序論：寫(xiě)作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇檔案管理的特點(diǎn)范文，愿它們成為您寫(xiě)作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

【關(guān)鍵詞】大專(zhuān)院校；檔案管理；特點(diǎn)；問(wèn)題；對(duì)策

引 言

大專(zhuān)院校的不斷深入發(fā)展從根本上推動(dòng)了中國(guó)的教育層次由傳統(tǒng)“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段，一定程度上推動(dòng)了中國(guó)整體教育水平的提高[1]。大專(zhuān)院校作為我國(guó)高等教育的重要組成部分，對(duì)有效推動(dòng)中國(guó)教育模式變革以及現(xiàn)代化教育的深入持續(xù)發(fā)展有重要的作用。而大專(zhuān)院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學(xué)、科研及管理等基本內(nèi)容的工作，其管理質(zhì)量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會(huì)影響到整個(gè)高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。本文就大專(zhuān)院校檔案管理工作的特點(diǎn)提出了幾點(diǎn)問(wèn)題，通過(guò)對(duì)問(wèn)題的分析以發(fā)現(xiàn)有效解決措施，從根本上推動(dòng)大專(zhuān)院校檔案管理工作的發(fā)展。

1、大專(zhuān)院校檔案管理特點(diǎn)研究

大專(zhuān)院校檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，反映了學(xué)校的整個(gè)發(fā)展歷程以及教學(xué)、科研及管理歷程。近些年以來(lái)，隨著中國(guó)高等教育的持續(xù)發(fā)展，大專(zhuān)院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)，這些多元化的發(fā)展趨勢(shì)決定了其教育教學(xué)模式與管理的多樣性特點(diǎn)，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。

第一，多樣性特點(diǎn)。受大專(zhuān)院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專(zhuān)院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績(jī)材料、獲獎(jiǎng)材料、處分材料、入團(tuán)入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會(huì)經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點(diǎn)。

第二，真實(shí)性特點(diǎn)。大專(zhuān)院校檔案材料是對(duì)學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實(shí)踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過(guò)去某一段時(shí)期及過(guò)去所有時(shí)間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德?tīng)顩r、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經(jīng)過(guò)學(xué)校相關(guān)部門(mén)的審查，以保證材料內(nèi)容的真實(shí)性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫(xiě)的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個(gè)人私自撰寫(xiě)的材料，也不同于手續(xù)不全或者無(wú)頭有尾等類(lèi)似的材料。在材料管理過(guò)程中，如出現(xiàn)來(lái)源不明確或者內(nèi)容不符合事實(shí)的材料，管理人員會(huì)在第一時(shí)間內(nèi)將其剔除。因此可以說(shuō)明大專(zhuān)院校檔案管理能夠真實(shí)的反映個(gè)體的狀況，具備一定的真實(shí)性特點(diǎn)。

第三，實(shí)用性特點(diǎn)。大專(zhuān)院校檔案管理工作是個(gè)體總體狀況的最真實(shí)記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個(gè)體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實(shí)用性特點(diǎn)。

第四，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。這種動(dòng)態(tài)性包括學(xué)生機(jī)教師的學(xué)習(xí)工作地點(diǎn)、學(xué)籍及工作調(diào)動(dòng)等方面的變化對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的影響。學(xué)生及教師檔案是學(xué)生及教師表現(xiàn)與精力的重要證明，是其他相關(guān)管理的重要基礎(chǔ)，因此具備有效的保存價(jià)值與參考價(jià)值，是評(píng)定個(gè)體全面發(fā)展?fàn)顩r的最原始記錄與憑證，對(duì)于學(xué)生及教職工深造等具有重要的作用。另外，隨著高等院校擴(kuò)招趨勢(shì)的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動(dòng)的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動(dòng)的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，比如周期相對(duì)較短、穩(wěn)定性相對(duì)較差等。

2、大專(zhuān)院校檔案管理特點(diǎn)中存在的問(wèn)題分析

第一，受大專(zhuān)院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)的影響，很多大專(zhuān)院校檔案管理工作中存在檔案意識(shí)薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專(zhuān)院校的不斷發(fā)展與完善，檔案工作的基本范圍也由傳統(tǒng)的日常收集發(fā)展到保管、知識(shí)管理等層面。長(zhǎng)期以來(lái)部分大專(zhuān)院校對(duì)檔案管理工作缺乏一定的重視，加之檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜、多樣，且具備較短的周期性與動(dòng)態(tài)性發(fā)展的特點(diǎn)，使得檔案管理機(jī)構(gòu)難以形成系統(tǒng)化的管理模式，群體檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱，檔案管理工作逐漸走向邊緣化。

第二，檔案管理機(jī)制不健全。受檔案管理真實(shí)性的要求及動(dòng)態(tài)性的發(fā)展特點(diǎn)的影響，很多大專(zhuān)院校在檔案管理工作中出現(xiàn)應(yīng)付了事的狀況，尤其是針對(duì)學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機(jī)制不健全的狀況，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開(kāi)展。另外，很多大專(zhuān)院校并沒(méi)有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機(jī)制不系統(tǒng)。

第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。檔案管理具有真實(shí)性和實(shí)用性等特點(diǎn)，關(guān)系到學(xué)生日后工作與深入發(fā)展等問(wèn)題，而現(xiàn)階段很多大專(zhuān)院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對(duì)薄弱，同時(shí)高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問(wèn)題。同時(shí)受到人員編制及人員基本業(yè)務(wù)素質(zhì)等的影響，很多檔案管理工作均以手工操作，在帶來(lái)一定質(zhì)量問(wèn)題的同時(shí)，還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強(qiáng)大的勞動(dòng)強(qiáng)度壓力下，無(wú)法有效提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開(kāi)展及其水平的有效提高[3]。

