序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理方法范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。不得竊取、出賣和涂改檔案。切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。每季度對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

檔案管理的方法和技巧，要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，堅持依法治檔，確保集中統(tǒng)一管理。要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。

（來源：文章屋網(wǎng) ）

篇(2)

關(guān)鍵詞：水運工程；檔案管理；方法

水運在整體交通體系中占有重要地位，在新的歷史時期下水運工程建設(shè)面臨著新的任務(wù)與挑戰(zhàn)。需要及時了解工程情況及對其進行分析與判斷。而水運檔案則是在項目建設(shè)過程中形成的，除過其涉及的面廣點多特點外，還具有持續(xù)積累的特點。鑒于這一特點， 需要在項目建設(shè)過程中隨時注意收集形成的材料與文件。

1 水運工程檔案

水運工程檔案指的是在項目建設(shè)過程中從項目立項到項目建成投入運營，在這個過程中所產(chǎn)生的能夠反映工作建設(shè)情況，并且對工作后期管理與維護有利的各種資料。水運工程檔案與水運工作建設(shè)的關(guān)系十分密切，水運工程檔案是水運工程項目建設(shè)工作安全，質(zhì)量，資金，科研等項目的基礎(chǔ)，是對工程建設(shè)情況的反映。水運工程檔案管理工作是參與建設(shè)工作各單位的一項基礎(chǔ)性工作。檔案管理工作的有效開展對于其它各方面工作開展都是有利的，水運工程管理工作水平也會由此而得到提升。因此在工作中，需要對該項工作重視并采用科學(xué)有效的方法促使相關(guān)目標(biāo)達成。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

首先是管理工作人員意識不強。檔案管理是一系統(tǒng)性較強的工作，需要參與建設(shè)工作的各單位人員予以重視并給予必要的配合。主要負(fù)責(zé)人思想認(rèn)識不到位，相關(guān)人員在工作開展過程中就不會重視，工作結(jié)果得不到保證。工作開展過程中需要通過某些新的方法應(yīng)用獲得更好的效果，由于工作人員思想上松懈，不會主動去學(xué)習(xí)，充實自己。檔案管理團隊的教育學(xué)習(xí)工作沒有開展或者是不會開展。在整個工程建設(shè)過程中，所有人工作的重點在于項目本身，而輕視了檔案管理工作，將其視為一種事后性的工作。

其次是管理機構(gòu)自身存在問題。由于參與建設(shè)各單位間缺乏有效溝通與交流，責(zé)任沒有具體落實到位，管理工作存在空白地帶。部分企業(yè)考慮到企業(yè)成本問題，往往沒有設(shè)置專門的部門負(fù)責(zé)檔案管理工作。而在人員構(gòu)成方面，非專業(yè)性現(xiàn)象非常突出，檔案管理人員通常不是水運工程專業(yè)，并且人員具有流動性。專業(yè)技術(shù)人員對于工作不重視，與管理人員缺乏有效溝通。在資料收集環(huán)節(jié)存在缺失。所有的這些因素都不利于檔案管理工作高效規(guī)范開展。

檔案管理制度有待健全。由于水運工作涉及到大量技術(shù)性的資料，但是管理人員的知識與技能又無法有效滿足工作需要。在檔案管理工作方面，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，資料收集歸整無序，缺乏系統(tǒng)性，資料收集與整理往往不能夠與項目建設(shè)同步開展。同時對于檔案存放沒有明確的制度規(guī)范，存放場所及管理設(shè)施無法滿足工作需要。檔案管理信息化程度低，不僅不利于當(dāng)下工作開展，也不利于后期工作開展。

檔案質(zhì)量問題。由于工作在各方面存在不到位情況，導(dǎo)致了檔案質(zhì)量達不到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3 加強檔案管理的相關(guān)措施

3.1 項目檔案管理的制度要完善

在工程建設(shè)過程中由于參與建設(shè)的單位較多，因此有必要制定統(tǒng)一的制度。就檔案格式內(nèi)容等方面進行規(guī)范，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作流程，規(guī)范操作，從而來保證檔案能夠真實的反映項目建設(shè)情況，并且發(fā)揮其本身應(yīng)有的作用。

要明確責(zé)任人，對檔案管理工作全面負(fù)責(zé)。同時要明確該責(zé)任人及檔案管理工作人員相關(guān)權(quán)限與職責(zé)，便于后期工作開展。同時要明確參與建設(shè)人員責(zé)任，配合檔案管理工作人員開展工作。檔案管理工開展的流程要明確。并將上述內(nèi)容以制度形式確立，傳送至各參建單位，各單位要對所屬部門人員開展學(xué)習(xí)工作，便于后期檔案管理工作開展。

