欧洲成人午夜精品无码区久久_久久精品无码专区免费青青_av无码电影一区二区三区_各种少妇正面着bbw撒尿视频_中文精品久久久久国产网址

學(xué)術(shù)刊物 生活雜志 SCI期刊 投稿指導(dǎo) 期刊服務(wù) 文秘服務(wù) 出版社 登錄/注冊(cè) 購(gòu)物車(0)

首頁(yè) > 精品范文 > 學(xué)生學(xué)籍檔案管理

學(xué)生學(xué)籍檔案管理精品(七篇)

時(shí)間:2023-08-02 16:18:06

序論:寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相,好投稿為您帶來(lái)了七篇學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文,愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑,助力您的創(chuàng)作。

學(xué)生學(xué)籍檔案管理

篇(1)

摘要:從高等院校教育人才培養(yǎng)的目標(biāo)來(lái)看,學(xué)生管理和學(xué)籍管理將有新的內(nèi)涵。學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的特征,而高等院校的教育也具有特殊性,這也就使得學(xué)籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學(xué)生學(xué)籍檔案的管理采取一些措施,如:管理人員專業(yè)化、管理手段信息化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。

關(guān)鍵詞:高等院校;學(xué)生學(xué)籍;管理

高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案,學(xué)生在校時(shí),學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案,學(xué)生離校后,學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門負(fù)責(zé),也可以交由學(xué)生所在地人才中心負(fù)責(zé),學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時(shí)的成績(jī)考核,又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動(dòng)情況,除此以外,還有學(xué)生在校遵守的紀(jì)律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評(píng)價(jià)等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容,學(xué)校和各個(gè)用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況,而且可以了解學(xué)生的社會(huì)能力。因此,管理好學(xué)生學(xué)籍檔案,不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益,還有利于國(guó)家利益的維護(hù)以及教育質(zhì)量的保障。

一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵

1.學(xué)籍,實(shí)際上也可以說(shuō)是對(duì)學(xué)生在校時(shí)期的整個(gè)過(guò)程的記錄。而學(xué)籍管理的過(guò)程,是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過(guò)程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過(guò)程:第一,招生、學(xué)生報(bào)到、新生注冊(cè)、發(fā)放學(xué)生證;第二,記錄學(xué)生成績(jī)和其補(bǔ)考情況,處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜;第三,獎(jiǎng)勵(lì)以及處分,進(jìn)行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個(gè)過(guò)程會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間,但這個(gè)過(guò)程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時(shí)的各方面表現(xiàn),包括德、智、體等方面。

2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性

首先是應(yīng)用性 。在高等院校里,就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標(biāo)以及任務(wù)而言,它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向,因此,高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案,不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績(jī)考核記錄下來(lái),還要記載學(xué)生的黨、團(tuán)材料。另外,在學(xué)生檔案里,不僅僅只有學(xué)生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性,還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性,綜合來(lái)看,學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點(diǎn),這一點(diǎn)是尤為重要的。

其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜,主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外,高等院校還有許多來(lái)自省外各個(gè)地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源,生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異,導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。

最后是周期性 在高等院校里,一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時(shí),又會(huì)有一批新生檔案注入,因此,學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動(dòng)性強(qiáng)、穩(wěn)定性差的特點(diǎn),學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。

二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性

1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級(jí)考證、入黨、資助等時(shí)候往往需要用到學(xué)籍檔案,學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻,因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個(gè)工作的重中之重。從某種程度來(lái)看, 高等院校教育也可以說(shuō)是就業(yè)教育,對(duì)學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言,學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。

2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才,其學(xué)院教學(xué)與教育的整個(gè)過(guò)程都被記錄在了學(xué)籍檔案中,因此,學(xué)籍檔案管理工作對(duì)于實(shí)現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標(biāo),以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進(jìn)行教育當(dāng)高等院校教育的陽(yáng)光大道,也是必走之路,把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì),凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向,把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時(shí)還應(yīng)結(jié)合校企合作模式,通過(guò)學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過(guò)程記載下來(lái)。可見,學(xué)籍檔案管理對(duì)于教學(xué)評(píng)估有較大的作用,它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。

3.學(xué)籍檔案記載著一個(gè)學(xué)生在校時(shí)的各方面情況,幾乎就如一張名片,一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè),因此,對(duì)于促進(jìn)高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言,學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達(dá)到一個(gè)高度,用人單位對(duì)人才檔案也隨之提出了更高的要求,逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案,用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會(huì)參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言,就應(yīng)該不斷完善自己,以通過(guò)重重考核。

三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足

隨著高等院校的擴(kuò)招,在校學(xué)生的增多,高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問(wèn)題也越顯得重要。但是遇到的問(wèn)題也越來(lái)越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn):

1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真

學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中,學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時(shí)的考慮因素。但在學(xué)籍管理過(guò)程中,會(huì)出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況,主要表現(xiàn)在填寫太隨意,字跡潦草,內(nèi)容不統(tǒng)一,評(píng)價(jià)不客觀等方面,從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實(shí)性與完整性,實(shí)現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。

2.學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的意識(shí)性不強(qiáng)

學(xué)生沒有意識(shí)到個(gè)人檔案的重要性,對(duì)待個(gè)人檔案不認(rèn)真,在填寫自己情況,字跡不公正,總結(jié)不認(rèn)真,三言兩語(yǔ)地應(yīng)付完,典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時(shí),不僅內(nèi)容太片面,而且表述都有問(wèn)題,甚至還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)別字。另外,在畢業(yè)離校后,由于不大在意學(xué)籍檔案的保管,可能會(huì)造成檔案丟失。

3.電子檔案管理不到位

目前,計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展,學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化,因此,對(duì)于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求,僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是,目前的情形是,相對(duì)于電子檔案而言,大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案,導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。

四、加強(qiáng)高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施

學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性,并且是尤為重要的一項(xiàng)工作,為此,可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識(shí)管理這“五化”對(duì)策,從而促進(jìn)高等院校完成人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育目標(biāo)。

1.深刻體會(huì)學(xué)籍檔案的重要性。

學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息,全體師生都應(yīng)該意識(shí)到其重要性。一方面,對(duì)于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員,應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機(jī)制,并提供給他們專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì),實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價(jià)值。另一方面,學(xué)校應(yīng)帶動(dòng)其它各個(gè)部門參與管理工作,使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。

2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化

學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料,提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程,要求這個(gè)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并科學(xué),為了使得學(xué)籍管理工作達(dá)到這一水平,實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的價(jià)值,確保學(xué)生身心健康成長(zhǎng),素質(zhì)全面發(fā)展,需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來(lái)規(guī)范整個(gè)工作過(guò)程。

3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化。

如今,網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)幾乎已經(jīng)進(jìn)入了家家戶戶的生活與工作,學(xué)籍檔案管理越來(lái)越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏,對(duì)學(xué)姐檔案信息化管理引起重視,強(qiáng)力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)創(chuàng)建一個(gè)信息平臺(tái),把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺(tái)上,為個(gè)人或單位查詢資料提供方便。

4.強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。

一方面,學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上,學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強(qiáng)自己的工作能力,不僅要擅長(zhǎng)實(shí)踐操作,還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識(shí),牢牢掌握專業(yè)技能,不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力;在思想政治上,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策,做到愛崗敬業(yè),并認(rèn)真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律,樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面,學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作,穩(wěn)定情緒,多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心,以使他們能夠?qū)P?、踏?shí)的工作,還需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),進(jìn)一步提升他們的業(yè)務(wù)能力,同時(shí)提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