3、如何有效推動(dòng)大專(zhuān)院校檔案管理工作的開(kāi)展

第一，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。從學(xué)生自身的利益及未來(lái)發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識(shí)，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。

第二，建立有效的檔案管理機(jī)制。根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與發(fā)展階段，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范性檔案管理文件，使學(xué)生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

第三，不斷提高管理人員基本素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員基本業(yè)務(wù)能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)、管理能力等方面的培訓(xùn)，提高對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，系統(tǒng)的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)理論知識(shí)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高其管理水平與知識(shí)運(yùn)用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強(qiáng)自身素質(zhì)，保證檔案管理工作的有效開(kāi)展。

4、結(jié)論

綜上所述，有效做好大專(zhuān)院校檔案管理工作，一方面能夠推動(dòng)高校自身的持續(xù)性建設(shè)與發(fā)展，同時(shí)還能有效保證大學(xué)生實(shí)現(xiàn)有效擇業(yè)。大專(zhuān)院校檔案管理工作是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜多樣的工作，但其價(jià)值卻不可替代。隨著國(guó)家教育尤其是高等教育的不斷發(fā)展以及對(duì)畢業(yè)生就業(yè)擇業(yè)的相關(guān)政策的調(diào)整，很多大專(zhuān)院校的檔案管理工作均缺乏一定的規(guī)章制度保證。因此需要不斷提高關(guān)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，以學(xué)生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調(diào)動(dòng)管理人員的主觀能力型，推動(dòng)檔案管理工作的深入與可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]梁曉慶.高校成人教育學(xué)生檔案管理的問(wèn)題及思考[J].繼續(xù)教育研究，2012（4）：44-45.

篇(2)

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；人事檔案管理；特點(diǎn)及策略；分析和研究

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2012）09-0385-01

在現(xiàn)代企業(yè)、單位、公司的人事管理過(guò)程中，依據(jù)人事管理檔案的特點(diǎn)，大都實(shí)行由人事部門(mén)對(duì)人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理以及分級(jí)負(fù)責(zé)的管理模式。但是，近些年隨著我國(guó)政治改革以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，極大了推動(dòng)了我國(guó)人事干部管理制度的深化改革，因此相應(yīng)的人事檔案的管理模式也應(yīng)隨著改革不斷深入而進(jìn)行相應(yīng)的完善和優(yōu)化?，F(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理工作暴露出諸多問(wèn)題與缺陷，隨著人員頻繁變動(dòng)、流動(dòng)以及思維模式以及觀念認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變等都對(duì)企業(yè)、單位、公司內(nèi)部的人事管理提出了更高的要求。如何在當(dāng)前情況下正確的解決和處理這些問(wèn)題，不斷的完善和優(yōu)化人事檔案的管理工作，已經(jīng)成為現(xiàn)階段企業(yè)、單位、公司等人事管理部門(mén)所急需解決的問(wèn)題。

一、人事檔案的管理特點(diǎn)

相比較傳統(tǒng)的人事檔案管理工作而言，現(xiàn)階段人事檔案的管理工作有著以下特點(diǎn)：

1.新時(shí)期人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象等具有更強(qiáng)的社會(huì)性

近些年，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，各行業(yè)之間的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益激烈，經(jīng)濟(jì)組織的形式也越來(lái)越多樣化，在一定程度上加快了各企業(yè)、單位之間的人員頻繁流動(dòng)，同時(shí)也在一定程度上促進(jìn)了人事制度的深入改革，也促進(jìn)了新時(shí)期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創(chuàng)新。當(dāng)前情況下，人事管理已經(jīng)逐漸升級(jí)成為一種專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的社會(huì)化活動(dòng)，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，也實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向新型專(zhuān)業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷成熟和發(fā)展，各企業(yè)、單位、政府等已經(jīng)建立起社會(huì)性較強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，比如全國(guó)各地方人才市場(chǎng)依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的認(rèn)識(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)。這種管理機(jī)構(gòu)的管理對(duì)象以及服務(wù)對(duì)象不是本企業(yè)、單位的人事檔案，而是面向全社會(huì)，它的服務(wù)對(duì)象、管理對(duì)象以及管理范圍包括該地區(qū)內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案。相比較而言，新時(shí)期的人事檔案管理要比傳統(tǒng)人事管理檔案在管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對(duì)象上都具有更強(qiáng)的社會(huì)性以及地域性。

2.來(lái)源更具廣泛性、內(nèi)容更具復(fù)雜性

當(dāng)前情況下，隨著人事檔案的管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對(duì)象越來(lái)越社會(huì)化，因此其來(lái)源以及內(nèi)容也更具廣泛性、復(fù)雜性。在以往的檔案管理工作過(guò)程中，人事檔案主要是由各企業(yè)、單位、公司的等內(nèi)部的人事部門(mén)負(fù)責(zé)整理、收集以及存檔，所有檔案的來(lái)源也比較單一，大都是本企業(yè)、單位、公司的人員，檔案內(nèi)容也相對(duì)簡(jiǎn)單；而新時(shí)期下，隨著人事檔案管理工作越來(lái)越社會(huì)化，檔案的來(lái)源范圍也隨之?dāng)U大，只是要該區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員的人事檔案都屬于管理部門(mén)的管理范疇，此外，又因?yàn)槿珖?guó)各地情況不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員身份以及從事的工作性質(zhì)也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。

