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篇(1)

［關(guān)鍵詞］檔案管理；檔案安全；實(shí)體檔案；電子檔案

檔案指國家機(jī)構(gòu)、企業(yè)社會組織和個人從事各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會活動直接形成的具有保存價值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個人權(quán)益的重要保障，更是推動科學(xué)文化發(fā)展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實(shí)體及電子檔案是發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地收集有價值的檔案，規(guī)范、合理地保管和保存原始檔案，科學(xué)地分類并做好登記工作，才能最大限度地發(fā)掘利用檔案的價值。

一、實(shí)體檔案的特點(diǎn)及安全管理

（一）實(shí)體檔案的特點(diǎn)

實(shí)體檔案相對電子檔案而言，實(shí)體檔案專業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識，科學(xué)管理檔案。實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內(nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。

（二）實(shí)體檔案的安全管理

要堅持常規(guī)安全管理。根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對性地分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進(jìn)行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損的實(shí)體檔案，需要利用科學(xué)手段及時進(jìn)行搶救，并對檔案數(shù)字化信息進(jìn)行異地、多地、多材質(zhì)備份。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。要執(zhí)行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統(tǒng)、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點(diǎn)核對，做到出入庫登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質(zhì)和檔案內(nèi)容的損毀、丟失、泄密事件的發(fā)生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等每個環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進(jìn)行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識，會利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會價值。要加強(qiáng)檔案安全體系等建設(shè)。要全面開展檔案安全體系的建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理體系的理論研究；執(zhí)行相關(guān)國家政策和法律法規(guī)；做好人員、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)保障等。檔案安全工作，實(shí)行總監(jiān)負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)重視全員參與，專人負(fù)責(zé)；并與上級檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機(jī)構(gòu)做好協(xié)調(diào)和配合，避免出現(xiàn)銜接松散、管理縫隙和漏洞。

二、電子檔案的特點(diǎn)及安全管理

（一）電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案，是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作方式、安全管理的對象、安全設(shè)施及技術(shù)設(shè)備都在發(fā)生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點(diǎn)。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時形成的電子文件，按照檔案管理規(guī)范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁面的整潔。與其文件處理系統(tǒng)融合可使檔案目錄信息自動生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案的處理環(huán)境是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)終端，為此不受時間和空間的限制。存儲空間小，容量無限大。電子檔案占據(jù)極少量空間，幾乎無重量和體積可言。表現(xiàn)形式多樣、全面、形象、生動、安全。[1]

（二）電子檔案的安全管理

自然災(zāi)害、電磁干擾、電源故障、設(shè)備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果。在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對的方法，加快構(gòu)建應(yīng)急檔案的長效機(jī)制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺悟，加強(qiáng)其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。并嚴(yán)格規(guī)定存儲介質(zhì)的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過存儲介質(zhì)泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實(shí)性，電子檔案的內(nèi)容須預(yù)先進(jìn)行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房內(nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。檔案工作，是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是為社會、企業(yè)提供現(xiàn)代化建設(shè)史料研究，開展各項(xiàng)工作的根據(jù)和條件。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷發(fā)生著變化。

電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形式，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學(xué)、合理地將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，是值得檔案管理人員思考的問題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構(gòu)建三維檔案安全管理系統(tǒng)，主動適應(yīng)新形勢，提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。[3]

作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部

〔參考文獻(xiàn)〕

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財富，2008，（9）：19-20.

篇(2)

[關(guān)鍵詞]科技檔案；安全管理

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料，必須進(jìn)行有效地安全管理。

一、提高檔案管理人員的保密意識

要站在國家安全的高度，切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案的保密工作。要加大檔案保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，把安全責(zé)任意識貫穿于檔案工作的始終。

二、加強(qiáng)科技檔案庫房管理

科技檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

1、檔案庫房要配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等基本的防盜設(shè)施，并隨時做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作。

2、指定專人負(fù)責(zé)庫房管理，落實(shí)“雙人雙鎖”等庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

3、增強(qiáng)特殊介質(zhì)的安保工作。如對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)配備專用的檔案防磁柜，對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。

4、堅持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織安全檢查。及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