3.2 流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作人員要制定一套規(guī)范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具體內(nèi)容要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。流程與標(biāo)準(zhǔn)要以書面文字形式傳送至各參建單位。各單位在相關(guān)資料形成過程中依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行。包括了在施工過程中用到的表、單，便于后期資料收集與整理。流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化不只是將檔案管理部門考慮在內(nèi)，而是要將項目建設(shè)的所有單位與建設(shè)環(huán)節(jié)都考慮到其中，形成完整的體系。

3.3 管理人員

由于項目建設(shè)涉及到的專業(yè)性內(nèi)容非常多，在管理人員配備方面，要考慮到專業(yè)性與非專業(yè)性的合理搭配。同時要考慮到管理人員與工程技術(shù)人員合理搭配。在檔案管理隊伍中要保證至少有一名經(jīng)驗豐富的技術(shù)人員。檔案管理人員要不定期開展學(xué)習(xí)工作，了解檔案管理相關(guān)知識和國家在此方面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。加深管理人員對于工作的認(rèn)識。學(xué)習(xí)不必局限于某一種形式，可以靈活進行，只要保證達到最終想要的效果。

除此之外，在日常工作中要重視人才培養(yǎng)工作，培養(yǎng)適應(yīng)水運項目檔案管理人才，以此來滿足水運項目建設(shè)工程不斷發(fā)生的變化對于管理工作及檔案管理人才的要求。

3.4 重視信息技術(shù)的應(yīng)用

對于收集到的資料應(yīng)該包括兩種形式，紙制的與電子的。作為對紙制資料的補充，電子資料在管理與利用方面更加方便快捷。同時可以借助于計算機強大的計算與分析功能，對已經(jīng)收集的資料進一步深挖，從中獲取有用的信息。從另一個方面來看，電子信息不會占用太大的物理儲存空間，資料保存較為安全。而計算機辦公已經(jīng)普及，只需要利用已有設(shè)施或者是稍作升級就可以滿足工作需要。對于已經(jīng)收集歸整的信息資料要定期進行檢查。

3.5 檔案管理其它方面的輔措施

任何一項管理工作都不可能只依據(jù)單一方式實現(xiàn)理想的管理目標(biāo)。在檔案管理工作方面可以適當(dāng)?shù)膶⒖己伺c激勵結(jié)合。在整個項目建設(shè)期間，對于檔案管理工作出色的部門與人員予以適當(dāng)獎勵，而對于管理工作存在問題沒有成效的，則要予以相應(yīng)考核。激勵與考核可以是物質(zhì)性的也可以是非物質(zhì)性的。另外也可以從工作的不同環(huán)節(jié)來約束。如工程驗收環(huán)節(jié)，財務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)。從而督促各單位在建設(shè)工作中做好檔案管理工作。

4 結(jié)束語

項目檔案是工程建設(shè)過程的見證，具有重要的研究與利用價值。目前在水運項目建設(shè)過程中，檔案管理工作還存在某些方面的問題，影響到了檔案管理工作正常開展。作為管理工作人員，要結(jié)合項目實際情況，對現(xiàn)有工作存在的問題找出解決方法。在已有的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，發(fā)揮檔案的最大價值與作用。

參考文獻

[1]唐海平.淺談水運工程檔案管理的體會[J].交通科技，2012（6）.

[2]胡志富.找準(zhǔn)水運工程檔案管理提質(zhì)切入點[J].建材與裝飾，2016（33）.

篇(3)

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)項目；檔案管理；有效方法

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是在工程建設(shè)過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業(yè)務(wù)檢查評優(yōu)的重要憑證。做好電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)和電網(wǎng)發(fā)展當(dāng)中的各項問題，且有利于建設(shè)人員總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實準(zhǔn)確的信息資源。

1電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性，我國相關(guān)部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網(wǎng)建設(shè)項目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設(shè)計單位沒有將歷次的設(shè)計變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實反映項目竣工實際情況。監(jiān)理單位對項目產(chǎn)生的文件材料注重技術(shù)層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現(xiàn)象嚴(yán)重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營業(yè)務(wù)，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來，并且身兼數(shù)職。綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點，只有檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員通力協(xié)同配合才能有效開展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應(yīng)檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設(shè)不能同步進行。其中體現(xiàn)在項目經(jīng)理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發(fā)現(xiàn)項目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時間與項目建設(shè)時間邏輯不相符等通病問題，導(dǎo)致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設(shè)單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會為今后的生產(chǎn)運行、經(jīng)營、管理、維護、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協(xié)議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量等檔案方面相關(guān)要求進行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設(shè)計說明書、合同（協(xié)議）、立項文件等，業(yè)務(wù)承辦人在業(yè)務(wù)事項辦結(jié)后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)與整理質(zhì)量要求。沒有遵從項目文件的有機聯(lián)系，分類不正確，保管期限設(shè)定不準(zhǔn)確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和特征，卷內(nèi)文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。（5）檔案管理系統(tǒng)落后，不能體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業(yè)使用的檔案信息管理系統(tǒng)仍采用單機和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術(shù)融入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中去。檔案系統(tǒng)與信息化管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)平臺的業(yè)務(wù)功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現(xiàn)狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發(fā)揮出它的真正優(yōu)勢。

