序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理要求范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，電子檔案管理已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，成為檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)。但我國檔案管理機(jī)構(gòu)和組織在實(shí)施電子檔案管理過程中，經(jīng)常會(huì)遇到這樣那樣的問題。本文首先對(duì)電子檔案管理的基本要求展開分析，并總結(jié)了電子檔案管理存在的幾點(diǎn)問題，最后有針對(duì)性的提出電子檔案管理的完善策略，為電子檔案管理的進(jìn)一步完善提供資料參考。

關(guān)鍵詞：

電子檔案管理；基本要求；完善策略

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問題。這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案的調(diào)用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，如何在應(yīng)用電子檔案管理過程中，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域亟需解決的問題。

1電子檔案管理的基本要求

1.1原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

1.2真實(shí)性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

1.3完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。

1.4安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2電子檔案管理存在的問題

2.1原始性問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的原始性比較容易界定，紙質(zhì)檔案的原始性能夠通過內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們通過對(duì)字跡、印記和紙張材料的技術(shù)分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質(zhì)只是一組數(shù)據(jù)，基于二進(jìn)制生成的檔案數(shù)據(jù)在傳輸時(shí)不會(huì)發(fā)生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經(jīng)成為制約電子檔案管理水平發(fā)展的關(guān)鍵問題。

2.2真實(shí)性問題

在電子檔案的管理工作中，必須將紙質(zhì)檔案通過處理技術(shù)處理為完整的電子檔案。在檔案轉(zhuǎn)錄過程中，極易由于轉(zhuǎn)錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實(shí)性，將會(huì)給資料參考人員以錯(cuò)誤的判斷，從而影響檔案質(zhì)量。由于電子檔案儲(chǔ)存與數(shù)據(jù)庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質(zhì)，也容易導(dǎo)致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實(shí)性出現(xiàn)問題。

2.3完整性問題

電子文件主要存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫中，但當(dāng)遇到檔案需要調(diào)用時(shí)，則會(huì)從數(shù)據(jù)庫中通過拷貝流動(dòng)到其他媒介中。如果在拷貝和復(fù)制過程中程序出現(xiàn)問題，或者設(shè)備出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)為電子設(shè)備，因而這些設(shè)備比較容易受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。

2.4安全性問題

網(wǎng)絡(luò)安全一直是我國在互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展中的工作重點(diǎn)，但由于互聯(lián)網(wǎng)屬于公共信息分享平臺(tái)，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計(jì)算機(jī)病毒日新月異，很難保證數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和使用過程中不會(huì)受到安全威脅。一旦數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊，數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)就會(huì)遭到黑客的篡改，影響數(shù)據(jù)的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。

3電子檔案管理的完善策略

3.1電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度

要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門還要對(duì)電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。

3.3建立嚴(yán)格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)。

3.4規(guī)范電子檔案的利用制度

規(guī)范電子檔案的利用制度，一是對(duì)利用過程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級(jí)為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對(duì)人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對(duì)其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級(jí)別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對(duì)其授權(quán)的范圍。

綜上所述，電子檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展的必然方向，其技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進(jìn)一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的數(shù)字化管理的同時(shí)，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，為社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮(zhèn)農(nóng)牧業(yè)技術(shù)綜合服務(wù)中心

參考文獻(xiàn)

篇(2)

一、檔案管理工作改革的困難和重點(diǎn)

（一）檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)。每年，巨大的檔案變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)工作確實(shí)是檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時(shí)。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時(shí)，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動(dòng)檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時(shí)刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。

（二）許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。很多人由于缺乏對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，在面對(duì)檔案工作時(shí)只是應(yīng)付而已，甚至對(duì)本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對(duì)今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。

（三）當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對(duì)于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失，造成嚴(yán)重的后果。當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢(shì)，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。

二、檔案管理工作的對(duì)策及思考

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作主動(dòng)性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。只有這樣，才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要，從容面對(duì)龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補(bǔ)充調(diào)取工作。

