序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案整理知識(shí)范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

關(guān)鍵詞：土地開發(fā)；檔案資料；管理

1土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料的意義

為了能更好的監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)程，能讓日后項(xiàng)目的管理更容易，就需要管理好土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料，因?yàn)檫@樣才能全面并及時(shí)的了解整個(gè)項(xiàng)目管理的過程和項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度情況，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)建設(shè)中的問題并進(jìn)行處理，還能提供一些項(xiàng)目建設(shè)管理的信息。土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料是非常重要的，主要從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)出來：(1)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程的資料信息等都包括在土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料當(dāng)中，日后接受各級(jí)部門審查等也都是要把這個(gè)作為依據(jù)的。(2)根據(jù)土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料可以整治項(xiàng)目建設(shè)中的不良行為。(3)要根據(jù)土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，日后出了問題也需要用到這些資料進(jìn)行追查。(4)在建設(shè)其他項(xiàng)目時(shí)也可以參考這些土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料。(5)土地開發(fā)整理項(xiàng)目管理規(guī)范化的要求土地開發(fā)整理的管理模式有了一定的轉(zhuǎn)變，國家也開始重視土地開發(fā)整理,只有不斷完善土地開發(fā)整理項(xiàng)目管理，才能讓國家投入的資金不浪費(fèi)，讓土地開發(fā)整理項(xiàng)目有好的效益，而在土地開發(fā)整理項(xiàng)目管理中，土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料是很重要的。整個(gè)項(xiàng)目管理活動(dòng)的記錄都在土地開發(fā)整理項(xiàng)目的檔案中，這其中保存和積累著項(xiàng)目的工作成果和工作經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目中有些關(guān)鍵地方的施工記錄也在其中。由此看來，在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目檔案管理是必不可少的。

2土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理存在的問題

我國實(shí)施土地開發(fā)整理項(xiàng)目比較晚，很多方面的管理都不完善，存在著許多的問題，土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散籠統(tǒng)的文件并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理方面的問題也有很多，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)地方：(1)填寫的一些資料內(nèi)容不準(zhǔn)確。有許多原始資料在項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候不能及時(shí)填寫，從而造成了土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料內(nèi)容與施工事實(shí)情況不相符，進(jìn)而就導(dǎo)致了有些建筑材料沒有完整的合格證和質(zhì)保書等，最終就不能知道項(xiàng)目工程質(zhì)量的具體情況，達(dá)不到符合要求的項(xiàng)目工程資料檔案管理的質(zhì)量。(2)沒有完善的檔案資料管理制度。許多企業(yè)都沒有完善的項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，甚至有的企業(yè)就沒有建立這個(gè)制度。在項(xiàng)目工程建設(shè)過程中不在乎檔案資料的管理工作，只偏重于質(zhì)量等方面的問題。(3)檔案資料管理不規(guī)范。在施工過程中，檔案資料的格式各式各樣、內(nèi)容不符合要求，不容易裝訂，這都是由于施工單位和相關(guān)部門沒有統(tǒng)一檔案資料的格式而造成的。資料的內(nèi)容方面，有的資料是因?yàn)闄n案員在編輯的時(shí)候不了解施工的進(jìn)度和相關(guān)情況，導(dǎo)致了編輯的資料和事實(shí)情況不一樣，還有的是因?yàn)椴磺宄┕さ牟僮鬟^程在填寫表格的時(shí)候造成了多填、漏填的現(xiàn)象。還有的資料中有錯(cuò)別字，內(nèi)容敘述的沒有邏輯關(guān)系，有的資料沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章等，資料中出現(xiàn)的這些問題都會(huì)在很大程度上影響后期竣工資料的編制。(4)沒有專門的人負(fù)責(zé)管理檔案。目前，很少有企業(yè)設(shè)立了專門管理項(xiàng)目檔案資料的職位并由專門的人員進(jìn)行管理，大部分的項(xiàng)目檔案資料管理人員都不是專職人員，都只是身兼多職的人，這些人員都沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)，不了解檔案業(yè)務(wù)，而且他們平時(shí)還有原本的職務(wù)工作要做，就沒有了時(shí)間去深入的學(xué)習(xí)了解該如何進(jìn)行檔案管理，這樣他們就很難管理好。資料越來越多，他們又沒有辦法跟上節(jié)奏整理，漸漸地需要整理的資料越堆越多，也就越來越難整理，再加上取閱檔案資料時(shí)不進(jìn)行手續(xù)登記，最終就導(dǎo)致了檔案的丟失。所以，項(xiàng)目檔案資料一定要有專門的人進(jìn)行管理，而且管理人員一定要有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。

3項(xiàng)目檔案資料管理建議

結(jié)合上述項(xiàng)目檔案資料管理中存在的問題來看，想要土地開發(fā)工程建設(shè)有快的進(jìn)度，就一定要重視項(xiàng)目檔案資料管理。具體措施如下：

3.1增強(qiáng)項(xiàng)目檔案資料管理的意識(shí)

在土地開發(fā)整理項(xiàng)目中，有很多重要的圖表、文字、影像、圖片等資料可以為其他的土地開發(fā)項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)等。所以，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案資料管理的意識(shí)是很有必要的，這樣就能夠讓那些檔案資料完整的保存下來了，而且還能對(duì)檔案進(jìn)行妥善的管理，從而避免發(fā)生資料丟失的情況。所以，一定要讓檔案資料管理人員有充分的項(xiàng)目檔案資料管理的意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí)，認(rèn)真對(duì)待工作。

3.2制定項(xiàng)目檔案資料管理制度

在建設(shè)性工程當(dāng)中，土地開發(fā)項(xiàng)目是具有很大規(guī)模的，而在土地開發(fā)項(xiàng)目中，最重要的就是有完善的檔案管理制度。把項(xiàng)目檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的分類整理，并進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃是完善檔案管理制度的基礎(chǔ)。在整個(gè)土地開發(fā)項(xiàng)目中，有許多方面的需要都要與其他企業(yè)進(jìn)行交易等，交易過程中就會(huì)有許多的報(bào)告、文件等，要把這些資料進(jìn)行劃分歸類，進(jìn)而再統(tǒng)一的進(jìn)行存檔，這樣在日后查詢資料時(shí)就會(huì)更方便。

3.3加強(qiáng)管理人員的技能學(xué)習(xí)

整理、規(guī)范項(xiàng)目檔案資料是需要非常認(rèn)真嚴(yán)格的，所以具備專業(yè)的知識(shí)技能和認(rèn)真的工作態(tài)度是對(duì)土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理人員的硬性要求。牢記土地開發(fā)整理的政策法規(guī)，了解項(xiàng)目工程中需要的所有的資料，能認(rèn)真準(zhǔn)確的把檔案資料進(jìn)行分類整理等，能完好的保存完整的資料，這些都是這些管理人員需要具備的知識(shí)技能。

3.4建立專人負(fù)責(zé)制度

管理人員需要具有一定的專業(yè)知識(shí)技能，管理過程中必須要遵守政策,土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料的管理工作是很復(fù)雜的，而且時(shí)間長,項(xiàng)目資料的內(nèi)容也很復(fù)雜,因此想要能夠保證這個(gè)工作有效率的進(jìn)行，就一定要讓專門的人對(duì)其進(jìn)行有效的管理，而且還要讓這些人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等，提高他們相關(guān)的管理知識(shí)和技能，進(jìn)而更好的保證檔案管理的進(jìn)行。

4結(jié)束語

篇(2)

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

摘 要：隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，高校成為社會(huì)人才的主要輸出地.高校的發(fā)展影響著社會(huì)的發(fā)展，隨著高校改革的推進(jìn)，對(duì)高校的內(nèi)部的管理十分的必要，檔案管理包含于其中.本文分析了高校在檔案管理的過程中存在的漏洞，并根據(jù)知識(shí)管理采取有效的應(yīng)對(duì)措施.