3.新時(shí)期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢(shì)

當(dāng)前情況下，人作為一種有效資源，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步中起到了重要的作用，也受到越來(lái)越多的重視。企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人，現(xiàn)在不管是國(guó)有企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、還是政府機(jī)關(guān)都重視人才選拔、人才儲(chǔ)備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，因此也受到越來(lái)越多的重視。使用用途以及使用者類(lèi)型的不同，致使新時(shí)期下，對(duì)人事檔案的管理內(nèi)容、存檔方法以及傳遞方式等呈現(xiàn)出多樣化趨勢(shì)，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業(yè)、單位、公司等的人事部門(mén)對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)使用，而是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)、單位等內(nèi)部各部門(mén)對(duì)人事檔案的綜合協(xié)調(diào)使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常被各種企業(yè)、單位、以及個(gè)人查詢(xún)使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢(xún)的內(nèi)容也就各不相同。

二、新時(shí)期人事檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

1.強(qiáng)化人事檔案管理，加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要認(rèn)識(shí)

近些年，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，我們清楚的意識(shí)到，人事管理已經(jīng)從企業(yè)、單位面向全社會(huì)，而人事檔案管理作為企業(yè)、單位、公司等人事管理工作的重要的環(huán)節(jié)，其管理范圍、管理對(duì)象等也越來(lái)越具社會(huì)性。因此，這就要求我們要切實(shí)做好各單位、企業(yè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)管理工作，強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)，從基礎(chǔ)抓起、從基層抓起，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關(guān)系到社會(huì)整體發(fā)展的高度之上，從全局的出發(fā)來(lái)對(duì)待人事檔案的管理工作，規(guī)范和完善有關(guān)的法律、法規(guī)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定時(shí)的抽查與指導(dǎo)，確保管理經(jīng)費(fèi)充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動(dòng)人事檔案的管理工作向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化得方向發(fā)展，從而切實(shí)的提高人們對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

2.做好組織隊(duì)伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高管理人員的整體素質(zhì)

在企業(yè)、單位、公司的人事管理過(guò)程中，檔案管理人員的整體素質(zhì)高低對(duì)檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時(shí)期下，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作，就要求相關(guān)單位和機(jī)構(gòu)將努力做好對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，在提高其專(zhuān)業(yè)技能的同時(shí)，也切實(shí)提高他們的整體素質(zhì)。

3.完善和優(yōu)化管理制度，提高檔案的管理水平

一套完整、合理的管理制度是做企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和保證。當(dāng)前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復(fù)雜，如果沒(méi)有一套完整、合理的管理制度對(duì)其進(jìn)行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得發(fā)展以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，造成各企業(yè)之間的人員流動(dòng)比較頻繁等問(wèn)題，而隨著這些問(wèn)題而衍生出來(lái)的其他新的問(wèn)題以及新的情況，比如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理制度中的有關(guān)條款，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的棄檔、死檔現(xiàn)象，也已經(jīng)成為現(xiàn)階段人事檔案管理工作過(guò)程中所急需解決的重要問(wèn)題。

現(xiàn)階段，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，將人事檔案同個(gè)人信用體系有機(jī)的結(jié)合起來(lái)建立一個(gè)個(gè)人誠(chéng)信檔案局，并將其作為人事檔案管理工作過(guò)程中的一個(gè)重要組成部分，以職業(yè)履歷、工作能力以及信用記錄等作為人事檔案管理工作中的主要內(nèi)容，并不斷的完善和優(yōu)化檔案管理制度，同時(shí)，對(duì)有關(guān)檔案信息材料的收集、整理、存檔以及檔案的轉(zhuǎn)出、調(diào)動(dòng)等進(jìn)行嚴(yán)格、認(rèn)真管理，做好阻止虛假信息材料的入檔、存檔工作。此外，還需要不斷的完善和優(yōu)化檔案管理部門(mén)案卷整理工作的有關(guān)準(zhǔn)則，確保案卷的整理工作能更加系統(tǒng)化、全面化以及規(guī)范化。當(dāng)然，現(xiàn)階段實(shí)施人事檔案的制度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作過(guò)程中人、檔分離，是一種積極有效的嘗試。在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件人，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了由“單位人”向“社會(huì)人”的全面轉(zhuǎn)變，因此這也就要求我們要與時(shí)俱進(jìn)，積極的進(jìn)行改變，緊緊的跟隨時(shí)代的步伐。

篇(3)

一、電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案主要有著以下的層面的特點(diǎn)。首先電子檔案具有存儲(chǔ)空間小的特點(diǎn)，即電子檔案一般存在于移動(dòng)或者固定的存在載體中，主要利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)，或者應(yīng)用應(yīng)硬盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)。例如，音像資料，以及圖片一般存儲(chǔ)在磁盤(pán)。比較于傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)，電子檔案存儲(chǔ)空間較小，這對(duì)于檔案管理而言，是一種優(yōu)勢(shì)。其次，電子檔案還具有存儲(chǔ)信息量大的特點(diǎn)，存儲(chǔ)信息量大的特點(diǎn)，還是比較于傳統(tǒng)的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢(shì)所在。對(duì)于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案管理的過(guò)程較為簡(jiǎn)單，這種管理的過(guò)程中，體現(xiàn)在電子檔案的歸檔，加工以及存儲(chǔ)的層面[2]，總體的流程是較為簡(jiǎn)單的，是電子檔案的優(yōu)勢(shì)所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過(guò)程較為簡(jiǎn)單，但是具有較高地技術(shù)性，即在管理的過(guò)程中，需要大量的信息技術(shù)作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調(diào)用等，這對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也提出了較高地要求。總的來(lái)說(shuō)，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內(nèi)容，不斷地分析其特點(diǎn)，根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)行管理策略的提出，提升其管理層面的實(shí)效性，積極意義十分深遠(yuǎn)。