（二）檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行。檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

篇(3)

1 提高覺悟，牢固樹立政治意識(shí)

古人云：“欲治國，必先治品性?！必?zé)任心養(yǎng)德，更能樹德，它是一種理性的代表，是人最基本的道德觀。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性管理性很強(qiáng)的工作。檔案工作者的政治覺悟、道德素養(yǎng)、知識(shí)能力決定著檔案工作水平的高低，關(guān)系到國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展。為此，檔案工作者一要有堅(jiān)定的理想信念，增強(qiáng)宗旨意識(shí)，樹立服務(wù)思想，立足本職工作。二要自覺樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，以我們黨在新時(shí)期的一系列新的理論、思想和方針政策指導(dǎo)我們的思想和工作，做一個(gè)政治強(qiáng)業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作者，為改革和發(fā)展服務(wù)。三要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)、規(guī)律和發(fā)展要求，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，牢固樹立愛崗敬業(yè)、秉公守法、求實(shí)創(chuàng)新等思想觀念，為做好檔案工作奠定良好的政治基礎(chǔ)。

2 嚴(yán)守紀(jì)律，培養(yǎng)良好職業(yè)道德

檔案工作者的職業(yè)道德是根據(jù)社會(huì)道德結(jié)合檔案專業(yè)特點(diǎn)，對(duì)檔案工作者提出的日常行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范，它是職業(yè)道德在檔案領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)。

2.1 遵紀(jì)守法，嚴(yán)守秘密

檔案工作是一項(xiàng)不同于其它行業(yè)的服務(wù)性工作，是按規(guī)定和一定程序?yàn)閱挝粸樯鐣?huì)提供檔案服務(wù)，有些檔案記錄著國家的、單位的、商業(yè)的科研的一些機(jī)密，保密工作成了我們檔案工作人員必須遵守的一項(xiàng)重要課題。因此，檔案工作者必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，以確保檔案政治上的安全。正確處理好開放利用與保密的關(guān)系，在確保安全的情況下充分開發(fā)利用。

2.2 淡泊名利，熱心服務(wù)

檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)和工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作。其出發(fā)點(diǎn)和最終目的，就是為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研和精神文明建設(shè)服務(wù)，為各項(xiàng)社會(huì)工作提供一定的條件。檔案工作不同于其它的服務(wù)性工作，只能通過服務(wù)對(duì)象進(jìn)一步創(chuàng)造服務(wù)，這就決定了服務(wù)效果是間接的和潛在的，沒有直觀的經(jīng)濟(jì)效益。這些就要求檔案工作者必須摒棄名利思想，甘做無名英雄，全方位提供服務(wù)，這是檔案工作者最基本的職業(yè)要求。

2.3 態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，作風(fēng)扎實(shí)

檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性較強(qiáng)的工作，更是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)微、煩瑣的工作。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致踏實(shí)的工作作風(fēng)，是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提條件。這種工作作風(fēng)，體現(xiàn)在檔案整理、管理、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，任何一點(diǎn)差誤都會(huì)給其它檔案管理環(huán)節(jié)和利用者帶來許多困難，甚至造成難以查閱以至人力物力的浪費(fèi)。

3 潛心學(xué)習(xí)，努力提高專業(yè)素質(zhì)

3.1 認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)

檔案工作者必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、掌握檔案專業(yè)知識(shí)。檔案業(yè)務(wù)理論來源于檔案工作的實(shí)踐，反過來檔案工作的實(shí)踐又迫切需要檔案專業(yè)知識(shí)的指導(dǎo)。作為一名檔案工作者，要解決檔案事業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，不但需要一定的科學(xué)知識(shí)，而且需要較好的專業(yè)理論水平。只有這樣才能將工作中的新現(xiàn)象、新經(jīng)驗(yàn)提到理論的高度來認(rèn)識(shí)，從而在實(shí)踐中不斷總結(jié)、補(bǔ)充、發(fā)展、完善專業(yè)理論。

