序論：寫(xiě)作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇檔案管理數(shù)字化范文，愿它們成為您寫(xiě)作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

（一）檔案管理方法更加先進(jìn)

檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進(jìn)行檔案管理即可，可以說(shuō)管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，與檔案存儲(chǔ)、檔案安全維護(hù)相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計(jì)算機(jī)使用相關(guān)的問(wèn)題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計(jì)算機(jī)上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會(huì)主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數(shù)字化檔案管理的第三個(gè)特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過(guò)提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測(cè)發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過(guò)檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會(huì)組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個(gè)人調(diào)用檔案”、“實(shí)現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國(guó)家相關(guān)部門(mén)亦可通過(guò)對(duì)各單位檔案的綜合分析得出社會(huì)發(fā)展的基本面貌。

二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問(wèn)題

檔案數(shù)字化管理的多種工作特點(diǎn)使得檔案管理工作面臨著種種問(wèn)題，致使數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實(shí)際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題入手進(jìn)行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問(wèn)題包括以下三個(gè)方面。

（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識(shí)，能夠妥善處理一些常見(jiàn)的信息文件問(wèn)題，如及時(shí)處理電腦突然死機(jī)、硬盤(pán)突然崩潰的情況、對(duì)與公司機(jī)密相關(guān)的文件進(jìn)行多重加密、定期、高效的對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問(wèn)題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)?，這導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理是“沒(méi)必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案資料的保管過(guò)程中的科技風(fēng)險(xiǎn)難以避免

在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個(gè)環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問(wèn)題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開(kāi)發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開(kāi)發(fā)出來(lái)的，軟件的穩(wěn)定性、對(duì)病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問(wèn)題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過(guò)程中，由于對(duì)檔案軟件操作的不熟悉以及對(duì)信息類(lèi)檔案保密的忽視，經(jīng)常有對(duì)檔案資料保管不利的情況，例如于對(duì)檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^(guò)程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計(jì)算機(jī)編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級(jí)防護(hù)系統(tǒng)和專(zhuān)業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲(chǔ)和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對(duì)檔案保管來(lái)說(shuō)是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問(wèn)題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲(chǔ)多個(gè)步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個(gè)程序平臺(tái)上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進(jìn)行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實(shí)性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲(chǔ)形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對(duì)檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個(gè)檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問(wèn)題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問(wèn)題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數(shù)字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力

要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對(duì)工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識(shí)，即認(rèn)識(shí)到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到職業(yè)能力對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用。首先應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類(lèi)的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對(duì)自己的工作充滿信心，從工作意識(shí)上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護(hù)體系

應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對(duì)檔案造成毀滅性損失。對(duì)重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時(shí)轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長(zhǎng)久可讀。另外，檔案安全維護(hù)體系的建立還必須有財(cái)力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護(hù)上撥放一定的資金，用以專(zhuān)門(mén)更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對(duì)單位檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行檢查和漏洞修補(bǔ)；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護(hù)，以增強(qiáng)自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對(duì)員工的檔案安全維護(hù)教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時(shí)為檔案安全負(fù)起責(zé)任，從檔案使用和保管的細(xì)節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則

目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作，各單位檔案部門(mén)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開(kāi)發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長(zhǎng)時(shí)間，就發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費(fèi)，影響單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實(shí)際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進(jìn)行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運(yùn)行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實(shí)際制定并認(rèn)真落實(shí)好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。

四、結(jié)語(yǔ)

篇(2)