5.做好學(xué)籍檔案管理工作, 提供滿意服務(wù)

目前,學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進(jìn)行得有些雜亂無(wú)章。學(xué)生在即將離校時(shí),往往需要轉(zhuǎn)走檔案,新生入校時(shí)會(huì)轉(zhuǎn)進(jìn)檔案,此時(shí)工作會(huì)顯得比較繁重,因此有一套專門的程序來(lái)規(guī)范學(xué)籍檔案的流動(dòng),并不能隨意轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出,盡量在畢業(yè)時(shí)就安排好檔案的進(jìn)出,以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)行,學(xué)校辦學(xué)離不開學(xué)籍檔案管理,做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢服務(wù),學(xué)校通過(guò)查詢部分學(xué)籍檔案,可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平,從而制定出有針對(duì)性的教學(xué)檔案,以期辦學(xué)水平再上一個(gè)臺(tái)階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果,生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會(huì)對(duì)其給予的評(píng)價(jià)等在學(xué)籍檔案里有所記載,學(xué)校在實(shí)施招生計(jì)劃時(shí),可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容,做好招生宣傳,吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后,學(xué)生會(huì)經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案,以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況:

一是辦理繼續(xù)深造時(shí) 如今,就業(yè)難問(wèn)題愈演愈烈,因此,專科學(xué)生傾向于升本,本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下,這些學(xué)生申請(qǐng)報(bào)名時(shí)往往需要用到學(xué)籍檔案,因?yàn)闊o(wú)論你申請(qǐng)的是哪所學(xué)校,它們都需要了解你的相關(guān)資料,如:原就讀學(xué)校蓋章的高考成績(jī)和大學(xué)時(shí)期的成績(jī),畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國(guó)留學(xué),國(guó)外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外,通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息,如:學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀(jì)律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信,這些都離不開學(xué)籍檔案。

二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會(huì)出國(guó)深造,而在國(guó)外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會(huì)與原就讀學(xué)校的課程重復(fù),也可能與某些學(xué)生自修或自考時(shí)的課程相同,這種情況下,學(xué)生可以申請(qǐng)免修課程,而申請(qǐng)免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門課程的成績(jī)證明,這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢。

三是補(bǔ)辦畢業(yè)證明書。

部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證,導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時(shí),需要進(jìn)行重新辦理,而補(bǔ)辦手續(xù)需要一些材料,如:錄取證明、成績(jī)單、畢業(yè)證號(hào)。

另外學(xué)籍檔案要為社會(huì)服務(wù)。一方面,社會(huì)往往會(huì)從學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來(lái)考察他們,而這些考察因素都要通過(guò)查詢學(xué)籍檔案來(lái)了解,而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無(wú)所遁形,因此,通過(guò)學(xué)籍檔案可以辨別人才,挑選真正人才。另一方面,對(duì)于學(xué)生而言,學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片,以便于學(xué)生更好地向社會(huì)推薦自己。

五、結(jié)語(yǔ)

總之,學(xué)生學(xué)籍管理就是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。因此,為了提升此項(xiàng)工作的質(zhì)量,確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性與完整性,從而充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)價(jià)值,工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新,不斷改進(jìn)工作方法,使之與現(xiàn)代化接軌,另一方面,工作人員還應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性,增強(qiáng)責(zé)任意識(shí),明確工作職責(zé),專心、熱情地投入工作。(作者單位:湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院)

參考文獻(xiàn):

篇(2)

關(guān)鍵詞:高職院校 學(xué)生學(xué)籍檔案管理 現(xiàn)狀分析

1.學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1學(xué)籍檔案形成的相關(guān)人員意識(shí)不到位

學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)過(guò)程以及思想表現(xiàn)都可以在學(xué)籍檔案中得到最真實(shí)的反映,檔案的原始性和真實(shí)性都是用人單位對(duì)學(xué)生進(jìn)行考察的主要依據(jù)。因?yàn)橛幸徊糠止ぷ魅藛T不能認(rèn)真地對(duì)待工作,這樣的話,原始檔案的不完整現(xiàn)象就會(huì)出現(xiàn),而且在整理過(guò)程中,不能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。所用的表格和紙張不能達(dá)成統(tǒng)一,字跡不工整,填寫不夠規(guī)范化,隨意性較強(qiáng),沒有統(tǒng)一的內(nèi)容,有些鑒定、評(píng)語(yǔ)性的材料不夠客觀,只是做表面工作,不能將學(xué)生真實(shí)的情況反映出來(lái),這樣的話,它就不能充分地發(fā)揮其使用價(jià)值。

1.2學(xué)生個(gè)人檔案意識(shí)淡薄

學(xué)生在概括自己在校的表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐、個(gè)人總結(jié)沒有認(rèn)真對(duì)待,字跡潦草,也沒有認(rèn)真地做總結(jié),用簡(jiǎn)單的話語(yǔ)就將自己的實(shí)習(xí)過(guò)程闡述完成,在其思想表現(xiàn)、大學(xué)生生活的表現(xiàn)上,也不夠全面,更嚴(yán)重的是語(yǔ)句不通順,很多錯(cuò)別字,沒有對(duì)自己負(fù)起責(zé)任。在畢業(yè)以后,對(duì)自己檔案的去留問(wèn)題沒有引起足夠的重視,一旦經(jīng)過(guò)太長(zhǎng)的時(shí)間,從而使檔案出現(xiàn)丟失的可能性或者根本不知道自己的檔案去向。

1.3電子檔案管理不到位

伴隨著不斷發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)必定會(huì)得到較快的發(fā)展,學(xué)籍檔案管理的信息化、系統(tǒng)化在此基礎(chǔ)上才能夠得以實(shí)現(xiàn),傳統(tǒng)的檔案管理大部分都選擇紙質(zhì)的管理和保管方式,但是這種傳統(tǒng)方式已經(jīng)與現(xiàn)代社會(huì)和辦公的需求無(wú)法相適應(yīng)。而現(xiàn)在很多高職院校中,對(duì)于紙質(zhì)文件檔案材料永遠(yuǎn)是最重視的,卻沒有將電子文件的方式充分地利用起來(lái),不能得到有效地保存,與此同時(shí),過(guò)于依賴計(jì)算機(jī),很多重要的檔案文件的保存或者備份不能及時(shí)進(jìn)行,這樣一來(lái),數(shù)據(jù)就會(huì)丟失,或者只是將電子文件打印出來(lái),電子文檔不再進(jìn)行保存。在這種情況下,一旦將紙質(zhì)材料丟失的話,原始檔案材料在也不可能出現(xiàn),學(xué)校和學(xué)生肯定會(huì)因此出現(xiàn)一定的損失。

1.4各部門配合不到位,溝通少

因?yàn)閷W(xué)籍檔案會(huì)涉及到很多部門,檔案需要很長(zhǎng)時(shí)間才能夠形成,部門之間不能相互配合,通常都會(huì)使學(xué)生的學(xué)籍檔案沒有齊全的材料或者出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。而在這種前提下,當(dāng)學(xué)生需要填寫表格和提交表格的部門是完全不同的兩個(gè)部門,混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

