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[關(guān)鍵詞]檔案信息化；信息檔案化；聯(lián)系

一、檔案信息化的概念

檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個(gè)過程，就是檔案信息的運(yùn)動(dòng)過程。這個(gè)運(yùn)動(dòng)過程起關(guān)鍵作用的是傳遞過程。檔案信息管理人員通過形成、加工與貯存積累起來的檔案信息，主要目的是為了滿足利用者需要。這就需要在利用者與檔案信息管理者之間找到一種媒介，以溝通供需之間亦即信息與用戶之間的信息。檔案信息的傳遞就是溝通供需之間或信息與用戶之間信息的媒介。

二、信息檔案化的概念與內(nèi)容

（一）信息檔案化的概念

隨著信息時(shí)代的到來，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生的信息與日俱增，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，各類信息里幾何形式迅速增長，用信息爆炸來形容毫不夸張。面對(duì)浩如煙海的信息，如何進(jìn)行真?zhèn)螀^(qū)分、價(jià)值鑒定、密級(jí)審定、采用識(shí)別，使無序的自然信息變?yōu)橛行虻娜斯ば畔?，提高信息的利用率，則是擺在信息管理部門的一個(gè)新問題。從廣義來看，信息管理部門包括文獻(xiàn)情報(bào)圖書檔案電信通訊等機(jī)構(gòu)，文獻(xiàn)情報(bào)圖書部門管理的信息主要是文獻(xiàn)圖書情報(bào)資料，受特定的管理對(duì)象限制，其對(duì)管理對(duì)象的加工整理方法不適宜用于產(chǎn)生在社會(huì)生活各領(lǐng)域的信息。而檔案部門管理的檔案產(chǎn)生于社會(huì)各領(lǐng)域，涵蓋了信息產(chǎn)生的各個(gè)層面，因此對(duì)大量產(chǎn)生的信息進(jìn)行識(shí)別處理，就歷史性地落在檔案部門的肩上。

信息檔案化是指檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代管理理念，采用現(xiàn)代管理方法及技術(shù)手段，按照檔案部門對(duì)信息進(jìn)行有序整合、加工整理、分類檢索、開發(fā)利用信息資源的方法，對(duì)各類信息進(jìn)行有序化、規(guī)范化處理，將系統(tǒng)、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開發(fā)服務(wù)，滿足社會(huì)各方面的需求。

（二）信息檔案化的具體內(nèi)容

信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認(rèn)為，信息檔案化包括以下幾方面的內(nèi)容：

1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴(kuò)展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)要求檔案部門提供廣泛的信息服務(wù)的呼聲越來越高。國內(nèi)相關(guān)單位數(shù)字檔案館工程項(xiàng)目在確定建立其數(shù)字資源信息庫時(shí)，大大擴(kuò)展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數(shù)字化、立檔單位數(shù)字檔案的在（離）線接收、專門專業(yè)檔案信息收集，還包括各類相關(guān)信息（如電子政府的政務(wù)信息、社會(huì)公眾服務(wù)信息、數(shù)字圖書館信息、網(wǎng)上信息等）的搜索，是社會(huì)綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上由多個(gè)部門聯(lián)合建立，以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需求。

2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對(duì)浩如煙海且雜亂無章的信息進(jìn)行有序整合、標(biāo)準(zhǔn)化處理。包括對(duì)接收的電子文件建立元數(shù)據(jù)庫，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫的數(shù)字信息進(jìn)行儲(chǔ)存格式與載體標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫是一類結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對(duì)于管理綜合性的超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫（知識(shí)庫）很不適應(yīng)，例如國際互聯(lián)網(wǎng)上成千上萬的大型數(shù)據(jù)庫，由于檢索語言不統(tǒng)一和管理方式各異已經(jīng)造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)、以求用自然語言進(jìn)行概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務(wù)。

3.建立信息檔案化的實(shí)施機(jī)制。信息檔案化是一個(gè)全新的概念，還不為人們所了解，筆者認(rèn)為，其實(shí)施需要從以下幾方面入手：第一，首先應(yīng)當(dāng)在檔案部門進(jìn)行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時(shí)代檔案人角色的轉(zhuǎn)變及肩負(fù)的歷史責(zé)任。第二，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動(dòng)地做好有關(guān)情況匯報(bào)及業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢工作。第三，要積極與各行業(yè)信息管理部門溝通聯(lián)系，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及智能信息技術(shù)方面給予指導(dǎo)監(jiān)督。第四，建立信息檔案化的實(shí)施實(shí)體。

三、檔案部門在信息社會(huì)中的地位與作用

（一）檔案信息管理與保存中心

檔案機(jī)構(gòu)保存有大量歷史真實(shí)記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會(huì)各界了解政策形成及效益、工作查考、學(xué)術(shù)研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)各行各業(yè)均有相當(dāng)?shù)睦脙r(jià)值，與公民權(quán)益息息相關(guān)。檔案機(jī)構(gòu)在國家信息化建設(shè)中要充實(shí)自身的信息基礎(chǔ)建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)及專題資源數(shù)據(jù)庫，通過信息化、數(shù)字化檔案管理與運(yùn)用，更好地發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)建檔與擴(kuò)散功能，發(fā)揮各類檔案信息中心的重要作用。