關(guān)鍵詞 ：知識(shí)管理；高校；檔案管理

中圖分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-260X（2015）02-0133-02

我國檔案管理的發(fā)展歷程，最初為實(shí)體檔案管理，只要是通過以文件的形式進(jìn)行檔案的記錄，進(jìn)而進(jìn)行整理、歸檔和保存；其次是信息檔案的管理，主要運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理；知識(shí)管理主要是將檔案、檔案管理人員、用戶進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不僅節(jié)約人力和物力，其效果十分的顯著.目前我國許多高校主要運(yùn)用前兩種管理模式，效果不佳，跟不上高校的發(fā)展需求.高校也在積極的尋找提高檔案管理的方法，知識(shí)管理的出現(xiàn)，解決了這一難題.知識(shí)管理主要是通過建立一個(gè)從量化向質(zhì)化轉(zhuǎn)變的知識(shí)系統(tǒng)，把組織里的所有知識(shí)進(jìn)行循環(huán)運(yùn)用進(jìn)而知識(shí)的再生，不斷的積累，不斷的再生成.隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的快速傳播，人們對(duì)知識(shí)的需求量增大，要求高校根據(jù)本校的情況對(duì)檔案管理進(jìn)行一定的改進(jìn)，是檔案管理能夠滿足廣大師生及社會(huì)人員對(duì)知識(shí)的需求.高校的檔案管理從傳統(tǒng)的管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，是高校發(fā)展的需要，也是社會(huì)發(fā)展的必然要求.

1 知識(shí)管理的概述

1.1 知識(shí)管理的定義

知識(shí)管理是一種靈活的管理模式，將知識(shí)和人合理的融合在一起，知識(shí)豐富人的世界，人豐富知識(shí)的內(nèi)涵.知識(shí)管理是一個(gè)新銳的管理理念，不同于一般的管理，知識(shí)管理主要運(yùn)用以西結(jié)的管理手段，創(chuàng)造出新的知識(shí)，達(dá)到知識(shí)的升華.

1.2 檔案知識(shí)管理的概念

檔案的知識(shí)管理就是在對(duì)檔案的管理當(dāng)中引用知識(shí)管理的相關(guān)理論，在原有檔案實(shí)體和信息管理基礎(chǔ)上，注重對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)外的知識(shí)流的構(gòu)筑與管理，建立以檔案利用者滿意為中心的檔案知識(shí)服務(wù)體系[1].檔案的工作人員在工作當(dāng)中的重心也有所轉(zhuǎn)變，從原來的實(shí)體保管者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)的提供人員.把數(shù)據(jù)庫變成知識(shí)庫，把傳遞數(shù)據(jù)變成知識(shí)的傳遞.

1.3 高校檔案管理引用知識(shí)管理理論的重要性

高校的檔案管理中，引用知識(shí)管理對(duì)高校而言，是一種新的突破.首先，高校檔案知識(shí)管理，可以使檔案的管理范圍從小變大.實(shí)體管理注重的是歷史資料的整理和保存，把檔案和其他資開，極大地限制了知識(shí)的發(fā)展和延伸.運(yùn)用知識(shí)管理，擴(kuò)大檔案信息量，構(gòu)造出一個(gè)豐富的知識(shí)庫.其次，通過知識(shí)管理可以提高檔案的內(nèi)涵和其使用價(jià)值.實(shí)體管理和信息管理注重管理而忽視利用，檔案館只能提供一般性的知識(shí)服務(wù)，工作效率低.引用知識(shí)管理之后，可以利用知識(shí)管理中的先進(jìn)管理手段，為用戶提供更加全面的服務(wù)，從而提高知識(shí)的價(jià)值和促進(jìn)人才的培養(yǎng).

2 當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 信息載體繁多

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，檔案的載體有很多種，除了數(shù)字化的信息檔案，還是紙質(zhì)版的文檔.在進(jìn)行管理的過程中，如不能及時(shí)的整理，極易造成資料的丟失.文檔載體的繁多成為高校在進(jìn)行檔案管理當(dāng)中需要解決的一個(gè)難題.高校在對(duì)檔案的管理進(jìn)行多次的嘗試，加大了人力和物力的投入，仍不能解決問題.

2.2 服務(wù)效率低

高校的檔案的服務(wù)對(duì)象一般為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和高層，為教職工和學(xué)生提供的服務(wù)不多，這不利于校務(wù)的建設(shè).目前很多高校的檔案管理主要依賴于人工查檔，工作效率低，如若遇到數(shù)量較大的查詢，服務(wù)質(zhì)量較低.因此，高校的檔案只能為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和高層所服務(wù).此外，高校的檔案管理僅僅停留在初級(jí)的存檔、歸檔，未能對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)和利用，導(dǎo)致在查檔時(shí)只能查到原始的資料，檔案的利用率低.

2.3 管理意識(shí)弱

目前，很多高校在進(jìn)行檔案的管理，多為材料的簡(jiǎn)單整理和歸檔，有時(shí)由于人手不足、資料過多而造成不能及時(shí)的將資料進(jìn)行合理的歸檔，造成材料的積壓而導(dǎo)致丟失.檔案管理工作未能得到應(yīng)有的重視.隨著高校校務(wù)的信息化和自動(dòng)化的應(yīng)用，檔案管理的工作人員必須在思想上和技術(shù)上有所跟進(jìn)，把檔案資料當(dāng)中的電子資料和多媒體資料進(jìn)行合理的歸檔.然而很多檔案未能按照高校的檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的歸檔.高校的檔案制度為了與時(shí)俱進(jìn)，有些高校仍沿用舊的檔案管理制度，管理制度漏洞百出，造成重要資料的丟失.

3 高校檔案應(yīng)用知識(shí)管理的重要性

3.1 擴(kuò)大和加深檔案管理

高校在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，不但要注重已有的資料的一般管理，還要對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的整理，其中，可以運(yùn)用知識(shí)管理.知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系[2].

3.2 提高服務(wù)水平

高校在進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，要嚴(yán)格遵循知識(shí)管理的有關(guān)要求，對(duì)學(xué)校的檔案信息進(jìn)行整理，去除糟粕，留下精華.并且深入挖掘當(dāng)中有價(jià)值的信息，進(jìn)行有效的重組，豐富知識(shí)的內(nèi)涵，提高檔案信息服務(wù)的水平.

4 知識(shí)管理高校的檔案

知識(shí)管理是高校進(jìn)行檔案管理的一種必然趨勢(shì)，推動(dòng)我國高校檔案管理的發(fā)展，有利于向高校的師生傳遞更多有用的知識(shí).檔案管理的創(chuàng)新是當(dāng)前高校必須注重的工作，只有如此，才能提高高校檔案管理的水平，從而提高高校的管理水平.

4.1 知識(shí)的合理獲取

高校檔案知識(shí)管理的起點(diǎn)是知識(shí)獲取，無論是對(duì)檔案的內(nèi)部還是外部，必須不斷的收納新的知識(shí)和更新舊的知識(shí)，才能真正的提高知識(shí)管理的成效.所獲取的知識(shí)一般有兩種狀態(tài)：顯性和隱性.顯性知識(shí)主要包括各類公文、各類有關(guān)教育教學(xué)的法律法規(guī)、教師的個(gè)人信息等均以各種形式納入檔案當(dāng)中.隱性知識(shí)需要通過觀察、溝通、模仿等方式，掌握教職工的隱性知識(shí)，比如思維模式和特殊技巧，從而把這些隱性知識(shí)以記錄下來并加以保存，使隱性知識(shí)顯性化.高校的檔案知識(shí)管理，顯性知識(shí)和隱性知識(shí)都要重視.要重視教職工的隱性知識(shí)的獲取，在學(xué)校的組織當(dāng)中，教師是中心，對(duì)學(xué)校的組織有著重要的影響.所以學(xué)?？梢酝ㄟ^開展各類研討會(huì)等方式獲得教師身上的隱性知識(shí).