三、強(qiáng)化科技檔案日常管理監(jiān)管

科技檔案部門必須在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，做到職責(zé)明確，確?？萍紮n案在生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用過程中的安全。首先，建立完善的檔案生成制度。科技檔案管理人員必須對每次收到的科技材料進(jìn)行分類、登記和整理，保證檔案的完整、齊全。對所有檔案都必須編目成卷，以便保管和利用。為防止遺失，建立檔案移交（接收）登記簿，并認(rèn)真做好登記工作。制定細(xì)致完善的檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等利用制度。此外，要強(qiáng)化檔案利用制度的執(zhí)行效果，借閱人要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個人名義向外單位轉(zhuǎn)讓科技成果；科技檔案須在閱覽室借閱，原則上不外借，特殊情況要借出的，應(yīng)有直接領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，履行登記手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿?？萍紮n案使用完畢后應(yīng)及時核對，檢查和維護(hù)，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項(xiàng)；借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救并追究其責(zé)任者的責(zé)任。

篇(3)

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理； 紙質(zhì)檔案管理； 安全管理； 措施

隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，使得文件的存儲形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護(hù)珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質(zhì)資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當(dāng)前，電子檔案由于技術(shù)水平、技術(shù)力量方面的欠缺，與紙質(zhì)檔案管理相比相關(guān)的保護(hù)技術(shù)還不是很完善。為了很好地應(yīng)對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護(hù)技術(shù)差異進(jìn)行深入的分析，并提出具有實(shí)際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管中的差異

（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進(jìn)行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設(shè)備，沒有引起高度關(guān)注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式，想要進(jìn)行電子檔案認(rèn)識的轉(zhuǎn)變，就必須要構(gòu)建新的電子檔案管理運(yùn)用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運(yùn)用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。

（二）保存壽命的差異。紙質(zhì)文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠(yuǎn)的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關(guān)鍵影響的要數(shù)技術(shù)革新。電子文件的形成就要依賴于計算機(jī)將載體和信息結(jié)合，它的識別也需要通過計算機(jī)。

（三）保護(hù)措施的差異。當(dāng)前，防和治是紙質(zhì)檔案最為重要的保護(hù)措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護(hù)環(huán)境的保護(hù)措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復(fù)損壞檔案，使其恢復(fù)原貌，同時，加強(qiáng)檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質(zhì)檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護(hù)。

（四）自然保存環(huán)境對載體影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體性質(zhì)上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。

1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案有著不同的載體性質(zhì)，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談?wù)劀囟群蜐穸仁侨绾斡绊懠垙埖?，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應(yīng)，內(nèi)部化學(xué)反應(yīng)使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴(kuò)散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進(jìn)而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進(jìn)行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細(xì)微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當(dāng)處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結(jié)論：溫度、濕度對紙質(zhì)檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。

2.灰塵影響的差異。灰塵給紙張帶來的負(fù)面影響是很多的，包括機(jī)械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結(jié)成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學(xué)損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學(xué)損壞主要由灰塵中的化學(xué)成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因?yàn)榛覊m作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。

3.外來磁場和機(jī)械振動影響的差異。對紙質(zhì)檔案來說，機(jī)械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機(jī)械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度決定著信息的記錄和讀取。當(dāng)磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結(jié)果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實(shí)是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機(jī)、電視機(jī)等。因此，進(jìn)行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能地避免外磁場影響、避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。

（五）管理人員素質(zhì)要求的差異。與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴(yán)格的技術(shù)、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)。

二、 電子檔案的安全管理策略

（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點(diǎn)：

1.加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。當(dāng)前，電子檔案管理需要相對復(fù)雜的技術(shù)環(huán)境，因而采用更加科學(xué)、更加標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細(xì)致。為了推進(jìn)電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)定。

2.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護(hù)工作，一是要想做好安全防護(hù)工作就需要嚴(yán)格把關(guān)信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。三是從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護(hù)。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面預(yù)防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進(jìn)行病毒檢測，看是否存在病毒。

3.加強(qiáng)對電子檔案管理知識的培訓(xùn)。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應(yīng)時代潮流，促進(jìn)電子檔案的安全管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)。同時，組織檔案人員去相關(guān)單位學(xué)習(xí)、交流，取長補(bǔ)短，促進(jìn)好的經(jīng)驗(yàn)推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。

（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點(diǎn)：

1.檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理中。由于電子文件的獨(dú)特特征，檔案管理的要求應(yīng)該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標(biāo)，正積極采取有針對性的策略。要想實(shí)現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學(xué)的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運(yùn)行、歸檔應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關(guān)人員或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關(guān)數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境進(jìn)行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；長期保管的電子文件與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要統(tǒng)一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學(xué)的技術(shù)管理措施和制定嚴(yán)格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實(shí)性、完整性得到保障。