（二）數(shù)字化檔案信息資源保存和傳遞中心

檔案機(jī)構(gòu)保存的各類檔案信息，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、教育、文化、科技、財(cái)政、工交等各種專業(yè)，檔案機(jī)構(gòu)可運(yùn)用科技手段將館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理予以保存管理，從而成為各機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會(huì)開放的檔案，可將其置于公共領(lǐng)域，通過網(wǎng)絡(luò)傳送，提供給遠(yuǎn)距離的信息需求者利用，成為各機(jī)構(gòu)檔案信息的傳遞中心。

（三）檔案信息的數(shù)字模擬整合技術(shù)處理中心

檔案機(jī)構(gòu)具有長久保存檔案及充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值的雙重職責(zé)。因此，一方面要運(yùn)用各種技術(shù)手段使檔案長久保存，如將各種紙質(zhì)、電子檔案運(yùn)用縮微模擬技術(shù)處理，以縮微膠片代替原件長久保存、提供利用。另一方面為了使檔案信息資源更方便、快捷、廣泛地提供利用，又要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將大量檔案信息在光盤上“海量存儲(chǔ)”，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳送，跨越時(shí)空限制。在國家信息化建設(shè)中，檔案機(jī)構(gòu)比任何其他機(jī)構(gòu)更加關(guān)注在文件生命周期的不同時(shí)期應(yīng)采用的相應(yīng)技術(shù)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及保護(hù)措施。

參考文獻(xiàn)：

[1]李芃.檔案信息化建設(shè)中的檔案業(yè)務(wù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（S1）.

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有的檔案部門和人員甚至因?yàn)榕滦姑芏藶閿U(kuò)大保密范圍、不及時(shí)開展檔案降解密和檔案公布工作、忽視檔案信息利用服務(wù)，這些情況導(dǎo)致了檔案信息封閉于檔案館庫高墻之內(nèi)的后果，進(jìn)而影響了檔案信息資源的社會(huì)共享。在公眾信息權(quán)益不斷覺醒、社會(huì)信息資源共享需求不斷增強(qiáng)、檔案機(jī)構(gòu)信息服務(wù)不斷改善的今天，檔案信息資源的共享利用已經(jīng)成為一種大趨勢。然而，值得一提的是，由于檔案信息資源的特殊性，尤其是軍事外交、國防科技、商業(yè)秘密、個(gè)人資料等檔案信息的極端重要性和高度敏感性，以及這些信息背后錯(cuò)綜復(fù)雜的聯(lián)系，使得檔案信息資源共享過程中隱藏著許多信息挖掘推理通道和泄密隱患，極容易被惡意攻擊者所利用。因此，在檔案信息資源共享利用的過程中，必須高度警惕和重視檔案敏感信息泄露的問題，在保證檔案敏感信息安全的前提下，盡可能多地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享。檔案在信息共享方面的優(yōu)勢及敏感信息的安全問題以電子檔案為例，檔案信息資源共享與敏感信息保護(hù)的矛盾關(guān)系更為突出。在過去的十幾年間，信息技術(shù)的發(fā)展使社會(huì)的方方面面都發(fā)生了深刻的變革，在檔案領(lǐng)域的一個(gè)重要體現(xiàn)就是，由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生和管理的電子檔案大量增加，隨著人類社會(huì)進(jìn)一步向數(shù)字社會(huì)和信息時(shí)代邁進(jìn)，這種趨勢將越來越明顯，越來越多的信息將為電子檔案所承載，海量電子文件的歸檔管理與共享利用也就變得極其重要。而電子文件作為一種現(xiàn)代技術(shù)的伴生物，其真正的優(yōu)勢在于“傳遞—傳輸”[2]。換個(gè)角度，這也就是說，電子文件和電子檔案在信息傳輸、傳遞，進(jìn)而在知識(shí)傳播、促進(jìn)社會(huì)信息共享方面具有傳統(tǒng)載體檔案無可匹敵的優(yōu)越性。電子檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的一些特性共同造就了其“傳遞—傳輸”效率優(yōu)勢，如大存貯量、高密度、多種信息綜合集成、靈活的可操作性等，同時(shí)，電子檔案與其載體介質(zhì)具有可分離性，電子檔案及其承載的信息可以在不同的計(jì)算機(jī)和載體之間方便地復(fù)制、傳遞，也可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸、傳播。人們發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案中蘊(yùn)含的大量信息和知識(shí)的充分共享利用，將對(duì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、科技進(jìn)步和人類自身發(fā)展產(chǎn)生巨大的促進(jìn)作用，然而在便于高效快捷地處理的同時(shí)，也使得檔案信息處于更大的危險(xiǎn)之中。例如，電子文件在處理過程中易于修改、拷貝、剪切、粘貼、查詢、下載、移動(dòng)，且不留下痕跡，這直接影響和威脅了電子檔案信息的安全性；電子文件在輸入、存貯、傳輸和提供利用的過程中，都可能存在信息干擾、信息丟失、竊密攻擊、病毒侵犯、人為破壞等不安全現(xiàn)象。因此，電子檔案的特性決定了在其管理、利用過程中必須高度重視信息安全問題，尤其是一些電子檔案信息具有高敏感性、保密性，一旦泄密將造成無法挽回的損失。綜上所述，檔案信息資源共享這個(gè)目標(biāo)必須在安全的基礎(chǔ)上進(jìn)行，在檔案信息安全領(lǐng)域引入隱私保護(hù)技術(shù)，探討檔案敏感信息保護(hù)問題，是協(xié)調(diào)和解決檔案信息資源共享與敏感信息保護(hù)兩者之間矛盾關(guān)系的一種探索和嘗試。

