序論：寫(xiě)作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇工程項(xiàng)目檔案管理范文，愿它們成為您寫(xiě)作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所有步驟和環(huán)節(jié)的全面記錄文件或資料，能夠準(zhǔn)確的反應(yīng)工程進(jìn)展與完成的真實(shí)狀況，在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益方面發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，因此工程項(xiàng)目檔案管理工作是企業(yè)基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對(duì)工程項(xiàng)目的特征而言，工程項(xiàng)目檔案管理具有三方面的基本內(nèi)容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設(shè)備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗(yàn)收文件檔案的管理。

2工程項(xiàng)目檔案管理中存在問(wèn)題

2.1市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的工程項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究

無(wú)論是從我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)還是從國(guó)際市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)成為我國(guó)各行各業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本依據(jù)。對(duì)于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項(xiàng)目建設(shè)所涉及的工程招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗(yàn)收備案制度、市場(chǎng)稽查制度等正在逐漸向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制靠攏，并在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下日趨完善，進(jìn)而使得有形建筑市場(chǎng)正在加強(qiáng)，以及與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的智能分離。雖然工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對(duì)應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機(jī)制等方面還為與之改變，這使得在實(shí)際的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，缺乏依托市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的系統(tǒng)研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項(xiàng)目建設(shè)具有一定的特征，對(duì)于多數(shù)工程項(xiàng)目而言其施工點(diǎn)較多，并且持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，施工隊(duì)伍的流動(dòng)性也強(qiáng)，這對(duì)工程項(xiàng)目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項(xiàng)目并沒(méi)有專門(mén)的檔案建設(shè)、管理及組織機(jī)構(gòu)，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上也沒(méi)有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項(xiàng)目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個(gè)工程期間，檔案人員流動(dòng)造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項(xiàng)目的檔案工作人員流動(dòng)性較大，沒(méi)有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。

2.3工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)及工作不到位

在整個(gè)工程施工過(guò)程中，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作重要程度的認(rèn)知不高，缺乏思想上的普遍認(rèn)識(shí)，使得工程項(xiàng)目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項(xiàng)目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項(xiàng)目檔案管理工作人員不能按時(shí)完成工程竣工檔案，進(jìn)而使得工程無(wú)法向城建部門(mén)報(bào)備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項(xiàng)目的復(fù)雜性、多樣性、真實(shí)性等特點(diǎn)，要求工程檔案建設(shè)及管理過(guò)程必須非常專業(yè)和嚴(yán)禁，而管理意識(shí)的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進(jìn)而造成檔案材料失真、工程檔案與實(shí)施不符等問(wèn)題，最終導(dǎo)致工程不能通過(guò)審查驗(yàn)收。

2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

從我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)上來(lái)看，并沒(méi)有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項(xiàng)目中從事檔案管理工作的多為知識(shí)層次較低、工作經(jīng)驗(yàn)較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，對(duì)工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項(xiàng)目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗(yàn)收。

3提高工程項(xiàng)目檔案管理工作水平的建議

3.1加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制

隨著國(guó)家與社會(huì)對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)知的提高，國(guó)家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國(guó)家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項(xiàng)目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項(xiàng)目檔案管理工作來(lái)看，最大的問(wèn)題時(shí)檔案管理制度的貫徹實(shí)施，因此需要加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，進(jìn)而認(rèn)真開(kāi)展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門(mén)開(kāi)始提高重視，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌?qiáng)工程項(xiàng)目檔案的依法治檔，使工程項(xiàng)目檔案管理法制化、規(guī)范化。

3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強(qiáng)檔案過(guò)程管理

從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項(xiàng)目法人責(zé)任制。工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程的具體實(shí)施可采取以下措施：1）每項(xiàng)工程開(kāi)始前即介入檔案工作，并制定嚴(yán)格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；2）在工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程中，工程技術(shù)人員對(duì)工程進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的同時(shí)，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗(yàn)收檔案；3）每個(gè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，做到項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收的同步進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化工程檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

從目前的工程項(xiàng)目檔案管理情況來(lái)看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。具體實(shí)施的話，可通過(guò)多種渠道，采取多種方式實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識(shí)與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。

3.4加強(qiáng)工程檔案的現(xiàn)代化與信息化管理

篇(2)

關(guān)鍵詞：建筑工程；施工資料；檔案；管理

一、目前我國(guó)建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理所存問(wèn)題

近年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，國(guó)民經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，在建筑行業(yè)上所實(shí)施的管理也更為嚴(yán)格，同時(shí)建筑市場(chǎng)也開(kāi)始向規(guī)范化與信息化方向發(fā)展，但是在其發(fā)展的過(guò)程中，在施工資料檔案管理方面仍舊存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：第一，施工綜合管理資料原件不夠齊全，同時(shí)工程項(xiàng)目的質(zhì)量驗(yàn)收資料也不是很齊全；第二，施工驗(yàn)收資料的格式與工程項(xiàng)目竣工文件的編制等不夠規(guī)范；第三，在施工原始資料的書(shū)寫(xiě)上不是很規(guī)范，在交接工程資料的時(shí)候不夠及時(shí)；第四，在施工記錄資料的填寫(xiě)與記錄評(píng)價(jià)上存在著一個(gè)普遍的現(xiàn)象，即信息不夠真實(shí)，未按照相關(guān)的規(guī)定要求來(lái)實(shí)施一定的計(jì)算工作，為實(shí)施檔案的審核以及歸檔工作，最終使得檔案管理水平和質(zhì)量一直得不到提高。

二、加強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理的相關(guān)措施

（一）事前管控

所謂事前管控就是指從施工資料的形成開(kāi)始進(jìn)行管控，著重控制檔案資料的來(lái)源，并把好質(zhì)量這一關(guān)。在該階段進(jìn)行管控時(shí)，首先應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)健全的質(zhì)量管控制度，在組織上確保該項(xiàng)工作得以正常且有序的實(shí)施，具體措施主要如下：