二、提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性的策略分析

上文中對(duì)于電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，電子檔案對(duì)于信息存儲(chǔ)層面有著一定的優(yōu)勢(shì)，但是在管理過(guò)程中，以及管理技術(shù)層面有著新的要求。根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，分析提升音像與圖片檔案管理的特點(diǎn)，成為了我們思考的問(wèn)題。提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性，能夠?yàn)樯鐣?huì)健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進(jìn)服務(wù)發(fā)展，對(duì)于全市健康事業(yè)發(fā)展有著積極作用。

1、應(yīng)用信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理

當(dāng)前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，或者是應(yīng)用存儲(chǔ)硬盤(pán)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，為了提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性，不斷地提升效率，促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量，積極應(yīng)用信息技術(shù)，開(kāi)展平臺(tái)化的檔案管理模式十分關(guān)鍵。首先，信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理，就是根據(jù)工作建立相應(yīng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)對(duì)于各個(gè)檔案進(jìn)行歸檔，分類(lèi)，形成相應(yīng)的目錄，對(duì)于各個(gè)檔案的信息進(jìn)行存儲(chǔ)。例如，根據(jù)存儲(chǔ)檔案的不同，在信息化平臺(tái)中對(duì)于檔案存儲(chǔ)的類(lèi)別進(jìn)行劃分，然后按照已經(jīng)劃分好的類(lèi)別，直接進(jìn)行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺(tái)系統(tǒng)，就是使得音像與圖片檔案的存儲(chǔ)更加地清晰明了，對(duì)于相應(yīng)的信息能夠完備地進(jìn)行記錄。例如，在平臺(tái)中存儲(chǔ)圖片，能夠十分容易找到存儲(chǔ)位置，在存儲(chǔ)的過(guò)程中，會(huì)彈出相應(yīng)的窗口，填寫(xiě)相應(yīng)的圖片信息，如，對(duì)于圖片的大小，生成時(shí)間，文件類(lèi)型，打開(kāi)方式等信息均進(jìn)性記錄，然后進(jìn)行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應(yīng)用信息化平臺(tái)[3]，進(jìn)行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進(jìn)行資料的調(diào)取，不用像直接利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)存儲(chǔ)一樣，需要尋找電子檔案。應(yīng)用信息化平臺(tái)，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調(diào)取，還可以不斷地引入新技術(shù)，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理也是在沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)接入的狀態(tài)下應(yīng)用，并且通過(guò)技術(shù)手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲(chǔ)平臺(tái)的安全。應(yīng)用信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統(tǒng)，更加規(guī)范，對(duì)于檔案管理的實(shí)效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過(guò)程中，與傳統(tǒng)檔案有著較大的差別，為了適應(yīng)今后大量電子檔案出現(xiàn)的趨勢(shì)，建立相應(yīng)的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實(shí)效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開(kāi)展，均規(guī)范化的開(kāi)展，對(duì)于實(shí)效性的提升十分關(guān)鍵，主要有著以下層面的體現(xiàn)。首先，建立適應(yīng)于單位自身工作特點(diǎn)的檔案歸檔工作，即對(duì)于音像，圖片檔案的相關(guān)信息進(jìn)行規(guī)定，對(duì)于文件大小，類(lèi)型進(jìn)行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲(chǔ)性。在音像圖片檔案管理的過(guò)程中，制定相應(yīng)的歸檔制度，應(yīng)當(dāng)高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)，使得制度更加適應(yīng)工作實(shí)際，更加具有針對(duì)性。其次，電子檔案管理的過(guò)程與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的區(qū)別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關(guān)鍵的[4]。其一，應(yīng)當(dāng)定期地對(duì)于音像與圖片檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)過(guò)程中的問(wèn)題，尤其是對(duì)于存儲(chǔ)過(guò)程中存在的并且進(jìn)行及時(shí)地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中，對(duì)于相應(yīng)的物理環(huán)境也要進(jìn)行制度層面的建立，對(duì)于光，磁等環(huán)境要素進(jìn)行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問(wèn)題也是十分關(guān)鍵的，因此應(yīng)當(dāng)建立必要的安全制度。例如，對(duì)于音像與圖片檔案的存儲(chǔ)，拷貝，修改等均進(jìn)行書(shū)面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門(mén)之間的拆分與合并，檔案在移交的過(guò)程中容易發(fā)生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過(guò)程中，責(zé)任人之間做好相應(yīng)的工作移交。總的來(lái)說(shuō)，制度的建立，能夠有效地規(guī)范音像與圖片檔案管理的過(guò)程中。這對(duì)于檔案管理的實(shí)效性提升十分有利，同樣促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

