序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案數(shù)字化論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

（一）高校民生檔案數(shù)字化管理彰顯了服務(wù)師生、以人為本的管理理念。民生檔案是“關(guān)注人的生活品質(zhì)的檔案，在檔案資源的建設(shè)、管理和服務(wù)的過程中，要以提升學(xué)校師生員工的生活品質(zhì)作為民生檔案工作的價(jià)值導(dǎo)向。”由于以往的檔案管理工作桎梏，檔案管理人員工作態(tài)度不佳，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重物輕人、重領(lǐng)導(dǎo)輕員工、重機(jī)構(gòu)輕個(gè)人的現(xiàn)象，致使師生員工對檔案館及檔案管理工作人員意見很大。而民生檔案管理工作要堅(jiān)持以師生為本，切實(shí)把師生員工根本利益需求作為檔案工作的初始點(diǎn)。進(jìn)一步實(shí)施民生檔案數(shù)字化管理，可以改善檔案管理人員的工作環(huán)境，減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使之能夠更好地關(guān)注師生員工的切實(shí)需要，解決師生員工的各種民生檔案問題。

（二）高校民生檔案數(shù)字化管理解決了分散和集中、定式和靈活之間的矛盾。一是高校民生檔案數(shù)字化管理需要檔案館要和其他部門進(jìn)行系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效溝通和傳遞，只要和其中一個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，就可以查詢到與之相關(guān)的民生檔案信息。這就解決了當(dāng)前民生檔案分散管理和師生員工集中查詢和使用之間的現(xiàn)實(shí)矛盾。二是實(shí)施高校民生檔案數(shù)字化管理，不僅僅是簡單地將各種民生檔案目錄實(shí)現(xiàn)電子信息化管理，或是簡單地講紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化成電子文檔或圖片，而是要充分利用信息網(wǎng)絡(luò)媒介，搭建民生檔案管理、查詢、共享平臺(tái)，供師生員工不受時(shí)間、地點(diǎn)限制進(jìn)行自動(dòng)化信息查詢，實(shí)現(xiàn)權(quán)限申請、全文查詢下載功能，從而解決檔案定式管理和師生員工便捷利用之間的矛盾，最大限度的滿足師生員工的切實(shí)需要。

二、高校民生檔案數(shù)字化管理的原則

（一）循序漸進(jìn)原則。高校檔案館庫藏量大，各類民生檔案紛繁復(fù)雜，在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化時(shí)，不能一蹴而就，而需要對館藏檔案進(jìn)行全面分析，明確檔案資源信息的范圍，以方便服務(wù)廣大師生員工所需為目的，逐步地將保存價(jià)值較高、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。以教師的教學(xué)檔案為例，教師的教學(xué)檔案信息由所授課程名目數(shù)量、教學(xué)學(xué)期和年工作量、教學(xué)評價(jià)、發(fā)表的研究論文數(shù)量和級別、承擔(dān)的科研項(xiàng)目等等，這些信息是教師職稱評定、評獎(jiǎng)評優(yōu)、目標(biāo)考核時(shí)，評定機(jī)構(gòu)需要的重要信息來源。高校民生檔案數(shù)字化管理具有一定的階段性和持續(xù)性，因此檔案管理者循序漸進(jìn)，分清輕重緩急，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

（二）科學(xué)整合原則。民生檔案都是與師生員工的生活工作利益緊密相關(guān)，如果民生檔案丟失或者損壞，將給師生員工帶來巨大的損失，也會(huì)給檔案管理工作造成不必要的麻煩。因此在高校民生檔案數(shù)字化管理過程中，要根據(jù)不同主體的各類檔案信息的重要程度和使用頻率，進(jìn)行科學(xué)的整合，并結(jié)合檔案載體的實(shí)際狀況，選擇適合的管理方式和保存形式。通過對教師民生檔案進(jìn)行集中整合，可以分為教師的個(gè)人人事信息檔案、教學(xué)檔案。就教師個(gè)人人事信息檔案來講，就可以用紙質(zhì)文檔形式進(jìn)行保存，而對于教師的教學(xué)檔案檔案信息就可以采用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。

