序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇企業(yè)合同檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

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[摘 要]在企業(yè)生產(chǎn)活動中，合同是企業(yè)維護自身合法權(quán)益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風電企業(yè)日常管理的重要任務。隨著風電企業(yè)業(yè)務、規(guī)模的不斷擴展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的實際工作經(jīng)驗，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。

[關(guān)鍵詞]合同檔案；風電企業(yè)；管理分類

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

1 企業(yè)合同檔案的基本特征

對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟活動和維護企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。

1.2 憑證性

近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經(jīng)濟糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權(quán)利進行了明確說明，在解決經(jīng)濟糾紛、維護自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內(nèi)容、當事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關(guān)的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。

篇(2)

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中的問題

（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視

目前很多企業(yè)的領(lǐng)導重視業(yè)績高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時認真的產(chǎn)生防范意識，導致部門和個人都沒有明確的崗位責任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導致不必要的經(jīng)濟損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對自己的工作性質(zhì)存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經(jīng)常會出現(xiàn)由于不及時歸檔合同資料導致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發(fā)的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行方式、違約責任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復雜環(huán)節(jié)。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規(guī)范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范

大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責，缺乏責任心，在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應的合同管理專業(yè)制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業(yè)檔案管理工作改進意見

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計、設(shè)備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計、采購、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責任人和責任部門

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項目負責人和企業(yè)內(nèi)負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負責本項目的各承辦或職能部門，應負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質(zhì)量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質(zhì)量負責。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現(xiàn)問題的部門及個人予以適當?shù)膽土P，對于業(yè)績優(yōu)秀的人員應予以嘉獎，以此來調(diào)動員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓

企業(yè)管理人員應該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業(yè)務綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領(lǐng)導能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。

合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業(yè)務水平，把握原則，懂得斡旋，當不同的合作單位之間，企業(yè)各部門之間，特別是領(lǐng)導與項目負責人之間存在意見分歧時，要勤跑腿，多動嘴，按照主要領(lǐng)導的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動服務為主動服務，將滿足用戶的需求擺在首位。

篇(3)

一、農(nóng)場土地承包合同檔案管理中存在的幾個問題

農(nóng)場建設(shè)開發(fā)后屬國有制企業(yè)，農(nóng)場土地承包合同是國革形成的，其檔案管理起步較晚，并缺乏應有的重視，沒有及時將合同檔案作為檔案一個重要組成部分，在檔案管理中處于邊緣化。農(nóng)場土地承包初期，一是對土地承包合同保管、收集責任不明確，承包合同簽定后，沒有專職人員保管，檔案部門也沒將其化入收集范圍，使合同保管風險加大；二是對合同檔案內(nèi)容的準確性、完整性以及結(jié)果的公證性、權(quán)威性認識不足，合同簽定后沒有做到逐份核查，造成合同不完整、不齊全以及部分缺失等現(xiàn)象。三是對于收集時間不限，范圍不明，沒有在收集時間和內(nèi)容上加以明確，使其的完整度、準確度下降。

二、如何做好土地承包合同檔案管理工作

1、做好土地承包合同檔案的收集工作

（1）土地承包合同檔案的收集工作要強化責任，注重時效。

全力抓好土地承包合同檔案收集中的監(jiān)控工作，做到責任規(guī)范化，就是讓土地承包合同檔案有明確的領(lǐng)導負責，有專職的業(yè)務人員管理，做到各層有人管，人人有專責，形成一個完整的合同檔案管理體系，從而保證土地承包合同檔案能按時、及時、隨時收集。

收集是檔案管理的主要工作環(huán)節(jié)，不按時收集會影響整理、保管、利用各個環(huán)節(jié)的正常運行，土地承包合同檔案也不例外；土地承包合同據(jù)有法律效力，農(nóng)場土地承包合同簽訂后，做到及時收集，避免合同在基層長期存放后，其完整性和準確性受到影響；農(nóng)場土地承包合同的簽訂是批量性的，簽訂時間基本也是一致的，這給合同的按時和及時收集提供了便利，但也有個別種植戶因土地面積、土地等級或其它原因不能與單位達成協(xié)議，導致個別承包合同簽訂滯后，從而影響了合同批量歸檔的完整。這時要特別關(guān)注這些合同的形成，檔案部門不能因其個例不管不問，應該主動了解情況，做到隨時簽訂，隨時收集，確保合同歸檔率。