檔案敏感信息安全面臨的主要威脅及保護(hù)需求

檔案敏感信息面臨的主要威脅檔案信息內(nèi)容安全是檔案信息安全中的重點(diǎn)難點(diǎn)問題。鐘義信認(rèn)為，內(nèi)容安全直接發(fā)生在信息的內(nèi)核，這是它與基于密碼學(xué)的信息安全問題的最大區(qū)別，后者只對(duì)信號(hào)的形式進(jìn)行處理，不需要理解信息的內(nèi)容[3]。按照來源，威脅因素主要可以分為兩個(gè)方面：自然威脅和人為威脅。自然威脅是指不可抗力自然災(zāi)害、自然消耗損壞、環(huán)境干擾等自然因素構(gòu)成的威脅；人為威脅則是由于人為過失或破壞等人為因素造成的威脅，包括檔案信息資源管理者和利用者對(duì)檔案信息資源的無意攻擊或惡意攻擊等。在造福人類的同時(shí)，信息技術(shù)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的公開性對(duì)檔案信息資源中敏感信息的安全構(gòu)成威脅。信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使得檔案工作發(fā)生深刻變化，檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)由主要是紙介質(zhì)發(fā)展到聲、光、電、磁等多種形式介質(zhì)并存，檔案信息的利用方式網(wǎng)絡(luò)化、便捷化等等，這些方面的變革，大大提升了檔案工作信息化水平，也給檔案工作帶來了許多新情況新問題。例如，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是近幾年來檔案領(lǐng)域重要的工作內(nèi)容之一，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息系統(tǒng)在存儲(chǔ)、傳輸檔案信息時(shí)極易遇到黑客攻擊、病毒感染等問題，檔案敏感信息有可能輕易被竊取、泄漏和篡改，這些都使得網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)介質(zhì)檔案相比，更易發(fā)生泄密問題和隱私權(quán)侵犯問題。這也是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化共享難以推進(jìn)的重要影響因素之一，因此，積極尋求解決之道，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全，是檔案界和計(jì)算機(jī)界面臨的共同課題。檔案敏感信息安全保護(hù)需求根據(jù)《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)技術(shù)要求》（BMB17-2007），檔案信息安全涉及到環(huán)境、設(shè)備、介質(zhì)安全，備份恢復(fù)、病毒防護(hù)，身份認(rèn)證、訪問控制、密碼保護(hù)、電磁泄露、完整性校驗(yàn)、安全審計(jì)、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全、信息安全性能檢測、抗抵賴、邊界防護(hù)等多個(gè)方面。而就電子文件信息安全來說，主要是指對(duì)其信息內(nèi)容的保密性、完整性、可用性、可控性和不可否認(rèn)性進(jìn)行的安全保護(hù)[4]。本文關(guān)注檔案敏感信息安全問題的側(cè)重點(diǎn)在于如何應(yīng)用隱私保護(hù)技術(shù)和知識(shí)技術(shù)對(duì)檔案敏感信息內(nèi)容本身進(jìn)行保護(hù)，實(shí)際上是屬于維護(hù)檔案信息內(nèi)容保密性的范疇，而對(duì)于完整性、可用性、可控性、不可否認(rèn)性，可在對(duì)檔案敏感信息資源進(jìn)行隱私保護(hù)處理以后，聯(lián)合運(yùn)用身份認(rèn)證、訪問控制、存儲(chǔ)加密、數(shù)字簽名、加密傳輸、入侵檢測、安全隔離等信息安全手段和技術(shù)，對(duì)檔案敏感信息進(jìn)行一個(gè)全方位、多角度的保護(hù)。這樣，由于對(duì)檔案敏感信息本身進(jìn)行了隱私保護(hù)處理，那么即便是在突破各種防范手段非法獲取了檔案信息的情況下，惡意攻擊者也無法知曉檔案中的敏感信息。對(duì)檔案敏感信息進(jìn)行隱私保護(hù)處理并不影響檔案信息的真實(shí)性，因?yàn)閷?duì)檔案信息資源進(jìn)行隱私保護(hù)處理的主體是檔案館等檔案工作權(quán)威機(jī)構(gòu)，檔案工作權(quán)威機(jī)構(gòu)在對(duì)其所有的檔案信息資料進(jìn)行隱私保護(hù)處理以后，再經(jīng)官方途徑統(tǒng)一，或按照檔案敏感信息訪問控制策略提供利用，這樣就能保證檔案信息及其來源的真實(shí)可信。值得一提的是，我們針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫中的敏感信息保護(hù)研究[5]中，為了保護(hù)敏感信息不被泄露，會(huì)涉及到對(duì)數(shù)據(jù)庫中的部分信息進(jìn)行泛化、隱匿處理，一定程度上會(huì)影響檔案信息的精確性和完整性，但相比較于限制、禁止開放利用所有包含敏感信息的檔案信息資源這種保密處理方式而言，利用隱私保護(hù)技術(shù)將敏感信息保護(hù)起來的方式能夠在保證安全的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大和深化檔案信息資源的共享利用。還有一種情況就是，目前能夠或已經(jīng)開放共享的檔案信息資源中，可能存在一些敏感信息，惡意攻擊者通過鏈接攻擊和推理攻擊等方式，能夠?qū)⑵渫诰虺鰜?，造成敏感信息泄露和個(gè)人隱私侵犯。如果檔案館在這些檔案信息資源之前，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行隱私保護(hù)處理，就可以避免這些問題。因此，本文認(rèn)為，引入隱私保護(hù)技術(shù)和知識(shí)技術(shù)對(duì)檔案敏感信息本身進(jìn)行處理，能夠保護(hù)檔案敏感信息安全，并在其基礎(chǔ)上推進(jìn)檔案信息資源共享的擴(kuò)展和深化。