第一，前期管控。首先應(yīng)該進(jìn)行工程項(xiàng)目編碼的區(qū)分，編制相應(yīng)的編碼系統(tǒng)，明確工程項(xiàng)目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統(tǒng)一質(zhì)量驗(yàn)收表格與記錄表格，確定工程項(xiàng)目中各種信息記錄表格的統(tǒng)一格式，在確定以后不可隨意進(jìn)行更改，以免對(duì)工作帶來(lái)一些不必要的麻煩；最后，進(jìn)行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。

第二，構(gòu)建完善的管控結(jié)構(gòu)以及制度。首先進(jìn)行資料檔案管理機(jī)構(gòu)的構(gòu)建，制定相應(yīng)的管理制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與管控工程項(xiàng)目施工資料檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作；其次，構(gòu)建相應(yīng)的管控網(wǎng)絡(luò)，確定管控人員，把工作具體落實(shí)到每一位工作人員的身上，同時(shí)還要確定管理工作的具體程序，構(gòu)建相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制；最后，進(jìn)行崗前培訓(xùn)機(jī)制的構(gòu)建，加強(qiáng)檔案管理人員管理技能的培訓(xùn)與教育。

第三，在建筑工程項(xiàng)目施工之前，管理部門(mén)應(yīng)該基于事前所制定的計(jì)劃方案，加強(qiáng)實(shí)施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時(shí)，應(yīng)該實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)以及檢查。同時(shí)還應(yīng)下發(fā)關(guān)于施工資料管理細(xì)則的宣傳單，通過(guò)這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項(xiàng)工作的實(shí)施創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好工作環(huán)境。

（二）事中管控

第一，建筑工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該收集工程項(xiàng)目施工審批表、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證以及相關(guān)的地質(zhì)勘查報(bào)告等各種資料，通過(guò)對(duì)施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行檢驗(yàn)，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗(yàn)的相關(guān)報(bào)告，對(duì)各施工方案以及施工組織等進(jìn)行圖紙的會(huì)審，明確施工單位的資質(zhì)。同時(shí)還應(yīng)和建設(shè)單位進(jìn)行配合，做好相應(yīng)的開(kāi)工報(bào)告以及報(bào)建資料，并將材料報(bào)告送至監(jiān)理部門(mén)。在施工中若需要進(jìn)行塔吊工作，則應(yīng)報(bào)送相應(yīng)的塔吊施工方案，并根據(jù)質(zhì)檢部門(mén)的相關(guān)要求，收集各種安全資料。

第二，收集并整理施工過(guò)程中各分部工程的相關(guān)資料，其主要包括以下幾個(gè)方面：一為收集并整理施工試驗(yàn)資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗(yàn)收的記錄工作，在工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該按照施工組織的具體要求，對(duì)施工原材料進(jìn)行試驗(yàn)，并做好相應(yīng)的計(jì)劃方案；在隱蔽工程的驗(yàn)收記錄中，可借助于表格把隱檢的項(xiàng)目、具體內(nèi)容、意見(jiàn)、項(xiàng)目質(zhì)量情況以及相關(guān)的復(fù)查意見(jiàn)等記錄好，但凡隱蔽工程驗(yàn)收質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，不可實(shí)施下一道工序，由于施工記錄是對(duì)工程項(xiàng)目整個(gè)施工過(guò)程所進(jìn)行的記錄，因此在該環(huán)節(jié)中，其記錄必須要完整且詳細(xì)。二為設(shè)計(jì)變更資料的收集與整理，在該過(guò)程中，應(yīng)該注意兩個(gè)方面的內(nèi)容，即采取分專業(yè)整理的方式與注明好圖紙中所修改的內(nèi)容。三為做好工程項(xiàng)目中各分部項(xiàng)目施工質(zhì)量資料的收集、編寫(xiě)以及整理工作，由于分部項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收在基于分項(xiàng)工程驗(yàn)收合格所實(shí)施的，因此在這一環(huán)節(jié)中，主要的任務(wù)就是檢查主體結(jié)構(gòu)功能以及質(zhì)量等是否滿足施工規(guī)定，可通過(guò)施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及設(shè)計(jì)單位等來(lái)共同進(jìn)行驗(yàn)收，從而確保資料的完整性。

第三，收集與整理施工日志，做好相應(yīng)的技術(shù)交底工作。在技術(shù)交底工作中，不僅要確定工程項(xiàng)目安全要求以及質(zhì)量需求，同時(shí)其交底的內(nèi)容應(yīng)滿足相關(guān)的法規(guī)以及工程項(xiàng)目施工要求，做好相應(yīng)的記錄工作，通過(guò)書(shū)面的形式來(lái)進(jìn)行簽字，完整地將技術(shù)交底工作資料歸入到工程項(xiàng)目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過(guò)程中，應(yīng)逐日進(jìn)行填寫(xiě)，確保其可將施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際生產(chǎn)狀況準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來(lái)。此外，在工程項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中，還應(yīng)收集并整理施工竣工記錄，進(jìn)行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)于所存問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)提出相應(yīng)的整改策略，并且限期進(jìn)行整改。

（三）事后管控

在該環(huán)節(jié)中，主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)過(guò)程所產(chǎn)生的文件資料準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來(lái)，所歸檔的這些文件必須要通過(guò)分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應(yīng)案卷。在進(jìn)行工程資料移交時(shí)，應(yīng)該基于工程項(xiàng)目具體的規(guī)范要求，結(jié)合施工當(dāng)?shù)貦n案管理的規(guī)定來(lái)實(shí)施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。

近幾年，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理上，開(kāi)始廣泛應(yīng)用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲(chǔ)高密度、信息非人工識(shí)讀性以及系統(tǒng)依賴性等特征，對(duì)此，在管理過(guò)程中，還應(yīng)確保電子文件的可讀性、安全性、系統(tǒng)性、原始性、完整性以及真實(shí)性等。同時(shí)在管理過(guò)程中，還要對(duì)數(shù)據(jù)壓縮、電子文件格式轉(zhuǎn)換以及文件圖片處理等進(jìn)行不斷地規(guī)范，繼而進(jìn)一步提高電子文件管理水平。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理工作是一個(gè)比較復(fù)雜的工程，所涉及到的人員、內(nèi)容以及部門(mén)等均較多，因此在管理過(guò)程中，為了確保施工資料檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，必須要對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤監(jiān)督管理，同時(shí)還要構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，完善相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)管理人員技能的培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)施工過(guò)程的管控，把好工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收這一關(guān)，從而保障施工資料檔案的準(zhǔn)確性與完整性。