音像與圖片檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備?^強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)水平和素質(zhì)。因此通過(guò)人員素質(zhì)提升的角度促進(jìn)檔案管理實(shí)效性的提升同樣十分關(guān)鍵。首先，應(yīng)當(dāng)不斷地提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。音像與圖片資源在歸檔的過(guò)程中，需要相應(yīng)的編輯，工作，需要使用角度的計(jì)算機(jī)軟件，尤其是一些多媒體軟件，不斷地加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于軟件的使用能力是必要的。在音像與圖片檔案管理的過(guò)程中，放光，防潮，防磁同樣需要一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此定期地對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)考核，能夠有效地促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量水平。其次，音像與圖片檔案檔案管理中，還應(yīng)當(dāng)不斷地促進(jìn)檔案管理人員養(yǎng)成較高地責(zé)任意識(shí)，即對(duì)于存檔的各類(lèi)資料負(fù)責(zé)，在維護(hù)檢查的過(guò)程中，具有很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。例如，在檔案移交以及檔案記錄的過(guò)程中，全面系統(tǒng)地對(duì)于音像與圖片檔案的歸檔與管理進(jìn)行書(shū)面記錄[5]，能夠?yàn)楹笃诠ぷ髯鞒鲋匾囊罁?jù)。此外，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還要不斷地對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行考核，例如，定期開(kāi)展檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的競(jìng)賽等活動(dòng)，在輕松的氛圍下，促進(jìn)檔案管理人員不斷地提升意識(shí)，不斷促進(jìn)自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升?？偟膩?lái)說(shuō)，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使得檔案管理人員能夠適應(yīng)電子檔案普及的背景，積極進(jìn)行工作層面的轉(zhuǎn)變，積極意義十分深遠(yuǎn)。

篇(4)

一、檔案的發(fā)展

檔案是指可以保障一個(gè)國(guó)家或社會(huì)檔案事業(yè)發(fā)展的工作，它是各種社會(huì)條件和檔案事業(yè)，對(duì)社會(huì)產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總合。檔案的發(fā)展，從歷史上就有著不同的觀點(diǎn)。人類(lèi)的祖先利用“結(jié)繩”與“刻契”的方法來(lái)加強(qiáng)自己的記憶。在人類(lèi)沒(méi)有文字的時(shí)候，就利用“結(jié)繩”來(lái)加強(qiáng)記憶，也就是指通過(guò)繩子上打結(jié)的大小、多少的不同，來(lái)記憶不同的含意，這樣就可以代表不同的事件。古時(shí)候由于沒(méi)有文字，就以結(jié)繩為約，如果事大，就會(huì)大結(jié)其繩，如果事小，就會(huì)小結(jié)其繩。這種利用結(jié)繩來(lái)表示不同的含意，就是古時(shí)候?qū)τ谛枰洃浀臋n案。通過(guò)對(duì)古時(shí)候“結(jié)繩”的分析，我們就可以清楚的看出，當(dāng)時(shí)的人類(lèi)就已經(jīng)具備了記事、備忘、信守、憑證等檔案雛形的基本意義，因此翻閱歷史，就可以認(rèn)定結(jié)繩就是古時(shí)候檔案的雛形，這種結(jié)繩的形式就是原始的檔案形式。但是，隨著人類(lèi)的發(fā)展，檔案的一般意義已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，它的含義是指人類(lèi)社會(huì)在進(jìn)入階級(jí)社會(huì)之后，由于文字產(chǎn)生與應(yīng)用，已經(jīng)逐漸形成了相關(guān)的文件材料。因?yàn)樯鐣?huì)生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，人類(lèi)已經(jīng)開(kāi)始出現(xiàn)了自己私有的財(cái)產(chǎn)，這樣也就出現(xiàn)了階級(jí)分化。與此同時(shí)，由于文字的發(fā)明，這時(shí)就需要文字為社會(huì)生產(chǎn)與國(guó)家管理的需要，需要使文字作為溝通與保持的信息的工具，因此文字的利用得到了空前的發(fā)展。這時(shí)候，這些文字資料就開(kāi)始成為當(dāng)代所需要的檔案了。由此可以看出，當(dāng)代檔案產(chǎn)生與文字的產(chǎn)生具有非常密切的聯(lián)系，因此可以說(shuō)檔案是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物。同時(shí)，檔案的產(chǎn)生也是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的需要，因此，檔案管理與人類(lèi)社會(huì)發(fā)展具有緊密的相關(guān)性。

二、檔案的特點(diǎn)

檔案的特點(diǎn)，顯現(xiàn)在不同時(shí)期，檔案都有著自己的獨(dú)特特點(diǎn)，但對(duì)于檔案的特點(diǎn)而言，大致可以概括為四個(gè)方面：第一個(gè)特點(diǎn)是檔案資料的來(lái)源，具有一定的廣泛性。在檔案與其它文獻(xiàn)之間的比較，檔案的特點(diǎn)更加廣泛性，它具有極具分散的意義。第二個(gè)特點(diǎn)是檔案在形成上具條件性。我們知道檔案是一些文件材料的綜合體，它是通過(guò)有條件的轉(zhuǎn)化而形成的，當(dāng)然，有些檔案并不都是有原始記錄的檔案。同時(shí)，檔案又必須是已經(jīng)辦理完畢的工作過(guò)程，它對(duì)今后的工作具有一定查考價(jià)值的材料。第三個(gè)特點(diǎn)，做為檔案載體，就應(yīng)具有一定的多樣性。檔案在其物質(zhì)載體的形式具是各種形式，需要不斷演變。因此，不管是任何材料制成的檔案，它只要符合一定的條件，都可以成為有參考價(jià)值的檔案。第四個(gè)特點(diǎn)，最為檔案必須在記錄上具有較高的原始性。檔案的原始性，就是檔案特點(diǎn)中最明顯的特點(diǎn)，它也體現(xiàn)出了作為檔案的特征。檔案所具有的原始記錄性特點(diǎn)也是檔案最為顯著的區(qū)別所在?？傊?，在檔案管理工作中，認(rèn)清檔案的特點(diǎn)，這是促進(jìn)檔案從業(yè)人員工作效率的前提。