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（一）檔案信息制度不健全帶來的信息安全隱患

在檔案信息化突飛猛進(jìn)的背景下，相關(guān)的檔案信息安全管理制度卻未及時(shí)地建立起來，給別有用心的人竊取和不當(dāng)利用檔案信息以可乘之機(jī)，嚴(yán)重危害著檔案信息的安全。比如，有的檔案管理單位解答了檔案利用者的問題，因?yàn)檎J(rèn)為該問題具有代表性，就將該問題放入常見問題資訊庫中。若該檔案管理單位缺乏檔案信息的保護(hù)制度和保密意識(shí)，沒有對(duì)咨詢?nèi)说膫€(gè)人信息進(jìn)行必要的屏蔽和處理，可能會(huì)造成用戶信息的泄露，侵犯檔案利用者的隱私權(quán)。再比如，有的地市住房公積金管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)由于缺乏相應(yīng)的安全制度和技術(shù)保障措施，只需要輸入公積金繳存人的姓名就可以查閱到其工資水平和住房公積金繳納情況，而個(gè)人的收入狀況屬于個(gè)人不愿向外界透漏的的隱私，這就造成了個(gè)人檔案信息的泄露。

（二）檔案網(wǎng)絡(luò)化管理帶來的信息安全隱患

網(wǎng)絡(luò)化管理給檔案管理工作帶來便利。但是，計(jì)算機(jī)感染木馬病毒和遭受黑客惡意攻擊的風(fēng)險(xiǎn)給檔案信息的安全性帶來隱患。木馬程序一旦侵入檔案管理系統(tǒng)，很可能會(huì)破壞檔案信息數(shù)據(jù)，甚至?xí)扇〈鄹摹⒈I竊、銷毀檔案數(shù)據(jù)的破壞手段，造成檔案管理的混亂，給檔案數(shù)據(jù)的安全性帶來致命損害。另外，以光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的電子數(shù)據(jù)檔案有其自身不可克服的缺點(diǎn)，如信息數(shù)據(jù)不夠穩(wěn)定、易于損壞和難以固定保存等，加之檔案存儲(chǔ)設(shè)備更新速度很快，若不對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及相關(guān)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件及時(shí)更新，解決數(shù)字檔案的格式轉(zhuǎn)換等問題，極易造成檔案數(shù)據(jù)丟失、毀損或無法順利讀取等情況發(fā)生。

（三）檔案管理造成的信息安全隱患

檔案信息化對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，要求檔案管理人員不但要精通檔案管理知識(shí)，還要精通互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)、計(jì)算機(jī)和相應(yīng)檔案管理軟件的操作方法。但是，當(dāng)前檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)存在普遍偏大的狀況。有些年齡較大的檔案管理人員知識(shí)更新不夠及時(shí)，仍然拘泥于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)信息化的檔案管理可能會(huì)感覺力不從心。因?yàn)閷?duì)檔案管理設(shè)備和檔案管理軟件研究不夠深入，操作熟練程度不夠等原因，在管理過程中容易造成檔案數(shù)據(jù)意外刪除等丟失毀損情況，構(gòu)成檔案信息的安全隱患。

二、加強(qiáng)檔案信息安全的舉措

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案安全管理意識(shí)

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息安全管理的重要性，制定相應(yīng)的檔案信息安全管理制度，與檔案管理人員簽訂檔案安全管理責(zé)任承諾書，安排專門檔案管理人員對(duì)所有檔案信息進(jìn)行保密管理，規(guī)范檔案信息的保密審查程序和公開程序，確保做到公開的檔案信息不，的檔案信息不公開。同時(shí)，要完善檔案信息安全防范機(jī)制，嚴(yán)格禁止其他計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的接入和訪問，的檔案信息不允許與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接，的計(jì)算機(jī)要設(shè)置專用密碼，在轉(zhuǎn)為非計(jì)算機(jī)時(shí)要按照《保密法》的規(guī)定對(duì)存儲(chǔ)硬盤進(jìn)行拆除。