（三）保密監(jiān)控原則。在高校民生檔案數(shù)字化管理過程中，雖然系統(tǒng)靈活的管理方式給廣大師生員工查詢和使用帶來了很大的便捷，但是同樣也帶了很大的安全隱患問題。因此，在數(shù)字化管理進(jìn)程的始終都應(yīng)該做好保密監(jiān)控工作。在高校民生檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的初始階段，一般會(huì)采用委托外包加工，對大量的檔案庫存進(jìn)行集中處理，這時(shí)就需要檔案管理人員參與其中，進(jìn)行全程監(jiān)控，盡力保證檔案材料的完整性、安全性和保密性。在使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建構(gòu)、整理歸檔過程中，要做好網(wǎng)站的安全保護(hù)措施。通過殺毒軟件、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、信息加密技術(shù)、用戶身份權(quán)限認(rèn)證等，保障數(shù)字化檔案的安全管理和使用。

三、高校民生檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）做好高校民生檔案數(shù)字化管理的整體規(guī)劃。實(shí)現(xiàn)高校民生檔案數(shù)字化管理僅僅憑借幾臺(tái)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和簡單的登記掃描，很難達(dá)到數(shù)字化檔案管理和使用的雙重需求。“檔案數(shù)字化是一個(gè)體制化、系統(tǒng)化的過程，需要建立基本的規(guī)劃，有明確的階段性目標(biāo)和切實(shí)可行的方案。”首先，從學(xué)校層面來講，要高度重視民生檔案數(shù)字化管理的重要性，做好總體規(guī)劃和布局，保障民生檔案數(shù)字化管理的有效實(shí)施。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要將民生檔案數(shù)字化管理納入到數(shù)字化校園建設(shè)的整體布局之中，要充分發(fā)揮民生檔案數(shù)字化管理對學(xué)校發(fā)展和服務(wù)師生員工的重要作用，在宏觀布局、管理規(guī)劃、各部門之間的協(xié)調(diào)予以統(tǒng)籌與指導(dǎo)，在資源分配、資金支持、政策傾斜等方面予以保障。其次，提高檔案館領(lǐng)導(dǎo)和員工對民生檔案數(shù)字化的認(rèn)識，做好相關(guān)工作的布局與安排。高校民生檔案數(shù)字化管理不是一朝一夕的事情，因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)要做好實(shí)施規(guī)劃和工作計(jì)劃，不僅要保證技術(shù)、資金和設(shè)備的支持，還要根據(jù)檔案管理人員的專業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)等合理安排各項(xiàng)工作。

（二）加強(qiáng)建設(shè)高校民生檔案特色資源管理庫。高校民生檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)就是要提高檔案管理的效率和水平。因此，在進(jìn)行數(shù)字化管理過程中要根據(jù)高校民生檔案的特性，建立專門針對高校師生員工工作性質(zhì)和特需要求的民生檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫等。比如對教師教學(xué)科研基本信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，就可以滿足人事部門在教師職稱評定時(shí)，通過查詢教師教學(xué)科研檔案庫，就可以知曉申請教師的基本條件，是否達(dá)到晉升的要求，避免了教師奔跑于各個(gè)進(jìn)行登記、證明等繁瑣的程序。對于高校民生檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，應(yīng)該從兩個(gè)方面著手：一是要深入調(diào)研，切實(shí)了解校內(nèi)師生員工的切實(shí)需求，以滿足師生員工檔案使用需求，提高師生員工生活工作便利性為基礎(chǔ)，建設(shè)行之有效的各類數(shù)據(jù)庫；二是要根據(jù)實(shí)際，結(jié)合學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，有計(jì)劃有步驟地建立為各個(gè)部門工作所需的特色資源庫，如教學(xué)名師檔案庫，可將教學(xué)名師的教學(xué)錄像、教學(xué)圖片、教學(xué)大綱、教案等等信息納入到資源庫內(nèi)，為學(xué)校對外宣傳，申報(bào)更高一級的項(xiàng)目提供全面的檔案信息資源，從而為學(xué)校節(jié)省了人力和物力資源。