2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設(shè)備的頻繁更新會造成資金的浪費(fèi)，此外，當(dāng)設(shè)備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負(fù)面影響，正是因?yàn)檫@些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當(dāng)前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認(rèn)可。但一些辦公自動化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實(shí)時歸檔也運(yùn)用了這樣的方式。

3.電子檔案真實(shí)性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國務(wù)院信息化辦公室向中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務(wù)書，電子簽章具有法律效應(yīng)，電子合同、電子文件的形式要與相關(guān)規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實(shí)性。

三、結(jié)語

要想做好電子檔案的安全保護(hù)及管理工作，需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨(dú)特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說明認(rèn)識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會上出現(xiàn)大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質(zhì)檔案管理，合理、科學(xué)地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還將促進(jìn)電子檔案時代檔案事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

篇(4)

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；保密技術(shù)；優(yōu)化策略

近年來，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到人們的日常生活中，對于檔案管理部門而言，檔案的存儲以及收發(fā)工作在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下能夠更加高效快捷的進(jìn)行。目前，電子化檔案已經(jīng)成為了一種發(fā)展趨勢，檔案管理部門通過將檔案存放在云端來拓展檔案的傳播空間，讓需求者能夠在第一時間快速的檢索到自己想要的檔案。然而，正是這種快捷性，為一些不法分子提供了犯罪的機(jī)會。網(wǎng)絡(luò)本身具有開放性以及虛擬性的特點(diǎn)，一些惡意軟件或是黑客很容易利用這種漏洞來對檔案進(jìn)行攻擊或是惡意讀取、修改。因此，檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理成為了檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、網(wǎng)絡(luò)檔案管理存在的弊端

（一）管理人員思想上不夠重視

隨著信息化的不斷發(fā)展，越來越多的檔案被存放至互聯(lián)網(wǎng)上。這些檔案不僅是個人信息的檔案，還包括一些工程或是國家級別的安全信息問題。因此檔案面臨的安全威脅級別并不低，并且隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，這種威脅已經(jīng)呈現(xiàn)出頻繁并且向著更高技術(shù)性的趨勢發(fā)展。然而，在這種狀況下，檔案部門的管理人員在安全管理這一方面的重視程度仍舊不足，只關(guān)心檔案有沒有適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求進(jìn)行了電子化，仍不去加強(qiáng)對這些電子檔案的安全管理。

（二）傳輸手段的不安全

檔案的收集與管理是為了讓人們能夠更好的利用檔案，而不是說在收集之后就置之不管。因此檔案是要經(jīng)常被移出與收錄的。在交接過程中，傳輸方式主要是以軟件為主。目前我國使用最為廣泛的傳輸軟件無非就是MSN與騰訊QQ，這類軟件雖然會在數(shù)據(jù)傳輸時進(jìn)行加密認(rèn)證，但認(rèn)證級別并不高，一些技術(shù)較強(qiáng)的黑客能夠輕易將數(shù)據(jù)截獲，讀取之后再釋放，讓檔案傳輸雙方都無法察覺。

（三）管理人員自身能力不達(dá)標(biāo)

電子檔案數(shù)量龐大，涉及到的范圍也越來越廣，網(wǎng)絡(luò)中對檔案的管理人員在一開始接受培訓(xùn)合格后上崗，在當(dāng)時的條件下是能夠保障檔案安全的。但是由于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，在短短幾年的時間內(nèi)就深入到生活學(xué)習(xí)的各個角落，因此檔案在管理技術(shù)上也要隨之提高。但是，由于思想上的局限性，檔案管理工作者往往會疏于對自身能力的提高，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)并不能有效了解，為管理工作帶來弊端。

二、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理與加密的措施

（一）做好電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理

在資料收集的過程中，紙質(zhì)文件是必不可少的。紙質(zhì)檔案相當(dāng)于一份證明的“原件”，而這類原件的電子化就是將其掃描之后的文件形式。對于一份檔案來說，若是需要經(jīng)常性的被查閱或是移交，這個過程中檔案比較容易受到損壞或是遺失。因此檔案若是要進(jìn)行轉(zhuǎn)移，可以使用電子檔案。同時，對于紙質(zhì)原件也應(yīng)該妥善保存，盡管已經(jīng)有了電子檔案，但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全，一旦電子檔案遭到破壞就難以恢復(fù)。因此紙質(zhì)檔案一來可以提供原件，二來能夠保障電子檔案遭到損壞之后能夠及時彌補(bǔ)。