4.2 知識(shí)的合理共享

知識(shí)共享是知識(shí)管理當(dāng)中的重要組成部分，知識(shí)共享首先要把內(nèi)部的知識(shí)進(jìn)行積累和整理之后，以管理工作為傳輸管道，那知識(shí)傳輸給每一個(gè)檔案管理人員，最后將知識(shí)傳輸?shù)秸麄€(gè)學(xué)校組織當(dāng)中，最終完成外部信息的整理工作.當(dāng)前許多高校的檔案在管理當(dāng)中嚴(yán)重缺乏溝通，不同的檔案管理部門都建有本部門的數(shù)據(jù)庫辦公軟件，各自獨(dú)立運(yùn)行，信息得不到有效傳遞.所以，高校要對(duì)檔案館進(jìn)行重組管理，營造良好的管理氛圍，讓檔案的各個(gè)部門進(jìn)行良好的交流與合作，傳遞新的知識(shí)和信息，豐富組織知識(shí)，有利于知識(shí)的共享.知識(shí)管理的最終目的在于知識(shí)服務(wù)，如果高校能夠知識(shí)管理的信息系統(tǒng)，將學(xué)校的各個(gè)部門的創(chuàng)新成果進(jìn)行共享，豐富組織知識(shí)和增加知識(shí)的價(jià)值.

4.3 知識(shí)的合理儲(chǔ)存

高校檔案管理就是對(duì)相關(guān)信息和材料的整理被保存，對(duì)于所保留的資料的選擇和保存時(shí)間的長短，需要檔案的管理部門對(duì)資料進(jìn)行詳細(xì)的分析和研究從而得出結(jié)論.建立標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)存儲(chǔ)是知識(shí)管理的重要特點(diǎn).例如，將教師觀摩的經(jīng)過以視頻的形式保存下來，并將其整理納入檔案當(dāng)中，為將來的教師培訓(xùn)提供材料，拓展學(xué)校教學(xué)的途徑.

4.4 知識(shí)的合理利用

知識(shí)來之不易，為了能夠充分發(fā)揮知識(shí)的作用，檔案館內(nèi)的知識(shí)要運(yùn)用各種方法把檔案內(nèi)的知識(shí)進(jìn)行有效的發(fā)揮，提高高校檔案在高校發(fā)展過程中的作用，有利于高校在管理方面的開拓創(chuàng)新.高校作為知識(shí)的集中營，高校的師生都希望可以獲取更多的知識(shí)并掌握.所以，高校的檔案館要向師生開放，熱情為師生服務(wù)，提高檔案館知識(shí)的利用效率.同時(shí)，在交流當(dāng)中，檔案館的工作人員可以從中獲得新的知識(shí)，并且將之納入檔案當(dāng)中，進(jìn)行科學(xué)的分類和整理，形成新的檔案知識(shí).

知識(shí)管理的最終目的在于知識(shí)服務(wù)，如果高校能夠知識(shí)管理的信息系統(tǒng)，將學(xué)校的各個(gè)部門的創(chuàng)新成果進(jìn)行共享，豐富組織知識(shí)和增加知識(shí)的價(jià)值.

4.5 提高檔案工作人員的素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)方式

高校的檔案知識(shí)管理，最主要的目的是為了提供更加良好的服務(wù).為了使檔案的服務(wù)質(zhì)量更進(jìn)一步，檔案館不僅要加強(qiáng)其服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)還要大力提升檔案管理人員的管理水平[3].檔案工作人員是檔案管理的重要組成部分，其決定了高校檔案管理的水平以及利用的效率.所以，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)非常的重要，對(duì)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行重新整合，加強(qiáng)培訓(xùn)，讓檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和思考，并且從中學(xué)習(xí)新的知識(shí)，加強(qiáng)隱性知識(shí)的創(chuàng)造能力，并且能夠熟練的使用信息技術(shù)進(jìn)行高效的管理，從而提高檔案管理的工作效率.

高校要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，把檔案工作人員的績(jī)效和知識(shí)管理運(yùn)用的熟練程度與其個(gè)人的福利、職務(wù)的晉升以及評(píng)職相聯(lián)系，調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性和主動(dòng)性，激發(fā)他們的事業(yè)心和責(zé)任心.

4.6 建立相對(duì)應(yīng)的評(píng)估機(jī)制

建立相對(duì)應(yīng)的評(píng)估機(jī)制，是高校在運(yùn)用知識(shí)管理檔案過程中需要重視的環(huán)節(jié).高校運(yùn)用知識(shí)管理主要是為了能夠提高檔案的利用水平，從而造福全校師生乃至整個(gè)社會(huì)，所以必須要建立相對(duì)應(yīng)的評(píng)估機(jī)制來提高知識(shí)管理的水平.評(píng)估主體應(yīng)該是使用該資源的所有人員，評(píng)估體系力爭(zhēng)全面、客觀、公正，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，以適應(yīng)新形勢(shì)和新需求[4].建立適用于檔案管理的相關(guān)評(píng)估機(jī)制，從而提高高校的檔案管理水平.

5 結(jié)束語

如今的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，只有創(chuàng)新才不被社會(huì)所淘汰，才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中站穩(wěn)腳跟.傳統(tǒng)的高校檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前高校發(fā)展的要求，對(duì)檔案的管理已不再局限于檔案的憑證和參考的價(jià)值，更多的是要發(fā)揮檔案的組織知識(shí)創(chuàng)造利用等方面的價(jià)值，并且利用檔案里的知識(shí)再進(jìn)行重組，創(chuàng)造出新的知識(shí).

高校的檔案管理要改變過去的管理方式，運(yùn)用知識(shí)管理，提高高校的檔案管理的效率和質(zhì)量.從根本推進(jìn)我國高校檔案管理工作的發(fā)展.

參考文獻(xiàn)：

〔1〕楊菊洪.基于知識(shí)管理的高校檔案管理研究[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011（01）:145-147.

〔2〕閻明.基于知識(shí)管理的高校檔案管理研究[J].中國管理信息化，2011（11）:74-75.

篇(3)

但是，兼職檔案管理人員畢竟沒有接受過專業(yè)的檔案管理教育，沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而檔案管理對(duì)工作人員的素質(zhì)要求很高，除了專業(yè)知識(shí)外，還要有高度責(zé)任心、法律意識(shí)、保密意識(shí)等，檔案管理中還存在一些問題。

一、高校兼職檔案管理人員的必備素質(zhì)

（一）政治素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)

檔案管理人員必須有一定的政治素養(yǎng)，要在實(shí)際工作中不斷提高政治素養(yǎng)，建立正確的人生觀、價(jià)值觀，真正做到為人民服務(wù)，在任何場(chǎng)合、任何人面前都不能泄露檔案的有關(guān)內(nèi)容。檔案的收集整理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜、繁瑣的工作，它需要工作人員認(rèn)真細(xì)致的工作。高校應(yīng)通過一定的教育培訓(xùn)、講座、座談會(huì)等提高兼職檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，使其以高度責(zé)任感和榮譽(yù)感做好每一天的工作，把關(guān)文件的進(jìn)出，把握文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和走向，及時(shí)收集整理各類文件資料。

（二）創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理與其他工作是一樣的，也是要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新的。兼職檔案管理人員要有創(chuàng)新意識(shí)和大膽開拓的精神，將自己所學(xué)的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的升華，提高檔案管理工作效率，提高檔案管理水平。

（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不能有一絲一毫的差錯(cuò)，否則就會(huì)帶來管理秩序的混亂。高校要不斷提高兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其專業(yè)知識(shí)水平，并促使其不斷將理論知識(shí)轉(zhuǎn)化成實(shí)踐能力，提高檔案管理效率和質(zhì)量。

（四）服務(wù)素質(zhì)