2.加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

2.1高度重視學(xué)籍檔案管理工作

在學(xué)校中,唯一可以體現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的就是學(xué)籍檔案,而且其準(zhǔn)確性和可靠性極高,在學(xué)校教學(xué)工作中發(fā)揮著及其重要的作用。學(xué)校想要得到更寬闊的發(fā)展空間,就需要對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理,并且充分地利用學(xué)籍檔案,只有這樣,學(xué)校才能有良好的發(fā)展前景,學(xué)校中的每個(gè)部門中的相關(guān)人員在管理學(xué)籍檔案的過(guò)程中,要明確地認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)所在,更要充分地了解和掌握建檔歸檔的重要性,在此基礎(chǔ)上,將學(xué)生學(xué)籍檔案的相關(guān)工作越做越好,在進(jìn)行學(xué)籍檔案移交和保存的過(guò)程中,應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行,千萬(wàn)不要出現(xiàn)表面功夫,弄虛作假的現(xiàn)象。與此同時(shí),還要使學(xué)生對(duì)相關(guān)的檔案知識(shí)有充分地認(rèn)識(shí)和了解,從而使學(xué)生在填寫自己檔案內(nèi)容的時(shí)候引起重視,對(duì)畢業(yè)之后檔案的去留問(wèn)題也可以引起重視。

2.2加強(qiáng)學(xué)籍檔案的基本規(guī)范

學(xué)院相關(guān)部門在學(xué)籍檔案使用各種表單的建立上,基本上都采用相同的樣式。客觀、真實(shí)、用語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該是學(xué)院以及各部門對(duì)學(xué)生基本信息、鑒定以及考核意見應(yīng)該嚴(yán)格遵循的原則。在需要手工填寫的檔案的時(shí)候,所選擇的筆應(yīng)該是碳素墨水或者黑色的簽字筆,要注重字跡的工整,在內(nèi)容上也應(yīng)該具備絕對(duì)的準(zhǔn)確性,即使出現(xiàn)錯(cuò)誤也不應(yīng)該隨便進(jìn)行修改。不管是教師還是學(xué)生,在填寫相關(guān)表格和信息的時(shí)候,一定要規(guī)范化,并且具備準(zhǔn)確性和真實(shí)性,從而使檔案內(nèi)容真實(shí)可靠,有更多的利用價(jià)值。

2.3充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),加強(qiáng)電子檔案建設(shè)、實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息共享

想要實(shí)現(xiàn)電子檔案,是需要大量的時(shí)間和精力的,因?yàn)槲募恼鎸?shí)性和原始性,必須有檔案?jìng)浞?、身份?yàn)證、密碼設(shè)置等步驟才能實(shí)現(xiàn),而在此基礎(chǔ)上,電子檔案實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的真實(shí)性和原始性才能夠得到一定的保障。高職院校的學(xué)籍檔案管理工作中應(yīng)該大范圍地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),對(duì)一些比較先進(jìn)的學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和引進(jìn),在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和校園網(wǎng)的平臺(tái)上,使學(xué)籍檔案管理得到一定程度的發(fā)揮,在教務(wù)管理部門的支持和幫助下,使學(xué)生學(xué)籍檔案信息的查詢更為容易和方便,這樣的話,資源共享就得以實(shí)現(xiàn),并且學(xué)生學(xué)籍檔案的利用率也得到了很大程度的提升。

2.4加強(qiáng)部門之間溝通與協(xié)調(diào)

學(xué)籍檔案涉及招生、學(xué)工、教務(wù)、系、部等多個(gè)部門,并且檔案的內(nèi)容多、形成時(shí)間長(zhǎng)只靠某一個(gè)部門是無(wú)法完成的,所以,加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)和溝通顯得尤為重要。教務(wù)部門作為學(xué)籍檔案管理的主要負(fù)責(zé)部門,要加強(qiáng)協(xié)調(diào)、溝通。針對(duì)部門之間的協(xié)調(diào)會(huì)議應(yīng)該定期召開,將學(xué)籍管理過(guò)程中所遇到的相關(guān)問(wèn)題作為會(huì)議研究的主要議題,最終討論和研究出解決的方法,從而使學(xué)生學(xué)籍檔案管理有效地進(jìn)行。

參考文獻(xiàn):

[1]王曉麗.高職院校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2008(03)

篇(3)

關(guān)鍵詞: 學(xué)籍檔案管理工作 質(zhì)量意識(shí) 價(jià)值 認(rèn)識(shí)

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實(shí)施的相關(guān)規(guī)章制度,是結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況對(duì)學(xué)生自入學(xué)之日起到畢業(yè)而構(gòu)建的一套完整工作體系,包括學(xué)生入學(xué)注冊(cè)情況、成績(jī)考核情況及在校紀(jì)律情況等諸方面。誠(chéng)然,學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校其他工作沒有可比性,但是,其細(xì)致及復(fù)雜程度不亞于學(xué)校其他任何業(yè)務(wù)管理工作,我們只有不斷經(jīng)驗(yàn)總結(jié),提高管理層次,才能使學(xué)籍檔案在人才培養(yǎng)過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。筆者擬結(jié)合自身工作實(shí)踐,談?wù)剬?duì)高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

一、高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的重要性及特點(diǎn)

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案客觀反映著學(xué)生在學(xué)校求學(xué)期間各方面的表現(xiàn)情況,因此,它無(wú)論對(duì)于學(xué)生、學(xué)校還是用人單位都有著重要的參考價(jià)值。同時(shí),高等師范學(xué)校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)有一段相對(duì)漫長(zhǎng)的時(shí)間,在這一階段中各方面的變化是客觀存在的,學(xué)籍檔案管理工作必須客觀地反映學(xué)生的發(fā)展和變化。

1.學(xué)籍檔案管理工作的重要性

長(zhǎng)期以來(lái),人們對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)僅僅趨向于對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)層面的狹隘關(guān)注,事實(shí)上,從學(xué)籍檔案的生成及發(fā)展過(guò)程看,它如實(shí)反映著學(xué)校教育工作、管理工作、后勤服務(wù)等與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活緊密聯(lián)系的方方面面,反映著學(xué)生在求學(xué)期間點(diǎn)點(diǎn)滴滴的進(jìn)步過(guò)程,因而學(xué)籍檔案在教育、引領(lǐng)、塑造學(xué)生品格過(guò)程中發(fā)揮著獨(dú)特的作用。具體而言,其重要性可以概括為如下幾個(gè)方面:首先,學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性規(guī)范著學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活,為學(xué)生健康成長(zhǎng)指明了正確的方向,因此,它兼具引領(lǐng)與指向等綜合性特征??梢韵胂?,學(xué)生如果都能夠根據(jù)各種規(guī)范進(jìn)行學(xué)習(xí)和生活,那么回饋學(xué)生的必然是良好的學(xué)習(xí)及生活環(huán)境,從而有利于學(xué)生積極情感的培養(yǎng)。其次,高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)政策性、原則性極強(qiáng)的工作,其結(jié)果如何將影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量,并對(duì)學(xué)校校風(fēng)與學(xué)風(fēng)建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響,因此我們只有做好學(xué)籍檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的目的。最后,在社會(huì)廣泛尊重知識(shí)、敬重人才的今天,通過(guò)學(xué)籍檔案輔助確定人事工作已經(jīng)成為一種趨勢(shì),基層學(xué)校對(duì)優(yōu)秀師范生的選擇途徑無(wú)疑包含著對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的考量。因此,高等師范學(xué)校必須對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理,確保嚴(yán)格、規(guī)范前提下做好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作,提升學(xué)校學(xué)籍檔案的可信度,從而實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。