三、檔案管理的意義

檔案管理，是指人事管理中所形成的記述與反映個(gè)人經(jīng)歷、德才等方面的情況，并按照相關(guān)規(guī)則要求給予整理、保管，成為后期查考的文件材料。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程，檔案管理可以有效性的針對(duì)每一種活動(dòng)，可以對(duì)這些活動(dòng)進(jìn)行開(kāi)展、記錄與管理工作，也可以利用文字、圖片、音像等材料，得到規(guī)范整理與檔案建立，這些是對(duì)歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，也是對(duì)工作有效地指導(dǎo)。因此檔案管理是一項(xiàng)很重要的基礎(chǔ)工作，也是個(gè)人經(jīng)歷與社會(huì)實(shí)踐上的真實(shí)記錄，檔案記載了思想品德、業(yè)務(wù)能力與工作實(shí)績(jī)的真實(shí)性反映，檔案是客觀地考察、了解、正確選拔干部的重要依據(jù)。同時(shí)，作為檔案管理與服務(wù)中心，對(duì)于檔案管理工作的有效與否，可以影響當(dāng)?shù)氐恼?、?jīng)濟(jì)生活的發(fā)展。因此，重視檔案管理工作有著舉足輕重的作用，檔案管理的有效性，可以直接或間接地影響單位及當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

四、提高檔案管理的實(shí)效性

1.檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理要突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)模式，這樣就可以在管理上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)，必須是建立在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的有效開(kāi)發(fā)與運(yùn)用。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，可以有效解決在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，這樣就可以確保電子檔案的安全。因此實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，就需要重視電子人才檔案的真實(shí)性。這樣就可以通過(guò)檔案管理的真實(shí)性問(wèn)題的實(shí)現(xiàn)，就能更好的、更便捷的促進(jìn)人才的發(fā)展。

篇(5)

一、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）檔案信息存儲(chǔ)逐漸數(shù)字化

檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化以及系統(tǒng)化是在數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理工作所表現(xiàn)出來(lái)的最基本同時(shí)也是最明顯的特點(diǎn)。在數(shù)字信息化背景下，電子存儲(chǔ)成為醫(yī)院檔案管理存儲(chǔ)的主要手段，其避免了傳統(tǒng)采用紙張進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)的限制性以及局限性較大的弊端，并增大了存儲(chǔ)方式的自主性以及靈活性，且存儲(chǔ)方式也逐漸變得多樣化[1]。

（二）檔案信息資源更加多元化

信息來(lái)源的寬廣是數(shù)字信息化背景下的最大特點(diǎn)，其擁有更大的信息共享化平臺(tái)，能最大可能的滿(mǎn)足醫(yī)院檔案管理工作中各方面的需求。檔案信息管理的多元化以及復(fù)雜化在一定程度上也依賴(lài)于醫(yī)院檔案管理信息來(lái)源的多元化。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及以及發(fā)展，提升了醫(yī)院檔案管理工作的水平，并密切了醫(yī)院各部門(mén)之間的聯(lián)系以及溝通。

（三）檔案信息處理的時(shí)效性更高

醫(yī)院檔案管理的范圍隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷進(jìn)步以及發(fā)展也在不斷的擴(kuò)大，它已不再只局限于各個(gè)職能部門(mén)之間的檔案管理工作，而更體現(xiàn)在醫(yī)院所有醫(yī)護(hù)人員、患者以及其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間對(duì)檔案管理工作的需求，這就表明，在醫(yī)院的檔案管理工作中相關(guān)工作人員應(yīng)該更加認(rèn)真的投入到工作中，并及時(shí)處理相關(guān)部門(mén)的檔案管理信息[2]。同時(shí)，還要通過(guò)各種有效手段將檔案管理工作數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化。

二、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理工作所面臨的困難

（一）對(duì)信息化檔案管理工作的重視度不夠

數(shù)字信息化背景下，醫(yī)院的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，并展現(xiàn)著新的特點(diǎn)，同時(shí)，數(shù)字信息背景下，也為醫(yī)院的檔案管理工作提供了新的機(jī)遇。在各種問(wèn)題中，最為重要的問(wèn)題就是對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的不夠重視，主要表現(xiàn)在：信息化檔案管理宣傳工作不到位；對(duì)檔案信息化管理的資金投入不到位；并沒(méi)有建立較為完善的信息化檔案管理管理系統(tǒng)[3]。

（二）電子檔案管理的不足

在醫(yī)院檔案管理信息化實(shí)施過(guò)程中，積極推動(dòng)管理工作進(jìn)程的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化以及規(guī)范化等是檔案管理各項(xiàng)工作中的重要內(nèi)容。但從目前的醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，醫(yī)院各項(xiàng)管理制度還存在不完整的問(wèn)題，這對(duì)于醫(yī)院檔案信息化管理進(jìn)程的順利實(shí)施帶來(lái)了巨大的阻礙。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