2提升電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理水平的方法

（1）加強檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構(gòu)成要以我國相關(guān)的法律法規(guī)作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等）和管理網(wǎng)絡(luò)。通過明確檔案管理規(guī)章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。加強檔案組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將項目檔案工作納入到企業(yè)的工作計劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。只有明確了工作職責(zé)，才能保證檔案工作的質(zhì)量。只有爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網(wǎng)企業(yè)還應(yīng)加大對項目檔案管理工作的資金投入、設(shè)備投入，應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一集中的檔案信息管理平臺，以實現(xiàn)建設(shè)項目檔案集中化、系統(tǒng)化、電子化管理，以此達到實現(xiàn)項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩(wěn)定，加強檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機構(gòu)，配備適應(yīng)工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量，針對檔案工作人員素質(zhì)參差、基本功不扎實、專業(yè)人才缺乏的問題，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)加強檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)?？梢圆捎脤I(yè)技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、模仿優(yōu)秀做法等方式進行培訓(xùn)和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，還可以采用績效激勵機制，將檔案工作人員的業(yè)績與工資績效、職稱評定、評先評優(yōu)等掛鉤。充分調(diào)動檔案工作人員的學(xué)習(xí)熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設(shè)做到“三同步”。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應(yīng)編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設(shè)單位與參建單位進行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設(shè)同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，應(yīng)開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設(shè)過程中，應(yīng)進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應(yīng)完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現(xiàn)這一目標(biāo)除了通過合同的法律約束，還必須建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，應(yīng)由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同監(jiān)督各參建單位的執(zhí)行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設(shè)單位與監(jiān)理單位的檔案管理進行再監(jiān)督和指導(dǎo)。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質(zhì)量。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理人員要參與指導(dǎo)工程各參建單位進行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結(jié)算或抵扣風(fēng)險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規(guī)范化，所有涉及項目檔案移交的相關(guān)單位都應(yīng)按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，建設(shè)項目案卷整理應(yīng)分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)有序。卷內(nèi)文件應(yīng)格式規(guī)范，字跡清晰，填寫完整準(zhǔn)確，簽章手續(xù)完備。同一建設(shè)項目的文字材料裝訂必須遵從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，力求通過細節(jié)管控使案卷質(zhì)量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息化服務(wù)。具體可從幾個方面著手：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需加大資金投入建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購置如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機等檔案設(shè)備設(shè)施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館的特點是存取檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3結(jié)語

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國有資產(chǎn)，是項目達標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程考核、評選的指標(biāo)之一。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。在電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的新形勢下，為確保電網(wǎng)建設(shè)項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓(xùn)力度和信息技術(shù)投入力度，實現(xiàn)項目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

參考文獻

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篇(4)

建筑設(shè)計單位在經(jīng)營管理及應(yīng)用施工技術(shù)的過程中涉及到圖紙資料、變更資料以及計算書等復(fù)雜的檔案文件。檔案管理工作是否高速有效運行直接影響著企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展，為了保證設(shè)計的進度以及控制質(zhì)量目標(biāo)，必須建立切實可靠的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案資料管理。

1建筑設(shè)計單位檔案管理的作用

1．1原始記錄功能

設(shè)計單位檔案資料涉及到設(shè)計圖紙、設(shè)計文件變更、技術(shù)說明等。這些資料一般以項目為單位，每個項目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項目建設(shè)全過程的各項信息，是檔案管理工作的對象和基礎(chǔ)。

1．2使用功能

建筑設(shè)計單位工作所涉及的工程量大、項目建設(shè)復(fù)雜，需要以往的其他建設(shè)項目的原始數(shù)據(jù)，從實際工程資料中加以驗證，以保證設(shè)計的可靠性和說服性。所以，設(shè)計單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復(fù)利用性和參考價值。

2設(shè)計單位傳統(tǒng)檔案管理

2．1歸檔內(nèi)容繁雜

因為工程項目的建設(shè)周期一般都超過一年，項目所涉及的企業(yè)單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時，由于項目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協(xié)調(diào)和歸檔過程也比較復(fù)雜［1］。