2.學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作雖然千頭萬(wàn)緒,但不是無(wú)章可循。事實(shí)上,通過(guò)分析與對(duì)比,我們基本上可以將學(xué)籍檔案管理工作分為如下幾個(gè)部分。第一,新生入學(xué)期間材料的收集與整理。此項(xiàng)工作應(yīng)該與學(xué)生入學(xué)同步進(jìn)行,這樣可以避免由于時(shí)間的推移而造成檔案管理工作的被動(dòng)或者失誤。第二,學(xué)生求學(xué)期間材料的收集與整理。這是學(xué)籍檔案管理工作的中心環(huán)節(jié),檔案管理者必須確保學(xué)生求學(xué)期間所形成的德、智、體、美、勞表現(xiàn)情況一一登記造冊(cè)。除此之外,還應(yīng)該客觀反映學(xué)生參與各種社團(tuán)活動(dòng)的表現(xiàn)。第三,學(xué)生畢業(yè)階段材料整理工作。此項(xiàng)工作顯然是建立在之前兩項(xiàng)工作基礎(chǔ)之上的更深層次的工作,具有總結(jié)性特征。誠(chéng)然,與學(xué)生表現(xiàn)相關(guān)的各類材料是上述三項(xiàng)工作的支撐,并呈現(xiàn)著兩大特點(diǎn):一是材料來(lái)源的多向性,即檔案材料來(lái)源于學(xué)校的不同部門;二是檔案材料來(lái)源的時(shí)效性,即,材料來(lái)自于學(xué)生入學(xué)起至學(xué)生畢業(yè)一個(gè)相對(duì)較長(zhǎng)的時(shí)間段。誠(chéng)然,高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案形式多樣、內(nèi)容豐富,涉及科系眾多,檔案建立從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)時(shí)間跨度大,檔案人員工作量大不言而喻。因此,一方面要形成正確的認(rèn)識(shí),即,高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的學(xué)校事務(wù)性工作,而是一項(xiàng)系統(tǒng)的戰(zhàn)略性工作。另一方面,主管部門需要在人力和財(cái)力上給予保證,在制度上給予規(guī)范,為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、高等師范學(xué)校各組成體對(duì)學(xué)籍檔案應(yīng)有的認(rèn)知

學(xué)籍檔案管理工作有效開展的制約性因素很多,其中人的認(rèn)知因素起著不可低估的作用,這既包括學(xué)籍檔案管理人員對(duì)本職工作的態(tài)度,又與學(xué)生、教師甚至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)本工作的認(rèn)識(shí)密切聯(lián)系。因此,只有與學(xué)籍檔案管理工作沾邊的組成體都對(duì)學(xué)籍檔案形成正確的認(rèn)知才能達(dá)成良好的工作效果。

1.學(xué)生的正確理解

學(xué)生既是教育的對(duì)象,又是學(xué)習(xí)與各種活動(dòng)的主體,對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)一直都很片面,即僅僅把自己視為一個(gè)被動(dòng)管理對(duì)象,事實(shí)上,學(xué)生應(yīng)該把自己看成學(xué)籍檔案的中心,即在平時(shí)學(xué)習(xí)、生活中應(yīng)該以學(xué)籍檔案的主體內(nèi)容做為鞭策自己前進(jìn)的動(dòng)力,以此審視和反思自己存在的不足,發(fā)揮學(xué)籍檔案對(duì)自己成長(zhǎng)的促進(jìn)作用。由于諸多因素的影響,學(xué)生往往到畢業(yè)時(shí),才可能在檔案移交過(guò)程中有幸目睹自己幾年的發(fā)展歷程,對(duì)于材料中正面呈現(xiàn)的內(nèi)容也許能夠坦然面對(duì),但是,對(duì)于諸多不如意的記載,也許無(wú)能為力,悔之晚矣。因此,為了使學(xué)生同步知道自己的發(fā)展情況,檔案部門要思考如何在不違反原則和規(guī)定的前提下實(shí)現(xiàn)檔案與學(xué)生的適時(shí)見面,使學(xué)生樹立正確的檔案觀。

2.教師的密切配合

毋庸諱言,不乏有教師對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉(zhuǎn)送至相關(guān)部門,這種認(rèn)識(shí)是片面和錯(cuò)誤的。尊重學(xué)生個(gè)性,把學(xué)生培養(yǎng)成具有創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力的人是學(xué)校工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),教師要通過(guò)對(duì)學(xué)生的客觀評(píng)價(jià)提升檔案的可信度;要通過(guò)對(duì)檔案的分析,探尋學(xué)生的成長(zhǎng)足跡,并以此作為對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育的依據(jù),提高教育教學(xué)工作的針對(duì)性,發(fā)揮學(xué)籍檔案的警示作用。因此,教師要從對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)的高度,與檔案部門緊密配合,客觀、公正地反映學(xué)生情況,做到不隨意更改學(xué)生學(xué)業(yè)情況,確??己顺煽?jī)等基本數(shù)據(jù)的真實(shí)性;不庇護(hù)學(xué)生的短處,諸如各種違紀(jì)行為等,確保檔案對(duì)學(xué)生激勵(lì)和震懾作用的正常發(fā)揮,維護(hù)學(xué)校正常的教育教學(xué)活動(dòng)。

3.領(lǐng)導(dǎo)的長(zhǎng)效規(guī)劃

學(xué)校行政部門是學(xué)籍檔案工作的直接領(lǐng)導(dǎo)單位,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要真正認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校全面教育體系中的價(jià)值和地位,切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理思想,與時(shí)俱進(jìn),強(qiáng)化學(xué)校學(xué)籍檔案管理意識(shí),完善學(xué)校學(xué)籍檔案管理職能,確保檔案管理始終納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃之中;要通過(guò)建立統(tǒng)一的學(xué)籍信息管理平臺(tái),確保學(xué)校各職能部門對(duì)與學(xué)生有關(guān)的各種數(shù)據(jù)全面、快捷且又準(zhǔn)確地理解,實(shí)現(xiàn)管理部門與工作部門的信息共享,加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的直接管理,確保學(xué)籍檔案管理工作落到實(shí)處。只有將學(xué)籍檔案管理工作列入學(xué)校工作日常安排,主管領(lǐng)導(dǎo)親自組織并帶頭宣傳學(xué)籍檔案工作的重要性,才能使全校員工重視學(xué)籍檔案管理工作,產(chǎn)生人人重視、大家支持的良好形勢(shì)。

4.檔案管理者的應(yīng)有認(rèn)知

學(xué)籍檔案管理部門作為以學(xué)籍工作為中心的職能部門擔(dān)負(fù)著學(xué)籍檔案管理工作的重任,管理人員應(yīng)該提高對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。一方面,檔案管理人員要以學(xué)籍管理人員的崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自己工作,體現(xiàn)強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí),深刻認(rèn)識(shí)和領(lǐng)悟出自于自己手中的檔案代表著學(xué)校的辦學(xué)水平、體現(xiàn)著學(xué)生的成長(zhǎng)。只有對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)提高到一個(gè)新的高度,才能切實(shí)做到依法辦事、遵章辦事。另一方面,平時(shí)工作中,檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理,而且要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的研究,從過(guò)去單一的收集、整理工作向研究、開發(fā)縱深方向發(fā)展,確保學(xué)籍檔案工作的動(dòng)態(tài)發(fā)展趨勢(shì),實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作涉及面廣,要求高,與學(xué)生個(gè)體、學(xué)校形象等諸多方面緊密聯(lián)系,因此,只有體現(xiàn)方法現(xiàn)代化、技術(shù)先進(jìn)化、理念前衛(wèi)化,才能適應(yīng)學(xué)籍檔案管理工作的要求,確保學(xué)籍檔案管理工作再上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn):

[1]謝靜.新形勢(shì)下的學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè).龍巖學(xué)院學(xué)報(bào),2006.