（2）土地承包合同檔案收集要注重質(zhì)量、明確范圍。

土地承包合同是維護雙方利益的重要依據(jù)，其據(jù)有法律效力。因而在收集過程中一是要統(tǒng)一標準，統(tǒng)一要求，認真檢查，嚴格把好收集質(zhì)量關(guān)，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時處理，符合標準后方能入庫。二是要明確收集范圍。范圍要從三方面明確。即明確土地面積、明確承包戶數(shù)、明確合同內(nèi)容。凡是農(nóng)場發(fā)包的土地，不論水田、旱田還是林地、飼料地、號外地等，只要有承包合同，都在收集范圍內(nèi)，農(nóng)場土地承包合同面積應與農(nóng)場發(fā)包的土地面積相符；承包農(nóng)場土地的人員，不論什么身份，農(nóng)場職工、非農(nóng)場職工、有戶籍人員、無戶籍人員都要簽定土地承包合同，合同檔案以份為單位，做到單位收集合同檔案份數(shù)與承包戶數(shù)相符；每份承包合同收集內(nèi)容要齊全，合同主體、合同變更、流轉(zhuǎn)、合同符加協(xié)議、承包人信息、承包土地信息等情況也應一并收集。以確保合同收集的完整性與準確性。

2、做好農(nóng)場土地承包合同檔案的整理工作。

土地承包合同檔案要系統(tǒng)分類規(guī)范整理。農(nóng)場大規(guī)模的土地承包是從1996開始的，大量的土地承包合同也是1996年開始形成的，根據(jù)《中國檔案分類法》、《黑龍江省農(nóng)墾檔案分類法》的分類原則，土地承包合同檔案劃分在第十二類——農(nóng)業(yè)類（土地管理MA）。農(nóng)場土地承包合同期限偏短，一般是一至三年，合同期限劃為長期。2000年12月6日，國家檔案局中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》，取消案卷。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，農(nóng)場土地承包合同檔案采取年度-機構(gòu)（各作業(yè)點）-保管期限（30年）分類；以件為單位（每戶為一件）裝訂，排列方法強調(diào)同一作業(yè)點按合同號順序排列，作物品種作參考，遵循同一年度、同一作業(yè)點、同一流水號，題名必須填寫合同承包人姓名、合同種類，以便于微機檢索。

3、明確目的，做好農(nóng)場土地承包合同檔案的利用工作。

檔案管理工作的宗旨是為經(jīng)濟建設(shè)服務，為社會發(fā)展服務。檔案利用率直接關(guān)系到服務的質(zhì)量，隨著檔案工作發(fā)展和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，檔案面對新的需求趨勢，檔案利用越來越多土地承包合同檔案更是如此，它不只是為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的要求，更關(guān)系到社會和諧和穩(wěn)定的需求。近年來，為使各方面利益關(guān)系得到有效的協(xié)調(diào)，土地承包制度不斷完善，由統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，農(nóng)場承包大戶數(shù)量不斷減少，土地承包合同戶數(shù)不斷增多，合同檔案數(shù)量也逐年增加，為解決農(nóng)戶種地資金問題，銀行根據(jù)土地承包合同聯(lián)保提供貸款，致使合同利用率呈不斷上升趨勢。為適應社會的需要，更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務，自2008年起，我場加快檔案數(shù)字化建設(shè)，安裝了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)軟件，建立八五O農(nóng)場檔案綜合數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫文書類中增設(shè)土地合同檔案庫，根據(jù)合同特點，創(chuàng)建土地合同檔案庫模板?！白侄巍变浫胄畔楹贤幪?、承包地號、作業(yè)點名稱、承包人姓名、合同簽訂日期，合同頁數(shù)等，形成了一個簡明方便的合同信息檢索庫，初步實現(xiàn)合同檔案信息數(shù)據(jù)化。為高效、精準利用合同檔案打下良好的基礎(chǔ)。