參考文獻(xiàn)：

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篇(3)

關(guān)鍵詞:建設(shè)工程；檔案管理

1 現(xiàn)狀分析

對(duì)任何一個(gè)工程單位而言,不論是設(shè)計(jì)單位還是施工單位及監(jiān)理單位,其資料室已成了圖紙資料庫(kù),過(guò)去的圖紙資料堆得四處皆是,個(gè)別已是塵埃滿面。如何利用計(jì)算機(jī)及電子文檔將各種資料、圖紙實(shí)行數(shù)字化統(tǒng)一管理,這是很多單位所共同關(guān)心的問(wèn)題。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及,目前多數(shù)設(shè)計(jì)單位的計(jì)算機(jī)出圖率已達(dá)到100 % ,即所有工程圖均為Windows98、Word 、Excel 等電子文件。但大多數(shù)單位未對(duì)這些圖檔進(jìn)行統(tǒng)一管理,在設(shè)計(jì)單位分散在各設(shè)計(jì)人員手中或各科室里的資料數(shù)不勝數(shù)。因此在工程建設(shè)過(guò)程中有數(shù)量眾多的施工往來(lái)文件、合同、實(shí)驗(yàn)資料和竣工文件等資料,如果能將這些文件資料無(wú)紙化統(tǒng)一管理,那將會(huì)為各單位節(jié)約許多開(kāi)支,也會(huì)減少各單位對(duì)這些資料進(jìn)行人工管理的苦惱,更不會(huì)有丟失資料的擔(dān)心,而且查找文件即方便又快捷。在施工監(jiān)理單位也存在類似的問(wèn)題。為解決上述問(wèn)題,結(jié)合監(jiān)理工作的需要,我公司在“西部交通建設(shè)科技項(xiàng)目”、“兵團(tuán)國(guó)家級(jí)貧困團(tuán)場(chǎng)扶貧公路建設(shè)項(xiàng)目”等工程中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn),實(shí)驗(yàn)研究出了一整套有關(guān)設(shè)計(jì)圖及竣工資料數(shù)字化統(tǒng)一管理模式及管理系統(tǒng)。

就我個(gè)人認(rèn)為該系統(tǒng)能很好地解決圖檔管理中所遇到的各種問(wèn)題。針對(duì)設(shè)計(jì)和施工單位(含監(jiān)理和業(yè)主) 工作內(nèi)容和重點(diǎn)的不同,將其分為設(shè)計(jì)施工檢測(cè)管理和竣工圖輔助制作及管理系統(tǒng)兩大部分。

2存在問(wèn)題的主要原因

2. 1重建設(shè)、輕管理、檔案意識(shí)淡薄

有的工程管理部門(mén)和工程專業(yè)人員重工程實(shí)體,輕工程資料,只重視搶工期,忽視工程資料與工程實(shí)體同步管理。認(rèn)為只要工程項(xiàng)目迅速建成投入使用就行,對(duì)工程項(xiàng)目竣工檔案資料是否完整準(zhǔn)確的歸檔漠不關(guān)心,忘記了竣工檔案是企業(yè)必要的技術(shù)儲(chǔ)備,是一種潛在的生產(chǎn)力這樣一個(gè)極為重要的問(wèn)題。

2. 2對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)

有人認(rèn)為,工程項(xiàng)目竣工檔案材料的收集歸檔完全是檔案部門(mén)的事,這種認(rèn)識(shí)誤區(qū),是造成工程竣工檔案材料收集不齊全、不完整、不準(zhǔn)確的另一個(gè)原因。檔案管理工作不是一項(xiàng)孤立的工作,它與企業(yè)經(jīng)營(yíng)有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。尤其是收集歸檔工作,檔案材料能否收集齊全完整并保證其準(zhǔn)確性,不僅取決于檔案管理人員的主觀努力程度,而且與企業(yè)各部門(mén)在處理業(yè)務(wù),形成文件材料行為規(guī)范程度有著直接的聯(lián)系。如果各業(yè)務(wù)部門(mén)在編制或?qū)彶槲募D紙資料時(shí)不注意其質(zhì)量,使用中不維護(hù)它的安全,辦理完畢后又不注意收集和積累,而單憑檔案部門(mén)事后去找、去要、去收集,那么要使工程項(xiàng)目檔案資料歸檔齊全將是一句空話。

2. 3工程項(xiàng)目竣工檔案歸檔制度不健全

例如,有的工程在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)未將竣工檔案資料歸檔工作列進(jìn)去,有的工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)不吸收檔案部門(mén)參加,有的施工單位在竣工驗(yàn)收時(shí)不向工程管理部門(mén)提交竣工檔案,沒(méi)有將竣工檔案的形成、歸檔納入工程管理業(yè)務(wù)范圍。由于歸檔制度不健全,曾出現(xiàn)工程實(shí)體完工,施工單位走人,工程管理班子解散,交工資料成堆,造成檔案人員有啥清理啥的局面。

2. 4對(duì)檔案管理制度執(zhí)行不力

有些規(guī)章制度必須在各業(yè)務(wù)部門(mén)的大力支持和密切配合下才能得到真正的貫徹執(zhí)行。例如,公司制定了關(guān)于工程交工資料不完整、不準(zhǔn)確,工程項(xiàng)目就不能驗(yàn)收,工程項(xiàng)目竣工資料不歸檔,財(cái)務(wù)部門(mén)不能結(jié)算等規(guī)定。但在實(shí)際工作中,有些單位認(rèn)為檔案工作是檔案部門(mén)的事,與本單位無(wú)關(guān),無(wú)視檔案工作的規(guī)章制度,有法不依,有章不循,該把關(guān)的不把關(guān)或是把關(guān)不嚴(yán),使部分規(guī)章制度形同虛設(shè)。

