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篇(1)

關(guān)鍵詞：檔案管理；地質(zhì)調(diào)查研究；應(yīng)用地質(zhì)

檔案不僅是地質(zhì)工作建設(shè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)展的重要資源，而且是十分重要的資源，因此地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理問題必然會受到廣泛的關(guān)注。近年來，我國地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理的目標(biāo)要求高，完成任務(wù)壓力大，使大家不得不正視檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。本文就對地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行初步的研究，以期準(zhǔn)確把握解決方案對加強(qiáng)檔案管理的工作質(zhì)量有著積極意義，努力把我國地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理提升到一個(gè)新的水平。

1地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理存在的問題

1.1缺乏完善的檔案管理的制度規(guī)范與機(jī)制。地質(zhì)檔案管理工作包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，同時(shí)每一環(huán)節(jié)下又包含其他更細(xì)小的工作細(xì)節(jié)，簡而言之，地質(zhì)檔案管理工作一項(xiàng)復(fù)雜而又系統(tǒng)的工作。地質(zhì)調(diào)查單位想要擁有一份完整的地質(zhì)檔案信息就必須要對檔案管理工作有著明確的要求，然而在當(dāng)下的地質(zhì)調(diào)查研究中卻缺乏完善的檔案管理制度規(guī)范與機(jī)制，這將會直接造成檔案管理力度不夠，分工及職責(zé)不能夠明確，同時(shí)還會造成檔案管理的長期性與連續(xù)性差，檔案保存不妥當(dāng)?shù)葐栴}都會陸續(xù)的出現(xiàn)，因此想要對檔案管理工作進(jìn)一步強(qiáng)化，就必須要建立起完善的檔案管理制度規(guī)范與機(jī)制。1.2檔案管理人員稀少且專業(yè)水平不足。在地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理人員大部分是非科班出身，這就導(dǎo)致他們并沒有科學(xué)化和專業(yè)化的檔案管理知識，他們在對地質(zhì)檔案管理的時(shí)候，只會淺層的將不同的地質(zhì)檔案進(jìn)行粗糙的分類，這種傳統(tǒng)且陳舊的檔案管理方式已經(jīng)完全適應(yīng)不了地質(zhì)調(diào)查研究中對地質(zhì)檔案信息的高要求嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)了。除此之外，地質(zhì)調(diào)查單位針對地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理沒有做到相應(yīng)的重視，大多時(shí)候，研究中由于對檔案管理人員的缺少，從而進(jìn)行地質(zhì)檔案管理工作的人大多不是專業(yè)的檔案管理人員，這就的導(dǎo)致地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理工作是由工作人員順便進(jìn)行的，對此就不能充分的保證地質(zhì)檔案信息的準(zhǔn)確與完整，對此也直接影響了地質(zhì)調(diào)查的效率。1.3缺乏對調(diào)查研究中檔案管理的設(shè)施建設(shè)。地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理工作想要得到準(zhǔn)確且完整的地質(zhì)檔案管理信息就必須要在工作中配置對檔案管理的設(shè)施建設(shè)，但由于一些客觀的外部條件致使地質(zhì)調(diào)查單位缺少對地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理的設(shè)施建設(shè)。沒有配套的檔案管理的硬件設(shè)施直接影響檔案管理工作的效率。在全國檔案管理發(fā)展的大趨勢下，地質(zhì)調(diào)查單位應(yīng)該普及檔案的電子化管理，但事實(shí)上由于缺少硬件設(shè)施，大部分管理工作依然采用舊式的紙張歸類管理，這就造成不能保證檔案的完整性，因此要采取一些措施來完善管理工作。

2解決地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理存在的問題

2.1建立起完善的檔案管理的制度規(guī)范與機(jī)制。地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理，首先應(yīng)該遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案、維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則，此條原則可以作為地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理工作的基礎(chǔ)。建立出完善的檔案管理的制度規(guī)范與機(jī)制，地質(zhì)調(diào)查單位應(yīng)該在充分了解實(shí)際運(yùn)行情況的前提下來制定。檔案的制度規(guī)范應(yīng)該在整理和保管兩個(gè)方面加大力度，防止地質(zhì)檔案損害事件和整理層次不夠清晰現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)組合在一起就是一個(gè)有機(jī)整體，共同的目的就是實(shí)現(xiàn)提供檔案信息的功能，只有在環(huán)環(huán)相扣的完善制度規(guī)范要求下，檔案管理工作才能更加發(fā)揮本身的作用。地質(zhì)調(diào)查單位針對檔案管理的發(fā)展歷程，由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理等的發(fā)展歷程，單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的機(jī)制做出更加細(xì)致的規(guī)定來不斷提升檔案管理水平，這樣在地質(zhì)調(diào)查研究的過程中也會得到更加準(zhǔn)確完整的地質(zhì)檔案信息。2.2加大力度培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)量與水平。地質(zhì)調(diào)查單位針對檔案人員稀少和水平不高的問題，應(yīng)該采取一系列的措施進(jìn)行有效的改善。在地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理人員的數(shù)量上增加，地質(zhì)調(diào)查單位積極招收高學(xué)歷的檔案管理人員，檔案管理人員數(shù)量的增長就會在調(diào)查研究中安排具有一定水平的地質(zhì)檔案管理人員進(jìn)行管理工作，在一定程度上保證地質(zhì)檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。地質(zhì)調(diào)查單位應(yīng)該重點(diǎn)對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)操作培訓(xùn)，注重提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理的工作能力。加強(qiáng)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)中除了必要的培養(yǎng)地質(zhì)檔案專業(yè)知識和技術(shù)之外，還要要求檔案管理人員對知識理論與實(shí)踐進(jìn)行有效的結(jié)合，檔案管理人員要想提高管理的業(yè)務(wù)水平，就必須要不斷對自身的要求增加，以求高效率的履行自身的管理職責(zé)和高質(zhì)量的對地質(zhì)檔案信息進(jìn)行良好的保存與整理。2.3加強(qiáng)對調(diào)查研究中檔案管理的設(shè)施建設(shè)地質(zhì)調(diào)查單位針對檔案管理工作為了適合管理發(fā)展趨勢，完善檔案管理工作的完善性，就需要加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施的建設(shè)。地質(zhì)調(diào)查單位在檔案管理過程中需要一定的空間進(jìn)行工作，文件空間是必不可少的，除此之外還需要閱覽室、檢查室和辦公室，這些地方的設(shè)置會給使用人員帶來很多的方便之處。文件空間的建設(shè)在一定程度上會幫助管理工作體系的完善，基礎(chǔ)的硬件設(shè)施還包括復(fù)印機(jī)等設(shè)備，這樣就會及時(shí)的復(fù)印出地質(zhì)調(diào)查研究中所需要的各種地質(zhì)檔案信息。同時(shí)在科技迅速發(fā)展的今天，檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)的采用電子計(jì)算機(jī)的管理軟件來協(xié)助工作的進(jìn)行，電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用將會幫助檔案管理工作的效率得到大幅度的提高。因此在地質(zhì)調(diào)查研究中加強(qiáng)對檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備在很大程度上符合地質(zhì)調(diào)查單位的發(fā)展目標(biāo)。

3結(jié)論

近年來，我國地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理要求不斷提高，地質(zhì)檔案管理水平需得到提高等問題越來受到國家和人民的關(guān)注，同時(shí)我國對地質(zhì)檔案信息逐漸作為十分重要的戰(zhàn)略資源，這就更需要在檔案管理方面有更進(jìn)一步的要求目標(biāo)。因此我國地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理存在的各種質(zhì)量缺陷問題，這就需要地質(zhì)調(diào)查單位建立起完善的檔案管理的制度規(guī)范與機(jī)制、加大力度培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)量與水平及加強(qiáng)對調(diào)查研究中檔案管理的設(shè)施建設(shè)等，只有這一系列合理的預(yù)防和管理措施才能促進(jìn)我國地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理質(zhì)量方面更上一層樓。這樣我們也有理由相信我國的地質(zhì)勘探行業(yè)會一直促進(jìn)提升我國的國際地位和社會發(fā)展。