（二）合理選擇文件格式

檔案的電子化有多種格式可以選擇，對于不同用途的檔案應(yīng)該選擇不同的格式來保存。對于檔案管理部門而言，每年都應(yīng)該對電子檔案進(jìn)行至少一次的讀取，保證其有效性。在發(fā)現(xiàn)文件損壞或是無法讀取的情況時，應(yīng)該及時與檔案建設(shè)部門聯(lián)系，保障檔案的完整性。

對于一些需要編輯的文件，像是人事檔案或是工作檔案，可以采用word格式進(jìn)行存儲，以便于在檔案信息需要更新時能夠方便的進(jìn)行修改；對于一些像是工程的管理材料檔案或是合同等檔案，可以使用pdf格式來存儲，這種圖片文件的格式更有利于檔案的安全保存。

（三）制定健全的法律法規(guī)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境需要有效的制度去完善，對于一項(xiàng)信息系統(tǒng)，其政策法規(guī)是對運(yùn)行中各項(xiàng)機(jī)制有機(jī)整合的標(biāo)準(zhǔn)，也是網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)的原則。完善法律法規(guī)的建設(shè)首先就是要建立好一個管理目標(biāo)，要求能夠有效反映當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點(diǎn)，并根據(jù)現(xiàn)有法規(guī)的漏洞來進(jìn)行優(yōu)化。

完善的規(guī)定不僅是針對網(wǎng)絡(luò)安全管理而言的，也還要加強(qiáng)對信息人才、信息技術(shù)以及信息投資的培養(yǎng)。網(wǎng)絡(luò)是一個開放性的環(huán)境，應(yīng)該具備綜合性較強(qiáng)管理?xiàng)l文。在信息安全方面，管理者要提出行之有效的安全管理?xiàng)l例，每個網(wǎng)絡(luò)中的成員都應(yīng)遵守，這樣才能共同構(gòu)建一個安全和諧的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（四）做好檔案保密工作

在網(wǎng)絡(luò)中，一些檔案是可以供人們?yōu)g覽的，例如人事檔案、個人簡歷等，而一些檔案是不能夠任意下載的，就像是工程或是國家檔案。按照我國《保密法》及其實(shí)施細(xì)則，對檔案的管理應(yīng)該要分為保密檔案與非保密檔案。并且像是具有保密年限的檔案，一旦時間到了就應(yīng)馬上解密，供人們?yōu)g覽。對檔案的保密程度劃分要嚴(yán)密，過于貴重的保密應(yīng)慎重入網(wǎng)。按照保密程度的不同，采取的安全協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。

（五）完善檔案保密技術(shù)

1、對稱型加密技術(shù)

使用單獨(dú)的密鑰對文件進(jìn)行加密，在解密時也運(yùn)用同一密鑰。這種保密方法的計算量比較小，系統(tǒng)響應(yīng)速度快，比較適合一般檔案的管理。

2、不對稱加密技術(shù)

不對稱加密使用的是公共秘鑰，需要傳輸雙方用公密與私密結(jié)合來完成。這種方式適合于分布式系統(tǒng)中的加密，在使用過程中，應(yīng)注意密鑰的妥善保存。

3、不可逆加密

這種加密技術(shù)指的是數(shù)據(jù)一旦被加密，就無法進(jìn)行解密，只有在輸入相同數(shù)據(jù)并且經(jīng)過相同加密算法之后才能夠得到相同的加密數(shù)據(jù)。這種技術(shù)適用于數(shù)據(jù)量不大的情況，例如合同檔案或是工程招標(biāo)投標(biāo)檔案。

三、結(jié)語

信息化的發(fā)展為我國檔案管理事業(yè)帶來了新的基于與挑戰(zhàn)，在利用電子化與信息化的同時，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理應(yīng)該注意其安全性，加強(qiáng)對電子檔案的管理與保密工作，保障檔案信息的有效性。

篇(5)

 

關(guān)鍵詞：海洋數(shù)字檔案；信息安全；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

 

    在社會信息化的大環(huán)境下，數(shù)字化建設(shè)已成為評價一個國家信息基礎(chǔ)水平的重要標(biāo)志。海洋檔案的管理作為社會信息資源系統(tǒng)的一個重要組成部分，也正面臨著數(shù)字化時代的挑戰(zhàn)。隨著電子文件的大量出現(xiàn)，檔案理論界對于電子文件是否應(yīng)該轉(zhuǎn)化為檔案材料也從爭論轉(zhuǎn)為接受，這一革新要求我們改變原有對文件檔案的理解，順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢，更好地進(jìn)行海洋檔案管理工作。