[2]林秀蘭,朱艷.新形勢(shì)下高校學(xué)籍管理探索與實(shí)踐.黑龍江教育,2006.

[3]殷濤.如何提高高校學(xué)籍管理工作水平.重慶文理學(xué)院學(xué)報(bào),2010.

篇(4)

[關(guān)鍵詞] 高職院校; 學(xué)籍檔案管理

近年來(lái),隨著我國(guó)職業(yè)教育的大力發(fā)展,高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級(jí)專門人才的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù),必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作,因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為,為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理,可采取以下有效措施:

1. 提高重視程度, 健全規(guī)章制度

在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天,各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門的競(jìng)爭(zhēng), 更是各類專業(yè)人才之間的競(jìng)爭(zhēng), 而在激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)中, 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用, 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人, 都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí), 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜,學(xué)籍檔案種類多、形式多樣,涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多,學(xué)生成分復(fù)雜, 時(shí)間跨度大,給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來(lái)一定的難度,因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作, 在人、財(cái)、物配備上給予支持, 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作, 改善辦公、管理環(huán)境, 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳, 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證。科學(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律, 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度, 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等, 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循, 有據(jù)可依, 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用,做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐,改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法,將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院??梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng),集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái),將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號(hào)等,由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn),隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料,從而實(shí)現(xiàn)資源共享,提高工作效率,使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提高檔案管理人員素質(zhì),是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施,重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn),不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先,在思想政治方面,檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策,樹立正確的人生觀和世界觀,熱愛檔案事業(yè),愛崗敬業(yè),認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌;其次,在業(yè)務(wù)方面,學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定,還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能,熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備,與時(shí)俱進(jìn),優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手;另外,還要保持學(xué)籍檔案人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定,關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員,使其安心本職工作,增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件,充分調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性,促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

總之,高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)涉及學(xué)生個(gè)人、高校、社會(huì)機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作,學(xué)生就業(yè)、提干、晉級(jí)、考評(píng)、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案,只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段,健全和完善學(xué)籍檔案的管理,加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用,才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。

主要參考文獻(xiàn)

[1] 李玉萍. 高校學(xué)籍檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策分析[J]. 齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào),2008,29(17).

[2] 黃錦旺. 談?wù)劯咝W(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 廣西大學(xué)學(xué)報(bào):哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版,2008(z2).

[3] 陶改蘭. 淺談技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理[J]. 數(shù)字與縮微影像,2008(1).

篇(5)

關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案;服務(wù)功能;管理對(duì)策

中圖分類號(hào):G643 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1674-9324(2013)34-0005-02

一、高校學(xué)籍檔案的特征

高校學(xué)籍檔案是大學(xué)生被錄入高校后的高考成績(jī)、學(xué)籍表、在校學(xué)習(xí)成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況、畢業(yè)證書登記及畢業(yè)派遣等諸多方面信息的真實(shí)記錄和反映,是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的重要個(gè)人信息記錄。學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績(jī)的記錄。學(xué)生畢(結(jié))業(yè)證、學(xué)位證登記表是對(duì)學(xué)生學(xué)歷學(xué)位教育結(jié)果狀況的信息記錄。上述信息做為大學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的信息記錄,為他們?cè)谖磥?lái)的繼續(xù)教育、就業(yè)及社會(huì)保障服務(wù)等方面做證明具有意義。高校學(xué)籍檔案具有如下基本特征:

1.高校學(xué)籍檔案具有真實(shí)性特征。高校檔案是由不同的學(xué)生管理單位,根據(jù)高校教育管理規(guī)定,在大學(xué)生入學(xué)的不同階段,對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案材料分別整理匯編而成。如招生部門根據(jù)本地區(qū)的招生計(jì)劃及本高校的招生簡(jiǎn)章,與本地區(qū)教育部門協(xié)調(diào)共同完成招生工作,在工作過(guò)程中形成新生錄取方面的學(xué)籍檔案。學(xué)生成績(jī)檔案及畢業(yè)證、學(xué)位證登記表等學(xué)籍檔案是由教務(wù)處、各院系在學(xué)生成績(jī)管理過(guò)程和畢業(yè)登統(tǒng)過(guò)程中形成的關(guān)于學(xué)生成績(jī)表、畢業(yè)證登記等方面的學(xué)籍檔案。由于它們是在學(xué)生錄取,學(xué)生成績(jī)管理、學(xué)生畢業(yè)登統(tǒng)過(guò)程中形成并歸納整理出來(lái)的文檔,故具有原始性、真實(shí)性。

2.高校學(xué)籍檔案內(nèi)容具有多樣性特征。高校學(xué)籍檔案內(nèi)容豐富,材料多樣,包含新生錄取登記表、學(xué)生成績(jī)登記表、學(xué)生在校期間獲獎(jiǎng)材料、四六級(jí)英語(yǔ)考試成績(jī)、學(xué)生畢業(yè)證學(xué)位證登記、畢業(yè)生學(xué)籍等多方面內(nèi)容材料,是記錄學(xué)生高校生活材料的綜合體。

3.高校學(xué)籍檔案形成具有分散性特征。高校學(xué)籍檔案的材料由不同的職能部門分別形成。如招生部門形成:新生錄取檔案,教務(wù)部門形成學(xué)生成績(jī)表、畢業(yè)生登記表等檔案,學(xué)生管理部門形成學(xué)生的各種獎(jiǎng)懲記錄檔案,各院系形成學(xué)生學(xué)籍登記等學(xué)籍檔案。校檔案館(室)綜合管理全校學(xué)籍檔案,并提供檔案利用服務(wù)。

4.高校學(xué)籍檔案利用的頻繁性特征。高校學(xué)籍檔案是高校利用頻率最高的檔案。學(xué)生在繼續(xù)升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)留學(xué)活動(dòng)中需要查閱并出示學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)證中(英)文證明等證明材料。目前在社會(huì)保障活動(dòng)中有些需要社會(huì)化存檔者和一些即將退休人員在整理退休材料時(shí)也需查閱補(bǔ)辦相關(guān)學(xué)籍檔案材料,以提供其相關(guān)畢業(yè)和分派遣證等方面的證明。另外還有一些畢業(yè)證書學(xué)位證書丟失者在評(píng)職稱等需要時(shí),也要求補(bǔ)辦學(xué)歷學(xué)位證明等等。諸多方面的需求,使學(xué)生檔案得到頻繁利用。

高校學(xué)籍檔案諸多特點(diǎn)中,真實(shí)性是它的首要特征,決定了高校學(xué)籍檔案的其他特征,也決定了它作為信用憑證材料,能夠起到服務(wù)學(xué)校管理和服務(wù)社會(huì)的雙重作用。

二、高校學(xué)籍檔案的服務(wù)功能

概括地講,學(xué)校學(xué)籍檔案具有服務(wù)校內(nèi)外的兩方面功能。高校學(xué)籍檔案服務(wù)校內(nèi)是指:一方面學(xué)籍檔案是供高校內(nèi)部各職能部門查閱關(guān)于學(xué)生學(xué)籍等方面的情況,另一方面是給在校學(xué)生的繼續(xù)升學(xué)、出國(guó)留學(xué)時(shí)為相關(guān)單位提供證明。服務(wù)校外是指:為已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生提供在高考錄取證明、研究生錄取證明,本科或研究生成績(jī)單,畢業(yè)證學(xué)位證證明及畢業(yè)分配或派遣證明等。具體看,學(xué)籍檔案具有以下幾方面的功能:

1.學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校職能部門的功能。學(xué)籍檔案是高校教學(xué)管理部門和學(xué)生管理部門對(duì)學(xué)生管理過(guò)程中形成的原始材料,是對(duì)學(xué)校學(xué)生在校期間綜合信息的反映。學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校職能部門的功能,是指學(xué)籍檔案為學(xué)校職能部門提供查詢服務(wù)的功能。第一,學(xué)籍檔案為教學(xué)管理服務(wù)。學(xué)籍檔案管理與教學(xué)管理工作緊密相連,相互促進(jìn)。一方面,學(xué)籍檔案是學(xué)校教學(xué)與管理工作結(jié)果的詳細(xì)記錄,如歷年成績(jī)記載、學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)證書登統(tǒng)等真實(shí)地記載在學(xué)籍檔案中;另一方面,學(xué)籍檔案中的記錄反過(guò)來(lái)為教學(xué)和管理工作的提高提供了數(shù)據(jù)支持,學(xué)籍檔案的記錄可以反映出一段時(shí)間內(nèi)學(xué)院教學(xué)水平的來(lái)源與去向、學(xué)生的培養(yǎng)層次、學(xué)校教育教學(xué)改革的方向及教學(xué)管理工作的水平。職能部門通過(guò)查詢調(diào)取學(xué)籍檔案資料,分析數(shù)據(jù),為制定新的計(jì)劃、規(guī)劃查詢依據(jù)。如通過(guò)教學(xué)質(zhì)量檢查或教學(xué)水平評(píng)估材料,從中隨機(jī)抽取學(xué)生成績(jī)做調(diào)查統(tǒng)計(jì),發(fā)現(xiàn)當(dāng)前工作的不足,及時(shí)調(diào)整制定新的教學(xué)計(jì)劃,促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提高。第二,學(xué)籍檔案為學(xué)生管理服務(wù)。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生多方面情況,如學(xué)生年齡、出身,家庭主要成員和所從事的職業(yè)、職務(wù),家庭經(jīng)濟(jì)情況以及本人成長(zhǎng)經(jīng)歷等。學(xué)生管理部門的老師從中可以了解學(xué)生的成長(zhǎng)環(huán)境,所受到的影響和成長(zhǎng)中可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題,以便及時(shí)加以正確引導(dǎo),從而促進(jìn)了學(xué)生管理工作的順利進(jìn)行。第三,學(xué)籍檔案為學(xué)校發(fā)展提供信息支持。學(xué)籍檔案的動(dòng)態(tài)形成過(guò)程及靜態(tài)實(shí)證材料分析,直接為學(xué)校的改革發(fā)展提供依據(jù)。如畢業(yè)生的畢業(yè)去向,直接反映了社會(huì)對(duì)大學(xué)生的需求狀況,為高校專業(yè)調(diào)整和學(xué)校發(fā)展提供原始信息。

2.學(xué)籍檔案服務(wù)在校大學(xué)生的功能。學(xué)籍檔案是大學(xué)生在校成長(zhǎng)全部過(guò)程的真實(shí)材料記載。在校大學(xué)生在出國(guó)留學(xué)或就業(yè)時(shí)都要向相關(guān)部門提供學(xué)籍檔案材料。如在校學(xué)生在出國(guó)留學(xué)時(shí)需提供學(xué)生入學(xué)時(shí)的高考成績(jī)、在校學(xué)習(xí)成績(jī)單等;用人單位在與畢業(yè)生簽約時(shí),用人單位要核實(shí)學(xué)生的畢業(yè)證和學(xué)位證,以確認(rèn)學(xué)生身份,避免假學(xué)歷學(xué)位濫竽充數(shù)。學(xué)籍材料的歸檔及未來(lái)的信用憑證作用,對(duì)在校生也影響頗深,對(duì)督促和激勵(lì)學(xué)生努力學(xué)習(xí)和鍛煉有積極的意義。

3.學(xué)籍檔案服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)社會(huì)的功能。高校畢業(yè)生在就業(yè)后,對(duì)學(xué)籍檔案也有很多需求。主要表現(xiàn)在如下方面:(1)國(guó)外就業(yè)的畢業(yè)生在繼續(xù)求學(xué)時(shí),要求高校提供他在國(guó)內(nèi)高校就讀的學(xué)習(xí)成績(jī),學(xué)歷學(xué)位材料。(2)國(guó)內(nèi)畢業(yè)生在就業(yè)后,在職稱評(píng)定時(shí)被要求高校提供畢業(yè)證、學(xué)位證材料對(duì)其畢業(yè)證、學(xué)位證加以認(rèn)證。(3)畢業(yè)生畢業(yè)證結(jié)業(yè)證不慎丟失,補(bǔ)辦相關(guān)證件,要根據(jù)畢業(yè)生的學(xué)籍檔案材料,提取其畢業(yè)證學(xué)位證等材料加以認(rèn)證。(4)畢業(yè)生在辦理退休時(shí)社會(huì)保障部門要確認(rèn)其工齡時(shí),需要查閱學(xué)籍檔案材料,提取他的畢業(yè)就業(yè)派遣證等方面的證明,對(duì)其畢業(yè)情況加以認(rèn)證。高校學(xué)籍檔案服務(wù)畢業(yè)生的這些社會(huì)功能,對(duì)學(xué)生能否繼續(xù)完成升學(xué)、再就業(yè)、計(jì)算工資工齡等有重要影響。學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的功能在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下,社會(huì)保障日益完善的社會(huì)環(huán)境下,保障個(gè)人合法權(quán)益,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校職能部門、服務(wù)在校生的功能是學(xué)籍檔案的基本職能,學(xué)籍檔案服務(wù)畢業(yè)生是學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的重要內(nèi)容,也是學(xué)籍檔案日益被社會(huì)重視的重要表現(xiàn)。學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的功能要求高校的學(xué)籍檔案管理要立足現(xiàn)實(shí),重溫歷史,加強(qiáng)學(xué)籍檔案的整理和補(bǔ)救工作,以期更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的社會(huì)化服務(wù)。

三、完善學(xué)籍檔案管理提高學(xué)籍檔案服務(wù)質(zhì)量

學(xué)籍檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程,既承上啟下,又繼往開來(lái)。在檔案管理中存在舊問(wèn)題,不利于新時(shí)期學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的新要求;新時(shí)期學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)功能的強(qiáng)化,又要求高校檔案管理不斷創(chuàng)新。

(一)目前學(xué)籍檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

學(xué)籍檔案是學(xué)生被高校錄取、在學(xué)校學(xué)習(xí)、從高校畢業(yè)及分配或派遣等一系列個(gè)人信息記錄,作為其為社會(huì)服務(wù)的信用憑證,其內(nèi)容是否先進(jìn),是否便于查詢,對(duì)于高校檔案能否高效便捷地為學(xué)生提供服務(wù)關(guān)系重大。在高校檔案管理過(guò)程中恰恰出現(xiàn)了相關(guān)的問(wèn)題,具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1.受歷史條件限制,學(xué)籍檔案材料內(nèi)容不完整。由于歷史的原因或管理不完善,造成學(xué)籍檔案不完備。缺少學(xué)籍檔案實(shí)證材料。再如由于管理不完善,相關(guān)部門或院系歸檔不全,造成學(xué)籍檔案信息不完備等等。