3.2 與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

隨著檔案門類日益增多和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，檔案管理方面的科學(xué)化，現(xiàn)代化設(shè)備也迅速增加，尤其是近幾年興起的電子文件歸檔與管理這一新課題，這就必然要求檔案工作者要熟悉和掌握現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)。只有這樣，具體工作才能得心應(yīng)手。

3.3 廣采博取，努力學(xué)習(xí)科技檔案相關(guān)知識(shí)

檔案工作和其它專業(yè)工作一樣，都不是孤立的，除了要求要掌握檔案專業(yè)知識(shí)之外，還必須對(duì)于一些基礎(chǔ)和相關(guān)知識(shí)有足夠的了解。作為科技檔案工作者，要認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握一定的農(nóng)業(yè)科研知識(shí)，只有對(duì)農(nóng)業(yè)科研規(guī)律、農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目等有一定的了解，才能對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的收集整理、管理和使用做到有的放矢、準(zhǔn)確

效。另外，還要不斷學(xué)習(xí)提高語言文字水平。語言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具，如果不具有扎實(shí)的語文知識(shí)就很難勝任這項(xiàng)工作。

篇(4)

一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1、對(duì)檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2、人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

4、檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。

5、檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

二、人事檔案管理對(duì)策及思考

1、嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

2、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。

3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4、積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

篇(5)

關(guān)鍵詞：高職院校；人才強(qiáng)校；人事檔案管理

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）28-0009-03

“人才強(qiáng)?！笔歉呗氃盒？焖侔l(fā)展的重要戰(zhàn)略，穩(wěn)步實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略，離不開教學(xué)科研水平的提升，而教學(xué)科研水平的提升取決于人才素質(zhì)的高低。作為人才信息縮影的人事檔案，是人才在教學(xué)、科研、管理服務(wù)等工作中形成的原始記錄。人事檔案管理對(duì)高職院校內(nèi)涵建設(shè)、人才選拔與使用、人才預(yù)測和培養(yǎng)即打造一支高水平師資隊(duì)伍和干部管理隊(duì)伍具有重要價(jià)值與作用?？茖W(xué)管理人事檔案有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好地選拔培養(yǎng)和使用人才。但由于種種原因，人事檔案管理工作在高職院校人才隊(duì)伍建設(shè)中的作用往往被忽略。筆者試圖探尋人事檔案管理在高職院校實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略中的重要作用，以引起高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工對(duì)人事檔案管理工作的重視，加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略的順利實(shí)施。

一、做好高職院校人事檔案管理工作對(duì)實(shí)施“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略的重要意義

人事檔案是人才信息的重要載體，集中反映了人才的基本情況、學(xué)識(shí)水平、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等方面的情況，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)，也是針對(duì)人才個(gè)人特點(diǎn)進(jìn)行“量體裁衣”，幫助人才在教學(xué)、科研、管理服務(wù)等方面建功立業(yè)的重要工具。

1.做好高職院校人事檔案工作，有利于充分發(fā)揮人才的特長優(yōu)勢(shì)。高職院校是發(fā)展全民教育、培育社會(huì)各類技術(shù)型人才的集中地，建設(shè)一支高素質(zhì)高水平人才隊(duì)伍是院校興旺發(fā)達(dá)的生命線。特別是近幾年各院校逐步引進(jìn)一批高學(xué)歷、高職稱人才充實(shí)師資和管理隊(duì)伍，這些人才有著不凡的奮斗經(jīng)歷和突出的業(yè)績。他們的人事檔案如果記載清楚、內(nèi)容齊全，對(duì)于高職院校而言會(huì)是一筆豐厚的財(cái)富，能有效作用于“外樹形象、內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)”。同時(shí)，鑒于個(gè)人的優(yōu)劣表現(xiàn)均有可能被記入檔案，影響長遠(yuǎn)，因此教職員工會(huì)時(shí)刻警示自我，本著對(duì)自己、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，最大限度地發(fā)揮自身的潛能和智慧。