檔案管理數(shù)字化具有很多的有點(diǎn)和意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理數(shù)字化可以使得檔案的儲(chǔ)存空間變得更加簡(jiǎn)略，它可以節(jié)省很多文字信息的存放空間。我們可以利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)，將那些紛繁復(fù)雜的紙質(zhì)的檔案資料以數(shù)字化的形式放在計(jì)算機(jī)里面，這樣可以避免紙質(zhì)檔案的殘缺和破損；第二，檔案管理數(shù)字化可以提高我們的檔案信息管理的時(shí)效性，縮了我們?cè)谡頇n案信息資料時(shí)的加工時(shí)間；第三，檔案管理數(shù)字化把檔案信息的利用率迅速提升?，F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如此發(fā)達(dá)，檔案管理數(shù)字化可以將檔案信息和最新的科學(xué)技術(shù)連接在一起，同時(shí)在以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，可以充分得將檔案管理數(shù)字化的功能發(fā)揮出來(lái)。我們可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將整理的檔案信息的成果快速的發(fā)到各個(gè)部門(mén)，延展了我們的信息的可利用范圍；第四，檔案管理數(shù)字化可以縮短查找檔案信息的查找時(shí)間。傳統(tǒng)的手工檔案信息在檢索時(shí)，是需要大量的查找時(shí)間的，我們得先檢索檔案目錄，在進(jìn)一步查找，這個(gè)過(guò)程中需要很多的時(shí)間和浪費(fèi)人力。而在檔案管理數(shù)字化中，我們進(jìn)入頁(yè)面，只需要搜索相關(guān)信息的關(guān)鍵詞就能快捷地找到相應(yīng)的檔案資料。

2、關(guān)于落實(shí)檔案管理數(shù)字化的方法問(wèn)題

2.1既然檔案管理數(shù)字化能夠給我們的生活帶來(lái)這么多的方便和快捷，那么如何真正落實(shí)檔案管理數(shù)字化的方法就是我們面臨的重要問(wèn)題。我們要保證檔案的原件處于安全狀態(tài)，同時(shí)要把檔案信息的利用率提高。這樣我們就得注重檔案管理數(shù)字化，這是比較基礎(chǔ)的工作。那么在進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理時(shí)我們需要從以下幾個(gè)原則上進(jìn)行把握：第一，遵循方便利用的原則，這是數(shù)字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原則。在管理檔案數(shù)字化中，我們要提前建立好每個(gè)文件的相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這是數(shù)字化工作得以開(kāi)展的基礎(chǔ)，在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立中，我們要注重質(zhì)量，準(zhǔn)確無(wú)誤地對(duì)檔案信息資料進(jìn)行整理、著錄、分類(lèi)以及編頁(yè)，這樣就能可以建立一個(gè)質(zhì)量很高的文件目錄和案卷目錄。同時(shí)我們也為檔案數(shù)字化打下了牢固的基礎(chǔ)，杜絕了數(shù)字化管理在源頭上的錯(cuò)誤。這一定程度也決定了管理檔案數(shù)字化的勝負(fù)；第三，掌握復(fù)制克隆的基本原則。我們要在管理檔案數(shù)字化中注意信息的完整性，在進(jìn)行縮微、鑒定整理、數(shù)字化以及仿真復(fù)制這些工作中，要進(jìn)行合理安排和布局，不要出現(xiàn)掃描錯(cuò)誤，不能多次重復(fù)掃描。當(dāng)然我們不能因?yàn)樾畔⒌拿舾谐潭群椭匾潭炔煌鴮?duì)有的信息進(jìn)行刪除，這樣會(huì)造成檔案的不完整性，從而給檔案的利用帶來(lái)不必要的麻煩。要盡可能地保持檔案的原來(lái)面貌，減少損害檔案原件的可能性。

篇(3)

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；信息；檔案；新思路

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

所謂數(shù)字化檔案管理是指對(duì)具有高度價(jià)值的圖像、文本、語(yǔ)音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管并實(shí)施電子存取服務(wù)。數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)，是檔案館建設(shè)在信息時(shí)代的必然要求。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新一代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。

二、數(shù)字化檔案管理的重要性

檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。計(jì)算機(jī)的廣泛使用，使大量的數(shù)字檔案信息形成，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理還能使資料能及時(shí)歸檔，盡快提供利用。同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。

數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。

檔案資料經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工后，社會(huì)公眾(開(kāi)放檔案)和各職能部門(mén)都能通過(guò)檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統(tǒng)檔案利用方式對(duì)檔案實(shí)體多次輾轉(zhuǎn)造成的時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率

檔案因經(jīng)常外借翻閱易產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，可通過(guò)電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護(hù)檔案實(shí)體的安全。

