào)整和修訂。

【參考文獻(xiàn)】

［1］黃健.中職學(xué)校教職工檔案資料管理探討——以業(yè)務(wù)檔案為例[J]. 科學(xué)與財(cái)富，2011（10）.

篇(6)

實(shí)物地質(zhì)檔案資料的科學(xué)化管理是促進(jìn)我國地質(zhì)事業(yè)不斷發(fā)展的重要方面，也是一項(xiàng)有待不斷完善和加強(qiáng)的長期任務(wù)。本文著重探討三方面的問題：一、從廣東模式看實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理現(xiàn)狀；二、從普通意義上看實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理存在的不足；三、從前瞻的視角看實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理的發(fā)展趨勢。

1 廣東省實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理工作現(xiàn)狀

一般來說，實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理流程可劃分為三大環(huán)節(jié)，入口是實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理，中間環(huán)節(jié)是實(shí)物地質(zhì)資料館藏管理，出口是實(shí)物地質(zhì)資料服務(wù)管理[2]。廣東省首先從制度方面入手，將整個(gè)管理流程的主要環(huán)節(jié)納入制度中進(jìn)行規(guī)范：根據(jù)國土資源部出臺的《實(shí)物地質(zhì)資料管理辦法》，制定省級館業(yè)務(wù)流程和管理制度以及操作細(xì)則，力求做到制度流程規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一詳細(xì)，有法可依有制可循。其次，通過本省實(shí)物地質(zhì)資料管理系統(tǒng)對實(shí)物地質(zhì)檔案資料的整體工作進(jìn)行信息化管理，主要工作流程可見下圖：

從工作流程圖可以看出，廣東省實(shí)物地質(zhì)檔案資料的管理按照實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理、實(shí)物地質(zhì)資料館藏管理、實(shí)物地質(zhì)資料社會化服務(wù)管理三個(gè)環(huán)節(jié)相扣遞進(jìn)，有序運(yùn)行，在工作實(shí)踐中體現(xiàn)了管理信息化和操作精細(xì)化的要求，初步形成了自己的一套模式。

1.1 匯交管理。匯交是實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理的第一步，其作用不可小覷。廣東省嚴(yán)格按照制度接收實(shí)物地質(zhì)資料，通過實(shí)物地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，地勘單位在互聯(lián)網(wǎng)報(bào)送實(shí)物地質(zhì)資料清單，館藏工作人員根據(jù)本省情況和篩選細(xì)則，將有研發(fā)利用價(jià)值和典型意義的實(shí)物地質(zhì)資料進(jìn)行庫藏管理，埋藏其余實(shí)物地質(zhì)資料，實(shí)現(xiàn)了求精求細(xì)、保障重點(diǎn)。值得一提的是，本省將實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理工作與探礦權(quán)延續(xù)管理相結(jié)合：在匯交成果地質(zhì)資料之前，必須報(bào)送實(shí)物地質(zhì)資料清單，待實(shí)物地質(zhì)資料匯交完畢后，整體地質(zhì)資料匯交工作完成，探礦權(quán)人相繼辦理其他手續(xù)以完成探礦權(quán)延續(xù)。這在一定程度上形成約束力，使得實(shí)物地質(zhì)資料匯交監(jiān)管力度有所加強(qiáng)。

另外，為保證匯交工作落到實(shí)處，我省采取了在省級館藏機(jī)構(gòu)指導(dǎo)下分片委托保管體制，即分別在廣州、韶關(guān)、梅州、湛江四個(gè)地方，委托具有固體礦產(chǎn)乙級以上（含乙級）勘查資質(zhì)的地勘單位建立實(shí)物地質(zhì)資料保管分庫，因地制宜地落實(shí)實(shí)物地質(zhì)資料保管設(shè)施，很好地解決實(shí)物地質(zhì)資料接收保管問題。這種保管體制也被譽(yù)為具有廣東特色的保管模式。