2．2檔案材料變更快

工程項目建造涉及到龐大的信息管理過程，存在各類設(shè)計、施工、質(zhì)量上的風(fēng)險。在項目建設(shè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)工程量的變化調(diào)整，需要設(shè)計方及時對原來的設(shè)計方案進行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現(xiàn)工程項目投資不足或者在建設(shè)期遇到政府政策性調(diào)整等情況造成項目停工維護。此時，設(shè)計單位就需要對相關(guān)資料及時收集補充。

2．3檔案應(yīng)用程度高

設(shè)計檔案記錄了設(shè)計工作的過程，具有長期的使用功能以及使用價值。無論在設(shè)計、施工以及竣工各個階段，設(shè)計成果必須及時提供給工程建設(shè)各方參考應(yīng)用。因此，設(shè)計單位的檔案在平時的維護過程中，會被頻繁調(diào)取查閱，而后重新歸檔，這對于檔案管理工作也是一個挑戰(zhàn)。

3設(shè)計單位傳統(tǒng)檔案管理存在問題

3．1歸檔意識薄弱

由于設(shè)計人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設(shè)計圖紙和編寫相關(guān)文件，因此許多設(shè)計人員對文件的整理和歸檔不重視。這導(dǎo)致了檔案管理部門與其他相關(guān)部門之間的脫節(jié)，極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員自身的技術(shù)缺乏以及態(tài)度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴(yán)重影響了檔案處理的效率和使用價值。

3．2管理制度不完善

設(shè)計單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術(shù)設(shè)計說明等，這些資料共同構(gòu)成整個建設(shè)項目設(shè)計階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎(chǔ)。在實際檔案管理過程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統(tǒng)性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環(huán)利用遭到破壞。許多設(shè)計單位的檔案管理還停留在紙質(zhì)管理的方式，這種方式的存儲介質(zhì)單一，很容易因保管不善，造成紙質(zhì)數(shù)據(jù)的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時，各項工程信息、工作任務(wù)單等資料依然采用手工紙質(zhì)檔案記錄，并沒有進行計算機的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費的時間成本將加大。

3．3管理技術(shù)缺乏

目前，我國建筑設(shè)計單位的檔案管理方式，正在由傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化的信息管理，但是因為檔案管理部門相對地獨立于其他部門，且沒有受到企業(yè)足夠的重視，其管理人員自身沒有掌握新的技術(shù)，不具備先進的管理水平，制約了信息管理的發(fā)展。隨著工程項目體量的逐年增加，圖紙等相關(guān)文件也越來越多，將這些文件的集中存貯、科學(xué)分類進而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設(shè)計單位檔案管理創(chuàng)新方法

隨著設(shè)計單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)落后于實際的文件資料，只有在原有的基礎(chǔ)上進一步對檔案管理進行創(chuàng)新。檔案管理工作越來越趨向于信息化、人性化、服務(wù)化的方向發(fā)展，必然對已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現(xiàn)的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。整個設(shè)計單位所有的工程項目和相關(guān)文件的管理，要統(tǒng)一而有序。首先，擁有檔案數(shù)據(jù)信息化的共享平臺，使用者能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發(fā)圖進展和執(zhí)行狀況的渠道，爭取項目進度控制的主動;最后，規(guī)范工程項目的命名，建立具有系統(tǒng)性的檔案資料庫。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對檔案管理任務(wù)進行科學(xué)的分解，清晰地劃分每一個環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其職責(zé)，并且制定相應(yīng)的考評指標(biāo)，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，同時提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，指定嚴(yán)格的檔案室管理制度，工作人員對檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現(xiàn)代化信息技術(shù)為了實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化、共享化，充分提高設(shè)計單位對檔案管理的重視，設(shè)計單管理者應(yīng)加大信息管理軟件和硬件的優(yōu)化，招聘相關(guān)的管理專業(yè)人才協(xié)同工作，最大限度地發(fā)揮檔案資料管理的水平，建立起現(xiàn)代化的檔案管理平臺。通過建立設(shè)計單位內(nèi)部使用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺，一方面，將傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部資料實行無紙化轉(zhuǎn)換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質(zhì)資料通過掃描等方式轉(zhuǎn)換成電子文檔，將這些資料進行合理的歸類。當(dāng)接收到重要的檔案時，可以利用該平臺［4］共享給各專業(yè)相關(guān)的人員?，F(xiàn)代化信息技術(shù)管理系統(tǒng)的管理平臺與詳細分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過程中，普遍存在檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性等問題，檔案管理人員需采取可靠的技術(shù)措施，做到及時防范、及時處理。任何訪問數(shù)據(jù)庫的人員必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)定的授權(quán)文件及訪問權(quán)限才可進入［5］。當(dāng)使用者需要下載具有保密性質(zhì)的文檔時，應(yīng)持有具有相關(guān)權(quán)限批準(zhǔn)權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字的臨時下載權(quán)限書才可以下載使用。對于需要變更修改的文件，應(yīng)該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄［6］。(3)建立知識管理服務(wù)在新的檔案管理模式下。設(shè)計單位檔案管理在進行檔案管理研究時候要充分考慮實際使用者的需求以及在行業(yè)內(nèi)推廣的需要。在信息的收集與檢索的過程中，運用知識樹的形式從面、線、點的層次出發(fā)，將各類設(shè)計單位的檔案和相關(guān)經(jīng)驗以及運用的新技術(shù)等文件進行體系化歸類，使單位人員及后續(xù)新進設(shè)計人員能夠便捷地獲取數(shù)據(jù)庫［7］資料，并且廣泛推動了行業(yè)信息和知識的交流，可以全面提高企業(yè)內(nèi)部設(shè)計人員的專業(yè)素質(zhì)，為行業(yè)的進一步發(fā)展起到了一定的促進作用。(4)加強檔案管理人員的培訓(xùn)人員作為管理系統(tǒng)的核心，起到至關(guān)重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)和實踐中提高檔案管理的技術(shù)和能力。在不斷發(fā)展的同時結(jié)合科學(xué)的信息化檔案管理手段，切實有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計算機信息領(lǐng)域，全面了解計算機技術(shù)，充分利用現(xiàn)有的信息共享平臺進行數(shù)據(jù)資料的處理與更新［8］，這些工作關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性，因此不可以懈怠。