兼職檔案管理人員是為教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)的，因此，要不斷加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)建設(shè)，提高服務(wù)意識(shí)，踏踏實(shí)實(shí)做好本職工作。在態(tài)度上，做到親和有禮、熱情耐心；在語言上，做到謙遜有禮。

（五）社交素質(zhì)

兼職檔案管理人員在進(jìn)行檔案的收集整理工作時(shí)，要與眾多部門不同身份地位的人打交道。因此，要不斷提高社交能力，以良好的社交能力、協(xié)調(diào)溝通能力、公關(guān)能力和社會(huì)適應(yīng)力做好檔案的收集整理工作，提高工作效率和質(zhì)量。

二、提高高校兼職檔案管理人員素質(zhì)的建議

當(dāng)前，我國高校兼職檔案管理人員的素質(zhì)偏低，他們的專業(yè)知識(shí)水平低，責(zé)任心不夠，保密意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案收集整理的滯后乃至檔案的遺失。為了提高高校檔案管理水平，提高檔案的利用率，使檔案真正為教學(xué)工作和社會(huì)建設(shè)服務(wù)，必須提高兼職檔案管理人員的素質(zhì)。

（一）制定完善的培訓(xùn)計(jì)劃

基于高校檔案管理工作的重要性，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)認(rèn)識(shí)到兼職檔案管理人員素質(zhì)對(duì)檔案管理水平的重要影響，并根據(jù)各個(gè)部門兼職檔案管理人員工作特點(diǎn)及其素質(zhì)層次制定出完善的培訓(xùn)計(jì)劃，提高兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其科學(xué)文化水平。

開辦檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，聘請(qǐng)專家為兼職檔案管理人員講解《檔案學(xué)理論基礎(chǔ)》、《檔案法規(guī)知識(shí)基礎(chǔ)》等課程，并帶領(lǐng)學(xué)員到檔案管理中心去參觀和學(xué)習(xí)，看別人的檔案管理工作是如何進(jìn)行的，并在參觀的過程中向?qū)W生講解這些工作中包含了哪些理論知識(shí)，使學(xué)員更好將理論知識(shí)與實(shí)踐結(jié)合起來。在開闊學(xué)員視野的基礎(chǔ)上提高其檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。

開設(shè)計(jì)算機(jī)培訓(xùn)課程，提高兼職檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平。隨著檔案管理信息化水平的提高，兼職檔案管理人員也要不斷提高計(jì)算機(jī)水平，從而不斷提高工作效率，提高檔案管理水平。

（二）定期開展政治教育和法律教育

政治素養(yǎng)和法律意識(shí)是兼職檔案管理人員的必備素質(zhì)。在進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，還要定期開展政治教育和法律教育，提高其保密意識(shí)和法律意識(shí)，提高其職業(yè)道德修養(yǎng)，在實(shí)際工作中做到今日事今日畢。以高度責(zé)任感面對(duì)每一天繁瑣的檔案收集整理工作。培養(yǎng)兼職檔案管理人員的主人翁精神和事業(yè)心，使其能在做好本職工作的基礎(chǔ)上積極主動(dòng)的做好本部門文件材料的收集整理工作，并在收集整理的過程中不斷創(chuàng)新，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)校整體檔案管理水平的提高。

（三）營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境

除了學(xué)校的培訓(xùn)外，兼職檔案管理人員還要能夠不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，不斷提高檔案管理水平。所以說，高校要積極為兼職檔案管理人員營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，在各個(gè)部門中構(gòu)建出學(xué)習(xí)型社會(huì)，使所有教職工都能主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)。

第一，改善兼職檔案管理人員的工作環(huán)境，使其每天都能保持愉悅的心情做好本職工作。第二，加強(qiáng)部門之間的交流和溝通，實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高工作效率。第三，在各個(gè)部門中形成良好的工作氛圍，潛移默化的影響兼職檔案管理人員，使其能夠主動(dòng)去學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)。第四，對(duì)優(yōu)秀兼職檔案管理人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，在各個(gè)部門中形成人人創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)的工作氛圍。第五，建立終身學(xué)習(xí)制度。兼職檔案管理人員只有不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。所以說，學(xué)?？梢栽诟鱾€(gè)部門中建立起適應(yīng)性強(qiáng)的終身學(xué)習(xí)制度，使兼職檔案管理人員形成終身學(xué)習(xí)的思想觀念，并不斷自主學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高自己的科學(xué)文化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

（四）建立科學(xué)的兼職檔案管理人員素質(zhì)評(píng)價(jià)體系

為兼職檔案管理人員量身定做一個(gè)科學(xué)的素質(zhì)評(píng)價(jià)體系，綜合評(píng)價(jià)兼職檔案管理人員的各方面素質(zhì)。而素質(zhì)評(píng)價(jià)體系包括基本素質(zhì)評(píng)價(jià)、職責(zé)評(píng)價(jià)和績(jī)效評(píng)價(jià)。其中，基本素質(zhì)包括：職業(yè)道德素養(yǎng)、服務(wù)水平、社交能力、政治素養(yǎng)、工作態(tài)度、文字表達(dá)能力等。職責(zé)評(píng)價(jià)則是其是否認(rèn)真完成了每一天的工作任務(wù)。績(jī)效則是檔案管理和利用活動(dòng)的結(jié)果。因此，必須建立起能夠評(píng)價(jià)兼職檔案管理人員職責(zé)完成的情況以及績(jī)效有效性的多層評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并在素質(zhì)評(píng)價(jià)中嚴(yán)格執(zhí)行。為兼職檔案管理人員制定合適的激勵(lì)約束機(jī)制和考核機(jī)制，提高其工作積極性和主動(dòng)性，提高工作效率。

（五）進(jìn)行文化交流活動(dòng)，提高工作積極性

為了提高高校兼職檔案管理人員的工作積極性，高校應(yīng)積極開展相應(yīng)的文化交流活動(dòng)，既可以是與兄弟院校的交流活動(dòng)，也可以是各個(gè)部門之間的交流活動(dòng)。分析兼職檔案管理人員的心理訴求和性格，開展形式活潑、內(nèi)容豐富的文化交流活動(dòng)，使大家能在輕松活潑的氛圍中進(jìn)行文化交流，討論文件收集整理經(jīng)驗(yàn)，在相互的交流中正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，并在接下來的工作中進(jìn)行改革創(chuàng)新，提高工作效率。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)提高兼職檔案管理人員的待遇水平，肯定他們的工作，表彰優(yōu)秀兼職檔案管理人員，激發(fā)他們的工作熱情，使他們都能夠孜孜不倦的開展檔案的收集整理工作。

（六）邀請(qǐng)專家開展講座

不定期邀請(qǐng)專家來學(xué)校為兼職檔案管理人員開展講座，讓兼職檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，并在專家的指導(dǎo)下努力做好檔案收集整理工作，發(fā)現(xiàn)平時(shí)檔案管理中存在的問題，并采取針對(duì)性方法努力提高檔案管理水平。專家要全面考察高校兼職檔案管理人員的素質(zhì)，并讓每個(gè)兼職檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身于學(xué)校發(fā)展的重要作用，認(rèn)識(shí)到自身素質(zhì)的缺陷，并在專家的指導(dǎo)下努力提高自身素質(zhì)，并將所學(xué)的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中，提高工作效率，切忌熟視無睹、停滯不前、好高騖遠(yuǎn)、盲目追求。

篇(4)

一、農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理現(xiàn)狀

我國農(nóng)業(yè)科研院所一般在50年代成立，已擁有60年左右發(fā)展歷程，檔案管理涉及范圍廣，包含科研、財(cái)務(wù)、文書、人事、基建、音像、實(shí)物等相關(guān)資料，內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工具，已經(jīng)難以滿足科研院所發(fā)展需求，無法適應(yīng)信息化發(fā)展環(huán)境。目前，農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理仍然存在許多問題。