1海洋數(shù)字檔案的概念和特點(diǎn)

    在1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physical archive)和實(shí)態(tài)檔案庫(Physical repositories of archives)相對應(yīng)的虛擬檔案(Virtual archives)。國際檔案理事會對數(shù)字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內(nèi)容只能通過機(jī)器來利用，并根據(jù)來源原則來組織安排。以此類推，海洋數(shù)字檔案就是以代碼數(shù)字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數(shù)字檔案改變了傳統(tǒng)的檔案載體形式與檔案工作意識。數(shù)字檔案的載體與傳統(tǒng)檔案的載體有很大區(qū)別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數(shù)字檔案中的信息資料不以傳統(tǒng)的筆墨紙張等直觀的形象出現(xiàn)，而是通過二進(jìn)制代碼以數(shù)字形式存貯，成為肉眼不可直接識讀的記錄符號。檔案信息傳輸平臺數(shù)字化，當(dāng)檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能，通常是以網(wǎng)站方式提供相關(guān)檔案服務(wù)。海洋數(shù)字檔案也有著與其他數(shù)字檔案相同的特性。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋數(shù)字檔案的安全隱患

    在數(shù)字化的過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。

    海洋電子文件的信息共享帶來了一些不安全因素。以計算機(jī)為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時間、地點(diǎn)和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作環(huán)境決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時，也給海洋電子文件帶來了不安全和泄密因素。

    目前的檔案保護(hù)規(guī)程主要針對紙質(zhì)載體制成材料的耐久性、保存環(huán)境等方面來進(jìn)行，缺乏對電子檔案長時間可靠保存的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)。實(shí)踐證明紙質(zhì)載體的檔案在一定的保護(hù)條件下可保存達(dá)上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過I00年。另外，紙張的損壞很容易被發(fā)現(xiàn)，但電子文件載體的損壞只能由設(shè)備檢驗(yàn)。此外，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息保存的格式和載體都在發(fā)生變化，使得早期數(shù)字檔案難于“閱讀”，例如現(xiàn)在面對一個保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數(shù)讀者都會束手無策，而這只不過是20多年前主流格式與存儲載體。

    由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患導(dǎo)致泄密。Internet/Intranet技術(shù)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地，任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)攻擊手段也越來越多，攻擊工具的破壞力越來越強(qiáng)，而安全技術(shù)是一種在對抗中被動發(fā)展的技術(shù)，它總是滯后的，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)的脆弱性。此外，網(wǎng)絡(luò)硬件也是經(jīng)常被忽視的但風(fēng)險極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。

    管理人員不足，技術(shù)水平有限。據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計算機(jī)安全培訓(xùn)，他們?nèi)狈τ嬎銠C(jī)與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識，缺乏對檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識。

3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)海洋數(shù)字檔案安全的對策

    如前所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案及海洋數(shù)字檔案的安全保密問題日益突出，為嚴(yán)防密從網(wǎng)泄，確保電子文檔安全，應(yīng)在管理、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全3方面采取有效的安全技術(shù)與措施。

3.1管理方面

    加大人才培養(yǎng)力度，提高管理人員的技術(shù)水平。海洋檔案信息數(shù)字化是信息時展的必然趨勢，海洋檔案管理人員要充分認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息，不能認(rèn)為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感和危機(jī)感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識。海洋檔案管理人員要更新知識、技能，努力學(xué)習(xí)掌握檔案現(xiàn)代化管理、計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的技術(shù)，加快從傳統(tǒng)型檔案管理人員向現(xiàn)代化檔案管理人員的轉(zhuǎn)化。同時，海洋檔案行政管理部門要采取相應(yīng)措施，從政策、待遇等方面培養(yǎng)和激勵專業(yè)技術(shù)人才。要通過在職教育、短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業(yè)技能，充分調(diào)動海洋檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，為推進(jìn)海洋檔案信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。

    制定安全管理制度。在海洋數(shù)字檔案安全管理中，除了采用相應(yīng)的安全技術(shù)措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級和安全管理范圍，制定檔案網(wǎng)絡(luò)操作使用規(guī)程，用戶身份認(rèn)證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網(wǎng)絡(luò)安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數(shù)字檔案信息的安全保障體系。