篇(4)

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；合同管理；制度

1、合同的作用

在工程項目中，合同管理貫穿于工程的整個建設(shè)周期。在這個動態(tài)的管理過程中，只有在建設(shè)各方的共同合作下，才能確保進度管理目標得以實現(xiàn)。特別是大型的建設(shè)項目其建設(shè)規(guī)模大、投資多、周期長，參與建設(shè)單位間的關(guān)系復雜，這勢必導致在建設(shè)過程積累大量的、各式各樣的工程合同。工程合同的價值量和質(zhì)量對企業(yè)尤其重要，直接影響企業(yè)建設(shè)工程施工全過程。作為衡量工程目標的主要依據(jù)，只有在確定工程的建設(shè)實施和合同管理同步進行的情況下，工程的竣工驗收才能有效進行，由此可見，工程的合同管理直接關(guān)系著項目能否順利開展竣工驗收工作，做好工程建設(shè)合同管理工作也就顯得十分重要了。它的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1合同是安排項目施工的指導性文件

每一個建筑單位都應該建立的合同管理制度。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。工程的材料、設(shè)備應按合同約定的規(guī)格、數(shù)量、價格進行采購，工程的進度、質(zhì)量等目標也需要根據(jù)合同要求組織施工，除此之外，項目部門還要根據(jù)工程合同中所規(guī)定的內(nèi)容，進行工程施工組織、計劃、竣工結(jié)算的編制和報送。

1.2合同是進行索賠的依據(jù)

合同索賠主要包括以下內(nèi)容：一是由于業(yè)主違約引起，主要指業(yè)主未按《示范文本》規(guī)定完成應該完成的工作，以及未能按時撥付預付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現(xiàn)場簽證等；三是由施工條件和環(huán)境變化引起，如一周內(nèi)連續(xù)停水，停電超過8h，連續(xù)大雨不能進行室外作業(yè)等。

1.3合同是控制工程成本和進行竣工結(jié)算的依據(jù)

合同簽訂后，該工程的預算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據(jù)預算成本按照市場法則確定責任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費，及其它直接費和間接費等。項目經(jīng)理組織施工時，首先可將以上費用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應合理用工、用料、控制人工費用、管理費用等，為節(jié)約工程開支、辦理工程結(jié)算打下基礎(chǔ)。

2、加強工程合同管理的措施

伴隨著工程設(shè)計、實施、竣工驗收、運行等階段工作的開展，各參建單位之間的關(guān)系越來越復雜，最終在管理層上會形成一些具有保存價值的記錄文件，它們的表現(xiàn)形式可以是多樣的，并同時是工程建設(shè)與管理工作中的重要內(nèi)容。當前情勢下，很多工程合同管理工作卻表現(xiàn)出一定的落后性和低效性，很難滿足時代所賦予的新要求。為加強合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業(yè)的合法權(quán)益和提高企業(yè)經(jīng)濟效益，個人建議做好以下幾方面的工作：

2.1增強管理人員的檔案意識

做好工程合同的管理工作，意識是關(guān)鍵。首先要爭取項目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質(zhì)與要求，對合同管理工作起著至關(guān)鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎(chǔ)和基礎(chǔ)前提。

2.2建立完善的管理制度

企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設(shè)就應該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設(shè)置相關(guān)的機構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應建立一套可靠的管理方針和實施細則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責，保證日常工作的規(guī)范，充分發(fā)揮工程合同在工程各個方面的作用。

2.3加強合同信息化建設(shè)

伴隨現(xiàn)代化科學技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。工程建設(shè)應該運用這點，充分利用先進的科學技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，加快合同信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。