（三）提升高校民生檔案管理隊(duì)伍工作水平。高校民生檔案數(shù)字化管理需要不同載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，各類數(shù)據(jù)庫的籌建、檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用、多媒體系統(tǒng)的存儲(chǔ)與利用、檔案信息系統(tǒng)的綜合管理等，在這一系列的過程中，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求很高，不僅要具備專業(yè)的檔案學(xué)專業(yè)理論知識，還要熟悉和精通網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件的使用與開發(fā)。首先，要組織檔案管理人員熟悉和明確各自負(fù)責(zé)領(lǐng)域的工作環(huán)節(jié)、工作要求以及工作所需的各種素質(zhì)和能力，通過比照發(fā)現(xiàn)自身的缺點(diǎn)和不足。其次，檔案館領(lǐng)導(dǎo)要組織員工去民生檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，了解先進(jìn)的管理理念和科學(xué)有效地管理模式。在借鑒外在的成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，探索適合本單位的民生檔案數(shù)字化管理機(jī)制，提升檔案管理水平。最后，要通過多種渠道提升民生檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。檔案館領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合本單位員工的實(shí)際情況，按時(shí)按需選派員工外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，同時(shí)也要結(jié)合實(shí)際工作需要，引進(jìn)高素質(zhì)的工作人員，深入優(yōu)化民生檔案管理隊(duì)伍。

篇(2)

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，對這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。

3、社會(huì)強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時(shí)間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達(dá)標(biāo)升級的單位要求全部安裝，對已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

1、國際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會(huì)開幕式上的致詞》，《中國檔案報(bào)》2000年第547期

篇(3)

（一）資金投入少。

國家財(cái)政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計(jì)算機(jī)以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備缺少，無法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。

（二）數(shù)字化利用沒有形成氣候。

城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門是城建檔案利用的主要服務(wù)對象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問題，很多習(xí)慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實(shí)際的城建工作中對數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強(qiáng)數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當(dāng)務(wù)之急。

（三）數(shù)字化管理人才急缺。

城建檔案數(shù)字化管理是一個(gè)比較復(fù)雜的過程，這個(gè)過程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學(xué)科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計(jì)算機(jī)設(shè)備知識數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵。縱觀現(xiàn)實(shí)，一些地區(qū)的城建檔案管理者學(xué)歷不高、專業(yè)知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

二、城建檔案數(shù)字化管理方法

城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學(xué)的目標(biāo)和方法，必須從城建檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，并符合社會(huì)對城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個(gè)方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。

（一）打造規(guī)范的管理體系。

在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過程中，一開始就應(yīng)該重視信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，以三個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認(rèn)真地落實(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)，將具體的管理責(zé)任明確到每個(gè)管理崗位、每個(gè)責(zé)任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過管理?xiàng)l例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細(xì)則、經(jīng)費(fèi)保障法規(guī)等促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

城建數(shù)字檔案館必須通過空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造，打造空間數(shù)據(jù)庫、形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，以便于為城市的發(fā)展和建設(shè)提供有力的支持。硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)軟件是三個(gè)重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。硬件基礎(chǔ)設(shè)施涵蓋了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、檔案數(shù)字化處理設(shè)備；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是指檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，和政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，將內(nèi)部和外部網(wǎng)站辦公聯(lián)系起來，加強(qiáng)城建檔案館和相關(guān)單位及主管部門的辦公聯(lián)系，運(yùn)用數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發(fā)利用等技術(shù)，全面實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則是按照城建工作實(shí)際，開發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件平臺(tái)，以促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理服務(wù)工作順利開展，并通過和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過程實(shí)現(xiàn)全程應(yīng)用。城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的前提是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包括了館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施，這些是城建檔案數(shù)字化管理的后推力，我們必須要高度重視。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

篇(4)

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，對這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。

3、社會(huì)強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時(shí)間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達(dá)標(biāo)升級的單位要求全部安裝，對已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

1、國際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會(huì)開幕式上的致詞》，《中國檔案報(bào)》2000年第547期

篇(5)

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；數(shù)字化管理；策略

農(nóng)業(yè)作為我國國民產(chǎn)業(yè)中的基礎(chǔ)性工程，在推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提高人民生活水平等方面具有重要的促進(jìn)作用。農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化，顧名思義，是以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)，對農(nóng)業(yè)科研檔案的各項(xiàng)資源進(jìn)行優(yōu)化配置，借助網(wǎng)絡(luò)化的形式實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的科學(xué)聯(lián)系，進(jìn)而形成良性運(yùn)作的農(nóng)業(yè)科研檔案信息庫，以供相關(guān)農(nóng)業(yè)科研人員進(jìn)行資料查詢和信息檢索。而農(nóng)業(yè)科研則是推動(dòng)農(nóng)業(yè)事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的助推劑，注重對農(nóng)業(yè)科研檔案的科學(xué)管理對農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展有重要的引導(dǎo)與推動(dòng)作用，更為良好地保存農(nóng)業(yè)科研成果，為我國社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。