1.2 館藏管理。庫房管理是實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理的中間環(huán)節(jié)，正規(guī)、有序的管理為日后的利用服務(wù)提供基礎(chǔ)性保障。入庫后的實(shí)物地質(zhì)資料，有專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格按照相關(guān)制度的規(guī)定進(jìn)行實(shí)物地質(zhì)資料的出入庫管理、巖礦心整理，統(tǒng)一編目、上架。清潔好的巖礦心裝入巖心箱內(nèi)，并標(biāo)明巖心牌，巖心箱和庫位編號，按照統(tǒng)一編碼格式編寫，便于制作目錄檢索，整個(gè)管理工作做到規(guī)范化。同時(shí)將整理好的實(shí)物地質(zhì)資料統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化處理，將鉆孔數(shù)據(jù)、實(shí)物照片等入互聯(lián)網(wǎng)方便利用。

1.3 社會化服務(wù)管理?！胺?wù)”是地質(zhì)檔案資料管理工作的終極目標(biāo)，也是出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。我省館藏部門將整體流程結(jié)束后的實(shí)物資料進(jìn)行分類、立卷、建檔，每一宗建檔單元包括該項(xiàng)目的實(shí)物和相關(guān)文字、圖表、電子文件，完整記錄了每個(gè)管理流程的重要資料，有利于管理也方便查閱利用。同時(shí)，廣東省級館于2012年組建完成了實(shí)物地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)物地質(zhì)檔案資料從匯交、整理到保管、入庫、利用的信息化管理，使得服務(wù)手段不再局限于傳統(tǒng)的館內(nèi)服務(wù)，給用戶帶來了更多便利的選擇。透過互聯(lián)網(wǎng)和館內(nèi)網(wǎng)并網(wǎng)運(yùn)行，管理系統(tǒng)為用戶提供瀏覽庫藏項(xiàng)目基本信息、巖心照片、鉆孔柱狀圖、剖面圖等資料，提高了實(shí)物地質(zhì)檔案資料社會使用的時(shí)效性。目前，主要服務(wù)對象是面向地質(zhì)勘查單位及地質(zhì)科研單位，提供單位所需的實(shí)物地質(zhì)資料基本信息，避免重復(fù)工作，降低投資風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)也向政府管理部門提供管理信息匯總分析，可以及時(shí)掌握地質(zhì)資料管理進(jìn)展。

2 實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理存在的主要不足

近年來，國家出臺了一系列加強(qiáng)地質(zhì)資料管理的政策法規(guī)，但總的來說，我國實(shí)物地質(zhì)資料管理工作尚處于起步階段，管理也相對落后。主要表現(xiàn)在：

①管理體制機(jī)制欠完備，法規(guī)制度不健全。目前，我國尚未建立較為系統(tǒng)完備的實(shí)物地質(zhì)資料管理體系，缺乏配套的制度保障和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理也尚未完全納入地質(zhì)工作管理體制，分級管理與委托保管制度有待進(jìn)一步落實(shí)。

②實(shí)物地質(zhì)檔案資料保管分散，保管措施不到位。截止2010年底，全國包括庫房和露天存放點(diǎn)的1006萬米巖心存量中，保存完好的巖心105.1萬米，完好率在70%以下的巖心占總量的近一半；臨時(shí)性和其他性質(zhì)庫房占庫房總數(shù)的一半以上；庫房管理人員平均每個(gè)庫房1.5人；露天存放點(diǎn)464處，總面積11.41萬平方米[3]。實(shí)物地質(zhì)資料的保管設(shè)施和人員配置的不到位使得不少實(shí)物地質(zhì)資料損毀散失。

③匯交管理存在諸多困難。在實(shí)物地質(zhì)檔案資料匯交管理中，往往存在匯交人意識和責(zé)任心不強(qiáng)、匯交監(jiān)管能力不足、缺少實(shí)物篩選方法等問題。匯交人對實(shí)物地質(zhì)資料隨意處置狀況較嚴(yán)重，匯交前的保管和匯交后的埋藏工作困難較大。有些省份由于缺乏科學(xué)權(quán)威的篩選辦法，使得實(shí)物匯交工作不能滿足省級實(shí)物館和委托保管單位的需要。