作者:辛玲 單位:黑龍江省煤田地質(zhì)物測隊(duì)

參考文獻(xiàn)

篇(2)

關(guān)鍵詞：地質(zhì)資料檔案;地質(zhì)檔案信息化;新技術(shù);法制建設(shè)

中圖分類號：F407文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)科研工作的真實(shí)記錄和成果結(jié)晶，是國家的寶貴財(cái)富。對其加強(qiáng)管理，不僅能更好地保護(hù)地質(zhì)資料，更有利于地質(zhì)資源的開發(fā)利用，為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。

隨著國土資源部第七次部務(wù)會議通過《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例實(shí)施辦法》后，礦業(yè)開發(fā)、國土整治、城市規(guī)劃建設(shè)有序的開展。各級政府、工業(yè)部門及相關(guān)單位對地質(zhì)礦產(chǎn)資源信息的需求不斷擴(kuò)大，地質(zhì)資料檔案的服務(wù)面越來越開闊。因此，做好地質(zhì)檔案的管理服務(wù)系統(tǒng)，更好地為國家現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，已成為地質(zhì)資料管理工作者首要職責(zé)。

現(xiàn)今我國的地質(zhì)資料管理存在管理水平、管理手段、科技發(fā)展水平等因素的制約。國家地質(zhì)檔案管理和服務(wù)工作目前依然存在人才缺乏和信息化程度不高的問題。影響我國地質(zhì)資料管理行業(yè)的服務(wù)水平。

1 我國當(dāng)前地質(zhì)資料檔案存在的問題。

（1）資料管理工作方面要提高。

單位領(lǐng)導(dǎo)主要考慮其單位的經(jīng)濟(jì)效益，對地質(zhì)檔案和資料管理這類不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)工作重視程度不夠。相關(guān)管理人員變更頻繁、缺少專業(yè)管理培訓(xùn)。

（2）保管方式要進(jìn)步。

地質(zhì)資料管理工作, 主要是以服務(wù)為主，現(xiàn)絕大多數(shù)地勘單位內(nèi)部地質(zhì)資料檔案的保管方式較原始。保管狀況的問題存在較多，實(shí)物資料的庫房不按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，甚至就地堆放。有的單位連基本的資料檔案存放庫房都沒有。地質(zhì)檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可以分為傳統(tǒng)紙質(zhì)手寫地質(zhì)檔案資料和以磁、光盤為存儲介質(zhì)的電子地質(zhì)檔案資料兩大類。紙質(zhì)手寫地質(zhì)檔案資料由于保管時(shí)間長，紙質(zhì)老化發(fā)黃退色，文字繪圖變模糊導(dǎo)致信息丟失。磁盤標(biāo)簽?zāi)：孀R不清，利用難。成果資料、原本檔案以及巖心等實(shí)物地質(zhì)資料的可利用程度低，維護(hù)條件達(dá)不到相關(guān)保管要求。加上服務(wù)方式較落后，信息化程度較低，手工管理模式仍舊是主流。這樣不能把珍貴的地質(zhì)資料合理利用起來。

（3）硬件設(shè)施如何完備。

領(lǐng)導(dǎo)的不重視也表現(xiàn)在對待經(jīng)費(fèi)投入上面，產(chǎn)品設(shè)備的投入以及員工待遇培訓(xùn)方面。導(dǎo)致設(shè)備陳舊落后，人員職業(yè)素質(zhì)和操作技能跟不上，不利于資料管理的發(fā)展利用。

（4）匯交歸檔更快捷。

因?yàn)榈刭|(zhì)資料的特殊性，地質(zhì)資料的生成和管理工作還不完善。相關(guān)法規(guī)法律較落后。很多單位的地質(zhì)成果出于安全責(zé)任考慮推遲或者不匯交。這樣對于資料的正?；ネń涣?，地質(zhì)資源開發(fā)利用都是很不利的。

（5）原始地質(zhì)資料歸檔難。

原始地質(zhì)資料歸檔過程中存在很多問題，立卷不明確、分類不準(zhǔn)確、歸檔的文件材料缺少，圖表不清晰。這些問題有些是人為因素，有些受到硬件設(shè)施局限，導(dǎo)致不符合地質(zhì)資料立卷歸檔要求，給相關(guān)專業(yè)人員查閱利用也帶來困難。

2 完善資料管理，切實(shí)提高服務(wù)水平。

在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，地質(zhì)檔案資料管理手段也必須更加現(xiàn)代化，要不斷更新設(shè)備，不斷用新知識、新理論武裝地質(zhì)檔案資料工作人員的頭腦，以求用先進(jìn)的技術(shù)、科學(xué)的方法管理、利用地質(zhì)檔案資料。

（1）完善地質(zhì)檔案管理工作

首先上級領(lǐng)導(dǎo)要重視地質(zhì)檔案管理工作，要使地質(zhì)檔案管理有良好的工作條件。改善庫房，添置檔案裝備，改善科技檔案管理的硬件設(shè)施。地質(zhì)資料管理是一門專業(yè)工作，它要求管理人員要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，以及扎實(shí)的地質(zhì)專業(yè)理論基礎(chǔ)、能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化地質(zhì)管理軟件和先進(jìn)的管理知識，深厚的管理經(jīng)驗(yàn)。要讓管理人員提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。經(jīng)常派相關(guān)人員參與檔案資料方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。使管理人員明確自己的職責(zé)，更加適應(yīng)現(xiàn)代化資料檔案管理要求。

（2）地質(zhì)檔案信息化。

傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案借閱工作主要通過檔案員手工整理歸類編目原始資料，編制目錄。借閱者到檔案部門登記，資料員查閱相關(guān)檔案序列，這樣提供借閱服務(wù)。工作效率低，查閱、整理、歸還等工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著社會的發(fā)展，地質(zhì)檔案信息化呼聲越來越高，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)日趨成熟，地質(zhì)資料檔案工作越來越朝信息化方向發(fā)展。建立安全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并且在此基礎(chǔ)上把地質(zhì)檔案系統(tǒng)做匯總，通過授權(quán)等方式為利用者提供利用權(quán)限。這樣可以為研究人員創(chuàng)造更方便快捷的借閱方式，提高地質(zhì)檔案的利用率。建立地質(zhì)檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫，讓地質(zhì)信息資源全社會共享。使地質(zhì)檔案更好的為國民經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。利用互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大的信息處理能力，來為地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)。

（3）地質(zhì)資料管理中的開發(fā)應(yīng)用

地質(zhì)資料包含地質(zhì)工作中形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的文字、標(biāo)本、樣品、巖礦心、圖表、聲像、電磁介質(zhì)等不同形式存在的地質(zhì)礦產(chǎn)信息和實(shí)物資源。這些資料整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。利用現(xiàn)代化手段加以整理，將有價(jià)值的資料經(jīng)過分析、篩選、融合。編制成不同的資料信息成品上傳至數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。提高資料利用率，使管理人員擺脫繁重的手工整理工作。進(jìn)行深層次加工并使其成為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展宏觀決策的重要參考依據(jù)，為全社會提供不同層次的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料信息資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

（4）完善法律制度建設(shè)

各單位認(rèn)真貫徹落實(shí)《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》《礦產(chǎn)資源法》《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》和《檔案法》。只有加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，才能使地質(zhì)檔案管理工作有序進(jìn)行。管理人員依法結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定符合各單位實(shí)際情況的規(guī)章制度,讓借閱手續(xù)操作更加規(guī)范。工作流程按照規(guī)章制度,使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息有安全保障。責(zé)任到人,獎(jiǎng)罰分明。

隨著地質(zhì)科學(xué)研究工作的發(fā)展，地質(zhì)資料檔案種類會越來越繁多，管理工作也會更加艱巨、繁重。我們所有參與管理的工作人員都要樹立堅(jiān)定的信心,以科學(xué)發(fā)展的眼光做好地質(zhì)檔案管理工作,為我國經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

1、於順然，鄭曉光.江蘇省地質(zhì)資料管理現(xiàn)狀與對策[J]. 江蘇地礦信息, 2000年12月.