2.4加強專業(yè)知識的培訓

要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內(nèi)容、特點、規(guī)律和方法，又要學習了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強對工作崗位的責任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現(xiàn)行合同管理專業(yè)知識的培訓工作，使工程從由始至終都規(guī)范化、標準化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質(zhì)量。

2.5嚴格控制竣工驗收關(guān)

一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現(xiàn)合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關(guān)，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應有的作用發(fā)揮出來。

3、結(jié)語

合同是企業(yè)安排施工、進行索賠、控制工程成本和進行竣工結(jié)算的依據(jù)，也為轉(zhuǎn)移風險提供可能。所以企業(yè)不僅要重視合同的簽訂過程，還應重視合同管理，加強相關(guān)法律法規(guī)的培訓與學習，提高制度建設(shè)水平，建立科學的合同管理體系?？梢?，加強合同管理更對合理確定和有效控制工程造價、提高投資效益有著重要意義。

參考文獻

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篇(5)

民營企業(yè)檔案是指民營企業(yè)在籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等社會活動中直接形成的對自身以及國家、社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。相對于國有企業(yè)，民營企業(yè)的檔案工作除具有非公共性和封閉性外還有著以下幾種鮮明的時代特點：21秘書世紀網(wǎng)

1、自主性。眾所周知，在計劃經(jīng)濟時代國有企業(yè)只能在政府意志下嚴格按照國家計劃從事各項活動，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)極為有限，這也決定了企業(yè)檔案工作自主發(fā)展權(quán)有限。在社會主義市場經(jīng)濟初步確立的今天，國有企業(yè)普遍建立了法人治理結(jié)構(gòu)，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)有了極大的提高，但由于所有權(quán)國有，企業(yè)仍不可避免地留下一些計劃經(jīng)濟的烙印，企業(yè)管理中處于從屬地位的檔案工作也是如此。與國有企業(yè)不同，在市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生發(fā)展起來的民營企業(yè)，對自身的資產(chǎn)具有完全的所有權(quán)和支配權(quán)，它與政府不存在被領(lǐng)導與領(lǐng)導的關(guān)系，它完完全全以市場為導向，走自我約束、自我抉擇、自負盈虧和自我發(fā)展的道路。自然，作為企業(yè)儲備技術(shù)、儲備文化、內(nèi)含大量商業(yè)密秘和知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)檔案，民營企業(yè)對它的自也是不言而喻的。首先，企業(yè)對自身的檔案具有獨立支配權(quán)，企業(yè)檔案非依法律不受他人使用和干涉。這意味著企業(yè)對檔案享有獨立占有和獨立收益的權(quán)力，這兩項權(quán)力正是企業(yè)檔案工作自主發(fā)展的最基本條件。其次，民營企業(yè)在檔案工作上依法享有根據(jù)自身情況和市場變化選擇適合自身發(fā)展的檔案管理組織形式和工作方式的權(quán)力。

2、效益性。企業(yè)是以賺取利潤為目的的經(jīng)濟組織，民營企業(yè)尤甚。相較于國有企業(yè)，民營企業(yè)在機構(gòu)設(shè)置和人員配置上更加注重效益性。市場經(jīng)濟本質(zhì)上是一種競爭經(jīng)濟，從整個經(jīng)濟環(huán)境看，市場競爭對企業(yè)提出了更高的管理機制要求。精簡機構(gòu)，精簡管理人員，降低管理成本，集中資源、強化發(fā)展核心事業(yè)是民營企業(yè)面臨市場競爭的必然選擇。因此，民營企業(yè)在內(nèi)部事務上總是追求以最少的代價獲取最好的效益。具體到檔案的管理上，當企業(yè)規(guī)模很小，形成的檔案材料有限時，企業(yè)往往只指定專人或兼職人員負責保管檔案；當企業(yè)規(guī)模很大，或發(fā)展時間較長，企業(yè)在管理、經(jīng)營、生產(chǎn)和科研活動中形成的文件材料很多，且門類復雜，整理、保管和提供利用的工作量很大時，企業(yè)才會成立專門的機構(gòu)來負責這項工作。