2.受管理部門的影響,學(xué)籍檔案記錄不規(guī)范。比如,畢業(yè)生成績(jī)單,應(yīng)有三個(gè)部門的公章:學(xué)生所在院系,教務(wù)處及院系主管領(lǐng)導(dǎo)的名章。如由于某些部門疏忽,致使學(xué)生成績(jī)單會(huì)缺少其中的某個(gè)印章,使學(xué)生成績(jī)公信度受到影響。再如,畢業(yè)學(xué)籍表應(yīng)記載學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部信息材料。院系在檔案形成過(guò)程中,記錄不規(guī)范,缺少學(xué)生在校的某些信息,使學(xué)生在利用學(xué)籍檔案時(shí)要增加其他部門的附加材料加以佐證,導(dǎo)致服務(wù)水平降低。

3.受計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)限制,學(xué)籍檔案管理手段不先進(jìn),電子化程度不高。受檔案電子化程度的影響,有些學(xué)校的學(xué)籍檔案沒有進(jìn)入到電子查詢階段,靠人工查詢,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,不利于紙質(zhì)檔案的保管,也影響服務(wù)質(zhì)量的提高。

4.受高校檔案館水平建設(shè)的限制,檔案收集和整理不到位。由于有些高校的檔案管理依然是檔案室的水平,檔案員數(shù)量少檔案員自身管理水平限制,使學(xué)籍檔案收集、檔案整理、管理工作不到位,也會(huì)影響學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的質(zhì)量。

發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是解決問(wèn)題的前題,研究對(duì)策是解決問(wèn)題的最好方法,我們要從現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題出發(fā),不斷研究檔案管理的理論和實(shí)踐,提高服務(wù)質(zhì)量。

(二)加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理,提高高校學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的質(zhì)量

1.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè),不斷提高學(xué)籍檔案工作人員的素質(zhì)。學(xué)籍檔案管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)高校檔案管理辦法,提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。學(xué)籍檔案管理人員要有定期的崗位素質(zhì)培訓(xùn),進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),提高檔案管理人員的專業(yè)水平;加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育,提高對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的地位和作用的認(rèn)識(shí)。

2.建立學(xué)籍檔案管理體系,健全管理制度。實(shí)行實(shí)體化管理體制,高??筛鶕?jù)實(shí)際情況,明確規(guī)定以學(xué)籍管理部門為依托,建立以院、系(部)單位為支點(diǎn)的學(xué)籍管理體系;明確學(xué)籍管理部門的檔案管理人員,各院系的教學(xué)人員為兼職的檔案員,全力輔助學(xué)籍管理部門完成學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等工作,為全面管理學(xué)籍檔案提供可靠的組織保證。健全學(xué)籍檔案管理制度,學(xué)籍檔案制度必須掌握學(xué)籍管理的原則,既要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案的法規(guī),又要以對(duì)學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,做到以事實(shí)為依據(jù),以管理制度為準(zhǔn)繩,做到有章可循,有據(jù)可依。

3.加快學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化是以信息為基礎(chǔ)的,要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,首先要實(shí)現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化。學(xué)籍管理人員要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用,以靈活多樣的形式,開展多種形式的服務(wù)。其次,管理方法的現(xiàn)代化。高校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,把計(jì)算機(jī)手段運(yùn)用到學(xué)籍檔案的管理中,建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù),運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)查詢、打印服務(wù)系統(tǒng),提高工作效率。

綜上所述,學(xué)籍檔案管理作為高校檔案工作的一個(gè)組成部分,應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中不斷摸索,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),讓檔案信息真正能及時(shí)有效地為社會(huì)提供服務(wù),使檔案開發(fā)工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的軌道。

參考文獻(xiàn):

[1]李玉萍.高校學(xué)籍檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策分析[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào),2008,29(17).

篇(6)

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍,高校,檔案,管理

高校學(xué)籍管理工作直接對(duì)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、社會(huì)名譽(yù)等有所影響。因此,為了可以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,完善人才培養(yǎng)制度,高校一定要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理。但在目前,高校學(xué)籍檔案在管理、利用等都存在一些急需要改善的地方。

一、高校學(xué)籍檔案特點(diǎn)

1.信息量龐大。伴隨我們國(guó)家教育教學(xué)的不斷優(yōu)化、改革,以經(jīng)多種教育形成的推廣。各大高校在擴(kuò)招的同時(shí)也在擴(kuò)大自己學(xué)校的專業(yè)內(nèi)容、種類、科目,而且越來(lái)越復(fù)雜。這些情況也決定了學(xué)籍檔案向著龐大、多元的形勢(shì)發(fā)展。一般來(lái)說(shuō),學(xué)生的學(xué)籍檔案包括了靜態(tài)及動(dòng)態(tài)信息。靜態(tài)信息:學(xué)生基本信息(名字、出生日、住址、聯(lián)系電話、家屬聯(lián)系電話、學(xué)號(hào)、錄取成績(jī)及錄取號(hào)、專業(yè)等等);動(dòng)態(tài)信息:所學(xué)的科目信息、考試成績(jī)(包括正考以及補(bǔ)考的內(nèi)容)、平時(shí)作業(yè)、論文、畢業(yè)資格審核等等。

2.準(zhǔn)確、真實(shí)性。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生從入學(xué)開始一直到畢業(yè)的各種信息。這種記錄一定是可以真實(shí)反映學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、生活階段的各項(xiàng)真實(shí)的內(nèi)容。如在學(xué)校的基本情況、學(xué)業(yè)完成度、學(xué)生在校得獎(jiǎng)或受罰的記錄等等。這些資料是在有關(guān)學(xué)籍管理規(guī)定中所形成的,根據(jù)有關(guān)要求整理而得,因此所有的檔案都必須是真實(shí)且準(zhǔn)確的。

3.周期采編及動(dòng)態(tài)擴(kuò)充特點(diǎn)。在學(xué)校,每個(gè)學(xué)年的開始、結(jié)束等,都是學(xué)生綜合素質(zhì)變化的真實(shí)記錄的一個(gè)重要階段,同時(shí)也是學(xué)籍管理方面文件材料形成最多的一個(gè)階段,這樣就決定了學(xué)籍檔案其文件材料的形成是具有周期性的。同時(shí),一整套賽事的學(xué)籍檔案是基于對(duì)學(xué)生基本素質(zhì)發(fā)展的記錄、收集、整理,通常是以階段為單位進(jìn)行開展的,有的內(nèi)容每學(xué)期一記,有的則是一學(xué)年一記,如遇特殊情況,還要隨時(shí)記錄。

二、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

1.要求不統(tǒng)一,制度不明確。無(wú)論是何種工作都要有制度方面的制約,有的高校只是簡(jiǎn)單給檔案館擬定了一些管理規(guī)定,而對(duì)管理人員未提出明確需求,而這樣不單讓工作人員無(wú)法意識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性,同時(shí)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作不盡職。有的高校本科生學(xué)籍檔案一般都存放在學(xué)生工作辦公室、團(tuán)支等等,因?yàn)閺氖掠嘘P(guān)管理工作人員具有比較大的流動(dòng)性,且缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí),未能統(tǒng)一管理,制度不完善,存在責(zé)任不明確、安全性弱、保密性不強(qiáng)等情況。再加上學(xué)籍檔案數(shù)量比較多、存放的空間有限,無(wú)法做到好的管理。很多都是學(xué)生干部來(lái)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更新、管理等,檔案管理無(wú)法做到安全、保密、完整。

2.檔案管理過(guò)于復(fù)雜。檔案管理復(fù)雜是因?yàn)楫?dāng)前高校本身的教育方式所決定的。很多高校不單單有學(xué)歷教育,同時(shí)也存在著非學(xué)歷教育。例如全日制教育、成人教育、遠(yuǎn)程教育、單科教育、大專教育等等。不同的教育系統(tǒng)都有自己的檔案管理,而且管理方式也不統(tǒng)一,這樣就在某種程度上決定了檔案管理的復(fù)雜性,也正因?yàn)檫@種復(fù)雜性,在管理方面不具有條理性,讓管理的難度加大,也是當(dāng)前極需要改善的一個(gè)問(wèn)題。