2.做好高職院校人事檔案工作，有利于對(duì)人才進(jìn)行針對(duì)性的培養(yǎng)和使用。人事檔案管理部門在完成人事檔案材料的收集、整理、保管與利用的基礎(chǔ)上，應(yīng)該對(duì)檔案材料所反映的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)和分析，形成有針對(duì)性的報(bào)告，在學(xué)院制定人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃、師資培養(yǎng)培訓(xùn)計(jì)劃以及教職工的職稱晉升、干部選拔等方面，提供符合客觀實(shí)際的科學(xué)數(shù)據(jù)支撐。在學(xué)院整體干部隊(duì)伍建設(shè)方面，可以根據(jù)人事檔案所反應(yīng)的材料，從人才崗位設(shè)置、人員調(diào)配以及后備人才選拔等方面，向人事部門提出合理性的建議和意見。在教師隊(duì)伍建設(shè)方面，在專業(yè)教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、教師招聘計(jì)劃、教學(xué)名師培養(yǎng)、雙師素質(zhì)提升等人才培養(yǎng)項(xiàng)目和評(píng)優(yōu)推優(yōu)等工作中，人事檔案可以在項(xiàng)目和人選確定、培訓(xùn)計(jì)劃與培訓(xùn)內(nèi)容等環(huán)節(jié)發(fā)揮積極和權(quán)威性作用。在職稱晉升與學(xué)歷提升等方面，可以通過對(duì)人事檔案分析，查找出教師真正需要填補(bǔ)的是外語培訓(xùn)、專業(yè)進(jìn)修，還是科研成果，并在材料組織方面提出有針對(duì)性的建議。人事檔案管理部門應(yīng)該主動(dòng)變“死檔案”為“活檔案”，在“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略實(shí)施的進(jìn)程中，發(fā)揮自身的能動(dòng)作用，使人才能真正“人盡其才，才盡其用”。

3.做好高職院校人事檔案工作，有利于引進(jìn)優(yōu)秀的人才。高職院校所引進(jìn)的人才，應(yīng)該是人才隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)以及年齡結(jié)構(gòu)中最緊缺的，又不能在內(nèi)部調(diào)劑補(bǔ)充的人才。人事檔案反映著人才專業(yè)、學(xué)歷、職稱、特長、研究方向、教育背景、工作及進(jìn)修經(jīng)歷等第一手最真實(shí)、最新、最全面的材料。人事檔案管理部門可以在對(duì)檔案材料信息進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析的基礎(chǔ)上，對(duì)學(xué)院所制定的人才引進(jìn)計(jì)劃提出意見和建議。人事檔案管理部門可以對(duì)前來應(yīng)聘人才的檔案進(jìn)行專業(yè)分析，辨別真?zhèn)巍㈩A(yù)測人才的價(jià)值，協(xié)助人事部門對(duì)所引進(jìn)的人才進(jìn)行把關(guān)，確保所引進(jìn)的人才各方面符合實(shí)際需要，促進(jìn)人才合理梯隊(duì)的構(gòu)建。

二、高職院校人事檔案管理存在的主要問題

高職院校在實(shí)施“人才興校”戰(zhàn)略過程中，往往把精力直接地集中在“人才引進(jìn)”、“師資培訓(xùn)”、“科研項(xiàng)目”等具體的工作中。而這些工作，絕大部分是建立在“根據(jù)慣例”、“參考兄弟院校的做法”的基礎(chǔ)上，卻忽略了源于人事檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)分析和前瞻預(yù)測。這主要是因?yàn)槿耸聶n案在自身建設(shè)和管理過程中，存在著種種的問題，主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

1.對(duì)高職院校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案就是收集、整理、保管等事務(wù)性工作，與教學(xué)和科研工作沒有直接聯(lián)系，也不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要守好那一堆材料，不丟失、不泄密，能應(yīng)付人事任免、勞資等日常工作及查檔工作就行。因此，人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問；人事檔案管理部門也習(xí)以為常，不主動(dòng)拓展工作內(nèi)容，不主動(dòng)為學(xué)院的教學(xué)、科研，特別是人才建設(shè)工作提供依據(jù)和參謀作用。