1.檔案管理仍然采用傳統(tǒng)管理辦法。一些農(nóng)業(yè)科研院所雖然對(duì)歷年檔案進(jìn)行了歸檔整理，編目錄、按部門或事件分類、編頁碼、采用線裝裝訂立卷、入盒，擺放整齊。在機(jī)構(gòu)檔案資料少的情況下，這種傳統(tǒng)歸檔方法對(duì)日后工作利用無可置疑。但隨著農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的日益發(fā)展，不斷開拓業(yè)務(wù)范圍，業(yè)務(wù)量逐日逐年增長，應(yīng)歸檔資料也大量增加。如果還是采用傳統(tǒng)歸檔方法，已經(jīng)不適應(yīng)科研院所不斷擴(kuò)大業(yè)務(wù)發(fā)展的利用需求。檔案量大，利用起來不方便，查閱一份文件如大海撈針。

2.各類檔案未統(tǒng)一管理。農(nóng)業(yè)科研院所涉及綜合辦公、人事、財(cái)務(wù)、科研管理、行政管理、業(yè)務(wù)一線等部門，涉及檔案類別較多，有文書、人事、會(huì)計(jì)、基建、影像、實(shí)物等檔案。這些類別的檔案在相關(guān)部門分散管理，沒有由辦公室統(tǒng)一管理，文件零散，沒有按照檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)歸檔，有些文件到了要用時(shí)才發(fā)現(xiàn)不知在何處，甚至遺失。這種管理狀況不利于檔案的日常保管和查閱利用。

3.檔案管理庫房設(shè)備落后。科研院所檔案管理部門沒有規(guī)劃專門用于存放保管檔案的庫房，即使有也是設(shè)備落后，沒有鐵皮柜或密集架，沒有安裝防盜門、防盜窗、窗簾、空調(diào)、溫濕度儀等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，達(dá)不到防火、防盜、防潮、防光、防蟲等存放檔案最基礎(chǔ)的要求。檔案管理硬件不到位，不符合檔案保管的基礎(chǔ)條件，導(dǎo)致檔案管理實(shí)現(xiàn)不了檔案質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案管理員流動(dòng)性大?？蒲性核鶛n案管理一般掛靠在綜合性辦公室，沒有安排檔案管理人員，一般是由身兼數(shù)職的人員兼任檔案員。這類人員由于承擔(dān)了其他工作職能，崗位變換與調(diào)整的概率很大。對(duì)檔案知識(shí)剛開始有點(diǎn)熟悉就面臨輪崗，新來的接班人因也是半路出家，無法系統(tǒng)、完整管理檔案?？傊?，檔案管理員的流動(dòng)性不利于檔案管理工作的穩(wěn)定性、延續(xù)性、科學(xué)性與系統(tǒng)性。

5.檔案管理員綜合素質(zhì)不高?？蒲性核鶛n案管理人員一般是由其他專業(yè)技術(shù)人員兼任，不是檔案學(xué)專業(yè)人員，屬半路出家。同時(shí)，由于身兼數(shù)職，工作繁忙，沒法參加檔案類專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，沒法及時(shí)更新檔案專業(yè)技術(shù)知識(shí)。由于檔案整理與保管等專業(yè)知識(shí)的欠缺，導(dǎo)致整理檔案流程不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)文件資料缺失現(xiàn)象，達(dá)不到檔案歸檔質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。由于整理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使后期檔案查閱不方便，或者重新整理，出現(xiàn)惡性循環(huán)。

二、農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理意義

做好文書、會(huì)計(jì)、科研項(xiàng)目、音像、基建、人事檔案的規(guī)范管理，對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所的內(nèi)部規(guī)范管理起到重要作用，對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所的長遠(yuǎn)發(fā)展具要重要意義。

1.有利于科研業(yè)務(wù)發(fā)展。一是有利于促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的研發(fā)力度。由于每一項(xiàng)科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度、驗(yàn)收、鑒定、績(jī)效評(píng)價(jià)等資料得到了完整歸檔，為開發(fā)新項(xiàng)目提供了借鑒與參考。二是有利于農(nóng)業(yè)科研院所對(duì)科研項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)與匯總。三是有利于實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，促進(jìn)基礎(chǔ)研發(fā)。四是有利于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。

2.有利于人力資源管理。由于人事檔案的規(guī)范管理，有助于農(nóng)業(yè)科研院所厘清本單位各類人員基本情況，如年齡分布、專業(yè)情況特點(diǎn)、專業(yè)技術(shù)水平，及時(shí)摸清飽和崗位與急需的欠缺崗位人員，清晰了解人員梯度情況。對(duì)本單位人員有一定的清晰了解與認(rèn)識(shí)，有幾方面好處：一是有助于職工培訓(xùn)與職業(yè)生涯規(guī)劃，利于干部培養(yǎng)與鍛煉；二是有助于合理調(diào)整人員崗位，實(shí)現(xiàn)人盡其才，使人的潛能發(fā)揮到最大化；三是有助于有目的有計(jì)劃地培訓(xùn)高層管理人員；四是還能更好地定位引進(jìn)人才的需求設(shè)置，招聘到更加適用的專業(yè)人才；五是有利于干部隊(duì)伍建設(shè)。

3.有利于內(nèi)部規(guī)范管理。由于各類檔案規(guī)范管理，一方面，有助于農(nóng)業(yè)科研院所內(nèi)部流程的控制管理，及時(shí)掌握單位內(nèi)部規(guī)章制度運(yùn)轉(zhuǎn)情況，淘汰不適用的，根據(jù)最新情況制訂和修訂一批適用性強(qiáng)、可行性高、可操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，使各項(xiàng)運(yùn)轉(zhuǎn)流程更加規(guī)范、合理、順暢、高效；另一方面，也有助于滿足單位因面對(duì)各項(xiàng)檢查而查閱檔案的需求，如巡視、紀(jì)檢的各項(xiàng)審計(jì)檢查，本單位及上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)人的任中和離任審計(jì)，本單位年度財(cái)務(wù)審計(jì)，各類項(xiàng)目審計(jì)，其他項(xiàng)目檢查、績(jī)效考核檢查，等等。

4.有利于品牌建立與宣傳。第一，由于檔案規(guī)范管理，各類資料得到規(guī)范管理，檔案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，內(nèi)外信譽(yù)度提高，形成高效而內(nèi)涵豐富的農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)企業(yè)文化。第二，音像檔案的有效、高質(zhì)量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于農(nóng)業(yè)科研院所的品牌建設(shè)，有利于產(chǎn)品宣傳，提升農(nóng)業(yè)科研院所的內(nèi)外部形象。5.有利于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。農(nóng)業(yè)科研院所各部門開展業(yè)務(wù)的資料及上級(jí)和同級(jí)部門的來文通過規(guī)范整理后，使單位能夠更進(jìn)一步總結(jié)以往年度所開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)完成情況，找出創(chuàng)新點(diǎn)、亮點(diǎn)以及需要突破的瓶頸項(xiàng)目，列出下一步的主要工作清單，制定未來重點(diǎn)工作任務(wù)計(jì)劃，從而更加有條不紊地推進(jìn)各項(xiàng)工作。

三、提升農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理水平的建議

針對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理存在的問題，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研院所的業(yè)務(wù)職能特點(diǎn)，可從以下幾方面提升農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理工作水平。

1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案管理工作。農(nóng)業(yè)科研院所領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，安排具體分管領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃和部署，把檔案工作與業(yè)務(wù)工作放到同等位置，列入每年工作重點(diǎn)，年初制定每年檔案工作重點(diǎn)計(jì)劃，年終做好每年檔案工作總結(jié)。同時(shí)努力強(qiáng)化全員檔案管理意識(shí)，具體到每個(gè)部門、每個(gè)崗位、每一位業(yè)務(wù)經(jīng)辦人都要樹立檔案整理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，每經(jīng)辦一項(xiàng)業(yè)務(wù)就完成該項(xiàng)業(yè)務(wù)資料的整理，按照事項(xiàng)、時(shí)間順序整理好，擺放到指定位置，到了指定時(shí)間移交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。只有這樣，才能使人人參與到檔案工作中來，提升檔案管理工作的整體水平。