三、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路

（一）管理人員的素質(zhì)需提高

隊(duì)伍素質(zhì)的提高是有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的必要準(zhǔn)備。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長(zhǎng)，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一

項(xiàng)非常重要的工作。沒(méi)有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，就不可能實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，更要努力學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。堅(jiān)持用新思路、新體制、新機(jī)制、新方式進(jìn)行培訓(xùn)，在短時(shí)間內(nèi)走出加快檔案數(shù)字化建設(shè)的新路子，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，同時(shí)，堅(jiān)持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。有針對(duì)性地對(duì)廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識(shí)的再培訓(xùn)、再教育，使廣大檔案工作者加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)的更新，樹(shù)立檔案數(shù)字化工作是第一要?jiǎng)?wù)的思想。從基本知識(shí)入手，全面細(xì)致掌握檔案工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)和知識(shí)點(diǎn)，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)管理檔案，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室。

（二）數(shù)字化管理中需要個(gè)性化服務(wù)

數(shù)字化管理不能局限于單個(gè)檔案館管理系統(tǒng)，而是要集成全社會(huì)的資源構(gòu)成

強(qiáng)大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動(dòng)態(tài)性檔案管理服務(wù)。檔案管理要求根據(jù)用戶的實(shí)際任務(wù)搜集選擇各種信息，檔案管理強(qiáng)調(diào)利用自己獨(dú)特的檔案信息和能力為用戶創(chuàng)造價(jià)值，通過(guò)幫助用戶解決他們自身難以解決的問(wèn)題來(lái)實(shí)現(xiàn)價(jià)值；通過(guò)直接介入用戶課題的最關(guān)鍵部分來(lái)提高服務(wù)價(jià)值。檔案工作人員通過(guò)發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神為用戶提供創(chuàng)新性的服務(wù)，做好個(gè)性化服。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息相聯(lián)結(jié)

要建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息的聯(lián)結(jié)，這既是提高數(shù)字化檔案利用率的要求，也是加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟件發(fā)展自身的要求。在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點(diǎn)或網(wǎng)頁(yè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

同一種檔案在數(shù)字化后可以生成不同的格式，在實(shí)際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲(chǔ)生產(chǎn)圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲(chǔ)輸出分辨率要求不高或者多頁(yè)的文字內(nèi)容較多的文件。

采用服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、光盤(pán)等多種存儲(chǔ)方式對(duì)數(shù)字化后的文件進(jìn)行安全存儲(chǔ)，依據(jù)檔案的類(lèi)別建好相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，以文件的檔號(hào)為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲(chǔ)到對(duì)應(yīng)的目錄下。規(guī)范文件名稱(chēng)及存儲(chǔ)邏輯結(jié)構(gòu)，便于對(duì)加工好的文件進(jìn)行組織和掛接利用。

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篇(4)

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 存儲(chǔ)數(shù)字化

人們對(duì)工作效率的要求隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步而隨之提高，如何利用先進(jìn)的信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作，從而提升檔案管理效率，是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中亟待解決的重要問(wèn)題。目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)逐漸應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理工作中，形成一種新型的檔案信息管理形式，將檔案信息與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加以連接，構(gòu)成多種形式的存儲(chǔ)，并能夠?qū)崿F(xiàn)不同時(shí)空間的信息資源共享。

一、醫(yī)院檔案管理存儲(chǔ)數(shù)字化中的問(wèn)題

1.缺乏完善的信息化設(shè)施。當(dāng)前由于許多醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理的重視，沒(méi)有足夠的資金投入到檔案的數(shù)字化管理中，致使相關(guān)信息化設(shè)施配置不夠完善。對(duì)數(shù)字化設(shè)備的更新工作醫(yī)院往往會(huì)忽視掉，經(jīng)常因?yàn)橄嚓P(guān)設(shè)施配套不夠完善而影響到檔案管理數(shù)字化的存儲(chǔ)建設(shè)工作，也降低了工作的效率。通常情況下，醫(yī)院數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)服務(wù)器、放像機(jī)以及打印機(jī)等設(shè)備。由于缺乏完善的配套設(shè)施，會(huì)出現(xiàn)局域網(wǎng)速過(guò)慢、計(jì)算機(jī)性能落后、檔案信息遺失等問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作帶了一定的不利影響。