2. 5沒(méi)有形成一個(gè)良性的歸檔渠道

如有的建設(shè)項(xiàng)目主管部門(mén)、施工單位與檔案部門(mén)配合不緊密,管理上出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象,有些甚至出現(xiàn)相互推諉,在檔案資料歸檔過(guò)程中只是處于施工單位交什么,工程部門(mén)收什么,工程管理部門(mén)交什么,檔案部門(mén)就收什么,在檔案資料的接收上留下漏洞。

2. 6檔案人員業(yè)務(wù)水平參差不齊

竣工檔案資料應(yīng)該是由專人跟蹤負(fù)責(zé)的一項(xiàng)工作，可是由于很多單位對(duì)于檔案資料收齊的重要性不理解甚至于有時(shí)覺(jué)得是可有可無(wú)所以在檔案資料員的配備上出現(xiàn)了很大的流動(dòng)性和不專業(yè)性。其實(shí)按照正規(guī)的要求，應(yīng)該是每個(gè)建設(shè)方、施工方都應(yīng)該配有一至三名經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案資料管理培訓(xùn)后考試合格取得檔案員上崗證的工作人員。可是，就現(xiàn)在而言這一點(diǎn)幾乎是沒(méi)有幾個(gè)單位能夠做到的，這樣就造成了很多重要檔案資料應(yīng)檔案人員的不專業(yè)管理而流失，而這些寶貴資料的流失是隨時(shí)有可能給我們將來(lái)的生活、建設(shè)，甚至于財(cái)產(chǎn)生命造成不可挽回的損失。

3解決問(wèn)題的主要措施

以上問(wèn)題是在工程項(xiàng)目檔案管理方面存在的突出問(wèn)題。如何才能保證工程項(xiàng)目竣工檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地歸檔,筆者認(rèn)為應(yīng)努力做好以下幾方面的工作:

3. 1重視并提高檔案管理意識(shí)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)要切實(shí)重視檔案管理工作,檔案專業(yè)部門(mén)和人員要進(jìn)一步明確職責(zé)范圍,如參加生產(chǎn)調(diào)度會(huì),參加產(chǎn)品鑒定會(huì)和基建工程竣工驗(yàn)收,參加設(shè)備開(kāi)箱等。

3. 2成立重大工程項(xiàng)目竣工檔案歸檔工作協(xié)調(diào)小組

工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、評(píng)估、設(shè)計(jì)到施工、竣工、交付使用,其檔案資料的形成、積累、歸檔是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程,在這個(gè)過(guò)程中,涉及到若干部門(mén),眾多的環(huán)節(jié)和許多專業(yè),要保證施工檔案完整準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔,就應(yīng)當(dāng)有一個(gè)協(xié)調(diào)的機(jī)制。筆者認(rèn)為,一個(gè)比較大的工程項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)成立竣工檔案協(xié)調(diào)小組,一般應(yīng)由計(jì)劃部門(mén)、基建部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)、施工單位、使用單位等組成,以協(xié)調(diào)各方面的工作,保證工程項(xiàng)目竣工資料歸檔工作的順利進(jìn)行。

3. 3進(jìn)一步健全檔案管理制度

首先要從業(yè)務(wù)考核入手,將工程項(xiàng)目檔案歸檔管理納入計(jì)劃管理,并對(duì)工程項(xiàng)目竣工檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間以及歸檔職責(zé)都做出明確的規(guī)定,并通過(guò)建立崗位職責(zé)把歸檔任務(wù)納入各業(yè)務(wù)部門(mén)和有關(guān)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)之中,使歸檔工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工資料列人工程承包合同,列入創(chuàng)優(yōu)工程評(píng)審條件并認(rèn)真實(shí)行預(yù)留交工資料保證金制度,第三是要認(rèn)真執(zhí)行制度。制度的保證作用,不僅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否貫徹執(zhí)行。

3. 4加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)

跟蹤指導(dǎo)是檔案部門(mén)在收集工程項(xiàng)目竣工檔案中掌握的第一手資料,也是使竣工資料達(dá)到規(guī)范化的必要條件。工程檔案產(chǎn)生于施工現(xiàn)場(chǎng),貫穿于工程項(xiàng)目的招標(biāo)、投標(biāo)、施工和竣工的整個(gè)過(guò)程。檔案部門(mén)要根據(jù)年度計(jì)劃內(nèi)容制定出跟蹤指導(dǎo)計(jì)劃,在工程項(xiàng)目施工開(kāi)始就要派專人進(jìn)行跟蹤,對(duì)該項(xiàng)工程竣工檔案交付驗(yàn)收提出明確要求,切實(shí)做到對(duì)工程竣工檔案跟蹤管理的有效控制。同時(shí),在跟蹤指導(dǎo)的過(guò)程中要積極主動(dòng)與工程管理部門(mén)、施工單位搞好配合。檔案部門(mén)在跟蹤指導(dǎo)中應(yīng)注意以下問(wèn)題:第一,檔案部門(mén)應(yīng)擺正服務(wù)的指導(dǎo)思想,工程中主動(dòng)配合,做到參與而不代替。要注意做好組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督工作;第二,擺正工程管理與檔案工作的關(guān)系。從基本建設(shè)和工程施工角度來(lái)看,工程管理與檔案工作應(yīng)是主從關(guān)系,現(xiàn)場(chǎng)檔案工作從屬于工程管理,是工程管理的一個(gè)組成部分,它貫穿于工程的全過(guò)程。