2.完善檔案管理制度。農(nóng)業(yè)科研院所根據(jù)國家《檔案法》、檔案管理質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策文件精神制定和完善適合本單位職能特點(diǎn)的檔案管理制度，包括庫房管理制度，文書、會(huì)計(jì)、人事、基建、科研、音像等檔案整理標(biāo)準(zhǔn)或整理工作指引、管理細(xì)則。有了制度就有了工作指引，使人人知道檔案管理的步驟與注意事項(xiàng)。農(nóng)業(yè)科研院所各部門不僅是負(fù)責(zé)檔案工作的綜合辦公室，其他部門，如人事部門、財(cái)務(wù)管理部門、科研管理部門及業(yè)務(wù)部門，都要統(tǒng)一意識(shí)，遵從本單位檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)和基本知識(shí)，讓人人參與到檔案管理工作中，使檔案管理融入每個(gè)部門每個(gè)人員的日常工作中，降低檔案綜合管理部門開展工作的難度，提高檔案管理水平，如資料收集的完整度、規(guī)范性，使單位檔案管理規(guī)范、統(tǒng)一、整齊。

3.設(shè)立檔案統(tǒng)一管理部門。農(nóng)業(yè)科研院所的業(yè)務(wù)范圍廣泛，涉及的資料種類繁多，有文書、會(huì)計(jì)、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部門管理，各部門之間會(huì)因業(yè)務(wù)不交叉或相互間有隔閡而不會(huì)資源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使資料零散，長期下來有可能導(dǎo)致資料丟失，不利于檔案利用，辦事效率低下，也不利于檔案的長期管理。農(nóng)業(yè)科研院所要設(shè)立職能部門，如綜合辦公室，統(tǒng)一管理文書、會(huì)計(jì)、人事、基建、科研、音像等所有檔案，統(tǒng)一規(guī)劃庫房，統(tǒng)一按規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)整理，使檔案整齊劃一。統(tǒng)一管理和利用，包括整理歸檔、維護(hù)、查閱、借閱、復(fù)印、掃描等，迎接審計(jì)和巡視檢查等的查閱，有利于檔案的保護(hù)，提高利用率，也有利于檔案匯編，提高使用效率。

4.使用現(xiàn)代檔案管理軟件。農(nóng)業(yè)科研院所要結(jié)合數(shù)字農(nóng)業(yè)發(fā)展形勢(shì)，順應(yīng)現(xiàn)代辦公軟件的使用形勢(shì)，結(jié)合現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)科技，安裝和使用現(xiàn)代檔案管理軟件，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，簡(jiǎn)化檔案管理辦法，改善檔案管理?xiàng)l件。使用現(xiàn)代檔案管理軟件有幾方面的優(yōu)點(diǎn)：一是簡(jiǎn)化了檔案管理方法，提高了檔案整理效率；二是方便檔案檢索、查閱，提升檔案利用率；三是在檔案管理系統(tǒng)上直接調(diào)取需要的文件掃描件以及相關(guān)數(shù)據(jù)，減少了翻閱紙質(zhì)檔案的幾率，紙質(zhì)檔案也因此不易受損，一定程度上保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性；四是有利于推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，迎合數(shù)字農(nóng)業(yè)的發(fā)展需求，助力農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展。

5.完善檔案管理設(shè)備。農(nóng)業(yè)科研院所要規(guī)劃一個(gè)統(tǒng)一存放檔案的庫房，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)安裝防盜門窗、空調(diào)，配備除濕器、溫濕度儀、滅火器等，安裝具有防潮、防塵、防火、防蛀的密集架或檔案柜，使檔案存放在安全的環(huán)境中，有足夠容量的柜子，滿足檔案長期存放要求。

篇(5)

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案整理

城建檔案在提供公共服務(wù)、維護(hù)城市安全、社會(huì)管理、保障城市正常生產(chǎn)生活秩序以及應(yīng)對(duì)城市突發(fā)事件等工作中起了重大作用，城建檔案就是城市建設(shè)的真實(shí)記錄，是城市發(fā)展不可或缺的重要資源，為建設(shè)行政主管部門依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場(chǎng)監(jiān)督和執(zhí)法監(jiān)督提供了重要依據(jù)。因此，保證城建檔案的整理工作順利有效進(jìn)行必須進(jìn)行合理優(yōu)化，完善城建檔案管理系統(tǒng)。

當(dāng)前城建檔案整理工作中存在的問題

城建檔案管理體制落后

隨著城市發(fā)展越來越迅速，城建檔案的管理難度也隨之提升，要想保證城建檔案的管理工作順利穩(wěn)定進(jìn)行必須完善城建檔案的管理體制。而當(dāng)前城建檔案的管理仍然是按部就班的進(jìn)行著，不能推陳出新即不能創(chuàng)造出更高的價(jià)值。城建檔案整理速度緩慢，查找困難，遇到緊急情況不能及時(shí)解決，管理人員落實(shí)不到位即體現(xiàn)出了當(dāng)前城建檔案管理體制的滯后情況，我們應(yīng)從實(shí)際出發(fā)改善落實(shí)城建檔案管理體制的改革。

城建檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

工欲善其事，必先利其器。城建檔案隊(duì)伍是整個(gè)城建檔案管理系統(tǒng)的核心人員，城建檔案隊(duì)伍的職業(yè)素質(zhì)好壞將直接影響到檔案整理的效果。然而，城市建設(shè)的速度不斷提升，城建檔案整理系統(tǒng)起步不久，跟不上城市建設(shè)的進(jìn)度，再加上城建檔案隊(duì)伍的職業(yè)素養(yǎng)得不到專業(yè)提升，在城建檔案的整理過程中必然做不出好的成果，更有人利用職權(quán)之便做出腐敗瀆職行為，產(chǎn)生了不少“小金庫”，因此提升城建檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)迫在眉睫。

城建檔案整理不夠規(guī)范

城建檔案的開發(fā)利用在當(dāng)今城市發(fā)展中取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，但城建檔案的整理還存在著不少問題，檔案資源結(jié)構(gòu)失衡，信息化建設(shè)步伐緩慢等等已經(jīng)限制了城建檔案整理體系的發(fā)展。城建檔案的整理是需要很多環(huán)節(jié)的，包括城建檔案的收集、接收工作等等，在這一系列的環(huán)節(jié)中如果不能保證城市建設(shè)項(xiàng)目的完整性、安全性，那么城建檔案的整理就是多余的，起不了作用整理了也沒用，所以城建檔整理一定要規(guī)范。

完善城建檔案整理工作的具體措施及應(yīng)用

切實(shí)加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善城建檔案管理體制

各級(jí)建設(shè)行政部門應(yīng)該重視城建檔案的整理工作，將城建檔案事業(yè)的發(fā)展納入到城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，列入日常工作職責(zé)范圍，定期聽取檔案整理的工作情況匯報(bào)，實(shí)時(shí)了解城建檔案的發(fā)展動(dòng)向，及時(shí)研究和解決城建檔案整理工作中存在的重大問題。設(shè)立監(jiān)督小組，對(duì)各個(gè)城市建設(shè)項(xiàng)目設(shè)立監(jiān)督小組，督促該項(xiàng)目的城建檔案整理工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，保證城建檔案整理過程能及時(shí)有效完成。深化城建檔案機(jī)構(gòu)改革，強(qiáng)化城建檔案的機(jī)構(gòu)管理職能，推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，為城建檔案整理的順利進(jìn)行提供必要的保障。