2.沒(méi)有明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前一些醫(yī)院沒(méi)有制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，各種檔案信息自收集、整理到存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)都沒(méi)有規(guī)范的參照依據(jù)，容易造成檔案信息混亂的狀況。由于醫(yī)院檔案內(nèi)容龐雜，包含各類(lèi)人群，他們的年齡、病癥各不相同，在檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的過(guò)程中又有聲音、圖片、影像以及文字等多種形態(tài)的信息，如果沒(méi)有明確的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)工作也就無(wú)法正常開(kāi)展。

3.檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)安全性較差。很多醫(yī)院對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)缺乏安全預(yù)防措施，造成醫(yī)院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)較大的損失。究其原因，一方面醫(yī)院對(duì)檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒(méi)有制定相應(yīng)的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責(zé)任機(jī)制、檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)等。另一方面，一些醫(yī)院的檔案管理工作缺乏信息保密意識(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上病人的隱私信息，沒(méi)有有效的安全措施，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導(dǎo)致信息被篡改或泄露。

二、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理存儲(chǔ)數(shù)字化的措施

1.健全醫(yī)院檔案管理制度。規(guī)范和完善醫(yī)院檔案管理制度，明確檔案管理存儲(chǔ)數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從而為醫(yī)院管理決策與醫(yī)療護(hù)理等工作提供必要的參考依據(jù)。因此，要保障醫(yī)院檔案管理部門(mén)在進(jìn)行檔案信息收集、整理與存儲(chǔ)時(shí)，各類(lèi)信息資源的真實(shí)、有效，必須建立較為完整的、系統(tǒng)性較強(qiáng)的檔案歸檔制度和檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制。充分利用數(shù)字化存儲(chǔ)系統(tǒng)中的檢索和排序功能，對(duì)檔案的存儲(chǔ)情況加以實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)其中的存檔錯(cuò)誤或歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，要采取有針對(duì)性的措施加以解決。同時(shí)，檔案管理工作中要加強(qiáng)合作，有序安排各項(xiàng)工作，以免導(dǎo)致工作混亂或工作重復(fù)的情況。

2.強(qiáng)化相關(guān)設(shè)施的建設(shè)工作。數(shù)字化的硬件設(shè)施是順利開(kāi)展檔案數(shù)字化存儲(chǔ)工作的必要保障，采用先進(jìn)的信息化、數(shù)字化技術(shù)，結(jié)合醫(yī)院自身的檔案管理實(shí)際情況，建立靈活且全面的布線結(jié)構(gòu)以及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。配備足夠的計(jì)算機(jī)、放像機(jī)及存儲(chǔ)服務(wù)器等設(shè)備，建立各個(gè)部門(mén)間局域網(wǎng)共享機(jī)制，使醫(yī)院內(nèi)部資源實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)鏈接，從而提升資源的利用效率。借助相關(guān)數(shù)字化存儲(chǔ)軟件，進(jìn)行檔案管理中的頁(yè)面設(shè)計(jì)、域名申請(qǐng)和維護(hù)、存儲(chǔ)空間以及后臺(tái)設(shè)計(jì)等工作，提高檔案管理的工作效率。

3.加強(qiáng)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)安全預(yù)防。檔案信息存儲(chǔ)的安全保護(hù)工作對(duì)保障檔案管理工作的有效進(jìn)行具有極大的現(xiàn)實(shí)意義，需要加強(qiáng)對(duì)這方面的重視。第一，建立和完善相關(guān)安全保障制度，對(duì)內(nèi)部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應(yīng)的責(zé)任機(jī)構(gòu)，安排專(zhuān)門(mén)的責(zé)任人，將每項(xiàng)檔案管理措施落實(shí)到實(shí)際工作中。第二，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的預(yù)防，包括IP地址安全、網(wǎng)關(guān)安全、服務(wù)器安全等內(nèi)容，積極采用數(shù)字認(rèn)證、數(shù)字簽名等形式增強(qiáng)系統(tǒng)的安全等級(jí)，并對(duì)客戶端權(quán)限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面的安全檢查，并對(duì)安全維護(hù)工作加以記錄，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)備份，確保系統(tǒng)在任何時(shí)候都能滿足工作需要。