（二）不斷提高檔案安全管理技術(shù)，做好電子檔案的異質(zhì)備份工作

首先，提升檔案安全管理技術(shù)是保障檔案信息安全的有效途徑，要定期對(duì)管理檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行殺毒軟件的升級(jí)，及時(shí)對(duì)病毒進(jìn)行掃描和查殺，避免木馬程序和黑客惡意侵入檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，定期對(duì)檔案管理設(shè)備如計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印設(shè)備等進(jìn)行檢查，確保各種檔案管理設(shè)備的正常使用。其次，承載電子數(shù)據(jù)檔案的存儲(chǔ)設(shè)備有別于傳統(tǒng)的檔案載體文件，對(duì)它的讀取必須依靠必要的硬件設(shè)備和閱讀軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)，對(duì)這些電子文件檔案同時(shí)轉(zhuǎn)化為其他類型的載體就成為必要。做好電子檔案的異質(zhì)備份工作，就可以防止隨著技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)現(xiàn)有的電子檔案因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的閱讀設(shè)備和軟件而不能順利讀取的尷尬局面。異質(zhì)備份的常見方法主要有：將網(wǎng)絡(luò)下載文件轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)文檔；將紙質(zhì)文檔通過掃描等手段轉(zhuǎn)換成電子文檔；將現(xiàn)有的電子照片通過拷貝等形式制作成多份備查等。

（三）優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案安全防范意識(shí)

檔案管理的信息化對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求，要優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，建立形成梯隊(duì)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員不但要熟悉檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)以及相關(guān)的檔案管理法規(guī)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)操作、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)等現(xiàn)代化的科技知識(shí)做到熟練掌握。這就要求我們必須要建立健全檔案管理人員的管理制度，對(duì)檔案管理人員的配備、流入流出等規(guī)定嚴(yán)格的程序，明確各類管理人員的工作職責(zé)和違反規(guī)定造成檔案安全信息不當(dāng)泄露應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案信息安全管理方面的培訓(xùn)，提高他們的安全防范意識(shí)和防范技能水平。

三、結(jié)語

篇(4)

檔案信息作為社會(huì)的重要信息資源形態(tài),逐漸受到人們的重視,而信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的全面推進(jìn),給人們提供了從網(wǎng)絡(luò)形態(tài)中獲取檔案信息提供了條件,檔案管理者也由檔案的實(shí)體保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息提供者、檔案信息導(dǎo)航者。從現(xiàn)階段看,我國雖已具備了檔案資源信息社會(huì)共享的氛圍與基礎(chǔ),但檔案資源社會(huì)共享仍處于起步階段,難以充分發(fā)揮檔案資源的社會(huì)功能。因此,我們必須以檔案管理觀念更新為前提,以檔案資源建設(shè)、整合為條件,以符合檔案工作發(fā)展規(guī)律的現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用為手段,以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)功能的充分利用與社會(huì)共享。

從現(xiàn)實(shí)看,影響檔案信息資源共享發(fā)展有這樣幾個(gè)方面的因素:一是資金投入制約影響,使檔案信息資源共享難以形成規(guī)模;二是由于信息量不足,共享程度不高;三是受自身技術(shù)限制及法律保障,難以實(shí)現(xiàn)信息的完全、安全共享;四是檔案信息資源建設(shè)發(fā)展?fàn)顩r不平衡,缺乏檔案資源信息化建設(shè)方面的專業(yè)人才。

針對(duì)檔案信息化建設(shè)與社會(huì)要求相距甚遠(yuǎn)的現(xiàn)狀,應(yīng)采取怎樣的對(duì)策與措施,以加快檔案信息化建設(shè),盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享,筆者以為,以下諸項(xiàng)乃有效途徑,現(xiàn)分述之。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案信息資源共享應(yīng)置于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的戰(zhàn)略高度來考慮,在國家檔案館網(wǎng)絡(luò)布局環(huán)境下,通過示范工程積累經(jīng)驗(yàn),在規(guī)劃與設(shè)計(jì)、配套工程、組織機(jī)構(gòu)與人員、資金投入等方面,有步驟、分階段推進(jìn)信息化建設(shè),通過廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。其重點(diǎn)是建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)與開發(fā)檔案信息資源的各種標(biāo)準(zhǔn),以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)與共享的良性發(fā)展。