3、多元性。一是民營企業(yè)檔案管理的主體呈多元化。不僅對科技檔案，其它如經(jīng)營銷售檔案、合同檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、民主管理檔案、企業(yè)資產(chǎn)檔案以及企業(yè)文化檔案也越來越受到關(guān)注。二是檔案載體呈現(xiàn)多樣性，不僅有紙質(zhì)檔案，還有照片、軟盤、光盤、錄音、錄像檔案，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為載體的檔案也呼之欲出。三是管理模式上的多樣性。正如國家檔案局長毛福民指出的哪樣：“企業(yè)檔案實行統(tǒng)一管理是企業(yè)內(nèi)的檔案工作要統(tǒng)一領(lǐng)導，統(tǒng)一制度，檔案部門和檔案人員要統(tǒng)一管理企業(yè)的全部檔案”。民營企業(yè)與民營企業(yè)之間、民營企業(yè)與國有企業(yè)之間是有很大差別的，檔案管理模式也是千差萬別，哪種整個行業(yè)或整個地區(qū)的統(tǒng)一領(lǐng)導和統(tǒng)一模式在民營企業(yè)中不可能存在。

4、隨意性。這是與民營企業(yè)檔案工作的自主性相伴生的一種特性。民營企業(yè)在對其自身檔案具有獨立支配權(quán)的同時，由于其管理者素質(zhì)的差異和對檔案工作重視程度的差別，在檔案工作上往往存在很大的隨意性。這導致不少問題，例如檔案管理人員不專業(yè)、經(jīng)常變動，缺乏嚴格的檔案管理制度，檔案法制觀念薄弱，硬件設(shè)施不配套等，最終導致民營企業(yè)整體檔案管理水平低下。

二、如何加強對民營企業(yè)檔案工作的監(jiān)管

針對民營企業(yè)檔案工作的這些特點，檔案行政管理部門應如何加強監(jiān)管呢？筆者認為，應提高一種意識，抓住兩個重點，搞好三項服務，探索社會化協(xié)作之路。

（一）提高法制意識。依法監(jiān)管是加強民營企業(yè)檔案工作的有效手段，應從三個方面入手：一是大力開展《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳工作，增強民營企業(yè)管理者的法制意識，使他們認識到建立和管好檔案的重要意義，認識檔案的潛在效益和長遠價值，從而自覺做好檔案工作，自覺接受監(jiān)管。二是針對性的制定民營企業(yè)檔案管理實施細則，以便在工作中有所遵循。三是要對民營企業(yè)檔案工作實施登記管理，定期進行執(zhí)法檢查，對其建檔、保管條件、檔案工作人員資質(zhì)認證、檔案出賣與轉(zhuǎn)讓、檔案銷毀等進行全程監(jiān)督和檢查，依法對違反《檔案法》的情況進行查處。

（二）抓住兩個重點。民營企業(yè)規(guī)模不一，變動頻繁，無主管部門，檔案管理相對滯后，給監(jiān)管工作帶來諸多不便，必須堅持抓重點監(jiān)管。一是抓住有一定規(guī)模的民營企業(yè)作為監(jiān)管重點。規(guī)模企業(yè)毫無疑問對經(jīng)濟和社會發(fā)展具有更大的影響力，其檔案對于國家、社會的價值普遍更大。二是要把重要檔案作為監(jiān)管重點，維護企業(yè)利益。民營企業(yè)要在激烈的市場競爭中要保持競爭力，必須維護自身商業(yè)密秘和商業(yè)利益。尤其是在加入wto后，隨著市場的開放和關(guān)稅壁壘的拆除，企業(yè)將面臨空前激烈的市場角逐和前所未有的競爭壓力，這又集中在產(chǎn)品競爭上，因此加快新產(chǎn)品研發(fā)具有十分重要的意義，科技檔案將是不可缺少的文獻。同時，競爭中還經(jīng)常涉及到知識產(chǎn)權(quán)、商標、信譽等無形資產(chǎn)的保護問題，在報章雜志上經(jīng)?？梢钥吹剑S多企業(yè)忽視商標、專利保護，商標被人搶注，專利被人侵害，造成重大損失。因此，管理好企業(yè)的商標檔案、專利權(quán)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案以及關(guān)乎企業(yè)商業(yè)機密的檔案，在必要時候能夠發(fā)揮憑證價值，維護好企業(yè)的利益。此外，企業(yè)在經(jīng)營活動中，往往又不可避免地會涉及到商業(yè)糾紛，合同檔案和財務檔案也就必不可少。