伴隨著信息化的飛速發(fā)展，工作人員的工作能力提高問(wèn)題以及素質(zhì)提高成為了醫(yī)院檔案管理工作中不可忽視的重要問(wèn)題。目前，在醫(yī)院檔案管理工作中工作人員所存在的問(wèn)題主要包括人才知識(shí)的老化、信息化水平相對(duì)較低、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理以及相關(guān)管理人員能力不足等[4]。數(shù)字信息化背景下，檔案管理工作人員不僅要求其具有扎實(shí)的管理基礎(chǔ)知識(shí)，還要掌握一定的管理工作規(guī)律。

三、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的管理策略

（一）提升認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視

對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視可從以下兩個(gè)方面著手，首先第一方面為加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理的宣傳工作，提升工作人員的檔案管理水平以及意識(shí)；另外，還應(yīng)積極加強(qiáng)在檔案管理工作中的硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施的投入，積極推動(dòng)檔案管理的信息化，建立高效穩(wěn)定的檔案管理體系，積極提高信息化程度。

（二）努力提升電子檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化水平

完善的檔案管理體系是保證醫(yī)院檔案管理工作順利開(kāi)展的重要保障，我們應(yīng)建立并健全一系列管理制度、監(jiān)督制度以及激勵(lì)制度等，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的制度化以及標(biāo)準(zhǔn)化。另外，還應(yīng)將電子檔案管理工作的規(guī)則以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建立，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的順利進(jìn)行。

（三）全面提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

篇(6)

關(guān)鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平。當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)快速推進(jìn)，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發(fā)揮出其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點(diǎn)

所謂電子檔案是指人們利用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，用數(shù)碼的形式通過(guò)磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)或硬盤(pán)等載體，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行讀取、處理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸文件、儲(chǔ)存資料，實(shí)現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點(diǎn)：

1、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過(guò)信息技術(shù)來(lái)完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過(guò)程中繁瑣的程序，同時(shí)完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動(dòng)量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢(shì)；其次，電子檔案管理高效地實(shí)現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運(yùn)用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進(jìn)行檔案資料的翻閱、搜索，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源共享；再次，電子檔案管理的儲(chǔ)存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過(guò)磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)等載體，儲(chǔ)存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴(lài)于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲(chǔ)等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，可能因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件更新或計(jì)算機(jī)的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過(guò)程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時(shí)進(jìn)行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來(lái)的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯(cuò)影響面較小，電子檔案管理過(guò)程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理應(yīng)用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序，不具備手寫(xiě)檔案材料的特點(diǎn)，不易于真?zhèn)蔚蔫b別，造成檔案信息被侵害卻無(wú)從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學(xué)、教育科研、教育管理過(guò)程中積累的真實(shí)資料，是不可再生的信息資源，見(jiàn)證了高校發(fā)展的歷史，具有重要的社會(huì)價(jià)值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對(duì)高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉(zhuǎn)變

紙質(zhì)材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對(duì)象，然而普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用之后，電子檔案就取代了過(guò)去的紙質(zhì)檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過(guò)計(jì)算機(jī)程序來(lái)完成。改變了以往紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時(shí)性，可根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)修改、補(bǔ)充、保存，當(dāng)然，也體現(xiàn)出電子檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴(lài)性。

2、電子檔案分類(lèi)方式的轉(zhuǎn)變

電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類(lèi)方式也由原來(lái)的實(shí)體分類(lèi)轉(zhuǎn)化為程序分類(lèi)，改變了過(guò)去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過(guò)計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行高效分類(lèi)、整合、匯總、統(tǒng)計(jì)，減少了實(shí)體分類(lèi)中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內(nèi)容與形式的轉(zhuǎn)變

檔案首先要體現(xiàn)其原始性，是原始記錄，檔案內(nèi)容要真實(shí)，檔案來(lái)源要可靠，是由檔案人親筆書(shū)寫(xiě)或親筆簽名，這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù)，具有法律效應(yīng)。電子檔案管理則在計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序上進(jìn)行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個(gè)文本，沒(méi)有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實(shí)性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個(gè)新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的檢測(cè)

電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，所以，要保證電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全檢測(cè)，培訓(xùn)專(zhuān)職電子檔案技術(shù)檢測(cè)員，做到定期對(duì)檔案管理程序進(jìn)行檢測(cè)、更新與維修，對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測(cè)與維護(hù)，對(duì)那些重要檔案要定期進(jìn)行復(fù)制、更新、備份、保密儲(chǔ)存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護(hù)

高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術(shù)處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時(shí)進(jìn)行接收、整理、儲(chǔ)存等工作，運(yùn)用信息技術(shù)處理，將電子檔案資料設(shè)為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強(qiáng)高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對(duì)檔案管理員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過(guò)各種培訓(xùn)方式保證檔案管理員的知識(shí)更新，提高檔案管理員的信息技術(shù)水平，以適應(yīng)高校電子檔案管理的發(fā)展。同時(shí)，還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責(zé)任，具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質(zhì)，推進(jìn)高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、小結(jié)

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，我們應(yīng)敢于創(chuàng)新，充分認(rèn)識(shí)電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，正確認(rèn)識(shí)并克服電子檔案管理的缺陷，優(yōu)化管理方式，提高高校檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

篇(7)

隨著我國(guó)高等學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案的數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長(zhǎng)，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和壓力。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的發(fā)展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發(fā)生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進(jìn)行策略創(chuàng)新。在新的時(shí)代背景下，高校檔案管理工作如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，提高其服務(wù)學(xué)校建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的重要職責(zé)，是我們當(dāng)前需要深入研究的問(wèn)題。