④實(shí)物地質(zhì)資料共享機(jī)制缺乏，社會服務(wù)能力不足。雖然已經(jīng)建成國家級實(shí)物地質(zhì)資料庫，但由于共享機(jī)制缺乏，服務(wù)管理跟不上，許多單位和部門出于各種原因限制了地質(zhì)資料的社會利用和資源共享，使實(shí)物地質(zhì)資料社會化服務(wù)能力欠缺，同時(shí)，實(shí)物地質(zhì)資料數(shù)字化工作剛起步，服務(wù)產(chǎn)品單一，開發(fā)利用缺乏，公共服務(wù)能力不足。

毋庸諱言，管理中存在的這些不足主要和制度的完善、機(jī)制的創(chuàng)建、重視程度以及資金投入等因素直接相關(guān)。所以克服這些不足，一看發(fā)展，二看工作，要努力做到在發(fā)展中創(chuàng)新，在改進(jìn)中提高，才能為實(shí)現(xiàn)實(shí)物地質(zhì)檔案資料的科學(xué)化管理搭建有利的平臺。

3 實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理發(fā)展趨勢

從國家對實(shí)物地質(zhì)資料管理的規(guī)范性要求、一些工作先進(jìn)省區(qū)積累的有益經(jīng)驗(yàn)和國際上達(dá)到的新水準(zhǔn)來看，筆者以為應(yīng)該從以下三個(gè)方面取得一些進(jìn)展：

3.1 加快政策法規(guī)研究，促進(jìn)體制機(jī)制創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)實(shí)物地質(zhì)資料的全面匯交和集群保管。從政策方面來講，需要不斷推進(jìn)開展實(shí)物地質(zhì)資料管理的法規(guī)政策研究，實(shí)現(xiàn)體制機(jī)制創(chuàng)新。要制定與《實(shí)物地質(zhì)資料管理辦法》相配套的管理制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，全面推進(jìn)實(shí)物地質(zhì)資料管理體系建設(shè)，加大實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理力度，完善實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理機(jī)制，制定切實(shí)可行的措施，實(shí)現(xiàn)實(shí)物地質(zhì)資料的全面匯交和集群保管。再者，可以依托匯交管理機(jī)制來促進(jìn)館藏資源積累，不斷強(qiáng)化對著名礦山實(shí)物地質(zhì)資料的采集，做好重要鉆孔巖心、反映成礦特點(diǎn)和找礦標(biāo)志的配套標(biāo)本、典型性室外展示大型標(biāo)本的采集。同時(shí)，結(jié)合各地涉外礦產(chǎn)資源勘查項(xiàng)目，積極開展境外礦產(chǎn)實(shí)物地質(zhì)資料的采集，加強(qiáng)國際合作與交流。

篇(7)

1、施工綜合管理文件原件不齊全。

由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。例如：有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。

2、工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象。

隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收后，沒有按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。

3、施工資料格式不規(guī)范。

施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，例如：有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作較被動。

4、施工原始資料書寫不規(guī)范。

施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形，例如：有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。

5、施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范。

交工證書、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了資料的使用價(jià)值。

6、單位工程多與技術(shù)、質(zhì)量人員少之間的矛盾

施工單位的特殊性,使得我們經(jīng)常會出現(xiàn)同時(shí)施工幾個(gè)單位工程的情況,有時(shí)工程還在不同的城市。這就與車間技術(shù)人員編制間產(chǎn)生了矛盾。每個(gè)車間就只有幾個(gè)技術(shù)人員、質(zhì)量檢查員的編制,而他們每天光審圖、到現(xiàn)場解決技術(shù)難題、檢查構(gòu)件質(zhì)量等工作就需要耗費(fèi)很多的時(shí)間,資料制作大多數(shù)時(shí)候都是利用午休和下班后的時(shí)間。

二、相關(guān)的預(yù)防措施

1、從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是做好工程資料的前提。

目前，工程建設(shè)項(xiàng)目大多實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項(xiàng)目法人既然對整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對項(xiàng)目的竣工資料負(fù)責(zé)，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。