篇(6)

企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，是企業(yè)內(nèi)生的最真實、最可靠、最權(quán)威的原生信息，是構(gòu)成企業(yè)核心競爭力的重要因素。在市場競爭白熱化的環(huán)境下，多數(shù)企業(yè)利潤出現(xiàn)滑坡甚至虧損，檔案工作陷入困境，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼，主要表現(xiàn)在：

1.企業(yè)檔案工作邊緣化

企業(yè)降低管理成本，削減管理層次，精簡管理機構(gòu)，裁減管理人員，以提高市場應變能力。在企業(yè)扁平化過程中，檔案機構(gòu)和檔案人員往往成為清理的重點對象。許多企業(yè)在薪酬方面，檔案人員的工資水平低于其他部門工作人員，甚至一些具有高中級技術(shù)職稱的檔案人員不再享受原有的職稱待遇。如某大型國企，建設(shè)初期，檔案機構(gòu)是處級單位，檔案工作遇到難處，主管經(jīng)理通過檔案處領(lǐng)導的信息反饋，能及時掌握實情，在人、財、物方面對檔案部門給予了極大的支持，而且工資待遇與其他處室也完全相同，因此，當時的檔案工作開展得相當順利。如今，檔案機構(gòu)幾經(jīng)精減，最終變?yōu)榭萍壊块T，今天合并到技術(shù)中心，明天又掛靠到公司辦公室，檔案工作不再是所屬部門工作的重點，集團高管也不掌握檔案機構(gòu)工作的實際情況，使其工作不能提到企業(yè)工作的議事日程上。同時，隨著企業(yè)的做大做強，其主業(yè)由當時的一條生產(chǎn)線變?yōu)槠邨l生產(chǎn)線，下屬公司也逐步增多，檔案的館藏量由原來的兩萬多卷，增加到九萬多卷，過去基本上保存紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)在還要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，人員少了，工作量卻增加了，而工資待遇卻沒有增加。造成的直接后果就是檔案人員工作無積極性，企業(yè)檔案管理水平的下降。

2.企業(yè)檔案管理模式的老化

檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)從根本上動搖了傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案的歸檔模式、標準至今未得到很好的解決。許多企業(yè)檔案機構(gòu)，面對大量電子文件的涌現(xiàn)，仍然固守傳統(tǒng)的針對檔案實體的管理模式，使得企業(yè)的電子文件自生自滅，造成了檔案資源的嚴重流失。由于部分企業(yè)領(lǐng)導對檔案工作不重視，看不到檔案信息資源給其帶來直接的經(jīng)濟效益，所以不注重企業(yè)信息化建設(shè)，使得企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)，ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及財務、銷售、供應等管理系統(tǒng)與企業(yè)檔案電子管理系統(tǒng)相脫節(jié)，造成了企業(yè)大量電子檔案信息資源的流失。

檔案信息化建設(shè)的目的在于如何利用信息技術(shù)更好地為企業(yè)提供檔案信息服務。不少企業(yè)檔案機構(gòu)為迎合上級檔案部門檢查或與同行業(yè)進行競爭，盲目地進行檔案信息化建設(shè)，只重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，忽視檔案信息資源的開發(fā)與利用，使得檔案信息管理模式實效性不高。筆者認為企業(yè)應將重要職能管理機構(gòu)的軟件管理系統(tǒng)與檔案電子信息管理系統(tǒng)相連接，使檔案機構(gòu)成為從企業(yè)各個職能部門所形成的電子檔案信息源頭，采集大量檔案信息資源，從根本上確保企業(yè)檔案信息資源收集工作的完整、準確與系統(tǒng)。