3. 5積極參與管理

一是工程項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí),檔案部門(mén)要與有關(guān)部門(mén)協(xié)商,將竣工檔案的歸檔工作列進(jìn)去,并提出具體要求;二是鑒定施工合同時(shí),要將竣工檔案歸檔的責(zé)任、時(shí)間、案卷的質(zhì)量要求等寫(xiě)進(jìn)合同中,以保證竣工檔案完整、準(zhǔn)確、及時(shí)地歸檔;三是要嚴(yán)格按照工程合同履行歸檔手續(xù),用經(jīng)濟(jì)手段保證竣工檔案的歸檔工作;四是在施工過(guò)程中,注意加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題;五是在每個(gè)單項(xiàng)工程完工后,應(yīng)與工程管理部門(mén)在驗(yàn)收工程的同時(shí)驗(yàn)收竣工檔案,從根本上解決竣工檔案滯后性的問(wèn)題;六是檔案部門(mén)要搞好竣工資料的驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)要逐卷逐張進(jìn)行核對(duì),其方法是以案卷目錄對(duì)照每張圖紙、文字材料,以變更通知對(duì)照?qǐng)D紙修改部位;以國(guó)家科技檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照案卷質(zhì)量;以工程項(xiàng)目竣工檔案資料歸檔細(xì)則對(duì)照形成的全部竣工檔案。七是竣工驗(yàn)

收時(shí)對(duì)檔案的抽檢,一般千卷以上抽查15% ,千卷以內(nèi)抽查30% ,抽查時(shí)重點(diǎn)放在對(duì)初驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是否糾正。

3. 6嚴(yán)把審核驗(yàn)收與財(cái)務(wù)結(jié)算關(guān)

工程項(xiàng)目竣工檔案資料的審核與驗(yàn)收是竣工檔案歸檔前的最后一項(xiàng)工作,它將預(yù)示著整個(gè)工程結(jié)束。在審核驗(yàn)收時(shí),檔案部門(mén)要指導(dǎo)施工單位及時(shí)做好交工資料的系統(tǒng)整理工作。將交工文字資料按單位工程分專業(yè)整理,遵照各專業(yè)施工文件的歸檔內(nèi)容及先后排列順序整理整齊,裝訂成冊(cè),按檔案要求編寫(xiě)頁(yè)碼,編制交工資料目錄,填寫(xiě)交工資料的成冊(cè)封面。為了對(duì)交工資料的完整準(zhǔn)確負(fù)責(zé),交工資料封皮上應(yīng)設(shè)有施工單位、負(fù)責(zé)人、編制人和驗(yàn)收單位、負(fù)責(zé)人、資料審核人的蓋章和簽字處。竣工圖成套性強(qiáng),施工單位應(yīng)按單位(或單項(xiàng))工程分專業(yè)整理,每一套竣工圖(含其全部重新編號(hào)的變更文件) ,按圖紙目錄的順序排列。交工資料整理好后,分別填寫(xiě)交工資料交接清單一式兩份,同交工資料一齊交工程項(xiàng)目管理部門(mén)審查。交工資料是在工程施工過(guò)程中形成積累和編制的,建設(shè)單位從事施工管理的專業(yè)技術(shù)人員是審查交工資料內(nèi)在質(zhì)量的“法定”權(quán)威,而檔案人員則側(cè)重從工程檔案管理的角度檢查交工資料的質(zhì)量。在單項(xiàng)工程交工驗(yàn)收前,建設(shè)單位工程管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織和落實(shí)交工資料的交接及審查工作,工程管理技術(shù)人員按規(guī)定和分工逐份審核資料,合格后在交工資料封面上簽字、蓋章并完善資料交接手續(xù)。工程竣工資料的最后驗(yàn)收是由計(jì)劃、工程管理、設(shè)計(jì)、質(zhì)量監(jiān)督及檔案管理部門(mén)參加,負(fù)責(zé)驗(yàn)收每個(gè)工程的實(shí)體和交工資料,通過(guò)系統(tǒng)工程竣工檔案驗(yàn)收并確認(rèn)合格后,方能最終在工程竣工驗(yàn)收證書(shū)上簽字蓋章。

篇(4)

對(duì)檔案專業(yè)人員來(lái)說(shuō)，做好工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項(xiàng)目本身專業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。

一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書(shū)。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對(duì)資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)及操作計(jì)算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫(xiě)各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實(shí)際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點(diǎn)的不同，造成檔案專業(yè)人員在進(jìn)入工程項(xiàng)目檔案管理這個(gè)行業(yè)時(shí)顯得尤為困難，而做好工程項(xiàng)目檔案管理工作更是難上加難。

二是檔案專業(yè)人員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話語(yǔ)權(quán)”不足。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專業(yè)術(shù)語(yǔ)中叫做“前端控制”。在實(shí)際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對(duì)資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動(dòng)接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對(duì)紙張、字跡的要求上，對(duì)施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無(wú)，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會(huì)高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話語(yǔ)權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。

在工程項(xiàng)目檔案管理中，檔案員往往會(huì)淪為弱勢(shì)群體，歸根結(jié)底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認(rèn)真做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識(shí)的同時(shí)，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項(xiàng)目的基本知識(shí)，對(duì)工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識(shí)融入工程項(xiàng)目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動(dòng)為主動(dòng)，打破工程項(xiàng)目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。

（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）

篇(5)

1 強(qiáng)化管理，把好制度建設(shè)關(guān)。一是根據(jù)國(guó)家、省、市有關(guān)要求，將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作真正納入規(guī)范化管理軌道，并將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理列入重點(diǎn)工程的考核、獎(jiǎng)勵(lì)辦法之中。二是工程項(xiàng)目的各參建和管理單位要建立、健全各項(xiàng)檔案管理制度。規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行；在實(shí)踐中認(rèn)真總結(jié)檔案管理工作，建立和落實(shí)崗位責(zé)任制，完善《大型水利工程文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》等制度。建立內(nèi)部管理參建單位對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理，年初有計(jì)劃，年終有總結(jié)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

2 廣開(kāi)渠道，把好檔案收集關(guān)。大型工程項(xiàng)目資料的種類、名目繁多，形式多樣。要制定明確的歸檔范圍和收集重點(diǎn)，以便把有價(jià)值的文件收集齊全。