二、走共建共享之路,以整體互補(bǔ)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)共享

檔案信息資源共享工程不是一項(xiàng)孤立的工程,是國家信息化建設(shè)的重要組成部分。在檔案信息化進(jìn)程中,涉及諸多方面的政策、法律及技術(shù)、方法等問題,特別是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)安全等方面的高新技術(shù)及信息管理技術(shù),更不是一朝一夕能夠解決的。要實(shí)施這樣的工程,僅靠檔案部門的力量是不夠的,可選擇信息技術(shù)部門特別是圖書文獻(xiàn)領(lǐng)域協(xié)作共建,不僅會(huì)使檔案信息資源與協(xié)作共建系統(tǒng)成為同一體系,建立綜合的數(shù)據(jù)庫運(yùn)行系統(tǒng),增強(qiáng)檔案信息資源共享性,使共享范圍更加廣泛,而且,會(huì)彌補(bǔ)檔案部門自身存在的諸多資金缺乏、設(shè)備落后、技術(shù)力量不足、網(wǎng)絡(luò)通訊建設(shè)滯后等問題,并減少不必要的重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)。

三、盡快將電子文件納入檔案信息資源共享范疇

檔案部門可借政府政務(wù)信息公開的東風(fēng),抓緊落實(shí)電子文件歸檔及電子檔案管理工作,盡快將電子文件納入本職管理范圍,并將電子檔案歸入檔案信息資源共享領(lǐng)域。把檔案工作的領(lǐng)域向前延伸,形成文檔一體化格局。將檔案信息資源的要求貫穿到電子文件處理的各個(gè)環(huán)節(jié),以電子文件管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化來實(shí)行前端控制和全程管理,并注意保留背景信息,保障信息資源真實(shí)性的目標(biāo)。

四、重視數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案資源建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,需要建立極為豐富的各類數(shù)據(jù)庫作堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),館藏?cái)?shù)字化越有特色就越有利用價(jià)值。在建立自己特色的館藏?cái)?shù)字化的基礎(chǔ)上,各級(jí)檔案部門共同建立并享有一個(gè)或多個(gè)獨(dú)具特色的規(guī)模數(shù)據(jù)庫群,就可以為用戶提供高效的跨庫無縫鏈接信息服務(wù)。檔案部門將各地獨(dú)具特色的專題數(shù)據(jù)庫共享,將是我國數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的特色所在,畢竟資源建設(shè)還是檔案信息資源的重中之重。

篇(5)

高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的動(dòng)因

1.1檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)展的要求

首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。

美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。

網(wǎng)上利用的開展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。

其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學(xué)、設(shè)備等各類檔案管理中同樣適用。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號(hào)，整理上架。而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問題，已不復(fù)存在。

校園網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫的建立，使各類數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”，使各類歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時(shí)、準(zhǔn)確。學(xué)校內(nèi)的管理對(duì)象多，且具有一定的流動(dòng)性，如學(xué)生入學(xué)與畢業(yè)、教職工的調(diào)離與退休等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網(wǎng)上計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能隨時(shí)準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。

許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展

90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（CER?鄄net）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效

自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

1.3.3經(jīng)費(fèi)緊張狀況得到初步緩解

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)了造血功能。近年來，許多高校撥?？罱o檔案館購置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：

首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。

其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實(shí)質(zhì)性的資源司共享。

2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價(jià)格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對(duì)設(shè)備的及時(shí)更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

2.2.5人員整體素質(zhì)低弱

在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

3.1采用客戶機(jī)/服務(wù)器(Client／Server)體系結(jié)構(gòu)模式

客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計(jì)算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機(jī)C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫，并將這些部分交給多臺(tái)機(jī)器(包括工作站、一個(gè)或多個(gè)服務(wù)器)分別執(zhí)行，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶在工作站(前臺(tái))看到的通常是用戶界面，當(dāng)前臺(tái)需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時(shí)，工作站向被稱為后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器（Server）發(fā)出請(qǐng)求，服務(wù)器即對(duì)此做出響應(yīng)，并把處理的結(jié)果返回給前臺(tái)，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的客戶（Client）。

C／S模式實(shí)際上是一種軟件運(yùn)行和組織方式，不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它必須依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，但它對(duì)具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無嚴(yán)格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構(gòu)造起實(shí)用C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機(jī)即可。

3.2建立基于Web的服務(wù)體系

在學(xué)校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計(jì)算機(jī)管理檔案信息為主要形式，通過計(jì)算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務(wù)方式，因此為利用者提供的信息組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是網(wǎng)狀的，用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢檔案信息。手工勞動(dòng)則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進(jìn)、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應(yīng)建立自己的Web服務(wù)器，向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使得在PC機(jī)上Web建立站點(diǎn)變得相當(dāng)?shù)暮唵危恍柽x用適當(dāng)?shù)腤eb服務(wù)器軟件，有些操作系統(tǒng)，如WindowsNT，已把建立Web服務(wù)器的功能內(nèi)置在系統(tǒng)之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺(tái)微機(jī)而是有無Web服務(wù)器。

3.3檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet／Web技術(shù)基礎(chǔ)上，也就是說，選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不僅要支持C／S體系結(jié)構(gòu)，還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機(jī)事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強(qiáng)的安全控制能力，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力。現(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫互連工具（ODBC驅(qū)動(dòng)程序）、數(shù)據(jù)庫———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

篇(6)