2.高職院校人事檔案材料不齊全、補(bǔ)充不及時(shí)。目前，人事檔案都是套用干部檔案的模式管理，進(jìn)檔材料大多側(cè)重于反映“政治歷史”，專業(yè)、科研、誠信等方面材料缺乏。加之重視不夠，人事檔案材料的收集常常處于消極被動(dòng)狀態(tài)，體現(xiàn)在人事檔案歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，被動(dòng)等待送材料上門而不主動(dòng)索取和補(bǔ)充，更不會(huì)根據(jù)工作的需要調(diào)整和增加歸檔的項(xiàng)目，一些人事檔案長年得不到填充和更新，無法全面體現(xiàn)人才的現(xiàn)狀，對(duì)人才建設(shè)工作沒有參考價(jià)值。

3.高職院校人事檔案管理手段落后。很多人事檔案往往停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅僅局限用于檔案目錄的打印，還無法進(jìn)行人員信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對(duì)人才信息的篩選、排序、分類及匯總。由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)，人事數(shù)據(jù)對(duì)決策的參考作用常常處于被動(dòng)狀態(tài)，而且作用十分有限。

4.高職院校人事檔案管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)。由于重視不夠，高職院校人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，兼職人員也無法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致人事檔案建設(shè)滯后，問題不少。即使有專職的人事檔案管理人員，也往往是半路改行，沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，檔案管理只能在低水平的層面上按“想當(dāng)然”的辦法進(jìn)行，這對(duì)于人事檔案建設(shè)本身以及人事檔案對(duì)人才管理的貢獻(xiàn)方面，都會(huì)造成極大的損害。

三、加強(qiáng)高職院校人事檔案管理工作的有效措施

1.加大宣傳力度，高度重視人事檔案管理工作。高職院校人事檔案工作，是高職院校工作的重要組成部分，人事檔案是學(xué)院教育教學(xué)、科研、職稱評(píng)定、人才選拔、干部聘任等工作的重要信息依據(jù)，是人事工作的核心內(nèi)容，是干部、教師隊(duì)伍建設(shè)的重要基石，是確保學(xué)院順利實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略不可或缺的一支重要力量。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，在人才隊(duì)伍建設(shè)工作中給人事檔案管理工作交任務(wù)、壓擔(dān)子，充分發(fā)揮人事檔案對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)的作用。同時(shí)，在人員、設(shè)備、庫房以及人員培訓(xùn)方面，對(duì)人事檔案部門給予足夠的重視和加強(qiáng)。人事檔案部門不要縮在幕后，要主動(dòng)出擊加大宣傳力度，讓各部門及廣大教職工認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)學(xué)院發(fā)展、人才隊(duì)伍建設(shè)以及個(gè)人發(fā)展方面的重要意義，領(lǐng)會(huì)和掌握人事檔案材料收集和利用的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)規(guī)定，人人主動(dòng)支持人事檔案部門的建設(shè)，及時(shí)將教學(xué)、科研工作中產(chǎn)生的符合人事檔案歸檔要求的材料交到人事檔案管理部門。

2.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。高職院校人事檔案部門應(yīng)該落實(shí)有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行建檔、歸檔、整理及開發(fā)利用。應(yīng)該挑選在政治上可靠、保密意識(shí)高、工作責(zé)任心強(qiáng)且綜合素質(zhì)高的人員擔(dān)任人事檔案管理員。同時(shí)注意配備具有一定計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員參加人事檔案管理工作，充分應(yīng)用科學(xué)的管理理論、方法和手段來推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。要落實(shí)有關(guān)政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障，確保優(yōu)秀的人才安心從事人事檔案管理工作。要加強(qiáng)人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，支持和鼓勵(lì)檔案管理員參加各種專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和各種有關(guān)人事檔案方面的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。