5結(jié)論

篇(5)

一、工程建筑檔案的特點及管理現(xiàn)狀

1、工程建筑檔案的特點

工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內(nèi)容資料，它不但包括工程項目的方案設(shè)計，各項合同和協(xié)議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現(xiàn)場的水文地質(zhì)和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設(shè)中主要資料，如施工中使用材料的質(zhì)量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設(shè)計變更和技術(shù)交底等;同時還有監(jiān)理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結(jié)等重要文件。建筑工程資料的特點包括：⑴一次性：因建筑工程項目自開始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結(jié)束都只有一套;⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設(shè)變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況;⑶實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項目建設(shè)參考的依據(jù)，故其實用性較強。

2、工程建筑檔案管理的現(xiàn)狀

（1）信息化建設(shè)緩慢

盡管我國已經(jīng)逐漸加快建筑工程建設(shè)檔案信息化的建設(shè)步伐，但是對其的關(guān)注及投資力度還較小，不能滿足社會經(jīng)濟的發(fā)展需求。在工程建筑檔案的信息化建設(shè)中，因大部分工程建筑檔案均源于不同的地方，所以信息比較分散，無法對其實行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。另外，盡管工程建筑檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)受到越來越多的人的關(guān)注，但是多數(shù)工程建筑檔案管理單位在實際工作中，依然存在側(cè)重于實體工程建筑的檔案管理，而忽視檔案信息化建設(shè)的問題，對工程建筑檔案的信息化，并未采取積極的措施進行完善，導(dǎo)致信息化建設(shè)緩慢的現(xiàn)狀。

（2）信息化建設(shè)動力不足

現(xiàn)階段，工程建筑檔案信息化建設(shè)一直處在起步階段，因此，在實際的信息化操作過程中，還會出現(xiàn)諸多的不足，這是由于工程建筑檔案在實際的信息化建設(shè)中，并未出現(xiàn)針對性較強的群體，從而導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)比較緩慢。另外，缺乏信息化建設(shè)人才也是導(dǎo)致工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)動力不足的主要原因。加上檔案管理者不重視工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)，因此，在具體操作中出現(xiàn)不盡心或者不關(guān)心的現(xiàn)象，導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)在實際工作中無法發(fā)揮出真正的功用，缺乏真實性及可靠性。

二、基于信息化的工程建筑檔案管理方法

隨著我國工程建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，越來越多的建筑單位認(rèn)識到工程檔案管理信息化建設(shè)的重要性，如規(guī)范檔案資料的儲存方式、方便檔案資料的查詢等，因此，加大工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注力度，并完善工程建筑檔案管理的信息化基礎(chǔ)配置，能提高我國工程建筑檔案的管理能力。