一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個(gè)世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國電子政務(wù)經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個(gè)業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級(jí)政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達(dá)到了人均1臺(tái)計(jì)算機(jī)，有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其中無紙化程度達(dá)到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動(dòng)，在不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過程時(shí)，正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級(jí)政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，通過信息交換平臺(tái)和政務(wù)門戶網(wǎng)站，各級(jí)各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了對(duì)城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計(jì)劃）最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標(biāo)志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動(dòng)和諧社會(huì)發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會(huì)信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時(shí)推動(dòng)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開、重大基礎(chǔ)信息庫和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會(huì)信息資源開發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會(huì)保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開發(fā)和利用。同時(shí)，國家將研究制定鼓勵(lì)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù)，提高審批效率，擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會(huì)化增值開發(fā)利用的財(cái)政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國家標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極開展社會(huì)化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識(shí)的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動(dòng)的支撐平臺(tái)。對(duì)檔案管理活動(dòng)而言，各類組織運(yùn)行平臺(tái)的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎迹剿鞣闲畔⒒攸c(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個(gè)：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實(shí)性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動(dòng)議”，通過建立文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價(jià)值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時(shí)6年時(shí)間對(duì)永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動(dòng)了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目，針對(duì)政府常用的電子文件類型，進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn)，評(píng)價(jià)各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長的同時(shí)，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí)，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔?duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定，判別文件對(duì)形成者的意義大小以及對(duì)社會(huì)的意義大小，在規(guī)定的時(shí)間階段，把分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會(huì)記憶，保障社會(huì)發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí)，將會(huì)導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們?cè)谶M(jìn)行工作交往時(shí)的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個(gè)事項(xiàng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動(dòng)之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對(duì)文本型電子文件的歸檔和收集，對(duì)非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實(shí)可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個(gè)概念誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲(chǔ)狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲(chǔ)機(jī)制來建設(shè)的，從性質(zhì)上來講，可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項(xiàng)分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，絕大多數(shù)具備檔案價(jià)值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會(huì)造成比較嚴(yán)重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu)，往往采用簡單拷貝、累加存儲(chǔ)的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊(cè)量達(dá)到23752個(gè)，政府網(wǎng)站達(dá)到11995個(gè)，縣級(jí)以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%，其中部委、省級(jí)、地級(jí)和縣級(jí)政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個(gè)必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對(duì)紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對(duì)電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對(duì)于具有長久保存價(jià)值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代，對(duì)電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對(duì)電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認(rèn)知。其次，是國家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來解決。

雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級(jí)各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志，只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動(dòng)信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動(dòng)，可見它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個(gè)制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個(gè)層面：檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對(duì)格式的非依賴性）、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對(duì)機(jī)構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會(huì)活動(dòng)的時(shí)空關(guān)系和運(yùn)行模式，人們需要基于新的社會(huì)運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動(dòng)新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì)，是如何看待文件運(yùn)動(dòng)的統(tǒng)一性和管理一致性問題?！拔募芷诶碚摗睆?qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動(dòng)階段有著不同的運(yùn)動(dòng)特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動(dòng)是一個(gè)整體，文件運(yùn)動(dòng)有著不同的功能軸，文件運(yùn)動(dòng)每一個(gè)時(shí)點(diǎn)，都可能包含一個(gè)或多個(gè)功能價(jià)值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克厄普沃德對(duì)文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看：第一，文件價(jià)值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅(jiān)持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動(dòng)目標(biāo)與過程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識(shí)的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會(huì)發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個(gè)整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價(jià)值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價(jià)值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，其結(jié)果不僅會(huì)削弱文件的真實(shí)性、客觀性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí)，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時(shí)間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價(jià)值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對(duì)這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價(jià)值取向，對(duì)電子文件的管理要素的控制，不能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動(dòng)整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報(bào)告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報(bào)告》。

④。

篇(7)

摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)中，給人們的工作與生活都來了許多的便利。綜合檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作效率的不斷提升。本文通過對(duì)檔案信息化的含義、醫(yī)院綜合檔案信息化管理的重要性、以及綜合檔案信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理的作用三方面進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞 綜合檔案信息化 醫(yī)院檔案管理 作用

醫(yī)院綜合檔案管理是醫(yī)院管理中的重要組成部分，檔案資料是醫(yī)院重要的信息資源，檔案資料的合理利用，對(duì)醫(yī)院的生存與發(fā)展有重要的影響。為了更好的激發(fā)綜合檔案在醫(yī)院醫(yī)療科研、后勤等方面的管理作用，必須要加強(qiáng)綜合檔案管理的信息化水平，只有這樣，才能更好的發(fā)揮醫(yī)院檔案的重要價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享，為醫(yī)護(hù)工作人員與社會(huì)有效的利用與更好的服務(wù)。 一、檔案信息化的含義

檔案信息化就是檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的組織與規(guī)劃，在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，從而對(duì)檔案信息資源更好的處理與管理，檔案信息化為醫(yī)院檔案管理工作提供了有效的保證。 二、醫(yī)院綜合檔案信息化的重要性