2.1 協(xié)作左右，建立網(wǎng)絡(luò)。結(jié)合工程管理單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和檔案材料的形成規(guī)律，建立縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系。各部門(mén)應(yīng)配備兼職檔案信息員，形成左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，專職檔案管理人員應(yīng)與各部門(mén)信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)收集工作的檢查指導(dǎo)，隨時(shí)收集與定期收集相結(jié)合。

2.2 主動(dòng)服務(wù)，盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門(mén)，跟蹤收集，把握資料收集的主動(dòng)權(quán)，收集反映主要活動(dòng)和歷史面貌的重要材料。階段工作或年度工作結(jié)束后，專職檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門(mén)將文件材料收集歸檔，對(duì)大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析、鑒別、集中歸檔，找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)。

3 把握環(huán)節(jié)，把好檔案質(zhì)量建設(shè)關(guān)。工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量是全面反映工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程驗(yàn)收的必備條件，是日后維修、改建的重要依據(jù)。

3.1 主動(dòng)介入。要了解基本建設(shè)每個(gè)程序包括的內(nèi)容，提前制定工程檔案的收集范圍和收集要求；掌握工程項(xiàng)目建設(shè)每個(gè)階段所形成的文件材料，主動(dòng)了解工程進(jìn)展情況，跟蹤現(xiàn)場(chǎng)；對(duì)工程檔案工作進(jìn)行全過(guò)程的監(jiān)督指導(dǎo)，從源頭上把好工程質(zhì)量關(guān)；要積極督促配合設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等部門(mén)對(duì)工程檔案把關(guān)。

3.2 科學(xué)組卷。一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的案卷中，文字材料排列在前，圖樣在后；文字材料按依據(jù)性文件—管理性文件—基礎(chǔ)性文件—設(shè)計(jì)文件—施工文件—竣工文件順序排列；組合案卷時(shí)，按內(nèi)容、重要程度、時(shí)間排列，并適當(dāng)考慮文件材料的數(shù)量和案卷厚度。

3.3 整理立卷。工程項(xiàng)目從提出到項(xiàng)目竣工一般有準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收階段。在立卷工程中，也基本照這四個(gè)階段進(jìn)行整理立卷，區(qū)別對(duì)待。也可按文書(shū)檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像圖片檔案、電子檔案和實(shí)物檔案歸類。對(duì)施工圖按照“一張施工圖（設(shè)計(jì)圖）對(duì)應(yīng)一張竣工圖”的原則，并對(duì)其分別編號(hào)，獨(dú)立成卷。圖紙如有變更，應(yīng)標(biāo)注變更依據(jù)和必要的說(shuō)明，重視圖片、聲像、電子檔案的收集整理。

3.4 梳理查卷。做好“兩查三看”。一查立卷歸檔情況；二查檔案出、入庫(kù)是否實(shí)行登記制度等。一看是否齊全完整，是否按時(shí)歸檔，看實(shí)際檔案數(shù)量與目錄是否相符；二看各門(mén)類檔案實(shí)體是否收集齊全并集中統(tǒng)一管理；三看檔案案卷是否有卷內(nèi)文件目錄，目錄與檔案實(shí)體名稱是否一致，是否缺件、缺頁(yè)等。

4 認(rèn)真仔細(xì)，嚴(yán)把檔案利用關(guān)。檔案管理人員要對(duì)不同層次的利用人員規(guī)定不同的審批手續(xù)，確定不同的利用范圍，使利用工作有章可循。做到不失密、不泄密。要經(jīng)常檢查檔案利用制度是否齊全，是否進(jìn)行檔案利用登記；檔案利用場(chǎng)所是否安裝監(jiān)控設(shè)備；檔案利用是否有批準(zhǔn)手續(xù)、登記手續(xù)；已有縮微膠片、復(fù)制件或數(shù)字化檔案是否仍提供原件利用。

5 完善設(shè)施，把好軟硬設(shè)施關(guān)。一是規(guī)范設(shè)立檔案室。二是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門(mén)類檔案入庫(kù)、上架保管。三是購(gòu)置安裝、標(biāo)準(zhǔn)擺放檔案密集架，合理安排檔案庫(kù)房結(jié)構(gòu)，做到辦公、利用、庫(kù)房“三分開(kāi)”；配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)等設(shè)備設(shè)施，達(dá)到防塵、防光等“十防”要求。四是做好檔案庫(kù)房安全工作。

篇(6)

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)；檔案管理；問(wèn)題；措施

中圖分類號(hào)： U665 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

在電網(wǎng)建設(shè)過(guò)程中涉及到很多重要的資料，包括設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)維、管理等各個(gè)方面，范圍很廣，而且具有很高的專業(yè)性，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理是保證電網(wǎng)建設(shè)工程質(zhì)量的重要途徑，并為以后的投資建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供專業(yè)的服務(wù)。

1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，而且對(duì)于輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程評(píng)優(yōu)，檔案都考核、評(píng)選的指標(biāo)之一。面對(duì)著電網(wǎng)大建設(shè)、大發(fā)展的新形勢(shì)，為了確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始直至竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過(guò)程的順利進(jìn)行，必須切實(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作。在新的形勢(shì)下，為了確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作能夠適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展的新，更好服務(wù)于公司的“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”、服務(wù)于堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)的建設(shè)，必須在進(jìn)一步提高對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理意義認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，采取更為有效的措施，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

2 電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的思考

2.1 應(yīng)進(jìn)一步提高對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)

2.1.1 電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、采購(gòu)（含招投標(biāo)）、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過(guò)程中的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質(zhì)、光盤(pán)等不同載體的全部文件，也就是說(shuō)，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成牽涉到上述的各個(gè)單位或部門(mén)，確保這些文件材料全部歸檔，不僅僅是檔案管理人員的責(zé)任，而且與這些文件材料形成的單位、部門(mén)和人員密切相關(guān)，最為關(guān)鍵的應(yīng)是提高相關(guān)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，將其納入項(xiàng)目管理程序，納入“項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制”管理[2]。