1加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的價(jià)值

1.1提升管理效率

農(nóng)業(yè)科研檔案工作以農(nóng)業(yè)服務(wù)為宗旨，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，把不同載體的農(nóng)業(yè)科研檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相鏈接，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的信息庫，有利于提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的水平和效率，極大程度上節(jié)約了農(nóng)業(yè)科研檔案的人力投入和成本投入，實(shí)現(xiàn)資源共享與傳承，切實(shí)有效地滿足科研人員的檔案查詢、借鑒與存檔，對農(nóng)業(yè)科研檔案管理的各項(xiàng)資源進(jìn)行高效配置，優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案管理結(jié)構(gòu)，以便更好地為相關(guān)科研人員所服務(wù)。

1.2保持檔案完整性

加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，有利于保持檔案完整性，防治檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是在農(nóng)業(yè)科研研究工作基礎(chǔ)上逐步完善的，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理以紙質(zhì)管理為主要方式，但是因我國農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作起步較早，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作極易發(fā)生變質(zhì)，特別是在每一次查閱過程中均會(huì)發(fā)生不同程度的損耗，這對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展極為不利。對此，以數(shù)字化為主要途徑開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，能夠在一定程度上減少對科研檔案的損壞，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)資源到數(shù)字化資源的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，為農(nóng)業(yè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立奠定基礎(chǔ)。

2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的策略

2.1建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度

要建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的順利開展和科學(xué)進(jìn)行提供良好的外部框架，從而更好地制定與之相對應(yīng)的數(shù)字化管理方案，不斷提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的實(shí)效性。農(nóng)業(yè)科研單位要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，制定行之有效的檔案數(shù)字化管理制度，保證各項(xiàng)管理制度符合我國相關(guān)的法律法規(guī)，引導(dǎo)其朝著規(guī)范化、科學(xué)化和制度化的方向發(fā)展。相關(guān)管理人員還要不斷強(qiáng)化自身的管理意識，樹立正確的管理理念，保證各項(xiàng)制度內(nèi)容的貫徹與落實(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作的保密程度。

2.2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定重要的硬件基礎(chǔ)，確定技術(shù)路線、技術(shù)結(jié)構(gòu)及基礎(chǔ)平臺(tái)功能，并做好相關(guān)的安全保障措施。不斷增強(qiáng)農(nóng)科科研檔案管理工作的現(xiàn)代化含量和技術(shù)化含量，從根本上提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的水平和質(zhì)量。相關(guān)工作人員要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，以計(jì)算機(jī)錄入的方式對農(nóng)業(yè)科研檔案的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)配置，相關(guān)人員要對農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行更換，結(jié)合當(dāng)前時(shí)展的現(xiàn)實(shí)情況充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)設(shè)備在檔案管理中的重要作用。要建立農(nóng)業(yè)科研檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，連接農(nóng)業(yè)科研單位的內(nèi)部系統(tǒng)，將檔案的形成、整理、傳輸和歸檔等內(nèi)容放置于同一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)之中，實(shí)現(xiàn)各模塊之間檔案資源的共享互惠。

2.3構(gòu)建一批高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理隊(duì)伍

篇(6)

借助于圖書管理系統(tǒng)，圖書征訂、新書登記以及圖書編目等功能都可以有效實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)規(guī)范圖書進(jìn)庫工作；預(yù)借、借書以及還書工作則屬于流通作業(yè)，這樣三種作業(yè)的工作量就可以得到根本減少。信息查詢模塊，則可以保證在各種條件下，都可以有效的查詢和統(tǒng)計(jì)館藏書；系統(tǒng)維護(hù)可以合理運(yùn)用本系統(tǒng)，并且快捷迅速的解決隨時(shí)出現(xiàn)的問題，條形碼掃描也是系統(tǒng)所支持的，在實(shí)際使用的過程中，掃描槍在掃描圖書ISBN圖書編碼時(shí)，從因特網(wǎng)上就可以將圖書相關(guān)信息給下載過來，如書名、簡介以及出版社等等，這樣就可以最大程度的降低錄入人員的工作量。