1、增強工程建筑檔案管理的現(xiàn)代化意識

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質(zhì)量安全和工程進展等。但我國的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設(shè)速度比較緩慢，因此，與實際建筑工程的發(fā)展脫軌，跟不上時代的發(fā)展，實用性和有效性得不到充分發(fā)揮，無法為工程建筑提供時效性較強的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中添加部分現(xiàn)代化的元素，如借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子信息庫，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設(shè)實行有機結(jié)合，改變傳統(tǒng)工程檔案管理中手抄寫和書架儲存的模式，從而避免實物保存中破損、腐蝕后無文件參考的局面。建立一套科學(xué)合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2、加大對管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)、綜合素養(yǎng)和職業(yè)操守等，均會對工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學(xué)性產(chǎn)生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過程中，依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，管理方式比較落后，已經(jīng)不能滿足我國社會經(jīng)濟的發(fā)展需求。因此，加大對工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度，轉(zhuǎn)變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質(zhì)，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實現(xiàn)我國工程建筑檔案管理信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的機會，或者定期派遣專業(yè)的信息化管理人才對管理人員實施技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的信息化管理能力;管理單位還需引進先進的管理理念和方式，強化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設(shè)一支專業(yè)技術(shù)強、信息化操作熟練、綜合素質(zhì)高的人才隊伍，為工程檔案管理的信息化建設(shè)的成功奠定基礎(chǔ)。

3、加強工程建筑檔案庫的信息化管理

想要對工程建筑檔案管理工作實施規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，實現(xiàn)信息的共享，就要加強工程建筑檔案庫的信息化管理建設(shè)。將需實施歸檔的工程建筑檔案，按照統(tǒng)一格式向檔案管理系統(tǒng)提交，并由系統(tǒng)實施自動歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數(shù)據(jù)庫的平臺內(nèi)，確保工程建筑檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)具備統(tǒng)一性，讓檔案資源能實現(xiàn)共享。另外，檔案管理數(shù)據(jù)庫還需實現(xiàn)自動化，并在數(shù)字化系統(tǒng)中將檔案資料標(biāo)明其存放位置，從而實現(xiàn)快速檢索。

4、強化信息化管理的安全意識

科技信息的迅速發(fā)展，不但能給工程建筑檔案管理更多的管理途徑，而且能大幅度提高我國工程建筑檔案信息化的管理效率，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。但是日新月異的信息化發(fā)展，也為競爭對手及不法分子提供窺探工程建筑檔案的機會，工程建筑檔案信息化存在不安定的因素，檔案管理單位不重視檔案保密工作等，都將會導(dǎo)致檔案外泄，給施工企業(yè)及檔案管理單位帶來巨大的損失，不利于建筑行業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展。因此，相關(guān)的檔案管理部門需在實施工程建筑檔案信息化建設(shè)中，將工程建筑檔案內(nèi)的重要內(nèi)容進行加密處理，運用計算機操作技術(shù)，提高機密工程建筑的檔案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑檔案信息化管理與實際工作有機結(jié)合在一起。另外，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中，還需注重對紙質(zhì)工程建筑檔案的保管力度，使工程建筑檔案管理更加科學(xué)合理。

篇(6)

【摘要】

在信息化迅速發(fā)展的當(dāng)今社會，越來越多的電子文件格式被廣泛應(yīng)用，檔案管理的對象也由最初的傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料和文獻變得越來越電子化和現(xiàn)代化，目前我國在檔案管理的工作方面運用是的相對保守的傳統(tǒng)管理方式，由于長期的管理制度不完善導(dǎo)致了檔案管理中的管理缺失，無法在管理工作中適應(yīng)現(xiàn)代化檔案形式的管理需求。

【關(guān)鍵詞】

現(xiàn)代化檔案；管理水平；管理方法

為針對現(xiàn)代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發(fā)展方向，只有通過對檔案管理水平和管理方法進行提高、發(fā)展和完善，利用先進的管理制度，保證在工作方式上對新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學(xué)管理理論和先進管理制度的運用，將對新型的電子資料的管理工作進行合理的分類，利用科學(xué)的管理制度提出能夠適應(yīng)當(dāng)前檔案資料形式的現(xiàn)代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

我國的檔案發(fā)展形式在世界信息化發(fā)展的步伐上，不斷更新檔案形式，發(fā)展成越來越多樣化和現(xiàn)代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時改進傳統(tǒng)檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，對資料的保存方式也越來越多的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)格式不斷向電子化、多媒體化的方向發(fā)展，而對這些現(xiàn)代化的檔案信息進行的管理工作，若還是以傳統(tǒng)的針對紙質(zhì)文獻資料進行的管理方法進行管理，無法將檔案資料的系統(tǒng)性和多樣性有效整合，只有針對現(xiàn)代化檔案的形式特點和性質(zhì)，利用科學(xué)檔案管理理論，成立針對現(xiàn)代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應(yīng)科技化的信息發(fā)展水平。