篇(3)

1、地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)對分類不夠完善。現(xiàn)階段的地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理不夠完善，缺乏對數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類編輯和處理，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案不能得到有效的保管，分類不完善的數(shù)字化檔案，在檔案調(diào)用時(shí)不能將這些檔案直接調(diào)出，同時(shí)在對各種類型的數(shù)字化項(xiàng)目檔案沒能進(jìn)行有效分類，管理降低了檔案管理的有效性和工作效率。

2、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理制度有待加強(qiáng)。在檔案管理時(shí)，相關(guān)責(zé)任分散、不夠明確。缺乏對數(shù)字化項(xiàng)目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效的整合，使得地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理效率低下。

3、檔案管理水平有待提高?，F(xiàn)階段的數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作認(rèn)識不夠，相關(guān)職業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不能有效的完成地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對于檔案的二次利用效果低下。

4、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理缺乏協(xié)調(diào)合作。地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作需要，地勘企業(yè)各部門間沒有進(jìn)行有效配合，沒能將數(shù)字化項(xiàng)目的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整合分類，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)展不夠順利管理水平不高。

二、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理建議

1、加強(qiáng)對地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類整合。通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調(diào)用的有效性。

2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍?？茖W(xué)完善的檔案管理制度是地質(zhì)勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質(zhì)勘查工作的不斷增多，地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目的檔案就不斷增多。在地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理過程中，完善的項(xiàng)目檔案管理制度能夠有效增加地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的工作效率，并將其他與數(shù)字化項(xiàng)目檔案有關(guān)的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。

3、加強(qiáng)對先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)。隨著地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作的不斷進(jìn)行，就需要對地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)加以改進(jìn)，提高項(xiàng)目檔案的管理水平。加強(qiáng)相關(guān)管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理。

4、加強(qiáng)各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監(jiān)督和和指導(dǎo)。通過檔案管理部門和企業(yè)各部門間的有效合作能夠，提高企業(yè)檔案管理的效率和全面性，同時(shí)，上級檔案管理部門需要做足對下級檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，并制定相關(guān)的責(zé)任制度，對出現(xiàn)的數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理失誤人員進(jìn)行合理的懲罰。

三、結(jié)束語

篇(4)

關(guān)鍵詞:信息化手段 石油企業(yè) 地質(zhì)檔案管理

當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入企業(yè)化與工業(yè)化快速發(fā)展期,企業(yè)化與工業(yè)化的一個(gè)直接后果對于石油的需求大增,那么石油企業(yè)擴(kuò)展也會加速,檔案也會越來越多。石油地質(zhì)檔案是石油企業(yè)在勘探開發(fā)過程中產(chǎn)生的一系列記錄、數(shù)據(jù)、分析結(jié)果以及科研成果等,是石油企業(yè)在地震、鉆井、測井、錄井、試油、油井開發(fā)等油氣田勘探開發(fā)過程中所產(chǎn)生的科技文件成果[1]。同時(shí)在企業(yè)發(fā)展與合并中,很容易造成石油地質(zhì)檔案的散亂與遺失,再加上企業(yè)普遍較為重視人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等檔案的保護(hù),石油企業(yè)檔案的流失現(xiàn)象更為普遍。為此我們逐漸意識到規(guī)范企業(yè)石油企業(yè)檔案管理的重要性和緊迫性[2]。本文為此具體探討了信息化手段在石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用。

1、石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理的作用

石油地質(zhì)檔案是石油企業(yè)最重要的資源,其真實(shí)客觀地記載著油氣資源的地質(zhì)情況,既是油田地質(zhì)科研人員正確認(rèn)識地下地質(zhì)客觀世界和油氣分布規(guī)律的智慧結(jié)晶,也是他人繼續(xù)深入研究的重要依據(jù)[3]。因此,如何對這些寶貴資料進(jìn)行儲存和管理就非常重要,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展,石油地質(zhì)檔案的管理手段和利用方式也發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變,應(yīng)充分利用當(dāng)前的信息化技術(shù),實(shí)現(xiàn)石油地質(zhì)檔案的永久保存和使用。

2、當(dāng)前石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理存在的問題

2.1 檔案意識有待提高

目前,很多企業(yè)并不具備檔案意識,當(dāng)前我國石油地質(zhì)檔案在檔案管理中是較不受重視的類別,花的時(shí)間和精力相對較少。而且石油勘探工程部門往往重視不夠,不想配合,認(rèn)為材料放在手邊用用就行了[4]。石油勘探工程一般由流動(dòng)性較大的秘書作為石油勘探資料管理員,而他們有的甚至連石油勘探工程基建項(xiàng)目材料的構(gòu)成也不清楚,更不用說是符合歸檔的要求了;各部門研究人員在用圖紙等材料時(shí)往往隨意涂寫,用了資料后不會及時(shí)交回到檔案室,往往造成檔案資料的遺失。

2.2 檔案質(zhì)量有待提高

在己歸檔的材料中發(fā)現(xiàn),石油企業(yè)檔案的材料普遍質(zhì)量不高,如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件,而是復(fù)印件;甚至有的是不利于長期保存的熱敏紙;有些圖紙上有任意涂寫等情況。同時(shí)檔案的信息化程度也普遍偏低,在已歸檔的石油企業(yè)檔案中,一般企業(yè)只能做到目錄級的管理,即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄,而沒有相應(yīng)電子稿。還有的企業(yè)因?yàn)槲茨苓M(jìn)行部門立卷制度,只是上交材料,需要檔案部門進(jìn)一步的整理。同時(shí)歸檔時(shí)間跨度大,具有成套性[4]。石油企業(yè)油田的開發(fā)從立項(xiàng)到油田投產(chǎn)到最后油田關(guān)停要經(jīng)過幾年甚至幾十年的時(shí)間,每年都有新的文件材料形成,這些文件材料與該油田相聯(lián)系,是反映該油田實(shí)際建設(shè)過程的真實(shí)記錄。這些材料都應(yīng)及時(shí)收集整理歸檔,而不應(yīng)不受時(shí)間長短的限制,放在項(xiàng)目結(jié)束后歸檔,以影響研究人員的使用。只有及時(shí)收集整理才能保證案卷的成套性不受影響,有利于今后的檔案管理利用工作的順利進(jìn)行。

2.3 檔案載體有待豐富

按規(guī)定,勘察過程每個(gè)階段均要留下照片或是其它電子文件。但調(diào)查表明,特殊載體的材料匾乏,要么沒有相應(yīng)的材料,即使有一些有特殊載體材料,其數(shù)量也不超過5%,給企業(yè)留下了不可彌補(bǔ)的損失。目前由于聲像檔案載體材料成本較高,而且屬于“賬外”檔案,不易控制。許多建設(shè)聲像檔案形成部門,出于使用便利,不愿將其無償交給檔案部門管理,而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā),對聲像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,錄像制品也因多次使用,其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。有些檔案即使交給檔案部門了,也是星星點(diǎn)點(diǎn),很不完整[5]。還出現(xiàn)過個(gè)別人在調(diào)離工作時(shí),連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,聲稱這屬于個(gè)人知識產(chǎn)權(quán)。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。隨著時(shí)間的推移,我國很多紙質(zhì)石油地質(zhì)檔案由于保存時(shí)間的地點(diǎn)過于潮濕和保存的時(shí)間過長,紙質(zhì)檔案資料開始老化磨損,顏色泛黃變脆,加上使用的頻率又很高,資料不僅磨損而且損壞很嚴(yán)重,尤其是部分帶有圖片和數(shù)字的資料,由于磨損而不能體現(xiàn)圖件所表達(dá)的全部,造成不能正常使用。如果不在資料信息還比較完整的時(shí)候采取數(shù)字化儲存和管理,寶貴的石油地質(zhì)檔案將會隨著時(shí)間不斷流失[6]。