綜上所述，醫(yī)院要想更好地適應(yīng)時(shí)展的需要，就必須加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用。但在實(shí)際工作中存在著諸如存儲(chǔ)缺乏安全性、相關(guān)設(shè)施不完善等問(wèn)題。通過(guò)對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存儲(chǔ)數(shù)字化的研究，針對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出相應(yīng)的解決措施，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字化校園；人事檔案管理；模式

一、構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)

（一）嚴(yán)格執(zhí)行信息化標(biāo)準(zhǔn)要求。數(shù)字化校園建設(shè)投入較大，影響較為廣泛，信息化標(biāo)準(zhǔn)要求較高。因此，構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)，必須符合和遵守國(guó)家、教育部頒發(fā)的各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)以及高等學(xué)校制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足國(guó)家及省級(jí)教育管理部門(mén)管理、科研統(tǒng)計(jì)要求，以便規(guī)范地進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、傳輸、應(yīng)用。須嚴(yán)格參照教育行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)，如《教育管理信息高等學(xué)校管理信息》等。采用純B/S模式實(shí)現(xiàn)目前主流的技術(shù)與開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，基于WEB的多層體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，流程化界面和向?qū)讲僮鲬?yīng)具有良好的可擴(kuò)展性，依照安全要求設(shè)計(jì)合理的安全架構(gòu)。（二）滿足接入高校三大平臺(tái)的相關(guān)要求。人事檔案管理系統(tǒng)接入數(shù)字化校園，須集成到高校的三大平臺(tái)，滿足信息門(mén)戶集成、公共數(shù)據(jù)平臺(tái)集成、統(tǒng)一身份認(rèn)證集成等功能。需要為門(mén)戶開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的集成表現(xiàn)界面，并提供由該頁(yè)面鏈接進(jìn)入人事檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)框架的功能?？筛鶕?jù)高校需要，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中抽取出需要共享的數(shù)據(jù)到公共數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)層的集成。須為信息門(mén)戶單點(diǎn)登錄開(kāi)發(fā)相應(yīng)的接口程序，支持現(xiàn)有的高校統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)。