二、電子文件的歸檔與接收

電子檔案的主要來源就是紙質(zhì)檔案，借助于傳統(tǒng)的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術(shù)手段，促使庫存檔案的數(shù)字化得到實(shí)現(xiàn)，產(chǎn)生的電子文件符合相關(guān)要求。庫存檔案數(shù)字化之后，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子原件可以作為紙質(zhì)元件的副本使用，因?yàn)橐廊豢梢杂行У木庉嫼托薷男纬珊蟮碾娮游募?，同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上傳和復(fù)制文檔的過程中，人為因素發(fā)揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實(shí)有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態(tài)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強(qiáng)檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息方面，也需要對人為干預(yù)進(jìn)行減少，因此，就需要對系統(tǒng)自動(dòng)提取產(chǎn)生足夠的重視，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)了問題，可以向歸檔人發(fā)回。

三、電子檔案的存儲(chǔ)與備份

電子檔案因?yàn)檫^分依賴計(jì)算機(jī)，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時(shí)都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學(xué)存儲(chǔ)和備份電子檔案。要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲(chǔ)形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲(chǔ)電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等，在選擇的時(shí)候，需要充分兼顧用戶的實(shí)際需要。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復(fù)，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡(luò)備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時(shí)，第三方介質(zhì)也需要注意存儲(chǔ)，比如可以將專用電腦以及專用的存儲(chǔ)裝置給應(yīng)用進(jìn)來，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復(fù)。

四、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務(wù)于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，檔案使用者在對需要的資料進(jìn)行查找時(shí)，可以更加快捷和準(zhǔn)確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項(xiàng)根本性的革新，同時(shí)，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務(wù)于檔案利用者。同時(shí)，電子檔案的維護(hù)性管理也需要引起人們的重視。在管理維護(hù)方面，主要利用用戶權(quán)限來限制；維護(hù)下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進(jìn)行一些日常的維護(hù)；查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。

五、結(jié)語

篇(7)

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新發(fā)展

學(xué)校是一個(gè)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施相對較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數(shù)字化信息水平相對較高、人員流動(dòng)性比較大、對檔案信息的利用率比較大的特殊社會(huì)板塊。在學(xué)校開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用，有著優(yōu)良的社會(huì)基礎(chǔ)和重要的特殊意義。雖然在一些條件優(yōu)越的高校，檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了長足的進(jìn)展，但絕大部分學(xué)校檔案室仍然是一塊未開墾的處女地，與學(xué)校的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展水平極不相稱。如何充分利用學(xué)校得天獨(dú)厚的有利條件開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有啟迪和推進(jìn)作用。

一、學(xué)校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀

學(xué)校檔案門類較多，除文書、人事、基建、會(huì)計(jì)、聲像檔案外，還有教學(xué)、學(xué)籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，絕大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專兼職檔案員，檔案都進(jìn)行了規(guī)范整理。部分學(xué)校大部分為可對相關(guān)人員開放查閱的非機(jī)要保密檔案，服務(wù)對象廣泛，是建立兩個(gè)體系實(shí)行兩個(gè)轉(zhuǎn)化的重點(diǎn)領(lǐng)域。而且學(xué)校檔案利用率和實(shí)用性都比較高，特別是學(xué)籍檔案，在為畢業(yè)生就業(yè)就學(xué)報(bào)考、出國深造提供學(xué)歷證明等方面具有重要的依據(jù)和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學(xué)籍檔案在形成制作過程中，因填制和書寫不規(guī)范或打印不清楚，造成字跡模糊，無法為師生和社會(huì)提供利用。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化在省級以上條件較好的高校有所發(fā)展，一些學(xué)校還利用自身優(yōu)勢研發(fā)了自己的檔案管理系統(tǒng)，并在各部門建立了局域網(wǎng)，可以在網(wǎng)上進(jìn)行立卷歸檔，有的還進(jìn)行了數(shù)字化全文掃描。但地州市級以下包括高校在內(nèi)的絕大部分的學(xué)校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。

導(dǎo)致這些狀況的原因，一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為資金的投入應(yīng)該放到教學(xué)上，只有把教學(xué)質(zhì)量搞上去，把生源數(shù)量搞上去，學(xué)校才能做大做強(qiáng)。檔案的投入不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，沒有數(shù)字化照樣查檔案。對手工傳統(tǒng)的檔案管理也是現(xiàn)狀，很難有資金投入，至于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，在領(lǐng)導(dǎo)的思想意識中還沒有這個(gè)概念；二是一些學(xué)校經(jīng)濟(jì)效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學(xué)校檔案員缺乏計(jì)算機(jī)基本技能、更沒有數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化知識和經(jīng)驗(yàn)，因循守舊不積極主動(dòng)爭取和創(chuàng)新發(fā)展。