3、信息化手段在石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用措施

石油地質(zhì)檔案通過信息化管理后,資料通過數(shù)字化儲存和管理,由于地質(zhì)檔案資料存儲在體積小而容量大的計(jì)算機(jī)或光盤等儲存介質(zhì)內(nèi),不僅大大節(jié)省了地質(zhì)檔案資料儲存的空間,通過信息化管理后,最大程度上節(jié)省了財(cái)力、物力和人力等資源,并通過局域網(wǎng)甚至互相網(wǎng)在更大范圍內(nèi)通過授權(quán)后實(shí)現(xiàn)資源共享,比如采取石油地質(zhì)檔案信息化管理,則信息利用者可以輕而易舉的通過計(jì)算機(jī)檢索到這個(gè)資料,甚至下載該地質(zhì)檔案,大大縮小查找時(shí)間,并能得到完整的檔案信息,為全面、準(zhǔn)確地進(jìn)行儲量研究,提供重要的信息資源,產(chǎn)生可觀的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。其具體的應(yīng)用措施為:

篇(5)

關(guān)鍵詞 新形勢；地質(zhì)資料檔案管理；信息化系統(tǒng)

中圖分類號 TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）161-0101-03

1 地質(zhì)資料檔案信息建設(shè)的內(nèi)涵

地質(zhì)工作與我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)意義重大，是社會發(fā)展中一項(xiàng)不可或缺的重要環(huán)節(jié)。只有不斷推薦我國地質(zhì)工作的科學(xué)化合理化，才能使其發(fā)揮出促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高質(zhì)量服務(wù)性作用，為我國未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步貢獻(xiàn)出巨大的力量。隨著科技水平的提高，信息化在地質(zhì)工作中的應(yīng)用程度不斷加深，是未來地質(zhì)建設(shè)的發(fā)展重點(diǎn)，為地質(zhì)工作的全方位提升帶來巨大影響。

我國地質(zhì)工作者在開展地理工作的時(shí)候，會將自身在實(shí)踐中的具體工作內(nèi)容以一定形式記錄下來，這個(gè)記錄就是地質(zhì)檔案資料。地質(zhì)檔案資料對于地質(zhì)工作的進(jìn)展具有相當(dāng)大的意義。首先，它可以為當(dāng)前的地質(zhì)工作提供系統(tǒng)化的總結(jié)規(guī)劃，使地質(zhì)工作者的工作有序開展，合理進(jìn)行[ 1 ]。其次，地質(zhì)檔案資料是未來地質(zhì)工作繼續(xù)開展的基礎(chǔ)和依據(jù)，具有地質(zhì)工作發(fā)展史的作用，可以為未來的地質(zhì)工作者提供理論指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)借鑒，對我國新時(shí)期的地質(zhì)工作而言是最重要的環(huán)節(jié)之一。現(xiàn)代信息化技術(shù)與傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案管理工作的結(jié)合是新時(shí)期地質(zhì)檔案工作的必然選擇，信息化促進(jìn)地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)化、完善化，提高地質(zhì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)我國地質(zhì)工作現(xiàn)代化管理的必由之路，地質(zhì)資料檔案管理的信息化已經(jīng)在我國實(shí)現(xiàn)了一定程度的發(fā)展，是我國地理資料檔案管理未來發(fā)展的重點(diǎn)。

地質(zhì)資料檔案信息化管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)緊密結(jié)合，是信息技術(shù)與地質(zhì)學(xué)科相結(jié)合的產(chǎn)物，對于提高我國地質(zhì)資料檔案的管理水平具有重大意義，使地質(zhì)資料檔案的完整性、體系性更加完整，為我國地質(zhì)工作的進(jìn)一步發(fā)展保留了大量珍貴的史料，是傳統(tǒng)的檔案管理工作所難以實(shí)現(xiàn)的高質(zhì)高效。

地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)工作者在進(jìn)行一系列地質(zhì)工作和礦產(chǎn)挖掘勘察所激勵(lì)的重要資料系統(tǒng)，是地質(zhì)工作在一個(gè)特定時(shí)期所能取得的一切寶貴成果的綜合體現(xiàn)。地質(zhì)資料檔案的存儲形式不僅僅有文字，還可以是圖表、音像以及其它電磁介質(zhì)的多媒體資料形式，當(dāng)然還包括很多標(biāo)本或樣本的實(shí)物資料形式，對我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會的各方面內(nèi)容均有涉及，是促進(jìn)我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)重要工作。地質(zhì)資料檔案的信息化管理是銅鼓利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化高科技設(shè)備，對地質(zhì)資料檔案等內(nèi)容進(jìn)行一系列的收錄、編輯、統(tǒng)計(jì)、歸檔、檢索等工作環(huán)節(jié)，為地質(zhì)資料的檔案信息管理提供一個(gè)科學(xué)化、系統(tǒng)化、高效化、精確化的管理方法[5]。信息化管理方法不僅僅有助于地質(zhì)資料檔案的保存和查閱，它的運(yùn)用還未地質(zhì)檔案資料檔案的管理提供了一個(gè)高速便捷的網(wǎng)絡(luò)分享平臺，可以體現(xiàn)地理資料檔案管理的網(wǎng)絡(luò)傳輸和在線查詢，提高了我國地質(zhì)資料檔案管理的現(xiàn)代化服務(wù)水平，加快我國地質(zhì)資料信息管理的改革發(fā)展進(jìn)程，并逐漸實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理的社會服務(wù)模式，突破了傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案管理的局限性。

地質(zhì)信息檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)資料檔案管理的職能轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的管理重心已經(jīng)逐漸被現(xiàn)在的服務(wù)性重心取代，地質(zhì)資料檔案管理工作者的主要工作方式也隨之改變，由以往的檔案保管、提取和查閱向著當(dāng)下社會化共享服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。地質(zhì)資料檔案的信息化管理的建設(shè)可以提高檔案管理的水平和效率，降低地質(zhì)工作成本、節(jié)約地質(zhì)工作時(shí)間、提高地質(zhì)工作質(zhì)量。在信息化模式下，地質(zhì)工作的開展可以對所需資源進(jìn)行快速檢索、精確定位、安全提取、前面利用，對我國地質(zhì)工作的進(jìn)一步發(fā)展具有良好的促進(jìn)意義。地質(zhì)資料檔案信息化管理的建設(shè)能夠提高資料的利用率，還能在一定程度上促進(jìn)地質(zhì)資料應(yīng)用潛質(zhì)的二次開發(fā)，從更深層次對地質(zhì)資料的內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行挖掘，并促進(jìn)地質(zhì)資料檔案資源向經(jīng)濟(jì)效益的轉(zhuǎn)化。事實(shí)證明，我國很多礦產(chǎn)資源的發(fā)現(xiàn)和挖掘，都是建立在對以往的地質(zhì)資料檔案的再次研究利用基礎(chǔ)之上，如果沒有信息化，就很難實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。地質(zhì)資料檔案信息化管理的建設(shè)從一定程度上突破了信息管理應(yīng)用的時(shí)空局限，實(shí)現(xiàn)了社會范圍內(nèi)的資源共享，為我國地質(zhì)資料檔案的運(yùn)用提供了一個(gè)全方位、全天候的開放平臺。地質(zhì)資料檔案信息化管理的建設(shè)改變了傳統(tǒng)管理方式的諸多弊端，例如安全隱患的問題在信息化管理模式建立以后大大降低，自然災(zāi)害或人為意外等不會造成地質(zhì)資料檔案的丟失或損毀。