二、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）人事檔案管理部門(mén)應(yīng)用基于高校數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理。1.全面、準(zhǔn)確地采集人員的基本信息檔案。通過(guò)基于數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)，人事檔案管理部門(mén)原有的人事檔案數(shù)據(jù)信息可以導(dǎo)入系統(tǒng)之中，后續(xù)可單獨(dú)及批量追加信息，如教職工的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等的晉升、變更；并根據(jù)需要定義各種信息項(xiàng)目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統(tǒng)，上傳人事檔案相關(guān)材料，如各類(lèi)學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱(chēng)、獲獎(jiǎng)證書(shū)圖片等數(shù)字檔案，經(jīng)人事部門(mén)審核后存入管理系統(tǒng)。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進(jìn)了人事檔案信息更全面、準(zhǔn)確的收集。2.根據(jù)人員類(lèi)別進(jìn)行檔案的自動(dòng)分類(lèi)管理。高校因人事管理需要，對(duì)教職工進(jìn)行分類(lèi)管理，基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)教職工的分類(lèi)，可自定義不同的檔案類(lèi)別，并能根據(jù)實(shí)際變化情況變更類(lèi)別。如：在職正式、離退休、延長(zhǎng)退休、干部、工人、技術(shù)合同、臨時(shí)合同等的分類(lèi)，并可在各類(lèi)別間進(jìn)行變動(dòng)，如在職變更為退休，在職變更為調(diào)動(dòng)等，從而實(shí)現(xiàn)一鍵式分類(lèi)，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準(zhǔn)確、有序規(guī)范。3.合同檔案管理。在基于數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)中，可導(dǎo)入所需的合同內(nèi)容、格式，并可完成勞動(dòng)合同的簽訂、變更、續(xù)簽、終止和解除等工作；系統(tǒng)可上傳保存合同數(shù)字圖片；篩選符合相應(yīng)條件的人員，批量打印合同、續(xù)簽合同、解除合同通知書(shū)等等?？稍谙到y(tǒng)中靈活設(shè)置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行合同基數(shù)統(tǒng)計(jì)核算，使合同管理高效、完善、及時(shí)、準(zhǔn)確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過(guò)基于數(shù)字化校園的人事管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數(shù)據(jù)匯總工作。5.進(jìn)修培訓(xùn)檔案管理。教職工培訓(xùn)信息檔案可批量導(dǎo)入系統(tǒng)，也可單個(gè)錄入，可自定義參加培訓(xùn)人員姓名、編號(hào)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)單位、培訓(xùn)起止時(shí)間等，教職工可登錄系統(tǒng)上傳培訓(xùn)結(jié)業(yè)鑒定表等相關(guān)數(shù)字圖片檔案，人事管理部門(mén)審核保存歸檔。還可運(yùn)用系統(tǒng)按年度、項(xiàng)目匯總進(jìn)修培訓(xùn)檔案信息，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。6.自動(dòng)生成各類(lèi)人事檔案相關(guān)表格。錄入到系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)形成檔案目錄，職務(wù)職稱(chēng)變動(dòng)、工資變動(dòng)均形成變動(dòng)情況登記表。人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，可制作生成名冊(cè)表、轉(zhuǎn)遞通知單等。7.統(tǒng)計(jì)分析。可對(duì)系統(tǒng)中教職工的相關(guān)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)、年齡、工齡等各種信息結(jié)構(gòu)、變動(dòng)情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、圖表，生成相關(guān)報(bào)表等。（二）其他教職員工對(duì)基于高校數(shù)字化校園平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)應(yīng)用。根據(jù)不同人員類(lèi)別，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)定不同的操作及查閱范圍。1.校領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過(guò)文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、考核等檔案情況，及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，為學(xué)校工作決策提供參考。2.部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過(guò)文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本部門(mén)教職員工基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、考核等檔案情況；審核本部門(mén)教職工更新的信息和上傳的各類(lèi)學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱(chēng)、獲獎(jiǎng)等數(shù)字圖片檔案材料。為部門(mén)的管理、決策把關(guān)。3.教職工。在系統(tǒng)中可通過(guò)文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、年度考核結(jié)果等檔案情況；上傳更新圖文數(shù)字檔案材料，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)、進(jìn)修培訓(xùn)等。

三、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)管理

制定基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)維護(hù)管理制度，以確保系統(tǒng)安全、高效運(yùn)行。（一）維護(hù)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。定期檢查維護(hù)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、維修處理硬件設(shè)備問(wèn)題。做好設(shè)備故障處理預(yù)案并有效落實(shí)。（二）維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。對(duì)基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況進(jìn)行嚴(yán)格的管理監(jiān)控。按不同的人員管理類(lèi)別，合理設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限。及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息，及時(shí)審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案材料信息真實(shí)可靠、充實(shí)全面、實(shí)時(shí)更新。（三）維護(hù)系統(tǒng)安全。加強(qiáng)防火墻保護(hù)屏障。定期、不定期升級(jí)殺毒軟件、查殺計(jì)算機(jī)病毒、木馬等。根據(jù)人員類(lèi)別的變動(dòng)情況，及時(shí)變更系統(tǒng)中的類(lèi)別管理，確保按人員類(lèi)別進(jìn)行使用權(quán)限的實(shí)時(shí)更新。

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篇(6)