3. 2網(wǎng)絡(luò)安全方面

篇(6)

檔案管理安全體系就是指通過落實(shí)檔案安全管理制度以及信息安全技術(shù)，對檔案工作進(jìn)行的系統(tǒng)化的管理，重點(diǎn)確保檔案系統(tǒng)的完整、可用、真實(shí)以及可控，是基于檔案文獻(xiàn)信息安全的整體防護(hù)體系。檔案管理安全體系建設(shè)的主要任務(wù)有以下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化檔案安全管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案資料的安全管理提供必要的物質(zhì)條件；二是完善檔案安全管理工作規(guī)章制度的建設(shè)，為檔案管理安全體系建設(shè)提供必要的制度保障；三是加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍專業(yè)技能的培訓(xùn)，確保檔案安全管理有必要的人才支撐；四是強(qiáng)化檔案管理信息化安全的建設(shè)，做好重要檔案資料的安全備份，確保檔案資料數(shù)據(jù)庫平臺的可靠。

二、當(dāng)前我國檔案安全管理存在的問題分析

1.檔案安全管理制度不夠完善

當(dāng)前我國檔案安全管理工作方面的制度體系建設(shè)相對較為薄弱，造成了整個檔案安全管理工作的前提基礎(chǔ)不牢靠。特別是針對檔案資料的收集整理以及安全應(yīng)急管理制度不夠健全，導(dǎo)致在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失、信息丟失或失效等檔案管理安全事故問題的發(fā)生。

2.檔案管理安全保障技術(shù)水平不高

當(dāng)前信息化時代檔案管理工作早已經(jīng)步入了以數(shù)字檔案為主體、數(shù)字紙質(zhì)檔案并存的時代，對檔案安全管理工作的要求也越來越高。然而一些單位的檔案安全管理保障技術(shù)水平不高，檔案資料的安全完整性很容易受到威脅，一些的核心檔案資料甚至出現(xiàn)泄露問題。

3.檔案安全管理專業(yè)技術(shù)人才較少

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工作，對于檔案管理工作人員的專業(yè)能力、安全意識、學(xué)習(xí)能力等普遍要求較高，但是目前我國很多單位的檔案管理工作人員隊(duì)伍力量不足、素質(zhì)不高，而且普遍缺乏檔案管理安全意識，再加上沒有必要的教育培訓(xùn)，制約了檔案安全管理工作的有效開展。

三、優(yōu)化檔案管理安全體系建設(shè)的措施

1.完善檔案安全管理保障制度建設(shè)

在檔案安全管理規(guī)章制度建設(shè)上，首先，應(yīng)該建立科學(xué)的檔案資料收集制度，特別是全面利用前端控制理論，加強(qiáng)檔案部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通，對不同檔案資料的重要性、歸檔保存要求等進(jìn)行明確，合理分級確定不同的安全管理措施。其次，檔案管理部門應(yīng)該強(qiáng)化檔案安全保管制度的建設(shè)，為所有檔案建立全宗、檔號，并編制好檔案檢索查詢目錄，全面掌握所有的檔案資料；同時，對所有的檔案資料進(jìn)行定期檢查，確保檔案載體的安全性，尤其是對于電子檔案載體，必須設(shè)置相應(yīng)的防磁化、防復(fù)制保護(hù)技術(shù)。第三，建立有效的檔案管理安全應(yīng)急制度，重點(diǎn)是針對檔案管理工作建立相應(yīng)的安全預(yù)警機(jī)制以及損壞檔案資料的恢復(fù)工作，以確保檔案資料的安全可靠。

2.提高檔案安全管理技術(shù)保障水平

對于檔案安全管理技術(shù)保障水平的提升，重點(diǎn)應(yīng)該針對當(dāng)前信息化、數(shù)字化的特點(diǎn)，合理的確定各種安全管理方案。首先，在檔案的安全管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，應(yīng)該嚴(yán)格按照國家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對檔案館的庫房、機(jī)房等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，避免檔案資料受到各種物理、化學(xué)或者是生物災(zāi)害的影響。其次，重點(diǎn)加強(qiáng)對電子檔案的安全保障管理，對于一些涉及保密需要的檔案資料，必須采取防擴(kuò)散加密技術(shù)進(jìn)行處理，同時對于一些重要的數(shù)字檔案必須建立自動備份以及異地備份技術(shù)，并加強(qiáng)對防火墻技術(shù)、安全檢測技術(shù)、虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的運(yùn)用，以確保檔案資料的安全可靠。第三，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案安全修復(fù)技術(shù)的研究應(yīng)用，對于一些有損壞的檔案資料及時制定檔案修復(fù)技術(shù)，或者是與外部修復(fù)服務(wù)商合作，提高企業(yè)的整體檔案安全管理水平。