2 地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，地質(zhì)資料檔案管理的信息化建設(shè)步伐不斷加快，發(fā)展速度和發(fā)展規(guī)模都相當(dāng)可觀，但是并不意味著地質(zhì)資料檔案管理的信息化建設(shè)過程中不存在任何問題，事實(shí)上，我國當(dāng)前的地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)還有諸多需要改進(jìn)之處，還需要相當(dāng)漫長的時(shí)間去摸索完善。

地理資料檔案信息化管理目前尚未形成完備的管理體系，在管理制度和管理方法上都欠缺一定的規(guī)范性[3]。當(dāng)前我國一些地質(zhì)工作部門的檔案管理出現(xiàn)分裂裝填，條塊之間的管理彼此孤立，缺乏協(xié)調(diào)一致性，缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，各自保管條塊的內(nèi)部資料。難以實(shí)現(xiàn)整合共享，從而阻礙了地質(zhì)資料檔案信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展進(jìn)程。

地質(zhì)資料檔案的內(nèi)在價(jià)值挖掘不到位，很多有意義的信息沒有被合理利用，處于無人問津的狀態(tài)，更多資料的利用僅僅停留在淺層次表面化，對于資料檔案的深層次內(nèi)容的價(jià)值沒有發(fā)揮出來，與傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案利用情況相比較沒有大的突破，進(jìn)步較小，沒有體現(xiàn)出信息化檔案管理的優(yōu)勢水平，對信息化的利用不徹底，很多資源應(yīng)用一次后就被長久廢棄擱置，二次利用的情況很少。

我國地質(zhì)資料檔案信息化管理的過程中，還存在因信息化設(shè)備本身落后所導(dǎo)致的發(fā)展問題。地質(zhì)資料檔案信息化管理是建立在現(xiàn)代化高技術(shù)管理方法之上的新型管理模式，它的應(yīng)用必然伴隨著高投入，需要一定的物質(zhì)和設(shè)施支出，但是信息化高技術(shù)管理模式的運(yùn)用在綜合效益的提升是巨大的，很多地質(zhì)工作部門對信息化的優(yōu)勢認(rèn)識不足，對于信息化管理建設(shè)的投資態(tài)度有些消極，因此導(dǎo)致我國地質(zhì)資料檔案管理的信息化建設(shè)緩慢，技術(shù)設(shè)備陳舊，缺乏應(yīng)用價(jià)值，或者對于投資沒有長期合理的規(guī)劃，導(dǎo)致技術(shù)設(shè)備的利用率不高，設(shè)備更新不及時(shí)。

地質(zhì)資料檔案中存在相當(dāng)一部分內(nèi)容屬于國家和法律規(guī)定的保密內(nèi)容，是與公開平臺上可以通過查閱分享利用的資料相對應(yīng)的需要加強(qiáng)保護(hù)，嚴(yán)格防范的重要管理模塊。在這部分檔案的額管理工作中就涉及到了資料的安全隱含問題，該問題隨著信息化的運(yùn)用而升級[ 1 ]，很多資料檔案的保密工作在信息化平臺山出現(xiàn)新的安全隱患，傳統(tǒng)的機(jī)密檔案通過密級、解密和降密等相關(guān)管理方法得意保護(hù)，但是管理過程更加繁瑣的信息化平臺上，迫切需要建設(shè)一套科學(xué)完善、有實(shí)用價(jià)值的安全保障機(jī)制，才能從根本上解決地質(zhì)資料檔案管理在信息化建設(shè)中的安全障礙。

傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理中存在大量珍貴資源沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。這部分資源多以紙質(zhì)形式保存在傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案管理體系中，是我國自建國至今，幾代地質(zhì)工作者的工作記錄，其中包括礦產(chǎn)資源、水文資料、物探、化控、遙感等多方面內(nèi)容，這些資料對于我國地質(zhì)工作的進(jìn)一步發(fā)展具有重大意義，但針對這些資料的利用也存在一定的難題，諸如查找方式繁瑣、資料利用率低下，甚至有些資料已經(jīng)成為死資料失去應(yīng)有價(jià)值。對于這部分資料的整理與數(shù)字化過程是地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)中一大難題。

3 地質(zhì)資料檔案管理的信息化建設(shè)策略研究

地質(zhì)資料檔案管理的信息化建設(shè)涉及到的領(lǐng)域十分廣泛，是一個(gè)綜合性的立體工程，它不僅僅關(guān)系著地質(zhì)檔案管理工作的發(fā)展，還從一定程度影響著我國的社會系統(tǒng)和經(jīng)濟(jì)命脈，是國家對重點(diǎn)資源保護(hù)戰(zhàn)略的制定依據(jù)。因此，地質(zhì)檔案資料信息化要從全局上、整體上和長期上考慮，按需建設(shè)，循序漸進(jìn)，結(jié)合實(shí)際，從制約地質(zhì)檔案資料信息化的瓶頸入手，采取有效措施，加快信息化建設(shè)。

地質(zhì)資料檔案管理的信息化建設(shè)首先應(yīng)該建立健全管理機(jī)制，制定確立科學(xué)合理的管理制度和管理規(guī)范，從根源上解決地質(zhì)資料檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的結(jié)構(gòu)散亂、條塊分裂的現(xiàn)象。國家檔案管理部門應(yīng)該對地質(zhì)資料答案的管理負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督的責(zé)任，成為地質(zhì)資料檔案管理的帶頭人，并與有關(guān)部門之間形成緊密聯(lián)系相互協(xié)調(diào)的信息管理體系，提高地質(zhì)資料檔案信息管理的工作效率，加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃力度，力求建立一個(gè)上下互動(dòng)，內(nèi)外互聯(lián)的高效運(yùn)作的地質(zhì)資料檔案信息化管理系統(tǒng)[ 2 ]。另外，還要不斷完善法律法規(guī)，規(guī)范工作行為，加強(qiáng)對地質(zhì)資料檔案管理信息系統(tǒng)的績效管理和規(guī)范，對地質(zhì)資料檔案信息管理的各方面都要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，監(jiān)督力度要到位，監(jiān)督范圍要全面，增強(qiáng)地質(zhì)資料檔案信息化管理規(guī)范的執(zhí)行力，使地質(zhì)資料檔案信息化管理的各項(xiàng)工作都可以健康運(yùn)行，有的放矢。

加強(qiáng)對現(xiàn)存地質(zhì)資料檔案的利用效率，是地質(zhì)資料檔案信息化管理的一項(xiàng)重要指標(biāo)，如果不能深入挖掘現(xiàn)有地質(zhì)資料檔案中的利用價(jià)值，那么建立地質(zhì)資料檔案信息化管理系統(tǒng)的意義就會大打折扣，與傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理效果無明顯差異。因此，發(fā)揮出信息化對于地質(zhì)資料檔案管理的現(xiàn)代化價(jià)值與發(fā)揮出地質(zhì)資料檔案的二次利用價(jià)值在是當(dāng)下地質(zhì)資料檔案信息化管理工作是同一個(gè)問題的不同面向，要想建立一個(gè)高效優(yōu)質(zhì)的地質(zhì)資料檔案信息化管理系統(tǒng)，必須針對現(xiàn)存地質(zhì)資料檔案的利用價(jià)值進(jìn)行再次挖掘研究，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，提高資源使用效率。地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該有計(jì)劃與秩序的將原有地質(zhì)資源中的地礦信息等有價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行整理篩選，深入研究考察，大膽發(fā)現(xiàn)創(chuàng)新，將老資料的新價(jià)值賦予我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展，使地質(zhì)資料檔案中無人問津的符號記錄轉(zhuǎn)化為有利于國民經(jīng)濟(jì)的生產(chǎn)力效益。地質(zhì)資料檔案信息化管理對于地質(zhì)資源的二次開發(fā)，應(yīng)該不僅僅定位于地質(zhì)價(jià)值的研究，更應(yīng)該綜合考慮其經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會價(jià)值、文化價(jià)值以及生態(tài)價(jià)值等全方位價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，賦予老舊的地質(zhì)資料檔案以全新的信息觀念[ 4 ]，將前輩們的工作成果的價(jià)值在當(dāng)下的建設(shè)背景下發(fā)揮到最大限度，并從科學(xué)發(fā)展的角度運(yùn)用新的成礦、找礦理論對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行二次開發(fā)、利用，起到事半功倍的效果，從而帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