1.檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代的發(fā)展要求

隨著科技的進(jìn)步以及信息時(shí)代的飛速發(fā)展。人們的生活、學(xué)習(xí)、以及工作都在這信息化浪潮中發(fā)生著巨大改變。辦公自動(dòng)化水平的提升使無(wú)紙化辦公成為了必然，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式走向了信息化管理的發(fā)展道路。數(shù)字化建設(shè)比傳統(tǒng)的管理模式更加迅速和準(zhǔn)確。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實(shí)可靠的記載，是國(guó)家信息資源的重要組成部分，具有很大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。當(dāng)今的人們已經(jīng)越來(lái)越開(kāi)始關(guān)注獲取檔案信息的便捷性和時(shí)效性了。與傳統(tǒng)檔案載體相比較，數(shù)字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會(huì)損壞到原文件。所以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，應(yīng)該盡快改變傳統(tǒng)的管理模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，準(zhǔn)確及時(shí)的為各個(gè)領(lǐng)域提供便利，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1.3檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

檔案數(shù)字化建設(shè)之所以會(huì)成為檔案管理的必然，是由于傳統(tǒng)的管理和數(shù)字化管理存在著幾點(diǎn)顯著的差別。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復(fù)。而數(shù)字化檔案載體成本低、容量大，數(shù)字檔案可以通過(guò)備份避免檔案受到損害。再加上紙質(zhì)檔案工作繁瑣、浪費(fèi)時(shí)間和精力，而數(shù)字檔案只需通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以很方便的在很短的時(shí)間檢索到所需的內(nèi)容。最重要的差別是數(shù)字化檔案可以滿足人們?cè)诮ㄖO(shè)計(jì)和科研等方面的多維需求，這是傳統(tǒng)模式不能相比的。

1.4檔案數(shù)字化建設(shè)是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

如果能將檔案的數(shù)字化工作做的出色，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)。開(kāi)發(fā)檔案信息資源的目的是為國(guó)家更好的服務(wù)，達(dá)到社會(huì)資源共享的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)之所以說(shuō)是開(kāi)發(fā)和利用信息資源的基礎(chǔ)，是因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)可以克服地域的限制，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模檔案信息資源的服務(wù)和使用，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確、時(shí)效性。因此，應(yīng)該加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，使檔案信息資源得到最大限度的開(kāi)發(fā)和利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

2.提高檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

2.1建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨

檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤(pán)備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤(pán)陳列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤(pán)和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過(guò)觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。

2.2提供科學(xué)技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測(cè)技術(shù)和長(zhǎng)期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進(jìn)步與不斷更新才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

2.3實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題，要保障電子檔案的真實(shí)性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對(duì)管理體系的加強(qiáng)、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來(lái)完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強(qiáng)文檔管理，健全系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，必須依據(jù)國(guó)家確定的國(guó)家信息化相關(guān)規(guī)定來(lái)制定，同時(shí)還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個(gè)數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門(mén)之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個(gè)城市、國(guó)家和國(guó)際之間的互通互聯(lián)。

2.4完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

由于之前的檔案館存儲(chǔ)的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對(duì)提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過(guò)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.5加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)已成為信息資源開(kāi)發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位?；A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲(chǔ)、管理到利用的數(shù)字化管理全過(guò)程的需要，努力實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動(dòng)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)融合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的組織與加工。同時(shí)，還要配置先進(jìn)、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高了開(kāi)發(fā)效率。

2.6建立檔案安全保障體系

隨著科技的發(fā)展，社會(huì)上網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段也愈加高端，如今網(wǎng)絡(luò)違法犯罪等問(wèn)題日漸突出，譬如，計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊密和虛假有害信息等問(wèn)題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問(wèn)級(jí)別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護(hù)技術(shù)等全面堵截，防止網(wǎng)絡(luò)文件被非法破壞。在加強(qiáng)軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的同時(shí)，也不能忽略自然因素對(duì)管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預(yù)防應(yīng)對(duì)地震、火災(zāi)、冰雪和洪澇等突發(fā)自然災(zāi)害對(duì)重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數(shù)字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會(huì)大大降低損失率。數(shù)字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點(diǎn)時(shí)要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)降到最低，確保數(shù)字檔案的安全管理。

篇(7)

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門(mén)分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開(kāi)放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門(mén)可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門(mén)將檔案打印出來(lái)。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專(zhuān)門(mén)跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類(lèi)別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開(kāi)展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的維修人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。

（三）對(duì)資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性