3.加強(qiáng)檔案安全管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

在檔案安全管理工作的實(shí)施上，一支合格的檔案管理工作隊(duì)伍是基本的要求。首先，在檔案管理工作人員的引進(jìn)選拔上，應(yīng)該盡可能的引進(jìn)高層次、創(chuàng)新能力強(qiáng)的人才充實(shí)到檔案安全管理工作中。其次，應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)對檔案管理工作人員的綜合能力教育培訓(xùn)，除了必要的檔案管理知識以外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案安全管理理念以及計算機(jī)技術(shù)的教育培訓(xùn)，使其既可以準(zhǔn)確的掌握檔案管理工作的程序以及安全管理要求，同時也可以有效運(yùn)用各種信息化手段提高檔案管理工作效率。

4.提高檔案資料的保密管理水平

在檔案的安全管理工作中，保密工作是一項(xiàng)非常重要的安全管理要求。對于保密管理，首先應(yīng)該根據(jù)檔案資料的不同性質(zhì)，準(zhǔn)確的確定檔案資料的保密等級以及使用權(quán)限，嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限的控制管理。其次，在這些檔案資料的管理過程中，應(yīng)該嚴(yán)格控制檔案資料的傳輸和復(fù)制，尤其是加強(qiáng)對各種照相機(jī)、錄像機(jī)、智能手機(jī)使用的控制，以免資料泄露造成檔案管理安全事故。

四、結(jié)語

篇(7)

關(guān)鍵詞：食品安全；食品安全檔案；檔案化管理

一直以來，一些觸目驚心的高校食品安全事故不斷出現(xiàn)，社會影響極為惡劣。高校食品安全一旦出現(xiàn)問題，教學(xué)秩序則無法正常開展。高校食品安全管理工作落實(shí)不到位會對在校師生的健康造成傷害。因此探析如何利用食品安全檔案化管理為學(xué)校的后勤改革工作服務(wù)，讓高校食品安全管理部門提升食品安全工作水平，促進(jìn)高校健康發(fā)展尤為重要。食品安全管理檔案主要包括食品生產(chǎn)經(jīng)營檔案和綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案，其中食品生產(chǎn)經(jīng)營檔案包括食品原料的質(zhì)量分析報告、食品生產(chǎn)加工的操作管理情況、食品質(zhì)檢情況和食品企業(yè)信用指數(shù)等；食品綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。這些繁雜的食品安全檔案急需運(yùn)用檔案知識管理理念進(jìn)行管理和利用。食品安全的檔案化管理為高校食品安全能提供最廣泛、最精確以及最有說服力的書面依據(jù)，能增強(qiáng)餐飲企業(yè)的質(zhì)量與責(zé)任意識，通過知識管理下統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理更能降低高校監(jiān)管成本、提高監(jiān)管效率、增強(qiáng)監(jiān)管效果的食品安全監(jiān)管新局面。

1高校食品安全檔案對食品安全發(fā)揮重要意義

1.1高校食品安全檔案保障食品安全溯源工作

很多高校發(fā)生的食品安全事件究其源頭很大一部分是采購的原材料所含有害物質(zhì)或所含添加劑不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。現(xiàn)在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤為重要，食品安全溯源能在發(fā)生食品安全事故情況下準(zhǔn)確的找出食品問題根源，使得食品安全工作得到開展。食品安全檔案管理記錄著許多與食品有關(guān)的各類信息，人們通過食品安全檔案了解食品各個方面情況，如食品生產(chǎn)工藝、食品成分、添加劑含量、制作日期等內(nèi)容，對以上信息了解后，排查食品安全隱患，解決因食品來源產(chǎn)生的問題，形成針對性的管理，使得在校師生食品安全獲得有效保障，形成食品安全保障有效機(jī)制[1-3]。

1.2高校食品安全檔案促進(jìn)食品安全管理系統(tǒng)化

食品安全管理工作需要管理人員對食品安全管理的方式和方法進(jìn)行科學(xué)合理的應(yīng)用，確保食品安全管理的系統(tǒng)化。食品安全檔案不僅記錄了食品各方面的相關(guān)信息，更包含了食品安全管理方式方法與效果。在對食品安全檔案記錄研究的同時，建立系統(tǒng)的食物安全管理機(jī)制和管理制度，針對各類問題選擇合適的管理方式方法，獲得理想的食品安全管理效果。