地質(zhì)資料檔案的信息化管理建設(shè)的其中一大問題就是資金來源和技術(shù)支持，這是地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)的兩大基本支柱，如果資金緊缺、技術(shù)落后，地質(zhì)資料檔案管理的信息化建設(shè)將面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)，甚至?xí)L時(shí)間停滯不前。技術(shù)水平的提高很大程度上需要大力投資，因?yàn)榧夹g(shù)的支持需要大量先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用，地質(zhì)資料檔案信息化管理系統(tǒng)需要前沿的信息技術(shù)，這就需要在管理系統(tǒng)內(nèi)部配備高質(zhì)量的軟件和硬件設(shè)施，保證地質(zhì)資料檔案管理的設(shè)備體系能夠高效運(yùn)作，彼此協(xié)調(diào)、整合統(tǒng)一。另外，地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)過程中常常出現(xiàn)資金投入結(jié)構(gòu)的不合理現(xiàn)象，例如資金的一次性投入與資金的后續(xù)投入停滯問題是導(dǎo)致地理資料檔案管理信息化建設(shè)很多問題的根源。地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的持久工程，它的建設(shè)意義是我國甚至世界的永久財(cái)富，因此對于地質(zhì)資料檔案管理的信息化建設(shè)需要建立一個(gè)持續(xù)性和超前性的資金運(yùn)作機(jī)制，確保資金的及時(shí)供應(yīng)，保證資金的合理運(yùn)用。同時(shí)還需要建立管理監(jiān)督機(jī)制，對資金和技術(shù)等相關(guān)事宜做出科學(xué)規(guī)劃，嚴(yán)格監(jiān)管，確保資金的投入進(jìn)入正常運(yùn)作的軌道，確保資金有效利用在信息化建設(shè)的各種技術(shù)支出，做到大力投資，絕不浪費(fèi)，平穩(wěn)推進(jìn)、綜合提高。

針對地質(zhì)資料檔案中的保密資源應(yīng)該設(shè)置專門的管理方式，要將公開資料檔案與保密資料檔案區(qū)別開來，按照不同的資料級別設(shè)置不同的管理系統(tǒng)[ 1 ]。對于開放資源要加強(qiáng)分享利用，信息系統(tǒng)確保其開放性、共享性和普及性，要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，發(fā)揮出地質(zhì)資料檔案管理信息化平臺對資源的整合和優(yōu)化、再利用的巨大促進(jìn)作用，保證數(shù)據(jù)庫的全面、科學(xué)和優(yōu)質(zhì)，在查詢方面，要力求快捷簡單，高效運(yùn)作，提高遠(yuǎn)程查詢檔案的有效性是檔案信息化建設(shè)的工作方向。針對保密級別的檔案資料管理要嚴(yán)格遵照國家相關(guān)的檔案法律法規(guī)嚴(yán)格加密監(jiān)管，在地質(zhì)資料檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部建立一個(gè)專門的管理子系統(tǒng)，對于保密資料檔案按照不同的級別進(jìn)行加密處理，加密系統(tǒng)的設(shè)置一定要科學(xué)有效，要聘請信息系統(tǒng)的高級加密管理人員開展加密工作，確保保密級別資料檔案的安全性系數(shù)達(dá)到最高，確保萬無一失，使加密資料文檔在地質(zhì)資料檔案信息系統(tǒng)中比在傳統(tǒng)的非數(shù)字化管理環(huán)境下還要安全，發(fā)揮出信息技術(shù)在管理地質(zhì)機(jī)密資料檔案中的優(yōu)越性，促進(jìn)地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)發(fā)展。加密系統(tǒng)內(nèi)部的重要資料檔案應(yīng)該由專門的技術(shù)人員負(fù)責(zé)，地質(zhì)管理部門要針對這項(xiàng)工作的重要性安排技術(shù)能力和職業(yè)道德都受到嚴(yán)格考核培訓(xùn)的人才進(jìn)行管理，管理人員不僅僅是針對加密資料庫中的資料檔案進(jìn)行維護(hù)，還要定期根據(jù)有關(guān)規(guī)定，對于降密的資料進(jìn)行一定程度的公開化處理，對于解密的資料檔案則要及時(shí)公開化，與公開分享平臺建立有效的合作機(jī)制，共同協(xié)調(diào)地質(zhì)資料檔案管理信息系統(tǒng)的公開與加密工作。

傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)中保存了建國以來甚至更久遠(yuǎn)的珍貴資料，對于這部分資料必須予以重視，不能因?yàn)樗鼈兊墓芾黼y度大，信息化程度不高就漠然視之或置之不理[3]。加快針對傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案中的珍貴文獻(xiàn)的數(shù)字化工作進(jìn)程是當(dāng)前地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)之一，如何展開對這些資源的信息化錄入則是工作中的難點(diǎn)。地質(zhì)資料檔案信息化管理離不開人才的支持，人才是技術(shù)的直接載體，是技術(shù)的直接運(yùn)用者，對于舊資料的數(shù)字化這項(xiàng)工作則需要專業(yè)化的人才隊(duì)伍，因此地質(zhì)資料檔案管理部門應(yīng)該針對自身內(nèi)部的資料情況單獨(dú)組建一支整理開發(fā)團(tuán)隊(duì)，這個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作人員的要求要相對提高，既要懂得信息技術(shù)的相關(guān)知識，又要具備很高的地質(zhì)專業(yè)知識和地質(zhì)檔案管理知識，通過長時(shí)間的整理挖掘，將傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案庫中的珍貴文獻(xiàn)數(shù)字信息化并進(jìn)行二次開發(fā)利用，使是這部門資料的價(jià)值轉(zhuǎn)化為促進(jìn)我國地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)和我國社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展的動(dòng)力源泉。

參考文獻(xiàn)

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[2]田莉莉.地質(zhì)資料檔案信息化管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（1）：47，52.

[3]相小英.新形勢下地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（9）：38-39.