一、高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)

高校檔案是對(duì)高校教學(xué)科研、學(xué)校管理工作的記錄，其本質(zhì)是對(duì)上述內(nèi)容的信息描述，而進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數(shù)字化載體建設(shè)問(wèn)題。加強(qiáng)高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，根本是實(shí)現(xiàn)了檔案信息的記錄載體創(chuàng)新，回顧檔案記錄載體的發(fā)展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡(jiǎn)，最后進(jìn)行到了當(dāng)前主要存在的紙質(zhì)媒介。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現(xiàn)出來(lái)，比如錄入工作通常是人工抄寫(xiě)，需要花費(fèi)較大的物力、人力，而且在這種高強(qiáng)度的勞動(dòng)面前，檔案信息管理的準(zhǔn)確性也容易受到影響。此外，紙質(zhì)媒介的物質(zhì)屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數(shù)字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足之處，不僅僅是節(jié)省了寶貴的人力、財(cái)力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進(jìn)行高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，主要從三個(gè)方面入手，一是館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)，二是對(duì)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲(chǔ)介質(zhì)建立專(zhuān)題的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這幾種措施能有效完成高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)一定的查閱平臺(tái)軟件，可以為用戶(hù)提供非常便捷的應(yīng)用體驗(yàn)。

二、高校檔案管理的信息化建設(shè)

加大高校檔案管理工作，需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理方式的創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的大力發(fā)展，實(shí)施高校檔案管理的信息化建設(shè)成為一個(gè)較好的抓手和途徑。隨著教育教學(xué)改革的深入發(fā)展，各高校也在不斷深化教育教學(xué)改革，各種新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的新事物、新問(wèn)題、新內(nèi)容對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的速度和效率的需要越來(lái)越高，檔案信息資源的利用主體越來(lái)越多。在這種新形勢(shì)背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強(qiáng)工作創(chuàng)新，更新工作觀點(diǎn)，提高創(chuàng)新水平和工作能力。而進(jìn)行高校檔案管理的信息化建設(shè)則是當(dāng)前高校檔案管理進(jìn)行服務(wù)方式創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。依靠高校檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效提供檔案管理的服務(wù)效率，比如在其分類(lèi)、查閱等比較繁瑣和復(fù)雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發(fā)揮重要價(jià)值。通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以比較高效、及時(shí)、便捷的為學(xué)校檔案需求人員提供服務(wù)，而且能通過(guò)分類(lèi)設(shè)置，有效滿(mǎn)足不同群體的檔案需求，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

三、高校檔案管理的文檔一體化建設(shè)

檔案管理的理論研究表明，實(shí)施檔案管理工作一體化是未來(lái)檔案管理發(fā)展的一個(gè)新趨勢(shì)，是當(dāng)前高校檔案管理工作邁向現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要機(jī)遇。根據(jù)文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個(gè)生命周期，主要是指從檔案文件的產(chǎn)生，到這些文件真正轉(zhuǎn)化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個(gè)發(fā)展過(guò)程。這一理論的基本含義可概括為是從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)比較完整的運(yùn)動(dòng)周期，而這一整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期所引其的特點(diǎn)和作用不同而區(qū)分為不同的運(yùn)動(dòng)階段，針對(duì)各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的特點(diǎn)，應(yīng)采用相應(yīng)的管理方式。根據(jù)文件生命周期理論，我們要充分發(fā)揮其在檔案管理工作中的實(shí)踐價(jià)值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過(guò)把握好文件轉(zhuǎn)化為檔案全過(guò)程的規(guī)律及各個(gè)階段的特點(diǎn)和作用，以便更好更科學(xué)地開(kāi)展對(duì)文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設(shè)，并沒(méi)有全面否定各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的管理特性，而是要根據(jù)這些特點(diǎn)，充分應(yīng)用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內(nèi)目錄生產(chǎn)等不同流程中。

四、加強(qiáng)檔案信息資源的全面整合

為切實(shí)提供高校檔案管理的服務(wù)效率，提高對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的有機(jī)整合，提高綜合利用水平。通過(guò)建立統(tǒng)一的分類(lèi)原則，完成檔案信息“一條龍”服務(wù)系統(tǒng)，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效的目的。進(jìn)行檔案信息資源的有機(jī)整合，需要切實(shí)堅(jiān)持三個(gè)基本原則，一是要實(shí)施統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)制度，二是要建設(shè)統(tǒng)一分類(lèi)管理辦法，三是要進(jìn)行統(tǒng)一管理制度的規(guī)范，科學(xué)整合區(qū)域內(nèi)不同領(lǐng)域的檔案資源。在進(jìn)行統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面，需要使用檔案資源流向調(diào)整、檔案資源分類(lèi)歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門(mén)為主體、各主管部門(mén)配合的高校檔案資源建設(shè)監(jiān)管體制，變專(zhuān)業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。最后，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，更要始終堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，積極高效的滿(mǎn)足高校需求和社會(huì)用戶(hù)的個(gè)性化需求，切實(shí)發(fā)揮高校檔案管理的特殊服務(wù)功能。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，伴隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，提高高校檔案管理工作水平成為一個(gè)重要議題，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)也是新時(shí)期對(duì)檔案工作的最新要求。檔案信息的數(shù)字化、信息化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化以及檔案的一體化等，都是當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)代化探索。未來(lái)的高校檔案管理工作中，還需要不斷創(chuàng)新，加大工作力度，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化、健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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