3.企業(yè)檔案工作面臨困境的根本原因

企業(yè)檔案工作陷入困境的根本原因是，企業(yè)為提升市場競爭力，將絕大部分資源與精力集中在生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、市場營銷、財務、人力資源管理等能直接創(chuàng)造價值的業(yè)務環(huán)節(jié)上。傳統(tǒng)的企業(yè)管理機構(gòu)注重保存企業(yè)歷史，忽視了創(chuàng)造現(xiàn)實價值，而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，增加企業(yè)管理成本，自然就成為被精簡的對象，因而被企業(yè)管理層冷落。

總的來說，企業(yè)檔案工作要努力適應以資產(chǎn)為紐帶的管理模式，企業(yè)主業(yè)是什么，檔案管理的重點就是什么，它是為提高企業(yè)核心競爭力服務的。企業(yè)檔案工作如何適應市場經(jīng)濟，為企業(yè)在競爭中求得生存和發(fā)展，是擺在企業(yè)檔案人員面前的一個急需解決的問題。隨著國家工作重心轉(zhuǎn)向經(jīng)濟建設(shè)之后，企業(yè)由生產(chǎn)型轉(zhuǎn)為生產(chǎn)經(jīng)營型，企業(yè)對檔案需求的內(nèi)容和數(shù)量也相應發(fā)生了變化，這就需要我們檔案工作者解放思想、更新觀念，樹立市場意識，不斷探索，勇于創(chuàng)新。

二、信息技術(shù)的發(fā)展對企業(yè)檔案工作的沖擊

進入21世紀以來，我們正在步入信息社會，信息化是當今社會發(fā)展的方向和趨勢。檔案信息化是檔案部門運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是應用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將原有的紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件數(shù)字化，將新產(chǎn)生的檔案信息系統(tǒng)地組織成具備有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，使企業(yè)檔案管理部門為企業(yè)的發(fā)展提供可靠、全面、準確、及時的檔案信息，有計劃有步驟地實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)與前提，主要包括系統(tǒng)軟件、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。企業(yè)檔案部門要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的資金與實力，配置相應的軟硬件設(shè)施，保證系統(tǒng)軟硬件設(shè)施的質(zhì)量與性能，滿足檔案信息化業(yè)務的順利開展。

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息的數(shù)字化、檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息檢索的自動化、檔案信息管理的一體化及檔案信息資源共享五個方面。

總之，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)服務。

三、創(chuàng)新是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題

創(chuàng)新是一種精神，一種態(tài)度，一種深層次的文化，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。只有創(chuàng)新，才有發(fā)展，因為創(chuàng)新是對常規(guī)的突破和發(fā)展。創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動力。只有將檔案管理緊緊融入企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)和管理中，檔案的管理才能有生機與活力。企業(yè)檔案創(chuàng)新工作應在創(chuàng)新思維、創(chuàng)新管理、創(chuàng)新人才方面下工夫。

1.創(chuàng)新思維

牛頓說：“我只是整天想著去發(fā)現(xiàn)而已”。創(chuàng)新思維是可以培養(yǎng)的，只要擁有創(chuàng)新的意念，整天想著去發(fā)現(xiàn)，思路就會源源不斷地涌現(xiàn)出來。