篇(6)

一、地質(zhì)檔案的管理的現(xiàn)狀

近年來，隨著人們對檔案管理意識的不斷提高，檔案管理工作越來越受到大家的重視，檔案管理方法也在不斷增多。特別是在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，在我國檔案管理工作中開始將檔案資料數(shù)字化處理后將其保存在磁帶、磁盤及光盤中，由于這些存儲載體具有存儲量大、體積小及易于攜帶等諸多優(yōu)點(diǎn)，所以為檔案管理工作帶來較大的便利。在各種自然災(zāi)害頻繁發(fā)生的情況下，檔案管理部門對檔案管理方法的運(yùn)用更為重視。地質(zhì)檔案異地備份在1999年開始進(jìn)行研究，并在實(shí)踐中進(jìn)行應(yīng)用。特別是在汶川地震發(fā)生后，地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理制度開始不斷完善，這對于地質(zhì)檔案管理工作的開展起到了極其重要的推動(dòng)作用。但在地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理中還存在著一些不足之處，具體表現(xiàn)可以歸納為以下幾個(gè)方面：

首先，思想重視不夠。在地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理工作中，部分檔案管理人員由于在思想上缺乏足夠的重視，覺得自然災(zāi)害具有突發(fā)性，抱有僥幸的心理。同時(shí)也擔(dān)心在備份管理過程中會給館藏檔案的保密性帶來影響，所以在實(shí)踐管理工作中不會主動(dòng)對地質(zhì)檔案進(jìn)行備份。

其次，資金投入不夠。在地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理工作中，每一步操作都離不開資金的支持，但在當(dāng)前地質(zhì)行業(yè)中，各單位和各部門檔案管理工作中自身的經(jīng)費(fèi)就較少，再加之政府投入不夠，這就導(dǎo)致地質(zhì)檔案異質(zhì)異地管理工作缺乏足夠的資金支持，所以此項(xiàng)工作的開展受到了較大的制約。

最后，備份選址困難。盡管我國地域遼闊，可以更便于地質(zhì)檔案備份管理工作的選址。但各種自然災(zāi)害發(fā)生沒有規(guī)律性可言，這就需要在備份管理選址過程中要充分的考慮這個(gè)城市的各個(gè)方面因素，從而給備份管理選址工作帶來較大的難度。

二、地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理的必要性

（一）保障地質(zhì)檔案的安全性

地質(zhì)檔案是國家重要的戰(zhàn)略資源，對油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)尤其具有舉足輕重的地位，其它一些檔案資源丟失后還可以恢復(fù)。但是，地質(zhì)檔案不同，地質(zhì)檔案一旦丟失或者遭到毀壞便將無法恢復(fù)，所造成的損失將無法估量。因此，地質(zhì)檔案的安全管理始終是檔案管理工作的重中之重，只有對地質(zhì)檔案實(shí)施異質(zhì)各份、異地備份，才能最大限度地確保地質(zhì)檔案的安全。

（二）應(yīng)對地質(zhì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的必然選擇

地質(zhì)檔案的資料是比較脆弱的，人為因素和自然因素都可能會給地質(zhì)檔案造成極大的損失。但是，地質(zhì)檔案管理面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，包括自然災(zāi)害和人為因素。自然災(zāi)害如地震、海嘯、火災(zāi)、洪災(zāi)等，人為因素包括戰(zhàn)爭、恐怖活動(dòng)、計(jì)算機(jī)病毒、操作失誤等，這些都會對檔案造成巨大的損失。因此，對地質(zhì)檔案進(jìn)行備份管理是應(yīng)對檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的必然選擇。

（三）防災(zāi)減災(zāi)的必要措施

保障地質(zhì)檔案安全，對地質(zhì)檔案進(jìn)行備份，既要防止較小災(zāi)害對地質(zhì)檔案的損害，更要防止較大災(zāi)害對地質(zhì)檔案的損害，比如火災(zāi)、地震、洪災(zāi)、海嘯等等。各種災(zāi)害具有不確定因素，它們隨時(shí)可能會爆發(fā)，會對地質(zhì)檔案造成巨大的損失。因此，對地質(zhì)檔案進(jìn)行備份管理，是防災(zāi)和減災(zāi)的必要措施。

三、做好地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份的策略

（一）提高思想認(rèn)識

檔案管理人員需要增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識、責(zé)任意識，從思想上高度重視對地質(zhì)檔案的異質(zhì)異地的備份管理工作，要善于分析和總結(jié)各種災(zāi)害給地質(zhì)檔案帶來的災(zāi)難性后果，盡快制定本單位的備份計(jì)劃，采取備份措施，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)對備份工作的指導(dǎo)。

（二）加大資金投入

要加大對各份管理工作的資金投入，為各項(xiàng)工作的開展提供資金保障，保證科學(xué)研究、設(shè)施建設(shè)等的順利進(jìn)行。要重視引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，加強(qiáng)對地質(zhì)檔案的數(shù)字化處理工作，豐富地質(zhì)檔案資源，為做好數(shù)字檔案備份管理做好準(zhǔn)備。

（三）科學(xué)選擇備份地址

對備份地址所在地的各項(xiàng)自然、社會、經(jīng)濟(jì)因素等進(jìn)行科學(xué)合理的分析，選擇最佳的地址。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證異質(zhì)異地備份工作的順利開展。

（四）落實(shí)備份制度

地質(zhì)檔案管理部訂要制訂完善的備份制度，明確管理人員的職責(zé)和權(quán)限，提高管理人員的責(zé)任意識，保證備份管理工作嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，切實(shí)加強(qiáng)地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理工作。

篇(7)

地質(zhì)檔案是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘查等活動(dòng)中形成的科技檔案，是地質(zhì)工作活動(dòng)的記錄和成果。地質(zhì)檔案管理模式的發(fā)展經(jīng)歷兩個(gè)階段：第一階段，基于實(shí)體保管的傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代，偏重地質(zhì)資料的收集與保管。地質(zhì)檔案種類繁多，按類型可分為：為國家進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)提供相應(yīng)決策服務(wù)的地質(zhì)資料，如區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、化探、物探等;為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和國防、科技發(fā)展提供原料產(chǎn)品基地的地質(zhì)資料，如礦產(chǎn)、石油、煤層和天然氣等;關(guān)系國計(jì)民生服務(wù)的地質(zhì)資料，如水文、工程、災(zāi)害、環(huán)境、地震等;為地勘經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)的資料，如合同、協(xié)議等;不同形式和不同載體實(shí)物資料，如巖礦芯、磁盤、標(biāo)本等。傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理以實(shí)物管理為主，對環(huán)境要求高，檔案損耗速度快，檔案查找沿用傳統(tǒng)人工方法，信息查找依靠手工及借閱者和館員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。地質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且有保密性要求，普通的檔案管理者往往不懂技術(shù)，經(jīng)驗(yàn)不豐富的年輕地質(zhì)工作者對如何查找地質(zhì)檔案的流程不了解，在查找過程中容易發(fā)生遺漏，難以有效提取所需信息。檔案信息資源的服務(wù)能力較弱，未得到充分有效開發(fā)利用。第二階段，基于信息管理的數(shù)字地質(zhì)檔案管理時(shí)代。特點(diǎn)是在繼承傳統(tǒng)檔案管理的基本功能的情況下，以數(shù)字檔案資源為主要管理對象、以信息技術(shù)為手段、以互聯(lián)網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序整合和便于檢索利用?；谛畔⒐芾淼臄?shù)字檔案管理屬于我國電子政務(wù)建設(shè)的一部分。目前，我國的電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)開始向基于知識管理的第三代電子政務(wù)過渡，作為電子政務(wù)的一部分，基于信息管理的數(shù)字地質(zhì)檔案管理也應(yīng)融入知識管理的理念，從用戶需求出發(fā)，把對知識的管理和對人的管理融為一體，對館藏地質(zhì)檔案進(jìn)行知識挖掘，對信息進(jìn)行精簡、提取、發(fā)現(xiàn)在信息中有用的知識單元并對其進(jìn)行集合組織，使之成為使用者容易檢索識別的知識信息內(nèi)容。

2用知識管理思想指導(dǎo)地質(zhì)檔案服務(wù)

用知識管理思想指導(dǎo)地質(zhì)檔案服務(wù)，主要體現(xiàn)在服務(wù)內(nèi)容上以用戶為中心，為用戶提供解決問題方案的服務(wù)；在服務(wù)方式上是基于檔案內(nèi)容的服務(wù)。除了常規(guī)的借閱、檔案檢索等顯性知識服務(wù)，還可提供的服務(wù)有：