2 進程中存在的問題

2.1檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

隨著國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對不高，在實際的管理工作中沒有受到相應(yīng)的重視和影響，因此對檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在我國的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對檔案應(yīng)有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的工作方式和管理機制，而且在對檔案資料進行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當(dāng)和管理方法不完善的方面，如果不進行合理的、科學(xué)的改進和完善，在工作中仍然用傳統(tǒng)的檔案管理方式，必定無法完成現(xiàn)代化檔案資料的管理工作。

2.2缺乏檔案管理專業(yè)人才

檔案管理是一項需要重點研究、系統(tǒng)分析的極富專業(yè)性要求的管理工作，因此在對管理人員的安排上，需要合理計劃、科學(xué)分工，首先將檔案管理的人員設(shè)置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進行，了解新型的電子資料的特點，有針對性的進行不同形式檔案的管理。但在我國目前的檔案管理工作中，對檔案管理人員的設(shè)置具有很大的非專業(yè)性，對檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現(xiàn)在的檔案管理團隊的管理水平和管理方式去對科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進行管理工作，那么在對檔案的科學(xué)化、專業(yè)化管理方面將很難達到應(yīng)有的管理水平和管理目的。

2.3管理投入不足

保證了檔案管理人員的專業(yè)水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統(tǒng)和不完善，但對于管理資源的投入需要有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)支持和資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)，只有足夠的專業(yè)檔案管理資源才能保證管理工作在技術(shù)上和專業(yè)程度上能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案形式。目前我國的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現(xiàn)狀，除了工作人員數(shù)量不足，管理水平不專業(yè)之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和管理費用的支持，想要改變傳統(tǒng)的檔案管理體制，還需要從加強領(lǐng)導(dǎo)介入，提高對工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進行。

3 提高檔案管理現(xiàn)代化水平

傳統(tǒng)的檔案管理模式專業(yè)水平低，沒有足夠的技術(shù)和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現(xiàn)狀，為適應(yīng)科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學(xué)管理理論的學(xué)習(xí)和管理方式的參考提出新型的管理機制。首先針對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低的傳統(tǒng)管理方法和管理現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)進行正確的科學(xué)管理理論和先進管理方法的學(xué)習(xí)和提高。其次在檔案管理工作人員專業(yè)性水平低的管理缺陷上，應(yīng)當(dāng)通過對檔案管理人員進行專業(yè)化和現(xiàn)代化管理理論的培訓(xùn)，根本上提高檔案管理的專業(yè)水平。再次，還應(yīng)改變對檔案管理工作的態(tài)度，將專業(yè)人員和資金投入結(jié)合，使檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展方面有足夠的物資保證。

4 結(jié)束語

經(jīng)過對傳統(tǒng)的檔案管理方式的分析，只有通過先進的科學(xué)管理理論和管理方式的運用，將目前的管理機制進行革新，才能夠適應(yīng)當(dāng)今的電子化、信息化檔案發(fā)展形勢。針對新型的檔案形式需求和傳統(tǒng)文獻資料科學(xué)管理相結(jié)合，用新的管理方法對新的檔案形式進行科學(xué)管理。

參考文獻：

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［2］薛紅艷.如何提高檔案管理現(xiàn)代化水平［J］.黑龍江科技信息，2013（9）：121

篇(7)

中職檔案工作的重要作用逐漸被師生和管理層所重視，在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作的需求較之以往更為復(fù)雜，對檔案資料進行深度的解析，通過對檔案資料的合理化的、創(chuàng)造性的應(yīng)用，使其能夠為學(xué)校各方面發(fā)展提供更多的建設(shè)性意見，是目前檔案管理工作的主要任務(wù)。另外，信息化環(huán)境的兩大特征：云計算和網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案管理發(fā)展趨向創(chuàng)新和服務(wù)。云計算指導(dǎo)著中職院校檔案管理對檔案進行大數(shù)據(jù)分析，使網(wǎng)絡(luò)上的所有終端都能受益，實現(xiàn)檔案的服務(wù)功能；網(wǎng)絡(luò)化則給檔案管理提供了管理方法上的突破和創(chuàng)新的空間。