1.3食品安全檔案提供食品安全事件處理的依據(jù)

檔案中記錄的有關(guān)食品安全事件的處理經(jīng)驗(yàn)為處理高校食品安全事件提供了有力依據(jù)和幫助，讓食品安全事件得到較好的處理。因此完善食品安全檔案管理工作和構(gòu)建高校食品安全保障機(jī)制，能更全面地保障師生食品安全健康。

2高校食品安全檔案管理的現(xiàn)狀

2.1食品安全檔案管理意識薄弱

高校對食品安全檔案的忽略，使得部分高校食品安全檔案管理工作出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，還有很多高校餐飲企業(yè)不按管理制度開展工作，在食品監(jiān)督管理中忽略原料采購、產(chǎn)品加工等環(huán)節(jié)各方面檔案等相關(guān)信息，使得食品安全隱患重重。采購人員在采購原材料時更多關(guān)注食品材料的外在情況，不深入了解食品生產(chǎn)制作等情況。此外，食品安全檔案管理人員在食品監(jiān)管工作中態(tài)度散漫、粗心大意等也會導(dǎo)致食品衛(wèi)生安全隱患的發(fā)生[4-5]。

2.2高校食品安全檔案化管理制度不健全

目前，高校食品安全管理工作對食品安全檔案化管理還不具備豐富的經(jīng)驗(yàn)，相關(guān)食品衛(wèi)生檔案化管理制度不夠細(xì)化，檔案數(shù)據(jù)也不夠合理科學(xué)，無法有效發(fā)揮其重要作用。很多時候只是對高校食堂食品管理工作中相關(guān)文字檔案收集整理，基本沒有電子檔案類的資料，很大程度上檔案存在不完整現(xiàn)象。在高校食品安全管理工作中，尤其是食品安全檔案化管理部分常常得不到資金支持，工作無法進(jìn)行，從而影響食品安全檔案工作的落實(shí)與推進(jìn)。

3優(yōu)化高校食品安全檔案化管理的有效方式

3.1重視高校食品安全檔案化管理工作

作為食品安全管理人員應(yīng)正確認(rèn)識食品安全檔案對食品安全管理工作的意義，主動加強(qiáng)高校食品安全檔案對保障師生食品安全的價值意識，加強(qiáng)開展食品安全檔案研究工作，自發(fā)的強(qiáng)化食品安全檔案管理構(gòu)建工作。使得食品安全檔案管理工作不斷健全完善，食品安全檔案記錄內(nèi)容豐富完整，讓食品安全檔案在食品安全監(jiān)督管理工作方面的作用獲得有效發(fā)揮。

3.2落實(shí)高校食品安全檔案化管理的工作

食品安全管理工作相關(guān)管理部門應(yīng)該全方位了解食品安全相關(guān)信息，高效能地推動食品安全檔案管理工作，在繁重的食品安全檔案化管理工作中，落實(shí)各項(xiàng)食品衛(wèi)生檔案化管理工作，對各項(xiàng)食品安全制度、各類食品安全管理情況記錄、食品采購索證與進(jìn)貨驗(yàn)收登記情況記錄、食品添加劑使用情況、飯菜留樣記錄、餐廚廢棄物處理登記、職工花名冊及體檢健康記錄、崗位培訓(xùn)情況等檔案文件做好嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案化管理及利用。特別是食品采購索證與進(jìn)貨驗(yàn)收登記情況和食品添加劑使用情況，應(yīng)嚴(yán)格索取利益相關(guān)信息質(zhì)量分析報告、認(rèn)真記錄采購食品的名稱規(guī)格數(shù)量、保質(zhì)期、供貨商及聯(lián)系方式等，做好索證索取臺賬記錄，一般保存期限2年。

3.3對高校食品安全檔案進(jìn)行系統(tǒng)、完整、科學(xué)地收集和整理

規(guī)范地開展高校食品安全檔案工作，在食品安全檔案管理中對食品安全檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類整理、歸檔編號。通過深入調(diào)研，積極整理、篩選檔案信息，系統(tǒng)地組合零散檔案信息，使得食品安全檔案利用服務(wù)由零散向系統(tǒng)化發(fā)展，更好地為高校食品安全管理工作服務(wù)。