（一）醫(yī)院檔案管理水平方面

現(xiàn)階段，綜合檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到各個(gè)醫(yī)院的管理中，醫(yī)院已經(jīng)對(duì)綜合檔案管理信息化的建設(shè)有了高度的重視，不斷的加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員對(duì)信息化的重視意識(shí)，對(duì)檔案管理的方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，不斷的引用新型的技術(shù)與設(shè)備到檔案管理中，將信息化的管理充分的落實(shí)到實(shí)處，新型技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，可以有效的提高檔案管理工作的效率，對(duì)醫(yī)院的檔案管理水平的提升也有巨大的影響。

（二）醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展方面

醫(yī)院中的綜合檔案為醫(yī)院提供了重要的資源，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，為了滿足社會(huì)發(fā)展的需求，必須對(duì)醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)的方法進(jìn)行創(chuàng)新，將信息技術(shù)充分的應(yīng)用到醫(yī)院檔案的管理中，使醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化不斷的加強(qiáng)，從而使醫(yī)院的管理水平不斷的提升?，F(xiàn)階段，醫(yī)院要想更好的生存與發(fā)展，就必須要對(duì)綜合檔案的信息化加以重視，綜合檔案信息化是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢。醫(yī)院要不斷的加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院綜合檔案信息化的管理，只有這樣，才能更好的促進(jìn)醫(yī)院管理水平的不斷提升。

（三）醫(yī)院信息訊儲(chǔ)量方面

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得醫(yī)療技術(shù)也不斷的提高，如，微創(chuàng)技術(shù)、掃描技術(shù)等新型技術(shù)都得到了普遍的應(yīng)用，從而使醫(yī)院的綜合檔案信息存儲(chǔ)量不斷的擴(kuò)大，信息化檔案的存儲(chǔ)密度要高于紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案由于記錄的信息比較有限，使得檔案的利用率也比較低，而綜合檔案信息化能夠儲(chǔ)存大量的信息資源，而且有利于查找與借鑒，具有直觀性、與易操作性等特點(diǎn)，使得檔案的利用率不斷的提高，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案的管理水平不斷的提高。 三、綜合檔案信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理的作用

（一）有助于醫(yī)院管理效率的不斷提高

檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理過程的自動(dòng)化，如檔案歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等，以醫(yī)院中的OA系統(tǒng)的應(yīng)用為例，實(shí)現(xiàn)了電子文件的一體化管理，這樣就可以較少檔案管理工作人員工作量，也節(jié)約了工作時(shí)間，對(duì)于一些繁瑣的文件的處理也比較簡單，從而使醫(yī)院檔案管理的效率有所提高。OA系統(tǒng)涉及的范圍比較廣，如行政后勤、科研等醫(yī)院中的各個(gè)部門的工作，各種類型的文件檔案都可以實(shí)現(xiàn)電子化，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源信息的共享，不僅節(jié)約了紙張與打印的成本，也節(jié)約了一些人力，綜合檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，促使了醫(yī)院管理效率的不斷提高。

（二）有助于醫(yī)院服務(wù)水平的不斷提高

綜合檔案信息化有助于醫(yī)院服務(wù)水平的不斷提高，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是，促使檔案查詢效率的提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要親自去現(xiàn)場才能查詢，而且還要親自的在眾多的柜架上去翻找，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且也很不方便，而信息技術(shù)的應(yīng)用，就可以很便利的去查找，通過檢索關(guān)鍵詞，信息系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)的顯示。尤其是一些病情案例這樣的檔案，不僅綜合性較強(qiáng)、規(guī)模也比較大，在信息化的條件下就可以準(zhǔn)確的查找，有效的縮短了查找的時(shí)間。

二是，滿足多樣化的利用需求。檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化的利用與存儲(chǔ)，如電子病歷、檢查報(bào)告等，數(shù)據(jù)處理能力比較強(qiáng)，目錄數(shù)據(jù)的輸入可以使一次性的，也可以使多次性的，這就使得各個(gè)科室可以對(duì)檔案進(jìn)行多角度的檢查，滿足了多樣化的檢索需求。如，醫(yī)院的一些相關(guān)的文檔進(jìn)行歸檔后，設(shè)置查閱權(quán)限，通過用戶名與密碼就可以在各個(gè)醫(yī)院工作站進(jìn)行查閱，為臨床的診治提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。

（三）使檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)不斷的提高

綜合檔案信息化從檔案技術(shù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、檔案開發(fā)在不斷的變化，這就要求檔案工作人員在不斷的加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷的優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握新型的技術(shù)能力，不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，只有這樣，才能適應(yīng)信息化檔案管理的需求。

總結(jié)：

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給檔案管理工作帶來了便利，也給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)，因此，就必須要不斷的創(chuàng)新檔案管理的方法，不斷的提高對(duì)信息化檔案管理的重要程度，檔案管理工作人員要掌握新型的信息技術(shù)能力，將綜合檔案信息化應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，使綜合檔案信息化成為醫(yī)院規(guī)范管理、提高服務(wù)質(zhì)量、增強(qiáng)競爭力的重要工具。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王曉萍.綜合檔案信息化對(duì)醫(yī)院管理的作用[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2014（2）：106-108.