2、完善資料管理制度

針對公司特點(diǎn)逐步完善資料管理制度。項(xiàng)目部及各專業(yè)組、施工班組、車間有關(guān)職能部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的制作、收集、整理與保管工作,并將其納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和工程技術(shù)人員職責(zé)考核范圍,做到職績掛鉤,獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。

3、加強(qiáng)過程控制是保證工程資料真實(shí)有效的手段。

工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過程控制獎(jiǎng)罰制度，督促各參建單位高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。

4、分工明確,責(zé)任到人

公司將工程資料的編制按專業(yè)、管理部門的不同進(jìn)行了劃分,并將每張表格的填寫都落實(shí)到人,這樣做大大提高了各項(xiàng)資料制作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。如：現(xiàn)場工序交接檢查憑證由分管該項(xiàng)目的現(xiàn)場管理人員負(fù)責(zé)傳遞,使用完畢后交給該工程資料員保管。如工程流轉(zhuǎn)過程中該項(xiàng)資料缺失或滯后,影響到施工,就直接追究現(xiàn)場管理人員的責(zé)任。

5、運(yùn)用合同法律手段是做好工程資料工作的重要保證。

工程項(xiàng)目資料管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標(biāo)承包的有利條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列一條款，對工程文件材料歸檔范圍、竣工驗(yàn)收時(shí)間、工程資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。

6、重視檔案知識宣傳教育是確保工程資料質(zhì)量的有力措施。

工程項(xiàng)目管理單位就應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案資料的基本知識宣傳和教育工作，有計(jì)劃、有措施、分期分批對工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位管理、技術(shù)人員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項(xiàng)目對竣工資料整理編制、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求進(jìn)行培訓(xùn)。使工程項(xiàng)目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術(shù)人員、竣工資料整理專業(yè)技術(shù)人員在增強(qiáng)檔案意識的同時(shí)也熟知檔案業(yè)務(wù)。使工程項(xiàng)目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理水平。通過舉辦檔案知識、資料填寫等各種培訓(xùn)班,組織全公司機(jī)關(guān)部室、車間分管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)員、質(zhì)量員、資料員、材料員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)知識,提高大家對資料工作的認(rèn)識,增強(qiáng)大家的責(zé)任意識,從而引起大家對資料工作足夠的關(guān)注和重視。

7、嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān)，使工程資料發(fā)揮憑證作用。

進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件必須是工程資料達(dá)到項(xiàng)目要求，因此在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師及專兼職資料管理人員要嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，對各參建單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷是否合理等等。總之，在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理部門、工程項(xiàng)目專兼職資料管理員、項(xiàng)目主管部門檔案管理人員要密切配合，確保工程資料檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。使工程資料在工程項(xiàng)目決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，檔案資料不通過，則不予返還資料保證金，甚至不予決算。

8、制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制

將資料的制作、收集、整理與歸檔工作納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和工程技術(shù)人員、質(zhì)量檢查人員職責(zé)考核范圍,做到職績掛鉤,實(shí)行重獎(jiǎng)重罰,對確保各項(xiàng)工程資料的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和歸檔質(zhì)量起著積極的作用。

(1)目標(biāo)激勵(lì)。利用目標(biāo)激勵(lì)是一種行之有效的管理辦法。根據(jù)在手工程情況建立資料管理目標(biāo),然后將目標(biāo)逐層分解、細(xì)化,落實(shí)到每位相關(guān)人員?？己藘冬F(xiàn)的時(shí)間視情況而定。

(2)物質(zhì)激勵(lì)。在我們還沒有實(shí)現(xiàn)物質(zhì)極大豐富的時(shí)候,物質(zhì)激勵(lì)還是一種重要的激勵(lì)形式。所以利用物質(zhì)激勵(lì)是切實(shí)可行的。其方法主要有:一是建立資料管理獎(jiǎng)勵(lì)基金。根據(jù)實(shí)際情況可設(shè)綜合獎(jiǎng)和單項(xiàng)獎(jiǎng)。二是建立經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,定期考核兌現(xiàn)。