3.健全人事檔案管理制度，開發(fā)人事檔案多方面的功能。要建立健全人事檔案歸檔、管理、利用等方面的制度，擴(kuò)大人事檔案原有的內(nèi)涵，豐富一些有價(jià)值的內(nèi)容。要加強(qiáng)宣傳與培訓(xùn)工作，把有關(guān)人事檔案的制度和規(guī)定上墻報(bào)和校園網(wǎng)，使各部門和個(gè)人都能把符合歸案要求的材料按規(guī)定送交人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的全面、準(zhǔn)確。在此基礎(chǔ)上，明確人事檔案管理部門關(guān)于人事檔案開發(fā)利用的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)人事檔案查詢、檢索、分類、匯總及分析等功能的常規(guī)運(yùn)行，主動(dòng)形成針對(duì)性的報(bào)告，為學(xué)院各項(xiàng)決策提供參考和借鑒。

4.增加人事檔案的個(gè)性特點(diǎn)管理。加強(qiáng)專業(yè)能力、工作能力、工作業(yè)績、誠信等信息紀(jì)錄，提高人事檔案的利用價(jià)值，有利于人才的引進(jìn)、人才的培養(yǎng)、人才的使用、人才的流動(dòng)及人才的競爭。提高高職院校對(duì)人才專業(yè)能力、誠信等各方面的綜合評(píng)定，提高對(duì)人才的有效利用。

總之，高職院校人事檔案管理部門應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)高校改革與發(fā)展的需要，主動(dòng)加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷拓展自身的功能，提高自身利用價(jià)值，努力成為高職院?！叭瞬排d校”戰(zhàn)略中最重要的一支推進(jìn)力量。

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[3]譚巧燕.加強(qiáng)高校人事檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)世界，2007，（3）.

篇(6)

1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。

1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。

1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。

1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。

1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。

1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:

2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點(diǎn)。

3醫(yī)院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。

3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,與科室主任工作實(shí)績考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

4結(jié)論

檔案從幾千年來的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。

【論文關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；新思路

【論文摘要】檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。醫(yī)院檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對(duì)醫(yī)院檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)醫(yī)院檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。本文通過對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的論述，提出了醫(yī)院檔案管理的新思路。

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篇(7)

[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資

[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資對(duì)于促進(jìn)我國國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來我國加大了對(duì)固定資產(chǎn)項(xiàng)目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（下稱項(xiàng)目檔案），項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。由于項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和真實(shí)反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對(duì)項(xiàng)目檔案管理要求越來越嚴(yán)格，要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，沒有經(jīng)過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，給項(xiàng)目檔案管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

項(xiàng)目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，所以項(xiàng)目檔案管理既涉及到項(xiàng)目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項(xiàng)目檔案管理分工中項(xiàng)目建設(shè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成，而檔案工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項(xiàng)目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項(xiàng)目檔案形成前項(xiàng)目文件的控制，同時(shí)由于項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對(duì)項(xiàng)目檔案管理不夠重視，很難保證項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項(xiàng)目檔案管理中運(yùn)用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個(gè)項(xiàng)目管理的生命周期，對(duì)于提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。

一、實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則的意義

項(xiàng)目檔案全程管理原則要求在項(xiàng)目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”把檔案管理要求納入項(xiàng)目計(jì)劃中，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程有效控制。項(xiàng)目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項(xiàng)目管理，提出檔案管理要求；項(xiàng)目建設(shè)過程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件資料管理工作；項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，進(jìn)行檔案初檢，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；對(duì)歸檔后的項(xiàng)目檔案實(shí)行科學(xué)管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量

項(xiàng)目建設(shè)人員往往只注重項(xiàng)目建設(shè)本身，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒有足夠重視。同時(shí)，由于項(xiàng)目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識(shí)薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)形成項(xiàng)目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項(xiàng)目文件為復(fù)印件，項(xiàng)目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項(xiàng)目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項(xiàng)目文件形成前，對(duì)項(xiàng)目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項(xiàng)目文件歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在的問題，實(shí)行事后補(bǔ)救措施。所以，項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。