3.信息化落后,管理手段陳舊。高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多個(gè)系統(tǒng)管理的方式,未有統(tǒng)一信息管理的平臺(tái),每一個(gè)部門均有自己的一整套信息的系統(tǒng),增加了工作量不說(shuō),也讓信息無(wú)法達(dá)到共享的狀態(tài),重要?jiǎng)趧?dòng)多、準(zhǔn)確性過(guò)低等等都是管理手段陳舊的表現(xiàn)。雖然當(dāng)前教育部已向各大高校推動(dòng)了無(wú)紙化的辦公、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等現(xiàn)代化手段,但是真正把電腦、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等現(xiàn)代化手段,但真正把電腦以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用在檔案管理中的仍是少數(shù),多數(shù)的高校還是采用手工錄入、查詢的方式,再加上檢索工具落后,在查找學(xué)籍檔案時(shí)存在很多問(wèn)題。

三、解決高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題的解決方法

1.構(gòu)建服務(wù)觀,規(guī)范管理。在不斷加劇競(jìng)爭(zhēng)的今天,無(wú)論對(duì)對(duì)哪一個(gè)領(lǐng)域而言,都是人才間的意識(shí),而在這一種人才競(jìng)爭(zhēng)中,高校學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著極為重要的價(jià)值、作用,直接關(guān)系著學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)。因此,高校的領(lǐng)導(dǎo)、各部門、教師、學(xué)生等都要重視學(xué)籍的檔案管理,要自覺更新、完善檔案。由于學(xué)籍檔案管理所涉及的內(nèi)容極多,在收集整理時(shí)具有一定難度,因此構(gòu)建起規(guī)范的管理制度是做好學(xué)籍管理工作的前提,同時(shí)對(duì)這些制度不斷加以修訂。擬定一整套完整的收集、保管、和、安全保護(hù)等系列的規(guī)章制度。同時(shí),伴隨高校本身發(fā)展的需求和學(xué)籍管理服務(wù)對(duì)象的不斷變化,學(xué)籍管理工作需要在新管理方式下,以學(xué)校的中心工作開展,如招生、就業(yè)、專業(yè)設(shè)置等等,構(gòu)建起以服務(wù)為主觀念,進(jìn)一步加大服務(wù)功能。

2.開展靈活多元的管理方式。學(xué)籍管理方式一定是針對(duì)不同專業(yè)學(xué)生開展的,具有可靠且靈活的管理方式,開展分專業(yè)、分層次多元管理。當(dāng)前,很多高校均是執(zhí)行學(xué)分制,學(xué)生可根據(jù)自己本身情況來(lái)選擇學(xué)習(xí)的方式,在這一期間內(nèi),學(xué)生可在本系跨年級(jí)選課,或是在全校范圍內(nèi)跨專業(yè)選題,這樣為學(xué)籍管理帶來(lái)挑戰(zhàn),要讓這部分的學(xué)籍管理得到最大限度拓展,需要跟蹤并了解他們選課以及成績(jī)的考核情況,要因人而宜分別登記、注冊(cè)。

3.以信息技術(shù)為手段,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍管理。伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,學(xué)籍檔案管理也一步一步實(shí)現(xiàn)了信息化。之前以保密及單純?yōu)橹鞴芾矸绞揭矡o(wú)法實(shí)現(xiàn)當(dāng)前社會(huì)需求。高校學(xué)籍檔管理一定要與時(shí)代同步,改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求方法,把計(jì)算機(jī)技術(shù)加入學(xué)籍檔案管理工作中。高??蓸?gòu)建起先進(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)、將選課、學(xué)籍等管理集中,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)資料共享。

四、結(jié)語(yǔ)。總之,學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案信息資源一種非常重要的形式,同時(shí)更是學(xué)校的財(cái)富。高校只有加強(qiáng)的學(xué)籍檔案管理并重視其開發(fā)、利用,才可更好為教學(xué)及高校發(fā)展服務(wù)。雖然就目前而言,高校學(xué)籍檔案管理仍存在一些問(wèn)題。但我們只要找到這些問(wèn)題的核心所在,就一定可以提升高校學(xué)籍管理的效率。

參考文獻(xiàn):

[1]李玲.淺談學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào),2010

[2]云雪.高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].青年文學(xué)家,2012(4).

篇(7)

關(guān)鍵詞:學(xué)籍管理;學(xué)籍檔案;規(guī)范化

學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn),學(xué)籍狀

態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過(guò)程與結(jié)果學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過(guò)高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”(以下簡(jiǎn)稱“學(xué)信網(wǎng)”)注冊(cè)學(xué)籍,才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊(cè)了學(xué)籍的學(xué)生,才能在修夠規(guī)定的年限且成績(jī)合格后,取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過(guò)程與結(jié)果。

(一)學(xué)生的各類學(xué)籍異動(dòng)(休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)專業(yè)等),從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué),有的學(xué)生休學(xué)的原因?yàn)樯眢w疾病,表示該部分學(xué)生在校期間,身體素質(zhì)較差;有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大,精神衰弱,說(shuō)明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來(lái)說(shuō),有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè);還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無(wú)法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分,因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動(dòng)在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。

(二)學(xué)生的各類獎(jiǎng)懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì),如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力;而各種懲罰,如警告、記過(guò)、留校察看、開除等,則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績(jī)低劣。

(三)畢、結(jié)業(yè)結(jié)論,反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi),修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格,將獲得畢業(yè)證書,相反,則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生,還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此,學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份,監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程,反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。

二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過(guò)程最有力的證據(jù)

學(xué)籍檔案主要包括:新生入學(xué)材料(新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表)、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料(升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等)、學(xué)生成績(jī)總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料(新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表)顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份,錄取院校及專業(yè),甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息,包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會(huì)關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等,更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)材料(升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等),可以成為學(xué)生身份變動(dòng)或?qū)W習(xí)期限變動(dòng)的有力憑證。學(xué)生成績(jī)冊(cè)、各種獎(jiǎng)懲材料,可以有效說(shuō)明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞,平時(shí)表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。

三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)

學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門,但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善,檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。

(一)學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化,必然會(huì)將每一項(xiàng)工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔,必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè),每一個(gè)階段、每一個(gè)重要事項(xiàng)都會(huì)留有一定的印記。如一入學(xué),就有新生錄檢表、新生花名冊(cè)、新生登記表;最后畢業(yè)的時(shí)候,成績(jī)表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會(huì)作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過(guò)程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個(gè)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔,工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來(lái),為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。

(二)檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化,必然會(huì)對(duì)歸檔條目進(jìn)行細(xì)分,同時(shí)要求各對(duì)口部門按照條目及時(shí)將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門,包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作,同時(shí)保存原始資料。因?yàn)橐鏅n,學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄;因?yàn)橐鏅n,任何負(fù)責(zé)人在簽字的時(shí)候就必須得謹(jǐn)慎,違反國(guó)家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字,否則檔案會(huì)永遠(yuǎn)記錄,簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣,檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化??傊?,學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓,在某種意義上,學(xué)籍管理與檔案管理是綱,綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理,才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員

參考文獻(xiàn):

[1]成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014,(2).

[2].解穎嫻.高校學(xué)籍檔案管理存在問(wèn)題與解決對(duì)策[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(1).