加大教育培訓(xùn)工作力度，注重人才培養(yǎng)

我們應(yīng)針對(duì)目前國內(nèi)的城建檔案整理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行一些必要的教育培訓(xùn)工作，提升城建檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)度。首先，開展多層次的教育培訓(xùn)，定期召集城建檔案整理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)教育，如有條件的可以舉辦培訓(xùn)班，定期舉辦檔案業(yè)務(wù)、現(xiàn)代化管理的相關(guān)知識(shí)講座，建立起一支集專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理為一體的先進(jìn)城建檔案整理團(tuán)隊(duì)，拉動(dòng)其他人共同進(jìn)步。其次，加強(qiáng)新生代檔案事業(yè)的人才培養(yǎng)，年青人的接收能力比較強(qiáng)，積極發(fā)展高級(jí)職稱人員的數(shù)量，保證檔案事業(yè)緊跟時(shí)代不落后。最后，多次開展業(yè)務(wù)交流和專題學(xué)術(shù)研討及專業(yè)崗位業(yè)務(wù)觀摩等活動(dòng)，介紹先進(jìn)管理方法和手段，提高領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的管理水平。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，規(guī)范城建檔案，提高現(xiàn)代化管理水平

整理城建檔案，質(zhì)量是關(guān)鍵。加強(qiáng)業(yè)務(wù)制度建設(shè)，做好城建檔案的收集、接收工作，進(jìn)一步規(guī)范工程檔案驗(yàn)收、建設(shè)工程檔案保證金退款、檔案利用等一系列重要事宜，使這些工作有理可據(jù)，防止出現(xiàn)腐敗瀆職行為。采用高新科技智能化現(xiàn)代管理軟件，對(duì)城建檔案進(jìn)行系統(tǒng)的歸類，將城建檔案做的井井有條才能保證城建檔案的質(zhì)量。就拿南通市來說吧，2006年即邁入了檔案數(shù)字化、信息化的新階段，經(jīng)過3個(gè)多月的的加班加點(diǎn)，將以前的工程檔案進(jìn)行了著錄，共著錄建設(shè)工程規(guī)劃檔案6583個(gè)項(xiàng)目，建設(shè)用地規(guī)劃檔案4442個(gè)項(xiàng)目，整理完后對(duì)檔案信息的集中統(tǒng)一管理提供了方便。對(duì)于紙質(zhì)版的檔案整理應(yīng)當(dāng)更加重視，置放紙質(zhì)版城建檔案的室內(nèi)應(yīng)保持空氣流通，并做好防火防潮的相應(yīng)措施，以免產(chǎn)生不必要的損失。

總結(jié)

總而言之，城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及管理的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要條件，城市建設(shè)離不開城建檔案的管理，完善城建檔案的整理工作對(duì)城市發(fā)展有著重要意義。我們只有完善城建檔案管理體制、注重人才培養(yǎng)、提高現(xiàn)代化管理水平才能不斷優(yōu)化城建檔案的整理工作，更好的為城市建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王傳雷;李大心;祁明松;;地質(zhì)雷達(dá)技術(shù)在城市基建特殊工程地質(zhì)問題勘察中的應(yīng)用[A];1995年中國地球物理學(xué)會(huì)第十一屆學(xué)術(shù)年會(huì)論文集[C];1995年.

篇(6)

工程檔案是在工程建設(shè)過程中形成的，是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄，不僅是對(duì)工程建設(shè)者在工程中工作的記錄，還對(duì)后來工程的使用管理、檢測(cè)維護(hù)、改造擴(kuò)建等工作具有重要的參考價(jià)值。在工程建設(shè)過程中，有些工序都是即時(shí)發(fā)生的，如果當(dāng)時(shí)不進(jìn)行資料的收集整理，依靠后期進(jìn)行檔案資料的補(bǔ)充，將會(huì)嚴(yán)重影響檔案資料的完整性，因此，工程?n案資料要隨著工程施工的進(jìn)行同時(shí)收集整理。做好工程檔案的整理工作，可以更好的對(duì)工程資料進(jìn)行保管和利用，保障檔案信息資源價(jià)值的充分發(fā)揮。

2 工程檔案整理工作存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案整理人員

首先，某些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案整理工作不重視，認(rèn)為檔案整理工作就是工程資料收集整理的簡(jiǎn)單工作，導(dǎo)致對(duì)檔案整理人員的要求非常低，有些甚至沒有配有專門的檔案整理人員，檔案整理工作是由別的崗位人員來完成的。這就導(dǎo)致了工程檔案整理人員缺乏相應(yīng)的檔案整理業(yè)務(wù)知識(shí)，而且兼職的工程檔案整理員也很難保證將檔案整理工作保質(zhì)保量的完成。其次，單位對(duì)于工程檔案管理人員的培訓(xùn)力度也不足，尤其是對(duì)于新入職的員工僅僅進(jìn)行了簡(jiǎn)單的崗前培訓(xùn)，就讓其頂崗工作，由于缺乏實(shí)際的檔案整理工作經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行工程檔案整理的過程中會(huì)頻頻出錯(cuò)，嚴(yán)重影響檔案整理工作的順利進(jìn)行。最后，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案工作的不重視，導(dǎo)致工程檔案整理人員也不能積極主動(dòng)地去工作，以消極的心態(tài)去對(duì)待工作，導(dǎo)致在工作中沒有進(jìn)行自學(xué)，導(dǎo)致自身的專業(yè)水平很難提升。

2.2 檔案整理方法較落后

現(xiàn)今是一個(gè)高度信息化的社會(huì)，很多辦公軟件的出現(xiàn)極大地提高了人們的工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)，為人們的工作提供了極大地便利。但是在檔案管理工作中，沿用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案整理方法，導(dǎo)致整個(gè)檔案整理工作需要投入大量的人力和物力，但是工作效率卻沒有較大幅度的提升，嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平的提升，不利于檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。雖然有些單位引入了先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，但是由于對(duì)檔案管理工作人員沒有進(jìn)行全面的培訓(xùn)，致使檔案管理工作人員在實(shí)際中使用檔案管理軟件的頻率較低，沒有充分的發(fā)揮出檔案管理軟件的真實(shí)價(jià)值。

2.3 工程檔案整理制度不完善

很多單位對(duì)工程檔案整理工作不重視，沒有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和工程項(xiàng)目的要求制定相應(yīng)的工程檔案整理制度。完善工程檔案管理制度，對(duì)于保障檔案整理過程中的規(guī)范性和科學(xué)性具有重要現(xiàn)實(shí)的意義。唯有制定科學(xué)合理的檔案管理制度才能規(guī)范檔案管理人員的工作，從而確保檔案管理工作的正確進(jìn)行。由于缺乏相應(yīng)的管理制度，很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理工作時(shí)，全憑自己的主觀意識(shí)進(jìn)行檔案的收集整理，在檔案的整理過程中缺乏科學(xué)性與合理性。由于缺少檔案管理制度的規(guī)范作用，檔案整理人員在工作中隨機(jī)性較大，不能正確的約束自己在工作中行為，導(dǎo)致工程檔案整理工作不能全面的進(jìn)行展開，導(dǎo)致檔案整理的不全面。

3 工程檔案整理工作改進(jìn)措施

3.1 加強(qiáng)檔案整理人員的培養(yǎng)

企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)不斷的提高檔案管理人員的專業(yè)水平，從而保障工程檔案整理工作的順利進(jìn)行。培訓(xùn)的方式可以多種多樣，例如，在企業(yè)內(nèi)部開展檔案整理工作的知識(shí)競(jìng)賽、邀請(qǐng)國內(nèi)著名的檔案管理專家進(jìn)行檔案管理講座、開設(shè)檔案管理培訓(xùn)課程等。檔案培訓(xùn)工作要持續(xù)不間斷，同時(shí)定期要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，檢驗(yàn)檔案整理培訓(xùn)的成果和發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)中的漏洞，進(jìn)而不斷完善檔案管理培訓(xùn)課程，從而為檔案管理人員提供更加優(yōu)質(zhì)的課程，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)水平的不斷提高。