要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，除了針對以上來提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質(zhì)這些常規(guī)方法外，學(xué)校還可以從以下途徑，創(chuàng)造性地開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

二、與教學(xué)設(shè)備相配套，解決學(xué)校檔案數(shù)字化設(shè)備

學(xué)校開展計(jì)算機(jī)技術(shù)教學(xué)和科研，已經(jīng)是很普遍的現(xiàn)象。在條件較好的小學(xué)，都設(shè)置有計(jì)算機(jī)或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學(xué)校，大部分部門都配備了計(jì)算機(jī)，條件更好的則組織了校園網(wǎng)絡(luò)。但是，很多這樣的學(xué)校的檔案室卻沒有配備一臺(tái)電腦。而這些沒有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設(shè)備，進(jìn)行資源共享，從事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。數(shù)字化的設(shè)備，除了計(jì)算機(jī)，還需要有掃描儀，而一般學(xué)校因以計(jì)算機(jī)為教學(xué)重點(diǎn)很少購置。但用其作為數(shù)字化的重要工具對學(xué)生計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)也還是很有必要的，而且其價(jià)格也不高，如果建議學(xué)校購買應(yīng)該是沒有問題的。共享這些設(shè)備資源的辦法，首先是向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提出共享方案，與教學(xué)部門達(dá)成協(xié)作共識，在把檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫建立在教學(xué)用的主機(jī)或服務(wù)器上，檔案室可配備一臺(tái)低造價(jià)的終端。如果這還辦不到，則可與教學(xué)用電腦分時(shí)段使用，檔案室可在沒有教學(xué)任務(wù)的時(shí)候由檔案員上機(jī)使用。也可把檔案的數(shù)字化與教學(xué)內(nèi)容結(jié)合到一起，在進(jìn)行數(shù)字化教學(xué)的同時(shí)，也巧妙地利用了教學(xué)設(shè)備對檔案進(jìn)行數(shù)字化。

三、與教學(xué)對象相結(jié)合，發(fā)動(dòng)師生動(dòng)手建立檔案數(shù)據(jù)庫

在一般學(xué)校，檔案員并不是專職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學(xué)校檔案數(shù)字化的任務(wù)比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術(shù)，開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化有很大的困難。與此相反，擔(dān)任電腦教學(xué)任務(wù)的老師，都是具備較高計(jì)算機(jī)技能水平的人員，他不僅可以當(dāng)作檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的指導(dǎo)老師，在教學(xué)任務(wù)不太緊張的情況下，還可以親自動(dòng)手參與檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。更重要的是，他還可以指導(dǎo)學(xué)生，來在課堂或課外建立包括自己的檔案在內(nèi)的數(shù)字化檔案，形成一個(gè)數(shù)字化檔案制作的強(qiáng)大隊(duì)伍。以解決學(xué)校檔案數(shù)字化巨量工程的人員投入問題。在具體的數(shù)字化過程中，我們可以根據(jù)“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠(yuǎn)地進(jìn)行，從當(dāng)年的檔案開始，然后向上推進(jìn)；在內(nèi)容上首先對學(xué)校利用率最高的文書檔案、然后對利用率較高的教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案、最后對利用率一般的教師檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案進(jìn)行目錄的錄入和全文掃描，對全部室藏檔案實(shí)行數(shù)字化，建成完整、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

四、與校園網(wǎng)絡(luò)相鏈接，有效開展數(shù)字化檔案利用

在很多學(xué)校，已經(jīng)建立了從校園網(wǎng)絡(luò)到互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，學(xué)校的各種管理，也基本上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。師生們在網(wǎng)絡(luò)上建立論壇、博客、個(gè)人網(wǎng)頁、聊天交友，交流學(xué)習(xí)等各種信息，即便是在還沒有建立校園網(wǎng)絡(luò)的學(xué)校也是一樣，人們已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)建立起班級同學(xué)會(huì)，校友會(huì)，利用QQ等網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行無縫的信息交流，網(wǎng)絡(luò)生活已經(jīng)成為師生們特別是學(xué)生們的生活的一部分。這為數(shù)字化檔案信息的利用提供了得天獨(dú)厚的社會(huì)物質(zhì)和文化基礎(chǔ)。我們只須把數(shù)字化的檔案信息鏈接到學(xué)校網(wǎng)站、論壇等網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)頁面上，有條件的還可以制作出自己的網(wǎng)站或網(wǎng)頁，就可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。