2.1為用戶提供個(gè)性化數(shù)據(jù)處理與分析服務(wù)平臺

標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理信息服務(wù)通常是根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行查找所需資料，側(cè)重于顯性知識的挖掘，信息查找范圍往往局限于報(bào)告名稱和關(guān)鍵字，對地質(zhì)工作覆蓋范圍、工作程度、工作方法等信息無法直觀的了解，導(dǎo)致信息查找效率低下、信息遺漏等問題。在知識管理的理念下，地質(zhì)檔案館員可針對用戶需求，利用信息系統(tǒng)檢索庫中資料與信息，抽取相關(guān)的報(bào)告、圖件、表格等，按照標(biāo)準(zhǔn)格式生成電子報(bào)告供用戶利用。該服務(wù)所提供知識產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣取決于地質(zhì)檔案知識庫是否有效。檔案知識庫的建立要經(jīng)過“知識積累—創(chuàng)造—應(yīng)用—形成知識平臺—再積累—再創(chuàng)造—再應(yīng)用—形成新的知識平臺”的循環(huán)過程后逐漸成長，逐漸成為信息查找更可靠的來源。

2.2逐步開展地質(zhì)檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)挖掘工作為知識創(chuàng)新服務(wù)

知識管理強(qiáng)調(diào)的是知識的創(chuàng)新,而有價(jià)值的情報(bào)產(chǎn)品是通過有能力、有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者才能綜合提取和歸納出來，這種提取和歸納從某種意義上來說屬于數(shù)據(jù)挖掘工作。我國信息技術(shù)普及程度很高，但因人力物力的限制，目前地質(zhì)檔案的數(shù)字化程度并不令人滿意，尤其是原始地質(zhì)資料，數(shù)字化和共享程度都很低，數(shù)據(jù)挖掘工作更受此限制。地質(zhì)檔案管理應(yīng)平衡多方訴求，合理制定計(jì)劃，逐步開展檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)挖掘工作。一方面，地質(zhì)單位面臨激烈的市場競爭，可通過需求分析將更多的資源投入到見效速度快的情報(bào)資料以及其他即時(shí)研究得出的信息。這里就需要分析檔案使用者的需求，可采用分析借閱數(shù)據(jù)或建立在線交流等開放式的交流方式，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，優(yōu)先開展該類情報(bào)收集和數(shù)據(jù)挖掘工作。另一方面，地質(zhì)單位還承擔(dān)著基礎(chǔ)科研的任務(wù)，應(yīng)分主題、分階段，由有經(jīng)驗(yàn)的地質(zhì)檔案管理員和技術(shù)工作者選取有價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化和關(guān)鍵信息提取，使地質(zhì)檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3顯性知識和隱性知識的有效轉(zhuǎn)化是地質(zhì)檔案知識服務(wù)的關(guān)鍵

地質(zhì)檔案知識服務(wù)的質(zhì)量取決于知識庫的有效性，目標(biāo)為最大程度將組織成員的隱性知識和顯性知識都積累到知識庫中，滿足地質(zhì)技術(shù)人員的知識創(chuàng)新需要。需要強(qiáng)調(diào)的是，隱性知識只有通過顯性化才能被更多的人員應(yīng)用，真正發(fā)揮它的最大價(jià)值；顯性知識只有變?yōu)闄n案管理員自身的隱性知識才能在工作中得以應(yīng)用。因此，在知識管理流程中，它們之間的相互轉(zhuǎn)化尤為重要。依據(jù)SCEI模型，顯性知識和隱性知識的轉(zhuǎn)化過程為經(jīng)過社會化、外部化、綜合化、內(nèi)部化4個(gè)過程來實(shí)現(xiàn)個(gè)人之間、個(gè)人與組織之間知識的傳遞，并形成一個(gè)不斷成長的知識螺旋。下面分別就地質(zhì)資料知識管理在每個(gè)過程應(yīng)注意的問題闡述如下：社會化過程是指個(gè)人將自己的隱性知識交流和分享給他人的過程。這里的個(gè)人，既包括地質(zhì)檔案管理員，還包括一切與地質(zhì)檔案有關(guān)的人員。一方面，地質(zhì)檔案管理員應(yīng)通過各種方式向檔案使用者共享和傳遞隱性知識，如特殊資料的查找、系統(tǒng)使用辦法培訓(xùn)等；另一方面，年代較久遠(yuǎn)的地質(zhì)資料由于技術(shù)人員的更新?lián)Q代逐步被遺忘，新的技術(shù)人員往往因不了解歷史資料，或查找資料困難，費(fèi)時(shí)多而難以找到有用的信息而不去查找。珍貴的歷史地質(zhì)基礎(chǔ)資料漸漸被塵封在庫房中失去利用價(jià)值。如果地勘單位不能很好地管理其所獲得的知識，將有失去其知識基礎(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)；檔案管理員應(yīng)及時(shí)與經(jīng)驗(yàn)豐富的老地質(zhì)工作者交流，鼓勵(lì)他們用書寫、討論、演講、輔導(dǎo)等形式來共享和傳遞隱性知識，并通過對地質(zhì)檔案進(jìn)行加工，如檔案數(shù)字化、檔案標(biāo)引、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、資源整合等方式，分期分批的進(jìn)行館藏資源數(shù)字化加工和專題建設(shè)，提高信息保障水平和供給能力，使用戶獲取信息和知識的需求得到滿足。外部化過程是指地質(zhì)檔案管理員在工作中將自己的隱性知識沉淀和轉(zhuǎn)化為顯性知識的過程；地質(zhì)檔案管理員可通過OA系統(tǒng)中規(guī)章制度、文檔工作流、地質(zhì)檔案知識庫建設(shè)、技術(shù)論壇、搜索引擎、數(shù)據(jù)倉庫和在線分析、數(shù)據(jù)挖掘和知識挖掘等進(jìn)行知識的轉(zhuǎn)化和積累。其中，地質(zhì)檔案知識庫的建立是地質(zhì)單位知識積累和再積累的關(guān)鍵，是促進(jìn)知識再創(chuàng)造的基礎(chǔ)。綜合化過程是將轉(zhuǎn)化得到的零碎的顯性知識轉(zhuǎn)化和組合、系統(tǒng)化的過程，是個(gè)體成員在接受顯性知識以后進(jìn)行理解消化，并用專業(yè)的語言表述出來的一個(gè)過程。只有經(jīng)過深刻理解和消化，個(gè)體才能形成自己新的顯性知識。接受新的顯性知識的個(gè)體成員通過技術(shù)論壇等平臺交流，可促進(jìn)檔案管理者和使用者之間的知識交流，建立尊重知識的內(nèi)部環(huán)境，并最終形成組織的一般顯性知識，為組織的工作提供支持。知識綜合化的有效手段有知識庫管理、文檔管理、數(shù)據(jù)庫搜索等。內(nèi)部化過程是指地質(zhì)檔案管理員通過學(xué)習(xí)和交流形成自己的隱性知識的過程。地質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，覆蓋面廣，對檔案管理員的知識、技能等綜合素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理員應(yīng)重新認(rèn)識自己的角色，從單一角色向多元化角色轉(zhuǎn)變，改變以往人們印象中的檔案管理人員素質(zhì)低的局面。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，地質(zhì)檔案的用戶對檔案信息的加工、存儲、查詢、利用等有了新的要求，在知識管理理念下的地質(zhì)檔案管理員需具備的素質(zhì)有：熟悉本單位地質(zhì)業(yè)務(wù)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)流程，如地質(zhì)環(huán)境調(diào)查、工程物探勘查、遙感與信息技術(shù)等；掌握主流專業(yè)軟件使用方法，如MAPGIS、ARCGIS；掌握和利用各種信息技術(shù)，如智能搜索、推送技術(shù)、知識發(fā)現(xiàn)、數(shù)據(jù)融合，為實(shí)現(xiàn)構(gòu)建知識服務(wù)窗口，信息、知識的有效共享與服務(wù)提供可能性。

4結(jié)語