3.2 改進(jìn)檔案管理工作方法

傳統(tǒng)的工程檔案整理方法已經(jīng)與現(xiàn)在復(fù)雜、快節(jié)奏的工程施工不相適應(yīng)了，很難滿足現(xiàn)在工程施工中檔案整理工作的需要。因此，通過分析企業(yè)的實(shí)際情況和工程檔案整理工作的需求，對(duì)傳統(tǒng)的工程檔案整理方法進(jìn)行改良，取其精華，去其糟粕。傳統(tǒng)方法中仍舊適用的應(yīng)該繼續(xù)在檔案管理工作中推行，對(duì)于陳舊落后的方法要進(jìn)行淘汰處理。在對(duì)傳統(tǒng)方法進(jìn)行改進(jìn)的同時(shí)，還要引入先進(jìn)科學(xué)的整理方法，例如，采用檔案整理軟件、制定先進(jìn)的資料收集表格等。加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)科學(xué)方法的引入和學(xué)習(xí)，不斷提升檔案整理工作的水平，從而保障檔案整理工作的順利進(jìn)行。

3.3 健全工程檔案管理制度

在工程檔案整理的過程中，要根據(jù)實(shí)際情況綜合考慮、統(tǒng)籌規(guī)劃，制定出符合企業(yè)和工程建設(shè)檔案整理需求的管理制度。檔案管理制度是檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料收集整理過程中，必須遵守的基本制度，也是工程檔案整理工作順利進(jìn)行的保障。檔案管理制度制定的目的是為了確保檔案整理工作的順利進(jìn)行，因此，在實(shí)際檔案管理工作中，還要對(duì)工程檔案整理工作人員執(zhí)行檔案管理制度的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)于檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員要及時(shí)督促相關(guān)檔案整理人員進(jìn)行整改，進(jìn)而確保工程檔案管理制度能夠真正的落到實(shí)處，每個(gè)從事工程檔案整理的工作人員能夠認(rèn)真的按照制度的要求進(jìn)行檔案的收集整理工作，從而提高工程檔案整理工作的水平。

篇(7)

一、天然氣管道建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容和作用

天然氣管道建設(shè)工程基建檔案是從管道工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、核準(zhǔn)、工程準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收交付使用等整個(gè)過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體形式的文件材料。檔案內(nèi)容主要包括工程項(xiàng)目前期的項(xiàng)目核準(zhǔn)文件、勘查測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、管線路由規(guī)劃許可文件、工程/物資招投標(biāo)文件、工程/物資采購合同協(xié)議、征用地文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、生產(chǎn)準(zhǔn)備文件、竣工文件等。長輸管道工程基建檔案，是公司檔案的重要組成部分之一，記錄和反映了長輸管道工程建設(shè)項(xiàng)目的管理和工程施工的真實(shí)過程，為天然氣管道的輸配運(yùn)營、安全管理，以及事故責(zé)任鑒定和處理提供了查考依據(jù)。

二、天然氣管道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）檔案分類問題。

檔案分類是否合理，直接關(guān)系到檔案存放的查找利用，而部分業(yè)主單位的項(xiàng)目建設(shè)檔案分類僅設(shè)置到2級(jí)類目，有的甚至單純按工程階段的劃分來組卷，這樣的檔案分類劃分過于簡(jiǎn)單，不利于檔案的合理組卷和系統(tǒng)管理，也不便于判斷各專業(yè)工程文件資料的歸檔是否完整齊全。

（二）檔案及時(shí)收集整理問題。

一是由于長輸管道工程的管線路由長，往往覆蓋多個(gè)地級(jí)市、縣和村莊，管線路由規(guī)劃許可的報(bào)批工作難度大、耗時(shí)久，一段管線路由往往需要多次上報(bào)才收到批文，由于管線路由報(bào)批文件復(fù)雜、數(shù)量多，收集整理難度大。二是天然氣長輸管道工程的單位工程的劃分多、參建單位也較多，各線路標(biāo)段、站場(chǎng)、及各專業(yè)工程機(jī)械完工時(shí)間不一，整體工程建設(shè)歷時(shí)長，工程檔案及時(shí)整理和移交歸檔的難度大。

（三）檔案編制質(zhì)量問題。

天然氣長輸管道建設(shè)項(xiàng)目大多采用業(yè)主+施工方+監(jiān)理方的管理模式，工程檔案由施工單位編制，監(jiān)理單位監(jiān)督，業(yè)主檢查指導(dǎo)、驗(yàn)收。在工程建設(shè)期間，由于施工單位忙于趕工程進(jìn)度，而往往忽略了檔案收集積累和及時(shí)整理。在種情況下，如果監(jiān)理單位的檔案監(jiān)督指導(dǎo)不到位，業(yè)主單位工程檔案監(jiān)督檢查力度小，或檔案人員缺乏工程專業(yè)技術(shù)知識(shí)，就會(huì)出現(xiàn)工程管理文件日期、簽字、蓋章不齊全、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等檔案編制質(zhì)量不高的問題，甚至出現(xiàn)工程文件不真實(shí)的檔案造假。

三、做好天然氣長輸管道基建檔案管理的方法

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)、積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身綜合素質(zhì)，適應(yīng)實(shí)際工作的需要，做好天然氣長輸管道項(xiàng)目檔案管理工作。一是加深提高政治素養(yǎng)認(rèn)識(shí)。天然氣長輸管道工程項(xiàng)目檔案涉及部分企業(yè)商業(yè)秘密，檔案工作人員直接管理著重要的保密數(shù)據(jù)，因此檔案人員必須要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和高度的組織性、紀(jì)律性，能夠自覺遵守規(guī)則制定，堅(jiān)決杜絕失密、泄密現(xiàn)象發(fā)生。二是檔案管理人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，愛崗敬業(yè)、任勞任怨，要能夠耐得住寂寞，甘于清苦，兢兢業(yè)業(yè)、求真務(wù)實(shí)，不弄虛作假。三是檔案人員應(yīng)當(dāng)清醒的認(rèn)識(shí)到，勝任工程建設(shè)檔案管理工作，不僅應(yīng)熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，通曉檔案各學(xué)科的理論和實(shí)踐工作方法，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，掌握一定程度的石油、天然氣行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和油氣儲(chǔ)運(yùn)工程專業(yè)知識(shí)，不斷豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，積累工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)自身綜合素質(zhì)不斷提高，為做好石油天然氣長輸管道建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）制定科學(xué)、合理的檔案分類方案。

《檔案分類方案》是檔案管理文件的重要組成部分，是檔案實(shí)體整理和分類的依據(jù)性文件，檔案分類是否合理在一定程度上決定了檔案的整理質(zhì)量。一是檔案分類表可考慮將“文件歸檔范圍”和“保管期限”項(xiàng)目包含進(jìn)去，這樣便可以“集多功能于一體”，準(zhǔn)確知曉文件的收集范圍，判斷文件所屬的檔案類別，準(zhǔn)確鑒定檔案的保管期限，為確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全保管、提高檔案管理質(zhì)量充分發(fā)揮指導(dǎo)作用。二是根據(jù)天然氣長輸管道工程項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)，可將施工文件分為線路工程、站場(chǎng)工程、穿越工程、無損檢測(cè)、管道干燥試壓等類別。其中，線路工程檔案應(yīng)按各線路標(biāo)段分別組卷、站場(chǎng)工程檔案按各站場(chǎng)組卷，穿越工程檔案按穿越單體組卷，無損檢測(cè)和管道干燥試壓檔案按工作包進(jìn)行組卷。

（三）對(duì)基建檔案的質(zhì)量和進(jìn)度管理實(shí)施過程控制。