（二）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔完整性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個(gè)階段中產(chǎn)生的重要項(xiàng)目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過被動(dòng)地接收歸檔項(xiàng)目文件，而不實(shí)行全程管理原則，融入整個(gè)項(xiàng)目管理過程中，很難做到項(xiàng)目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個(gè)階段需歸檔的項(xiàng)目文件材料，并向項(xiàng)目管理人員提出要求，注重平時(shí)積累，有計(jì)劃地收集項(xiàng)目文件，避免在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)收集各階段需歸檔的項(xiàng)目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及到項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個(gè)單位對(duì)項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目檔案形態(tài)存在很大差異，沒有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項(xiàng)目檔案規(guī)范性問題只有通過項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門全程參與項(xiàng)目管理，與設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項(xiàng)目統(tǒng)一的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。并在項(xiàng)目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對(duì)規(guī)范的執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。

（四）全程管理原則有利于促進(jìn)項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用

項(xiàng)目檔案管理實(shí)行全程管理原則，檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始參加項(xiàng)目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個(gè)項(xiàng)目組的檔案意識(shí)。項(xiàng)目組檔案意識(shí)的提高，對(duì)項(xiàng)目檔案價(jià)值有了充分的了解，有利于項(xiàng)目建設(shè)中和項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組查詢利用項(xiàng)目檔案，發(fā)揮項(xiàng)目檔案應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，制約了項(xiàng)目檔案的提供利用和檔案信息開發(fā)，檔案人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，熟悉項(xiàng)目管理專業(yè)意識(shí)，有利于檔案工作人員主動(dòng)提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行二次開發(fā)。

二、全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理水平，但全程管理是一項(xiàng)原則，在項(xiàng)目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認(rèn)為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來貫徹執(zhí)行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評(píng)估、可行性研究和上報(bào)審批等前期工作，在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項(xiàng)目檔案沒有及時(shí)得到檔案部門指導(dǎo)，難以達(dá)到規(guī)范要求。全程管理原則要求項(xiàng)目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，從項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就參與其中，制定項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項(xiàng)目開工之前，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項(xiàng)目建設(shè)人員檔案管理意識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項(xiàng)目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢(shì)。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任?！睂㈨?xiàng)目檔案納入合同中進(jìn)行管理，與項(xiàng)目參建單位簽訂合同時(shí)，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時(shí)間，明確各方責(zé)任，必要時(shí)建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

（三）通過檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理制度對(duì)于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項(xiàng)目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項(xiàng)目檔案管理意識(shí)融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段和每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)人員的思想中，在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中，就會(huì)主動(dòng)按照要求進(jìn)行檔案管理工作。

有的單位沒有項(xiàng)目檔案管理制度，或者只有項(xiàng)目檔案管理制度，而沒有落實(shí)到具體的項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項(xiàng)目檔案管理制度。同時(shí)，針對(duì)不同的項(xiàng)目，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定符合本項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況的項(xiàng)目檔案管理辦法，明確本項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔計(jì)劃和歸檔質(zhì)量，約束項(xiàng)目參建單位和項(xiàng)目建設(shè)人員。項(xiàng)目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理制度的宣傳落實(shí)工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項(xiàng)目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，往往只能被動(dòng)接收項(xiàng)目檔案，對(duì)所接收的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識(shí)和檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過在項(xiàng)目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項(xiàng)目檔案歸檔前管理，確保了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)兼職檔案員可以彌補(bǔ)專職檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)的缺乏。兼職檔案員偏重于項(xiàng)目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項(xiàng)目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。

三、結(jié) 語

檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。一個(gè)項(xiàng)目建成后留下兩個(gè)有形的東西，一個(gè)是工程實(shí)體，另一個(gè)就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個(gè)有機(jī)整體。通過全程管理原則，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價(jià)值。

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