2.1.2 為了提高相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，各級(jí)檔案管理部門(mén)以及項(xiàng)目檔案管理部門(mén)有責(zé)任進(jìn)行檔案管理意義的宣傳和進(jìn)行電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。這種宣傳與培訓(xùn)的對(duì)象不應(yīng)只限于檔案管理人員，應(yīng)擴(kuò)展到相關(guān)單位或部門(mén)的主管人員以及相關(guān)的工作者，使檔案意識(shí)深入到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿檔案管理的全過(guò)程，讓大家意識(shí)到檔案管理是全員參與，人人有責(zé)；每個(gè)部門(mén)、每個(gè)工作環(huán)節(jié)都在檔案管理過(guò)程中發(fā)揮不可替代的作用，都在影響著檔案管理的質(zhì)量，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程控制和全員參與意識(shí)。

2.2 必須明確項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間 國(guó)家電網(wǎng)公司及下屬單位的項(xiàng)目建設(shè)職能部門(mén)，在完成各自職責(zé)范圍內(nèi)工作后1個(gè)月內(nèi)，向項(xiàng)目法人和建設(shè)管理單位移交項(xiàng)目歸檔文件。①參加項(xiàng)目建設(shè)的各施工、監(jiān)理、調(diào)度等單位需將施工過(guò)程中形成的文件材料，按規(guī)范整理，項(xiàng)目檔案在竣工投產(chǎn)后1個(gè)月內(nèi)移交到建設(shè)管理單位。②設(shè)計(jì)單位必須按項(xiàng)目檔案的管理和工程進(jìn)度同步的要求，將通過(guò)審查、審批后的可研、初設(shè)、施工圖設(shè)計(jì)的文件材料整理組卷，1個(gè)月后向建設(shè)管理單位移交。在項(xiàng)目竣工投產(chǎn)后，設(shè)計(jì)單位根據(jù)竣工圖的編制要求進(jìn)行項(xiàng)目的施工圖編制，并在兩個(gè)月內(nèi)將竣工圖提交施工、監(jiān)理單位審核簽章。③采購(gòu)機(jī)構(gòu)（招標(biāo)機(jī)構(gòu)）、物資采購(gòu)供應(yīng)單位在完成環(huán)評(píng)、水保、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、設(shè)備（材料）等招投標(biāo)及簽訂合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備監(jiān)造等工作后1個(gè)月內(nèi)，將形成的文件材料移交到物資管理部門(mén)（招投標(biāo)管理中心），由物資管理部門(mén)（招投標(biāo)管理中心）按要求，組織有關(guān)單位整理、組卷并向項(xiàng)目法人移交或向項(xiàng)目法人委托的建設(shè)管理單位移交。

2.3 明確責(zé)任，各負(fù)其責(zé)

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理涉及項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，貫穿項(xiàng)目建設(shè)的始終，也就是說(shuō)項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程也是檔案管理的全過(guò)程。項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)建設(shè)全過(guò)程的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和服務(wù)性工作，管理或全權(quán)委托建設(shè)管理單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作。當(dāng)項(xiàng)目范圍涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上建設(shè)管理單位時(shí)，項(xiàng)目法人應(yīng)明確一個(gè)建設(shè)管理單位，其他建設(shè)管理單位為配合協(xié)調(diào)方，負(fù)責(zé)其管轄范圍內(nèi)的檔案工作。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程的組織管理，并按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、層層負(fù)責(zé)的原則，建立自上而下的分級(jí)管理體系。建設(shè)管理單位、各參建單位及物資采購(gòu)、供應(yīng)部門(mén)應(yīng)遵循“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，完成各自職責(zé)范圍和合同規(guī)定的整理、歸檔及項(xiàng)目檔案的編制、移交工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

落實(shí)責(zé)任，首先要明確責(zé)任，必須使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)及工作人員明確自己在檔案的形成、積累、整理和歸檔工作中的責(zé)任。一提到檔案工作，人們往往單純認(rèn)為這只是檔案部門(mén)或檔案管理人員份內(nèi)的事，卻忽略了自身的責(zé)任。為了治療這種通病，正如前面所提到的，必須加強(qiáng)對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)及工作人員的宣傳和檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，只有涉及檔案管理的所有部門(mén)、所有人員明確了責(zé)任、負(fù)起了責(zé)任，才能保證順利地完成檔案的形成、收集、整理和歸檔等各項(xiàng)工作，才能確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效保管、利用。

2.4 應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制

為了確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，各參建單位能認(rèn)真地履行自己在檔案管理方面的職責(zé)，必須建立相應(yīng)的電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制。一方面，監(jiān)理單位應(yīng)切實(shí)把檔案管理工作納入到監(jiān)理范疇中，承擔(dān)起對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位的檔案管理日常監(jiān)督工作；另一方面，按照《管理辦法》的規(guī)定，項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位的檔案管理工作，或委托建設(shè)管理單位債權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作，項(xiàng)目法人或建設(shè)管理單位應(yīng)對(duì)各參建單位的項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；同時(shí)檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目法人或建設(shè)管理的項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

2.5 應(yīng)做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。①國(guó)家發(fā)展改革委組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，由國(guó)家發(fā)展改革委向國(guó)家檔案局提出驗(yàn)收申請(qǐng)，并由國(guó)家檔案局組織檔案的驗(yàn)收。②各區(qū)域電網(wǎng)公司、省電力公司組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，由各區(qū)域電網(wǎng)公司、省電力公司的檔案管理部門(mén)提出驗(yàn)收申請(qǐng)，由省檔案局負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果報(bào)國(guó)家電網(wǎng)公司備案[4]。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收由建設(shè)管理單位提出申請(qǐng)，申請(qǐng)報(bào)告的主要內(nèi)容應(yīng)包括：①項(xiàng)目建設(shè)及項(xiàng)目檔案管理概況；②保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施；③項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況；④竣工圖的編制情況及質(zhì)量情況；⑤檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理、試運(yùn)行中所起的作用；⑥存在的問(wèn)題及解決措施。