創(chuàng)新需要打破思維定式。作為檔案部門，往往習慣了數(shù)十年所形成的老傳統(tǒng)、老套路，恪守老經(jīng)驗、老做法，日復一日，年復一年地從事重復性工作。但經(jīng)驗告訴我們那只是過去成功的過程，并不代表未來如何成功。隨著企業(yè)的迅速發(fā)展，檔案收集范圍及數(shù)量日趨增大，傳統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，已不適應企業(yè)現(xiàn)實發(fā)展的需要。我們打破了常規(guī)，將文書前四類檔案調(diào)整為三類，即黨群檔案、行政檔案、經(jīng)營管理檔案，將技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案合并為經(jīng)營管理檔案。因為，立卷部門檔案人員很難準確分清其業(yè)務部門產(chǎn)生的文書檔案，那個屬技術(shù)管理類、那個屬于經(jīng)營管理類，鑒于兩者都屬于企業(yè)在經(jīng)營管理中產(chǎn)生的業(yè)務檔案文件，所以統(tǒng)一歸屬經(jīng)營檔案類。黨、政、工、團自發(fā)文及上級來文的紅頭文件――為黨群檔案；行政辦公室自發(fā)及上級來文的紅頭文件――為行政檔案。在檔案的整理方面，我們重在收集檔案文件的內(nèi)容完整，不再注重文件的裝訂。如此，效果是檔案分類準確，查找方便快捷，為立卷歸檔人員減少了大量繁瑣的工作環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率。

2.創(chuàng)新管理

在社會主義市場經(jīng)濟體制和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的一切活動都是圍繞創(chuàng)造價值、實現(xiàn)利潤最大化這一根本目標而展開的。企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)部動力應源于為企業(yè)的價值創(chuàng)造活動服務，為企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化服務。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作“重藏輕用”，注重保管企業(yè)基本活動的歷史記錄，忽視積極主動地為企業(yè)的現(xiàn)實工作服務。如我企業(yè)建設(shè)初期，我們只注重對建設(shè)項目文件材料及紅頭文件檔案的收集與保管。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，各子公司及下屬單位的各類檔案逐漸形成，甚至造成積壓。我集團公司檔案機構(gòu)為加強對二級單位的管控力度，開展了深入基層調(diào)研與幫扶工作，使許多直接為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益的重要職能機構(gòu)的檔案被及時接收與歸檔。如機關(guān)職能處室的各種經(jīng)營管理檔案、集團各控股法人單位的會計檔案、產(chǎn)品質(zhì)量辦證書等產(chǎn)品檔案、技術(shù)研發(fā)、科技創(chuàng)新的科研檔案、大型設(shè)備采購的國內(nèi)外合同檔案、國內(nèi)外備品備件合同檔案、物料采購合同檔案、技術(shù)改造項目檔案等，由此豐富了企業(yè)檔案的館藏量，擴大了檔案服務范疇，為企業(yè)的技術(shù)改造、財務審計、股票上市、反傾銷、資產(chǎn)核算、質(zhì)量、安全、環(huán)境認證等提供了優(yōu)質(zhì)服務，體現(xiàn)了檔案工作為企業(yè)創(chuàng)造價值、獲得高額利潤、服務大局的宗旨。

3.創(chuàng)新人才

人，是社會進步的主體，是檔案工作的第一資源，是開拓檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根本所在。

檔案人員素質(zhì)直接影響檔案工作和檔案信息資源的開發(fā)與利用。

長期以來，檔案人員由于不受企業(yè)的關(guān)注，往往處于安于現(xiàn)狀、不思進取、知識老化、狹窄的現(xiàn)象比較多見，嚴重阻礙了企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。

比如，企業(yè)集團專職檔案人員年齡偏高，男女職工比例嚴重失調(diào)，學習檔案專業(yè)學科的人員少。因此，檔案人員的整體專業(yè)素質(zhì)存在專業(yè)技能水平不高，計算機技術(shù)運用水平低下等問題。

篇(7)

一、檔案管理信息平臺深化應用的目標

米脂縣電力公司根據(jù)自身工作實際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應用體系結(jié)構(gòu)，應用SOA、J2EE等先進技術(shù)對軟件應用系統(tǒng)進行深度開發(fā)，建成符合陜西電力檔案業(yè)務工作要求的功能模塊和界面處理，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。

檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

二、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體（Records Continuum）模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業(yè)務系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責向前延伸；第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業(yè)務系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于基建、設(shè)備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進行。

第二步：引入知識管理理論。知識管理（Knowledge Management）是企業(yè)管理的新范式，也是指導檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統(tǒng)應突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應用基礎(chǔ)。

第三步：實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。