二、中職檔案管理存在的問題及原因

1.管理思想老舊。中職檔案管理的需求變化以及管理工作的環(huán)境變化，使得檔案管理本身的地位和職能得到擴展，原有的檔案管理思想是對檔案資料進行收集和保存，而現(xiàn)在的檔案管理思想應(yīng)該轉(zhuǎn)變到利用檔案對學(xué)校發(fā)展進行服務(wù)方面，檔案資料是云計算的資源，應(yīng)該服務(wù)于中職學(xué)校日常建設(shè)。但是，這種管理思想目前還沒有被管理者所接受和理解，管理工作在很多時候是被動的并非主動的。2.管理方法不夠先進。信息化技術(shù)的發(fā)展為中職院校檔案管理提供了一系列先進的管理策略，例如，轉(zhuǎn)換檔案資料的形式，節(jié)省存儲空間、靈活調(diào)用檔案、允許學(xué)校師生自由訪問個人檔案、利用檔案進行科學(xué)技術(shù)研究等。但是，現(xiàn)在大多數(shù)做中職院校還沒有做到檔案管理全面信息化，很多檔案仍以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)，檔案格式不一，給管理人員帶來了巨大的工作壓力。管理方法不夠先進造成檔案管理效率低，而這一問題的根本原因在于檔案管理缺乏明確的制度、信息化策略沒有完全應(yīng)用于管理過程中。3.管理人才不足。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化需要大量的相關(guān)人才進行推進，無論是普及檔案管理的基本方法，還是進行檔案管理的服務(wù)性應(yīng)用，都需要檔案管理者在其中扮演重要的角色。管理技術(shù)和職業(yè)技能的提高必不可少，除了對檔案進行收集整理之外，還應(yīng)該擁有處理信息技術(shù)問題、進行電腦和網(wǎng)絡(luò)維護的能力，但是，現(xiàn)在中職院校的檔案管理人員缺乏這種能力，管理人才不足導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展進程緩慢。

三、對中職檔案管理的建議

1.以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)改換管理思想。高校檔案管理辦公室的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該根據(jù)學(xué)校發(fā)展計劃和發(fā)展需要，主動進行檔案資料的重新分類、整理和數(shù)據(jù)化，使檔案以信息的形式呈現(xiàn)在全校師生面前；以檔案資料的數(shù)據(jù)化為前提，對已有的檔案進行科學(xué)分析和解讀、研究已有的檔案，尋找高校發(fā)展過程中各項事務(wù)的特征，為現(xiàn)在的學(xué)校管理和發(fā)展工作提出建議。2.進行標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。隨著多媒體技術(shù)與“信息高速公路”等現(xiàn)代檔案管理手段的采用，要求檔案工作必須實行標(biāo)準(zhǔn)化管理。中職院校主管部門在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，應(yīng)與檔案或標(biāo)準(zhǔn)化管理部門共同協(xié)商，對檔案事業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)工作方面的概念、原則、質(zhì)量、方法等，制定統(tǒng)一的規(guī)劃，使檔案工作在客觀上有共同的語言，共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)，共同的比較基礎(chǔ)，共同的協(xié)作依據(jù)，共同的協(xié)調(diào)保證。以便建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，走檔案信息資源共享之路。例如，檔案收入和整理可以采用信息技術(shù)，即對某一檔案類型設(shè)定固定的檔案提交形式，使其以數(shù)據(jù)化的狀態(tài)存在，這不同于以往的word文檔或excle表格，而是以選填式表格的形式出現(xiàn)，每一份檔案都是一個文件，所有文件統(tǒng)一存儲在某一固定的程序之中，這樣一來，進行檔案的調(diào)取和資料綜合整理都非常容易。3.提高管理工作者的專業(yè)能力。中職院校有必要對管理工作人員進行一系列的職業(yè)技能培訓(xùn)?？梢赃x擇定崗培訓(xùn)的方式，對檔案網(wǎng)絡(luò)動態(tài)化管理工作進行系統(tǒng)分析，將崗位職責(zé)分類，按照職員的工作能力以及發(fā)展前景，進行特殊的工作項目培訓(xùn)，使其能夠勝任某一類型的管理工作；也可以選擇勝任力培訓(xùn)的方式，根據(jù)工作需要，評估現(xiàn)有職員的崗位勝任力，針對其中不足的部分進行有目標(biāo)的培訓(xùn)，使其成為能夠勝任檔案現(xiàn)代化管理、維護工作的“全才”。

四、結(jié)語

綜上所述，中職院校檔案管理工作的環(huán)境以及工作目的已經(jīng)發(fā)生改變，管理思想、管理方法以及管理者的職業(yè)技能也應(yīng)該隨之發(fā)展和變化。中職院校要解決在當(dāng)下出現(xiàn)的檔案管理問題，應(yīng)該以網(wǎng)絡(luò)化和信息化為基礎(chǔ)，改善管理思想，制定管理制度并使用先進的管理方法，著重提高管理者的職業(yè)技能，只有這樣，中職檔案管理才能獲得長足的發(fā)展。

作者:黃麗玲 單位:福建省泉州藝術(shù)學(xué)校

參考文獻：