項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人或建設(shè)管理單位應(yīng)組織設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、運(yùn)行等單位的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員，根據(jù)國(guó)家有關(guān)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的要求進(jìn)行自檢，并在項(xiàng)目投產(chǎn)后3個(gè)月內(nèi)向項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組織單位報(bào)送項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表。凡檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，驗(yàn)收組應(yīng)提請(qǐng)項(xiàng)目法人或建設(shè)管理單位于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，限期對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行整改，并安排項(xiàng)目檔案的復(fù)查工作。整改后復(fù)查仍不合格的，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不予通過(guò)。

3 結(jié)語(yǔ)

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄了電網(wǎng)整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程，既是工程建設(shè)的真實(shí)反映，又是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，做好檔案管理可以為以后的新項(xiàng)目提供最有價(jià)值的參考依據(jù)，因此加強(qiáng)檔案管理對(duì)電網(wǎng)工程建設(shè)具有非常重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]DA/T28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》.

[2]國(guó)家電網(wǎng)辦[2010]250號(hào)文《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》.

篇(7)

1.檔案管理規(guī)范化意義

檔案是相關(guān)人類文化成果的積淀，是連接古往今來(lái)的紐帶。而工程項(xiàng)目的檔案不僅是工程項(xiàng)目的智慧結(jié)晶，也是項(xiàng)目施工企業(yè)的歷史記錄。在未來(lái)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，檔案管理能通過(guò)提供相關(guān)證據(jù)和憑證，準(zhǔn)確判斷出癥狀所在。工程項(xiàng)目檔案真實(shí)準(zhǔn)確地反映了施工過(guò)程中的詳細(xì)流程，并在一定程度上保證了工程的質(zhì)量安全和人員安全，對(duì)于工程事故分析、責(zé)任認(rèn)定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項(xiàng)目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工程項(xiàng)目人員的自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案規(guī)范化管理。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉(zhuǎn)化成推動(dòng)工程設(shè)計(jì)行業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)力。

2.檔案管理規(guī)范化辦法

（1）加強(qiáng)管理人員專業(yè)水平。工程項(xiàng)目往往工期較長(zhǎng)，工程人員較多，涉及專業(yè)范圍較廣，形成的檔案材料內(nèi)容不可避免地紛繁復(fù)雜，稍有疏漏，就對(duì)檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內(nèi)容準(zhǔn)確規(guī)范，首先需要加強(qiáng)檔案管理人員的相關(guān)能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關(guān)專業(yè)技術(shù)水平，經(jīng)常補(bǔ)充學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識(shí)新方法，并能應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段，對(duì)檔案實(shí)行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經(jīng)常與各部門(mén)保持溝通聯(lián)系，對(duì)各個(gè)部門(mén)需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個(gè)部門(mén)的主要工作流程，了解不同部門(mén)檔案管理要求，確保檔案在歸檔時(shí)分類正確，并對(duì)各部門(mén)人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其對(duì)檔案法律法規(guī)的了解和檔案管理的責(zé)任意識(shí)。對(duì)施工過(guò)程中的各種圖紙、文字等材料進(jìn)行規(guī)范化操作培訓(xùn)，明確各部門(mén)檔案收集、整理責(zé)任，優(yōu)化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規(guī)范性，加快檔案管理效率，提高檔案準(zhǔn)確性與真實(shí)性。

（2）建立健全檔案管理規(guī)范化制度。工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)決定了檔案管理的難度，首先是工程項(xiàng)目檔案反映的是工程施工過(guò)程中形成的工程詳細(xì)數(shù)據(jù)的匯總，是在日后進(jìn)行維護(hù)管理、改建拆除等所必須具有的參照標(biāo)準(zhǔn)，收集數(shù)據(jù)的詳實(shí)程度與豐富程度都是海量的，并且在數(shù)據(jù)圖紙等的規(guī)范性和準(zhǔn)確性要求都較高。其次是工程項(xiàng)目檔案的形成過(guò)程與工程施工密切相關(guān)，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項(xiàng)目的施工由眾多不同專業(yè)構(gòu)成，如水電、機(jī)電、建筑、勘探、設(shè)計(jì)、施工等，這使得檔案類別具有復(fù)雜多樣性，檔案管理需要各個(gè)階段不同部門(mén)分工完成，這就要求各部門(mén)間的溝通協(xié)作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項(xiàng)目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關(guān)法律規(guī)范對(duì)檔案實(shí)行規(guī)范化管理，并遵照國(guó)家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門(mén)檔案歸檔要求，實(shí)行全面交叉覆蓋制，各部門(mén)檔案歸各部門(mén)分別收集，然后進(jìn)行匯總，從而降低檔案管理難度。

3.檔案管理規(guī)范化措施

首先應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，逐級(jí)向下實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任制，把檔案管理制度的建設(shè)和辦法的實(shí)行落實(shí)到個(gè)人。通過(guò)成立檔案工作委員會(huì)的方式，指導(dǎo)、檢查檔案管理部門(mén)的工作情況，制定檔案工作規(guī)劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進(jìn)行，為工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理日常運(yùn)行提供質(zhì)量保證。并設(shè)立專門(mén)檔案室，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統(tǒng)計(jì)和保管利用方面全程進(jìn)行管控，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)檔案的保管期限和使用類別等詳細(xì)檔案數(shù)據(jù)，編制索引工具。并充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和先進(jìn)軟件技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化管理，有目的、有計(jì)劃地加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的規(guī)范化管理培訓(xùn)工作，使其能系統(tǒng)性地掌握專業(yè)技術(shù)和先進(jìn)理念。構(gòu)建一個(gè)利于檔案管理工作發(fā)展的平臺(tái)，注重對(duì)檔案人員工作積極性的調(diào)動(dòng)，通過(guò)組織交流溝通活動(dòng)，建立起激勵(lì)表彰機(jī)制，促進(jìn)檔案人員的積極性。按績(jī)效對(duì)其進(jìn)行考核，實(shí)行有競(jìng)爭(zhēng)力和吸引力的晉升競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定和專業(yè)，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)